ROI berechnen: So spielen Intranet, Mitarbeiter-App und Employee-Experience-Plattform ihre Kosten wieder ein
Auf die folgenden 7 Arten macht sich eine Employee-Experience-Plattform inklusive Intranet und Mitarbeiter-App, die „AI-native“ statt nur „AI-powered“ sind, in kurzer Zeit bezahlt (mit Beispielrechnung).
Es ist ein klassisches Dilemma der internen Kommunikation: Wie kannst du beweisen, dass sich die Investition in eine Employee-Experience-Plattform lohnt – bevor du überhaupt eine im Einsatz hast?
Die meisten Einführungen von KI-Tools scheitern daran, dass diese nur auf dem Desktop genutzt werden können und die Mitarbeitenden ohne Schreibtischarbeitsplatz in die Röhre schauen. Die Employee Experience im KI-Zeitalter muss anders aussehen. Sie sollte bewährte Kanäle (Mitarbeiter-App, Intranet, SMS, E-Mail) mit Künstlicher Intelligenz kombinieren, die Inhalte im Kontext zusammenfasst, übersetzt und gezielt ausspielt.
Schauen wir uns nun an, wie sich eine KI-native Employee-Experience-Plattform, ein Intranet und eine Mitarbeiter-App schnell bezahlt machen.
In einem gemeinsamen Webinar hat Felix Schröder, Geschäftsführer der Beratungsagentur elbChai und Experte für digitale Arbeitsplätze, seine Formel enthüllt.
Sein Ansatz ist erfrischend ehrlich: Statt mit unrealistischen Fantasiezahlen zu jonglieren, setzt er auf konservative Berechnungen, die selbst den kritischsten CFO überzeugen.
Hier erfährst du, wie du den Return on Investment (ROI) nicht nur berechnest, sondern ihn auch „wasserdicht“ machst.
Das Grundproblem: Der indirekte Gewinn
„Intranet und Mitarbeiter-App erzielen keinen Gewinn, den wir direkt messen können“, stellte Felix klar. Wir verkaufen die App schließlich nicht an die Mitarbeitenden. Deshalb müssen wir einen Schritt zurücktreten. Worauf haben diese Plattformen einen Einfluss?
Der ROI setzt sich aus zwei großen Hebeln zusammen:
Produktivität erhöhen (ROIProd): Hier geht es um bessere Kommunikation, stärkere Unternehmenskultur, höhere Bindung und mehr Innovation.
Aufwand reduzieren (ROIEff): Hier sparen wir Zeit und Geld durch optimierte HR- und IT-Prozesse sowie besseres Wissensmanagement.
Zusammengenommen ergibt das die Basisformel. Aber Vorsicht: Wer hier einfach alle theoretischen Einsparungen zusammenzählt, macht sich unglaubwürdig.
Der „Glaubwürdigkeitsfaktor“: Die 10-Prozent-Regel
Stell dir vor, du rechnest deinem Management vor, dass durch das neue Intranet pro Jahr 10 Millionen Euro gespart werden. Das klingt toll, wird aber sofort als unrealistisch abgetan.
Felix’ Rat aus über 500 Projekten: 100 % des Potenzials sind nicht möglich. Das würde Laborbedingungen voraussetzen, in denen alle Mitarbeitenden das Tool vom ersten Tag an perfekt nutzen.
Stattdessen nutzen wir eine konservative, aber belastbare Annahme:
Wir setzen ein plausibles Potenzial von 10 % des Gesamtpotenzials an, das nach 3 Jahren erreicht werden kann.
Die Formel für dein Budgetgespräch lautet also:
Mit diesem Ansatz zeigst du nicht das theoretische Maximum („Wir könnten vielleicht...“), sondern den realistischen Boden („Selbst wenn wir nur 10 % erreichen, lohnt es sich“). Das schafft Vertrauen.
Schauen wir uns nun zuerst an, worin die Potenziale der Technologie bestehen. Weiter unten findest du zudem eine Beispielrechnung.
Die Kosten
Ein häufiger Fehler bei der ROI-Berechnung ist das „Schönrechnen“ der Kosten. Ein realistischer Business Case beinhaltet mehr als nur die Lizenzgebühren. Woraus setzen sich die Kosten zusammen?
Lizenzkosten
Implementierungs- und Optimierungsaufwand
Migrationsaufwand
Laufende Kosten Hosting
Laufende Kosten Wartung
Laufende Kosten Ausbau, Entwicklung und Verbesserungen
Laufende Kosten Training (komplexitätsabhängig)
Zusätzliche Mitarbeitende für die Pflege des Intranets
Interner Aufwand
Woher kommt das Potenzial? 7 konkrete Beispiele
Den Kosten steht das Potenzial gegenüber. Doch worin genau besteht dieses Potenzial? Im Webinar hat Felix erläutert, dass Intranet und Mitarbeiter-App sowohl die Produktivität erhöhen als auch den Aufwand reduzieren. Er hat außerdem darauf verwiesen, dass hunderte renommierte Studien bereits Belege dafür geliefert haben, dass diese Technologien einen Einfluss haben auf:
Kommunikation
Kultur und Bindung
Innovation
Prozesse
Wissensmanagement
Vor allem moderne KI-native Plattformen, die nicht nur Inhalte ausspielen, sondern aktiv assistieren, gehen dabei noch über das Potenzial klassischer Intranetlösungen hinaus.
Schaue wir uns dazu sieben Bereiche im Detail an, die du in die Berechnung des ROI einfließen lassen solltest:
1. Employee-Experience-Plattformen reduzieren Risiken
Wusstest du, dass im Jahr 2024 rund 1,7 % aller Arbeitnehmer*innen in Deutschland einen Arbeitsunfall hatten?
Quelle: Deutsche Gesetzliche Unfallversicherung
Die Deutsche Gesetzliche Unfallversicherung verweist zwar auf einen leicht positiven Trend beim Arbeitsunfallrisiko, dennoch sind die Kosten für Unternehmen weiterhin erheblich.
Laut einer Untersuchung von BMC Public Health betragen die Gesamtkosten von Arbeitsunfällen und Berufskrankheiten 3,5 % des deutschen Bruttoinlandsprodukts. Sie verschlingen also beträchtliche Ressourcen. Und sie passieren oft wegen einer fehlenden Sicherheitskultur und Compliance, die wiederum in unzureichender interner Kommunikation begründet liegen.
Eine Mobile-First-Intranetlösung bietet Führungskräften einen effektiven Weg, arbeitsrelevante Informationen zu verbreiten, Schulungen anzubieten und so die Compliance sicherzustellen. Mobile Apps sind ein echter Game-Changer bei der Reduzierung von Arbeitsunfällen. Denn sie verbreiten kritische Informationen zuverlässig an dein gesamtes Personal, egal an welchem Standort sie sich befinden, und insbesondere auch an die Non-Desk-Mitarbeitenden. In letzter Konsequenz reduziert eine Mitarbeiter-App so die Kosten für Arbeitsunfälle und Betriebsstörungen.
Außerdem bieten KI-native Employee-Experience-Plattformen Mitarbeitenden ein personalisiertes Erlebnis, das ihnen Zeit spart: Sie müssen sich nicht durch irrelevante Updates kämpfen, sondern bekommen genau die Informationen, die für ihre Rolle wichtig sind.
Noch ein Vorteil: Mit KI-gestützter Content Governance können veraltete oder doppelte Richtlinien identifiziert werden, bevor sie Mitarbeitende überhaupt erreichen. Die für den Inhalt verantwortliche Person wird automatisch zur Aktualisierung aufgefordert und die richtigen Revisionen werden über die mobile App und Digital Signage an die richtigen Teams ausgespielt. Mit präzisen, sofort verfügbaren Anweisungen verbessert sich die Compliance – und die Zahl der Vorfälle sinkt.
2. Employee-Experience-Plattformen verbessern die Kundenzufriedenheit
Eine Studie von Deloitte zeigt:
85 % der deutschen Verbraucher*innen empfinden guten Kundenservice bei der Auswahl eines Anbieters als wichtig und 60 % (in der Altersgruppe 18–44) haben schon einmal wegen schlechtem Kundenservice den Anbieter gewechselt.
Quelle: Deloitte, Kundenservice in Deutschland, 2022
Die Kundenzufriedenheit hängt davon ab, wie erfolgreich Unternehmen ihre Mitarbeitenden dabei unterstützen können, eine positive Customer Experience zu liefern. So können sie sich einen großen Wettbewerbsvorteil verschaffen. US-Unternehmen verlieren jährlich 83 Milliarden Dollar durch schlechte Customer Experience, und 60 % der deutschen Verbraucher*innen geben an, schon mindestens einmal die Geschäftsbeziehungen zu einer Marke aufgrund schlechter Kundenservice-Erfahrungen abgebrochen zu haben.
Mitarbeiter-Apps befähigen Führungskräfte, Informationen zu kommunizieren, die den Frontline-Service verbessern können. Operative Führungskräfte können ihre Anerkennung für die Leistungen der Mitarbeitenden aussprechen, leicht gezieltes Feedback geben und Frontline-Mitarbeitenden Produktinformationen und Materialien zur Verfügung stellen, die sie anleiten, gemäß den Unternehmenswerten zu handeln.
Inzwischen können Frontline-Teams mit einem KI-nativen Intranet rollenspezifische Produktaktualisierungen sowie schnelle Antworten zu Spezifikationen, Retouren und Aktionen erhalten. Führungskräfte können Feedback und Anerkennung gezielt an die Personen richten, die die Kund*in bedient haben – direkt in den Kanälen, die sie bereits nutzen. In letzter Konsequenz kann eine Employee-Experience-Plattform, die mobil verfügbar ist, so die Net Promoter Scores verbessern und zu einem Umsatzwachstum beitragen.
3. Employee-Experience-Plattformen steigern den Umsatz durch Zeitersparnisse
Wusstest du, dass Mitarbeitende bis zu 35 % weniger Zeit mit der Informationssuche verbringen, wenn es einen durchsuchbaren Speicher für interne Nachrichten gibt?
Quelle: McKinsey & Company
Employee-Experience-Plattformen, die Self-Services (Zeiterfassung, Urlaubsanträge usw.) anbieten, beschleunigen administrative Aufgaben erheblich, insbesondere für Non-Desk-Mitarbeitende ohne Zugang zu einem dienstlichen Computer.
Einige Mitarbeiter-Apps können sogar Onboarding- und Schulungsmaterialien inklusive Checklisten und Videos einbetten, was diese Prozesse ebenfalls verbessert.
Wir schätzen, dass ein Unternehmen mit einer Multikanal-Kommunikationsplattform die Zeit, die für die Suche nach Informationen und die Durchführung administrativer Aufgaben aufgewendet wird, leicht um 15 % reduzieren könnte, was zu einem Umsatzanstieg von 5 % pro Mitarbeitendem führt.
Mit einem KI-nativen Intranet können die Mitarbeitenden sogar noch mehr Zeit sparen und effizienter arbeiten, da sie persönliche KI-Assistenten in Form eines Chatbots zur Verfügung gestellt bekommen.
KI-native Intranets können Informationen aus genehmigten Quellen ziehen, zusammenfassen und nächste Schritte auslösen – Zeiterfassung, Richtlinien, Reisen, Schichten. So erhalten sie einen konversationellen Einstiegspunkt ohne lästige Hürden und mehr Zeit für diejenigen Aufgaben, die für Umsatz sorgen.
4. Employee-Experience-Plattformen reduzieren die Abhängigkeit von E-Mails
Wusstest du, dass du pro 1.000 Mitarbeitenden jährlich etwa 415.000 US-Dollar an Lohnkosten dafür ausgibst, deine E-Mails zu lesen?
Quelle: Studie der Loughborough University (Computer Science Department)
E-Mails bleiben eine beliebte und bewährte Methode, um Mitarbeitende zu erreichen. Doch jedes Mal, wenn deine Mitarbeitenden eine E-Mail in ihren Posteingängen sehen, brauchen sie Zeit, um sie zu lesen und dann wieder zur konzentrierten Arbeit zurückzukehren.
Eine Studie ergab, dass die durchschnittliche Unterbrechungszeit pro Person pro E-Mail 64 Sekunden beträgt. Wenn du 20 administrative und News-E-Mails pro Woche versendest, sind das etwa 21 Minuten pro Woche pro Person.
Nehmen wir an, deine Organisation hat 1.000 Mitarbeitende. Dann sind das mehr als 350 Stunden pro Woche. Wenn deine Organisation durchschnittliche Löhne für die USA zahlt, bedeutet das, dass du diesen 1.000 Mitarbeitenden jährlich etwa 415.000 US-Dollar dafür bezahlst, deine E-Mails zu lesen.
Multichannel-Kommunikationslösungen können den Zeitpunkt und die Relevanz der Informationsweitergabe gezielt steuern und so die Zeit, die für irrelevante Kommunikation verschwendet wird, erheblich reduzieren.
Mit KI-Routing kann die Plattform Nachrichten nach Rolle und Dringlichkeit planen und formatieren sowie SMS-Nachrichten versenden, wenn es einen Notfall zu kommunizieren gibt. Mitarbeitende werden von der Informationsflut verschont und sehen mehr von dem, was wirklich wichtig ist.
5. Employee-Experience-Plattformen sparen Kosten bei der Mitarbeiterbindung
70 % der Mitarbeitenden in DACH, die eine Kündigung in Betracht ziehen, nennen schlechte interne Kommunikation als einen Faktor.
Quelle: Employee Communications Impact Study 2025, Staffbase & YouGov
Employee Engagement wird durch mehrere Faktoren bestimmt, darunter Anerkennung, Zielorientierung, starke Führungskommunikation zu den Unternehmenszielen und die Möglichkeit für die Mitarbeitenden, Feedback zu geben. All diese Faktoren können mit einer Employee-Experience-Plattform gut adressiert werden.
Studienergebnisse zeigen den Zusammenhang zwischen klarer Kommunikation und Bleibeperspektive. Unsere Employee Communications Impact Study 2025 ergab, dass 70 % der Mitarbeitenden in der DACH-Region, die eine Kündigung in Betracht ziehen, schlechte interne Kommunikation als einen Faktor angeben.
Hochmotivierte Mitarbeitende verlassen ihren Arbeitgeber deutlich seltener. Und eine sehr gute digitale Employee Experience kann die Fluktuationsrate deutlich senken.
6. Employee-Experience-Plattformen sparen Rekrutierungskosten
Wusstest du, dass unmotivierte Mitarbeitende ihr Unternehmen das Äquivalent von 18 % ihres Jahresgehalts kosten?
Quelle: Gallup
Eine Gallup-Studie zeigt, dass die Produktivität hochmotivierter Teams um 14 % höher ist als die von Teams mit den geringsten Engagement-Werten, und dass unmotivierte Mitarbeitende ihr Unternehmen das Äquivalent von 18 % ihres Jahresgehalts kosten.
Eine Employee-Experience-Plattform kann die Zeit reduzieren, die zur Neubesetzung einer offenen Stelle benötigt wird. Zufriedene Mitarbeitende werden zu externen Markenbotschafter*innen (Stichwort Employee Advocacy) und können aktiv für offene Stellenausschreibungen werben, über die sie im Intranet oder der Mitarbeiter-App informiert wurden.
Entsprechende Kampagnen können mithilfe von Künstlicher Intelligenz deutlich leichter und effizienter durchgeführt werden. KI-Tools können die beste Zeit und den besten Kanal vorschlagen, um die Employee Advocacy anzukurbeln und den Erfolg über Kanäle hinweg zu messen – ohne zusätzliche Arbeit für die Kommunikation.
7. Employee-Experience-Plattformen senken die Kosten von Veränderungsprozessen
Wusstest du, dass Unternehmen, die Veränderungen aktiv mit Change-Management-Programmen begleiten, Projekt-ROIs von 143 % erzielen?
Quelle: McKinsey & Company
Starke Kommunikation ist einer der wichtigsten Faktoren für den Erfolg bei organisationalen Veränderungen. Studien berichten, dass Unternehmen mit exzellenten Change-Management-Programmen Projekt-ROIs von 143 % erzielen.
Ein wesentlicher Erfolgsfaktor von organisationalem Change-Management ist das organisationsweite Verständnis und die Akzeptanz der Veränderung – nicht nur auf Führungsebene, sondern in der gesamten Organisation.
Die Einbeziehung der Mitarbeitenden in den Veränderungsprozess ermöglicht es ihnen, Veränderungen zu verstehen und zu akzeptieren. Die Möglichkeit zu Feedback und Austausch ist ein wichtiger Bestandteil dieser Einbeziehung.
Feedback wird durch mobile Intranet-Funktionen wie Umfragen und Abstimmungen sowie durch das Kommentieren von Artikeln und Dokumenten einfach und zugänglich gemacht.
Das bestätigen auch die Mitarbeitenden selbst: Unsere Impact Study ergab, dass das Intranet und die Mitarbeiter-App als besonders effektiv für Change-Kommunikation bewertet werden. 62 Prozent derjenigen, die ein Intranet nutzen, bezeichnen dieses als einen der effektivsten Kanäle für Veränderungskommunikation. Und auch die Mitarbeiter-App schneidet hervorragend ab. 56 Prozent der App-Nutzer*innen halten sie für eines der effektivsten Tools in der Change-Kommunikation.
Gut informiert zu sein, wirkt sich nicht nur auf das Verständnis für die Veränderung selbst aus, sondern auch auf die generelle Jobzufriedenheit. 83 Prozent der Mitarbeitenden in DACH, die sich gut über Veränderungen informiert fühlen, sind mit ihrem Job sehr oder eher zufrieden – im Gegensatz zu nur 30 Prozent derjenigen, die sich „überhaupt nicht“ gut informiert fühlen.
Wie können KI-Tools helfen? Eine durch KI-Agenten unterstützte Content Governance hält Projektinhalte aktuell. Sentiment-Analysen zeigen an, wo Nachrichten nicht ankommen, damit Führungskräfte nachfassen können. Du verbringst weniger Zeit damit, Brände zu löschen, und mehr Zeit damit, voranzukommen.
Ein Rechenbeispiel aus der Praxis
Um die Theorie greifbar zu machen, hat Felix im Webinar ein konkretes Szenario durchgerechnet. Dieses Beispiel basiert auf einem Unternehmen mit 1.000 Mitarbeitenden.
Hier sehen wir, wie sich die Auswahl der richtigen Technologie auf den ROI auswirkt. Denn: Eine umfassende Plattform kostet zwar mehr in der Anschaffung als eine einfache App-Lösung, verspricht aber deutlich höhere Potenziale bei Prozessen und Wissensmanagement.
Der Ausgangspunkt: Das theoretische Potenzial
Würde das Unternehmen in einer perfekten Welt leben, läge das theoretische Verbesserungspotenzial (Produktivität + Effizienz) bei knapp 11 Millionen Euro.
Da wir aber realistisch bleiben und die 10-Prozent-Regel anwenden, rechnen wir konservativ. In der folgenden Übersicht vergleichen wir drei verschiedene Lösungen, die unterschiedliche Werte hinsichtlich der Zielerreichung aufweisen.
Für diese Lösungen setzen wir nun theoretische Investitionskosten an, um jeweils den ROI zu berechnen. Zur Erinnerung: Die Formel lautet:
Zielarchitektur X
Kosten über 3 Jahre: ca. 424.000 €
Gehobenes Potenzial (Wertbeitrag): ca. 1.464.000 €
Ergebnis (ROI): 245 %
Zielarchitektur Y
Kosten über 3 Jahre: ca. 644.000 € (inkl. Lizenzen, Implementierung, Wartung & Personal)
Gehobenes Potenzial (Wertbeitrag): ca. 1.513.000 €
Ergebnis (ROI): 135 %
Zielarchitektur Z
Fokus auf reine Kommunikation, weniger Prozessunterstützung.
Kosten über 3 Jahre: ca. 371.500 €
Gehobenes Potenzial (Wertbeitrag): ca. 1.199.500 €
Ergebnis (ROI): 223 %
Die Erkenntnis
Das günstigste Tool ist nicht immer das wirtschaftlichste. Zwar sind die Kosten bei Zielarchitektur Z am niedrigsten, aber Zielarchitektur X liefert den höchsten ROI von 245 %.
Das zeigt: Wenn du dem Management belegen kannst, dass eine höhere Anfangsinvestition (z. B. für eine umfangreiche Employee-Experience-Plattform) deutlich mehr „Schmerzen“ im Arbeitsalltag lindert (z. B. durch bessere Suche oder automatisierte HR-Dienste), rechnet sich das Projekt schneller.
Deine Nulllinie finden und dann den ROI belegen
Bevor du startest, brauchst du eine „Nulllinie“. Wo steht ihr heute? Ohne den Status quo kannst du keine Verbesserung messen. Definiere deine Ziele – sei es die Erreichbarkeit aller Mitarbeitenden oder die Verbesserung der Compliance – und wende dann die 10-Prozent-Formel an.
Selbst mit dieser konservativen Rechnung landen Projekte oft bei einem ROI von über 100 % nach drei Jahren. Und das ist ein Argument, dem sich kaum eine Geschäftsführung verschließen kann.
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