Deine Blaupause für erfolgreiche Kommunikation in Produktion und Fertigung (Leitfaden mit Vorlagen und Best Practices)

Überblick über diesen Leitfaden: Ein neuer Ansatz für die interne Kommunikation in Produktion und Fertigung

Das Verarbeitende Gewerbe steht an einem Wendepunkt. Die rasante digitale Transformation, eine alternde Belegschaft und steigende Anforderungen an Effizienz, Sicherheit und Nachhaltigkeit setzen Produktionsunternehmen zunehmend unter Druck. Doch inmitten dieser Herausforderungen bleibt die interne Kommunikation eine oft ungenutzte Ressource. Dabei ist sie ein entscheidender Hebel, um Mitarbeitende zu vernetzen, die Motivation zu steigern und messbare Geschäftsergebnisse zu erzielen.

Dieser Leitfaden unterstützt Führungskräfte und Kommunikator*innen in Produktion und Fertigung dabei, mit klarer, konsistenter Kommunikation die Weichen für den Erfolg zu stellen. Es hilft dir dabei, Führungskräfte und die Geschäftsleitung zu stärken, das Upskilling der Belegschaft zu fördern und die Einführung von Automatisierung zu erleichtern. Gleichzeitig gelingt es dir mit seiner Hilfe, dass sich Mitarbeitende wertgeschätzt und mit den Zielen des Unternehmens verbunden fühlen – ein wesentlicher Faktor, um den Fachkräftemangel zu bewältigen und junge Talente anzuziehen.

Durch mobile Kommunikationsstrategien erreichst du alle Mitarbeitenden, überwindest Barrieren und stärkst insbesondere die Verbindung zu deinen Non-Desk-Mitarbeitenden, also zu allen, die während der Arbeit keinen Zugriff auf einen Computer haben. Gleichzeitig helfen zuverlässige Kommunikationswerkzeuge, Sicherheitsrisiken und Betriebsunterbrechungen zu managen, um die Geschäftskontinuität und das Wohlbefinden der Mitarbeitenden zu gewährleisten. Der Fokus liegt dabei auf Kommunikation als Schlüssel zur Schaffung von Verständnis, Vertrauen und strategischer Ausrichtung.

Was dieser Leitfaden liefert

Dieser Text ist dein umfassender Leitfaden für effektive Kommunikation in einem Produktionsunternehmen. Es kombiniert praktische Tools, reale Praxisbeispiele und umsetzbare Strategien, die nachweisbare Ergebnisse liefern.

• Praktische Werkzeuge: Zum Beispiel Vorlagen für Onboarding-Checklisten und einen Redaktionskalender
• Reale Einblicke: Fallstudien und Best Practices von Unternehmen, die ähnliche Herausforderungen erfolgreich gemeistert haben
• Handlungsorientierte Schritte: Klare Anleitungen, um die Kommunikation auf allen Ebenen zu verbessern – von der Einarbeitung neuer Mitarbeitender über die Sichtbarkeit von Führungskräften bis hin zur Krisenkommunikation
• Messbare Ergebnisse: Ein Fokus auf konkrete Erfolge, z. B. reduzierte Fluktuation, verbesserte Sicherheitsstandards und stärkere Mitarbeiterbindung durch eine Kommunikation, die sich direkt auf Unternehmensziele auswirkt
• Schnelle Erfolge: Sofort umsetzbare Maßnahmen, um drängende Herausforderungen in der Kommunikation zu bewältigen und nachhaltigen Wandel anzustoßen

Dein Weg zum Erfolg

Wenn du diese Blaupause für Kommunikation in Produktion und Fertigung umsetzt, erreichst du folgende Ziele:

• Du vernetzt deine Mitarbeitenden und stellst ihnen alle für sie relevanten Informationen zur Verfügung – und zwar genau dann, wenn sie sie brauchen.
• Es entsteht eine Kultur der Motivation und des Engagements, in der sich Mitarbeitende wertgeschätzt, unterstützt und mit der Mission deines Unternehmens verbunden fühlen.
• Deine Mitarbeitenden sind inspiriert, vertrauen deiner Führung, sind stolz auf ihre Arbeit und werden so Markenbotschafter*innen.

Der Erfolg von Produktionsunternehmen beginnt mit einer vernetzten, engagierten und inspirierten Belegschaft. Dieser Leitfaden liefert dir die Blaupause, um dieses Ziel Schritt für Schritt Wirklichkeit werden zu lassen.

Die Fertigungsindustrie befindet sich im Umbruch. Von der Fabrikhalle bis in die Vorstandsetage navigieren Führungskräfte durch eine Welt, die von schnellen technologischen Fortschritten, Fachkräftemangel und wachsender Unsicherheit geprägt ist. Automatisierung, Künstliche Intelligenz und die Digitalisierung von Produktionsprozessen verändern die Art und Weise, wie Arbeit organisiert wird. Gleichzeitig braucht es hochqualifizierte Mitarbeitende, um sich in diesem neuen Umfeld erfolgreich zu bewegen.

Laut Weltwirtschaftsforum werden sich 40 Prozent der aktuellen Kompetenzanforderungen in der Produktion innerhalb der nächsten fünf Jahre verändern. Während dieser Wandel Effizienz und Innovation verspricht, bringt er auch erhebliche Herausforderungen mit sich: Mitarbeitende müssen weitergebildet und Widerstände gegen Veränderungen überwunden werden. Führungskräfte müssen sicherstellen, dass alle – von der Steuerzentrale bis zur Produktionslinie – ihre Rolle im großen Ganzen verstehen.

Doch die Herausforderung ist nicht nur technischer Natur – sie ist vor allem menschlich. Veraltete Kommunikationssysteme erreichen die Non-Desk-Mitarbeitenden oft nicht, untergraben Vertrauen und führen zu einer Fragmentierung innerhalb des Unternehmens. In Zahlen ausgedrückt heißt das, dass 25 Prozent der Mitarbeitenden im Verarbeitenden Gewerbe in der DACH-Region sehr oder eher unzufrieden mit der internen Kommunikation ihres Unternehmens sind. Das haben wir gemeinsam mit YouGov in einer repräsentativen Studie ermittelt.

Die entscheidende Frage lautet also:  Wie stellst du sicher, dass sich deine Mitarbeitenden nicht abgehängt fühlen, während sich Technologien immer weiterentwickeln?

Die Arbeitsmarktkrise – alternde Belegschaft und Fachkräftemangel

Produktionsunternehmen stehen vor einer Nachwuchs- und Talentkrise. Wer heute eine Produktionshalle betritt, erkennt sofort ein klares Muster: Die Belegschaft altert rapide. Weltweit ist ein Drittel der Beschäftigten im Verarbeitenden Gewerbe über 55 Jahre alt.

Wenn erfahrene Fachkräfte in den Ruhestand gehen, hinterlassen sie nicht nur jahrzehntelanges Wissen und Fachkompetenz, sondern auch eine erhebliche Personallücke. Diese Vakanzen gefährden die Aufrechterhaltung von Betrieb und Produktivität.

In Ländern wie den USA, Deutschland, Großbritannien, Australien und Japan ist die Zahl unbesetzter Stellen in Produktion und Fertigung alarmierend. Viele Werke kämpfen darum, ausreichend Personal zu finden, um Maschinen am Laufen zu halten, Produktionsziele zu erreichen und nachhaltiges Wachstum zu sichern.

• USA: Rund 45 Prozent aller offenen Stellen bleiben unbesetzt. Arbeitskräftemangel verringert die Produktionskapazitäten und bedroht die Rentabilität von Unternehmen.
• Vereinigtes Königreich: Im September 2024 gab es im Fertigungssektor etwa 56.000 offene Stellen.
• Deutschland: Die Vakanzquote im Verarbeitenden Gewerbe liegt bei 1,8 Prozent.
• Asien-Pazifik (APAC): 75 Prozent der Produktionsunternehmen kämpfen mit Fachkräftemangel, insbesondere in technischen Berufen und im Maschinenbetrieb.
• Japan: Im Oktober 2024 lag das Verhältnis von offenen Stellen zu Bewerbenden bei 1,25 – das bedeutet 125 offene Stellen für nur 100 Bewerbende.

Gleichzeitig zeigt sich ein weiteres Problem: Jüngere Generationen zögern, eine Karriere in Produktion und Fertigung zu beginnen. Viele von ihnen nehmen die Branche als veraltet wahr, mit geringen Aufstiegschancen und wenig innovationsfreundlicher Unternehmenskultur – ein entscheidender Faktor, der insbesondere die Gen Z davon abhält, sich für diesen Bereich zu begeistern.

Die Realität: In Australien ist die Beschäftigung im Fertigungssektor von 14,7 Prozent im Jahr 1984 auf nur noch 6,4 Prozent gesunken – ein Trend, der sich weltweit zeigt. Um erfolgreich zu bleiben, müssen Unternehmen ihre Ansätze überdenken. Sie müssen sich als moderne, inklusive Arbeitsplätze positionieren, an denen Mitarbeitende geschätzt und unterstützt werden und eine gemeinsame Mission verfolgen. Doch dieser Wandel gelingt nur mit einem entscheidenden Faktor: besserer Kommunikation.

Sicherheitsrisiken und die wachsende Bedeutung der Krisenkommunikation

Zusätzlich zu Fachkräftemangel und technologischen Herausforderungen gibt es eine weitere reale Bedrohung: Produktionsunternehmen sind zunehmend krisenanfällig. Ob physische Sicherheitsrisiken auf dem Werksgelände oder digitale Bedrohungen wie Cyberangriffe – die Risiken nehmen in Umfang und Komplexität zu.

Mitarbeiter*innen möchten sich sicher fühlen. Laut einer PwC-Studie geben 86 Prozent der Frontline-Mitarbeitenden an, dass Sicherheit für sie ein zentraler Faktor für eine positive Arbeitserfahrung ist. Doch wenn Sicherheitsprotokolle und Notfallmeldungen über veraltete Systeme, wie etwa Schwarze Bretter, Aushänge oder Kommunikationskaskaden, kommuniziert werden, gehen entscheidende Informationen verloren, kommen verzögert an oder werden ignoriert. 

Gleichzeitig braucht es wegen der körperlichen Anforderungen in Produktionsberufen, insbesondere bei repetitiven Tätigkeiten, eine starke Sicherheitskultur.

Allein im Jahr 2024 meldeten 56 Prozent der Fertigungsunternehmen einen Ransomware-Angriff. Die durchschnittlichen Kosten eines Datenlecks beliefen sich auf 4,88 Millionen US-Dollar. Neben den finanziellen Auswirkungen gefährden solche Angriffe den Betrieb, die Sicherheit der Belegschaft und das Vertrauen in die Krisenfestigkeit der Unternehmensführung.

Unternehmen, die ihre Mitarbeitenden schnell und klar informieren können, minimieren nicht nur Risiken, sondern stärken auch das Vertrauen und die Resilienz ihrer Belegschaft.

Kommunikationslücken bremsen Unternehmen aus

Trotz des offensichtlichen Bedarfs an effektiver Kommunikation kämpfen viele Produktionsunternehmen mit veralteten Methoden und unzureichenden Werkzeugen. Besonders betroffen sind die Non-Desk-Mitarbeitenden, die oft 80 Prozent der Belegschaft ausmachen, aber keinen Zugriff auf Kanäle und Tools haben, die primär für Büroangestellte entwickelt wurden.

Ganze 96 Prozent der Non-Desk-Mitarbeitenden sagen, dass die Kommunikation durch bessere Technologie optimiert werden könnte. Dennoch sind viele immer noch auf Schwarze Bretter, Aushänge oder sporadische Updates durch Vorgesetzte angewiesen.

Dieses Kommunikationsversagen beeinträchtigt nicht nur die Produktivität, es untergräbt auch die Unternehmenskultur, das Vertrauen der Mitarbeitenden und ihr Engagement. Die Realität ist ernüchternd: Nur 53 Prozent der Beschäftigten vertrauen ihrem Arbeitgeber. Darüber hinaus empfinden 60 Prozent der Frontline-Mitarbeitenden keine Wertschätzung und keine Bindung zum Unternehmen.

In vielen Unternehmen sind Mitarbeiterbefragungen wenig erfolgreich, weil die Beschäftigten nicht daran glauben, dass ihre Meinung eine Rolle spielt. Tatsächlich führen laut PwC nur 58 Prozent der Unternehmen in Produktion und Fertigung überhaupt eine Umfrage zu Employee Engagement und Unternehmenskultur durch. Und selbst bei den Unternehmen, die dies tun, geben vier von zehn an, dass nur die Hälfte oder sogar weniger ihrer Non-Desk-Mitarbeitenden tatsächlich daran teilnimmt.

Wenn Kommunikation als irrelevant, veraltet oder schwer zugänglich empfunden wird, schalten Mitarbeitende ab. Dieses fehlende Engagement ist die unsichtbare, aber folgenschwere Kostenfalle der Untätigkeit. Sie führt zu steigender Fluktuation, geringerer Produktivität und angespannten Arbeitsverhältnissen.

Die Chance für interne Kommunikation und eine Blaupause für Veränderung

Die Herausforderungen in der Fertigungsindustrie sind eindeutig: Digitalisierung, Fachkräftemangel, Sicherheitsrisiken und mangelndes Engagement. Die gute Nachricht: Es gibt praxiserprobte Wege, um diese Hürden zu nehmen.

Was, wenn Kommunikation die Lösung für all diese Probleme wäre?

Stell dir vor:

• Alle Mitarbeitenden – von der Werkshalle bis zur Chefetage – sind informiert, verbunden und bereit für Veränderungen.
• Führungskräfte sind sichtbar und vertrauenswürdig. Ihre Kommunikation ist klar und bedeutsam.
• Moderne Werkzeuge überbrücken die Kluft zwischen Büro- und Produktionsmitarbeiter*innen und stellen sicher, dass Informationen in Echtzeit fließen.
• Mitarbeitende fühlen sich sicher, wertgeschätzt und motiviert – und werden so zu Botschafter*innen deines Unternehmens.

Die Blaupause für eine bessere Kommunikation in Produktionsunternehmen geht über das bloße Versenden von Nachrichten hinaus. Es geht darum, Verbindung, Vertrauen und Resilienz auf jeder Ebene deines Unternehmens aufzubauen.

Die nächsten Kapitel liefern dir die Werkzeuge und Schritte, um diese Vision in die Realität umzusetzen.

Die Fertigungsindustrie erzählt eine Geschichte der Präzision – Maschinen, Prozesse und Teams greifen wie Zahnräder ineinander, um einen reibungslosen Betrieb zu gewährleisten. Doch genau diese Präzision fehlt oft in der internen Kommunikation: Nachrichten sind unklar, fragmentiert oder irrelevant.

Um eine florierende, vernetzte Belegschaft aufzubauen, braucht es eine präzise abgestimmte Kommunikationsstrategie, die auf einem tiefen Verständnis der Mitarbeitenden basiert, alle einbezieht und moderne Kommunikationswege etabliert. Diese Elemente bilden das Fundament deiner Blaupause für die interne Kommunikation.

Wie du dein Unternehmen mit den richtigen Werkzeugen für Vernetzung und Engagement ausstattest

Verstehe dein Publikum

Die Belegschaft von Produktionsunternehmen ist äußerst heterogen. Bandarbeiter*in, Ingenieur*in, Lagerleiter*in – jede Rolle hat unterschiedliche Prioritäten, Kommunikationsbedürfnisse und Zugänge zu Technologien. Dennoch behandeln viele Unternehmen ihre Kommunikation nach dem One-size-fits-all-Prinzip, was dazu führt, dass wichtige Botschaften nicht ankommen oder irrelevant erscheinen.

Der erste Schritt zu effektiver Kommunikation ist, dein Publikum genau zu kennen. Durch eine Zielgruppenanalyse, die Rollen, Standorte, Sprachen und Präferenzen berücksichtigt, kannst du deine Botschaften gezielt anpassen, damit sie wirklich ankommen.

Eine Bandarbeiter*in mit begrenztem oder keinem Zugang zu einem Firmencomputer benötigt eine völlig andere Form der Kommunikation als eine Führungskraft im Büro. Langjährige Mitarbeitende können Updates erhalten, die aufeinander aufbauen, während neue Mitarbeitende oft mehr grundlegenden Kontext benötigen.

Der beste Weg, um diese Lücken zu schließen, ist das aktive Zuhören. Nutze Instrumente wie Umfragen, Fokusgruppen und Audits, um Kommunikationsprobleme und Präferenzen zu identifizieren. 

Stelle deine Mitarbeitenden Fragen wie:

• Wo erhältst du derzeit deine Informationen?
• Welche Werkzeuge brauchst du, um dich besser vernetzt zu fühlen?
• Was frustriert dich an der aktuellen Kommunikation?

Diese tiefgehenden Einblicke in die Belegschaft sorgen dafür, dass jede Nachricht ihren Zweck erfüllt, den richtigen Ton trifft und über den idealen Kanal übermittelt wird.

Denke daran: Je mehr du über deine Belegschaft weißt, desto präziser und wirkungsvoller wird deine Kommunikation. Das spart Zeit, reduziert die Informationsflut und stärkt das Vertrauen der Mitarbeitenden.

Entwickle eine inklusive Strategie

Arbeitsplätze in Produktion und Fertigung sind vielschichtig und vielfältig – sie vereinen verschiedene Generationen, Kulturen und Sprachen. In einer Branche, in der sich Mitarbeitende an der Produktionslinie oft übersehen fühlen, muss Inklusion das Fundament jeder Kommunikationsstrategie sein. 

Laut Gallup stimmen lediglich 17 Prozent der Mitarbeitenden in Produktionsunternehmen der folgenden Aussage voll zu: „Es gibt eine offene Kommunikation über alle Ebenen des Unternehmens hinweg.“

Die Realität ist: Viele Mitarbeitende sind keine Muttersprachler*innen, einige bevorzugen visuelle oder audiovisuelle Formate gegenüber schriftlichen Mitteilungen, und insbesondere jüngere Generationen erwarten kurze, digitale Inhalte in modernen Formaten. Eine ausführliche E-Mail mag für eine Führungskraft gut funktionieren – eine Fabrikarbeiter*in kann sie jedoch schlichtweg als überflüssigen Spam empfinden.

Um alle Mitarbeitenden zu erreichen, müssen Unternehmen sie dort abholen, wo sie sind. Entwickle Content, der klar, verständlich und leicht zugänglich ist:

• Kurze Videos oder Podcasts für Mitarbeitende, die unterwegs sind
• Strukturierte Texte mit einfacher Sprache, Spiegelstrichlisten und visuellen Elementen für bessere Lesbarkeit
• Übersetzungen für mehrsprachige Teams, um sicherzustellen, dass niemand von kritischen Informationen ausgeschlossen wird

Eine inklusive Strategie schafft Brücken und vermittelt: „Wir sehen dich, wir schätzen dich und wir kommunizieren so, dass es für dich funktioniert.“ Dieser Ansatz stellt den Menschen in den Mittelpunkt und verwandelt Kommunikation in ein echtes Mittel zur Verbundenheit, Teilhabe und Zugehörigkeit.

Das Ergebnis? Botschaften, die nicht nur informieren, sondern inspirieren – und die alle Mitarbeitenden hinter gemeinsamen Zielen vereinen.

Modernisiere deine Kanäle

Produktionsunternehmen müssen oft mit veralteten Kommunikationswerkzeugen arbeiten. Viele Unternehmen setzen immer noch primär auf Schwarze Bretter, Kiosksysteme, gedruckte Monatsberichte oder Kommunikationskaskaden über Führungskräfte. Doch diese Methoden können langsam, fragmentiert und unzuverlässig sein, was zu Verzögerungen, Missverständnissen und verpassten Chancen führt.

Moderne Kommunikation erfordert moderne Kanäle. Entwickle eine Kanalstrategie, die eine Informationsflut vermeidet und sicherstellt, dass Nachrichten dort ankommen, wo Mitarbeitende sie wirklich wahrnehmen:

• Für Non-Desk-Mitarbeitende: Mobile-first-Lösungen, die aktuelle Updates, Ressourcen und Sicherheitsprotokolle direkt auf deren Geräte liefern
• Für Produktionsstätten: Digitale Infotafeln, die Echtzeit-Updates und sicherheitsrelevante Informationen anzeigen
• Für Führungskräfte und Manager*innen: Tools, mit denen sie gezielt Team-Updates weitergeben und eine Brücke zwischen Büro- und Produktionsmitarbeitenden schlagen können

Das Ziel ist nicht, einfach mehr Kanäle zu nutzen, sondern jeden Kommunikationskanal strategisch und sinnvoll einzusetzen. Unternehmen sollten sich darauf konzentrieren, alle Kanäle zentral zu verwalten und auszuwerten, um Klarheit und Konsistenz zu gewährleisten, ohne zusätzliche Komplexität zu schaffen.

Plane deine interne Kommunikation smarter: Nutze die kostenlose Redaktionskalender-Vorlage für eine strukturierte Planung.

Moderne Kanäle, am besten kombiniert in einer zentralen Kommunikationsplattform, sind der Schlüssel zu Klarheit, Effizienz und Vernetzung deiner gesamten Belegschaft.

Baue ein solides Fundament für langfristigen Erfolg

Dein Publikum verstehen, eine inklusive Strategie entwickeln und moderne Kanäle nutzen – das sind keine getrennten Schritte, sondern ein zusammenhängendes System. Wenn du diese Bausteine kombinierst, wird deine Kommunikation:

• jede Mitarbeiter*in unabhängig von Rolle, Standort oder Gerät erreichen,
• relevanter, klarer und ansprechender sein sowie
• die Informationsflut reduzieren und Vertrauen stärken, indem Nachrichten gezielt und durchdacht vermittelt werden.

Im nächsten Kapitel erfährst du, wie du Führungskräfte sichtbar machst, Manager*innen stärkst und Vertrauen aufbaust.

Die oben beschriebene schrittweise Einführung hat MAN Truck & Bus erfolgreich umgesetzt – mit einem Pilottest am Standort München und der anschließenden Ausweitung auf alle 40.000 Mitarbeitenden. Hier kannst du den Erfahrungsbericht nachlesen.

Schritt 1: Sichtbarkeit der Führungskräfte und Vertrauen stärken

In jedem Unternehmen geben Führungskräfte den Kurs vor. Für Mitarbeitende in Produktion und Fertigung, die oft eine große Distanz zur Unternehmensleitung empfinden, ist es entscheidend, dass die Führung trotzdem sichtbar ist. Mitarbeitende wollen ihre Führungskräfte sehen und hören, insbesondere in Zeiten des Wandels, der Unsicherheit oder des Wachstums. Doch viele Führungskräfte unterschätzen ihre Rolle in der Kommunikation – oder glauben, dass es ausreicht, wenn Botschaften über die direkten Vorgesetzten weitergegeben werden.

Spoiler: Es reicht nicht aus. Laut dem Change-Beratungshaus Prosci bevorzugen es 61 Prozent der Mitarbeitenden, Business-Updates direkt von der obersten Führungsebene zu erhalten. Warum? Weil sichtbare Führung Vertrauen aufbaut. Wenn Führungskräfte häufig, transparent und authentisch kommunizieren, fühlen sich die Mitarbeitenden mit der Unternehmensvision verbunden und blicken zuversichtlicher in die Zukunft des Unternehmens.

Wenn die Mitarbeitenden, die am nächsten an den Kund*innen sind und die wertschöpfenden Prozesse steuern, die Unternehmensstrategie nicht kennen, dann können sie das Unternehmen auch nicht effektiv bei deren Umsetzung unterstützen.

Aber wie können Führungskräfte aus dem Hintergrund treten?

• Regelmäßige Townhalls oder „Ask Me Anything“-Sitzungen (AMAs), um offene Fragen der Mitarbeitenden zu beantworten
• Kurze Video-Updates über aktuelle Entwicklungen und strategische Entscheidungen
• Kanäle für Zwei-Wege-Kommunikation und Feedback

Es geht nicht nur darum, sichtbar zu sein – sondern auch erreichbar. Führungskräfte, die präsent sind, klar und mit Bescheidenheit kommunizieren, gewinnen das Vertrauen ihrer Mitarbeitenden, stärken deren Zuversicht und überbrücken die Distanz zwischen der Werkshalle und der Vorstandsetage.

Schritt 2: Die digitale Erfahrung für Non-Desk-Mitarbeitende priorisieren

Non-Desk-Mitarbeitende bilden das Rückgrat vieler Unternehmen, doch sie werden häufig von herkömmlichen Kommunikationstools nicht ausreichend berücksichtigt. Sie brauchen intuitive, mobil nutzbare Lösungen, durch die sie vernetzt, informiert und eingebunden bleiben – egal wo sie arbeiten.

Wenn Tools nicht auf diese Bedürfnisse zugeschnitten sind, bleiben Non-Desk-Mitarbeitende von wichtigen Informationen abgeschnitten – was zu Unsicherheit, Missverständnissen und mangelndem Engagement führt. Durch den direkten Zugang zu aktuellen Informationen können sich Mitarbeitende besser orientieren, ihre Rolle verstehen und sich mit dem „großen Ganzen“ verbunden fühlen. Das Ergebnis? Eine produktivere, motiviertere und widerstandsfähigere Belegschaft.

Laut einer Studie von PwC sind folgende Faktoren für Non-Desk-Mitarbeitende besonders wichtig:

• Sinnhaftigkeit vermitteln (86 %): Verstehen, wie ihre Arbeit zur Unternehmensmission beiträgt
• Anerkennung (78 %): Erfolge wertschätzen, um Loyalität zu stärken
• Persönliches Wachstum fördern (68 %): Entwicklungsmöglichkeiten treiben die Zufriedenheit voran

Wenn Unternehmen diese Faktoren in ihrer internen Kommunikation berücksichtigen, schaffen sie eine Brücke zwischen globalen Unternehmensstrategien und den realen Erfahrungen der Belegschaft vor Ort.

Um Frontline-Mitarbeitende zu stärken, spielen die direkten Vorgesetzten eine zentrale Rolle bei der Förderung von Engagement und der Schaffung von Verbundenheit.

Untere Führungsebene als Kommunikationsbrücke stärken

Führungskräfte der unteren Ebene sind Kommunikator*innen und Vermittler*innen der Unternehmenskultur. Mit den richtigen Tools und Schulungen können sie die Mitarbeitenden auf die Mission des Unternehmens einschwören und Prioritäten setzen. 

Wie können Unternehmen Führungskräfte dabei unterstützen?

• Bereitstellung von mobilen Kommunikationstools, wie einer Mitarbeiter-App, um klare und konsistente Updates weiterzugeben
• Training in effektiver Kommunikation, damit Führungskräfte Informationen verständlich und selbstbewusst vermitteln können
• Reduktion von Engpässen, indem Führungskräfte die Möglichkeit haben, direkt mit ihren Teams zu interagieren, statt auf langwierige kaskadierende Kommunikationswege angewiesen zu sein

Bei Seaboard Triumph Foods wurden Führungskräfte dabei unterstützt, auf Programme zur Förderung der Mitarbeitenden hinzuweisen. Dies führte zu messbar gesteigertem Engagement. Wenn Führungskräfte der unteren Ebene mit den richtigen Kommunikationswerkzeugen ausgestattet sind, können sie dafür sorgen, dass die Unternehmensstrategie von den Mitarbeitenden in die Tat umgesetzt wird.

Führungskräfte sind weit mehr als bloße Informationsvermittler – sie sind die treibende Kraft hinter einem vernetzten und engagierten Team. Wenn Unternehmen sie gezielt unterstützen, können sie aus lokalen Teams eine starke, leistungsfähige Gemeinschaft formen, die mit den Unternehmenszielen im Einklang steht.

Schritt 3: Onboarding-Prozesse optimieren und Unternehmenskultur von Anfang an vermitteln

Der erste Eindruck zählt. Für Unternehmen in Produktion und Fertigung ist der Onboarding-Prozess ein entscheidender Moment für neue Mitarbeitende. Wird er gut durchgeführt, legt er die Grundlage für langfristigen Erfolg, indem er neuen Mitarbeitenden das Gefühl vermittelt, gut vernetzt, sicher und ein wichtiger Teil der Mission des Unternehmens zu sein. Wird er schlecht durchgeführt, führt er zu hoher Fluktuation, mangelndem Engagement und verschwendeten Ressourcen.

Die Zahlen sprechen für sich: 68 Prozent aller Kündigungen in der Fertigungsbranche erfolgen innerhalb der ersten 90 Tage, so eine Studie von UKG. Das bedeutet, dass Unternehmen weniger als drei Monate Zeit haben, um neue Mitarbeitende in die Unternehmenskultur einzubinden – oder sie ganz zu verlieren. Und die Kosten für einen solchen Verlust summieren sich schnell: In den USA liegen die durchschnittlichen Kosten für die Neubesetzung einer qualifizierten Fachkraft zwischen 10.000 und 40.000 US-Dollar.

Das traditionelle Onboarding konzentriert sich oft zu stark auf Prozesse und Papierkram, wodurch sich neue Mitarbeitende überfordert, nicht wertgeschätzt und uninspiriert fühlen. Stattdessen sollte Onboarding sowohl darauf abzielen, Mitarbeitende für ihren Erfolg auszurüsten und sie mit der Geschichte des Unternehmens zu verbinden.

Wie kann Onboarding effektiver gestaltet werden?

• Nutze Onboarding-Checklisten für die HR-Abteilung, die Führungskraft und die neue Mitarbeiter*in. Hier findest du nützliche Vorlagen als Download.
• Automatisiere die Onboarding-Prozesse, um die neuen Mitarbeitenden schrittweise mit wichtigen Informationen versorgen, z. B. Sicherheitsrichtlinien, Arbeitszeiten und HR-Ressourcen. Wir stellen die 10 besten Onboarding-Tools in diesem Blogartikel vor.
• Integriere Kultur- und Wertevermittlung, damit sich neue Mitarbeitende nicht nur mit den Abläufen, sondern auch mit der Unternehmensvision identifizieren können.
• Nutze digitale Tools, die es neuen Mitarbeitenden ermöglichen, Fragen zu stellen und Feedback zu geben – von Tag eins an.

Ein durchdachtes Onboarding verwandelt neue Mitarbeitende in selbstbewusste, engagierte Teammitglieder und sendet eine klare Botschaft: „Wir schätzen dich und wollen, dass du erfolgreich bist.“

Schritt 4: Globale Vernetzung und lokale Relevanz

Viele Produktionsunternehmen agieren global, mit Teams, die sich über verschiedene Kontinente, Kulturen und Sprachen erstrecken. Das fördert Innovationen, stellt aber auch eine große Herausforderung dar: Wie können alle Mitarbeitenden mit den übergeordneten Unternehmenszielen in Einklang gebracht werden, während gleichzeitig lokale Bedürfnisse berücksichtigt werden?

Der Schlüssel liegt darin, globale Vernetzung mit lokaler Relevanz zu kombinieren. Mitarbeitende müssen sich als Teil einer einheitlichen Marke fühlen, während sie gleichzeitig verstehen, welche Rolle sie konkret zum Erfolg des Unternehmens beitragen. Gleichzeitig muss die Kommunikation lokal relevant sein und Werte, Kulturen und Prioritäten widerspiegeln.

Wie kann diese Balance gelingen? In vielen Fertigungsunternehmen haben sich folgende Ansätze bewährt:

Eine lokale Contentstrategie entwickeln

• Weg von Top-down-Kommunikation: Lokale Führungskräfte sollten befähigt werden, Botschaften gezielt an ihre Teams anzupassen.
• Führungskräfte außerhalb der Kommunikationsabteilung sollten mit den richtigen Werkzeugen und Schulungen ausgestattet werden, um wirkungsvolle, teamorientierte Updates zu vermitteln.

Authentische Gemeinschaften aufbauen

• Lokale Influencer*innen oder Markenbotschafter*innen identifizieren, die für das Unternehmen werben, Geschichten teilen und das Engagement fördern
• Verbindungen vor Ort stärken, indem lokale Mitarbeitenden-Communities gefördert werden, die sowohl zur Unternehmenskultur als auch zu regionalen Gegebenheiten passen

Mehrsprachige und barrierefreie Tools nutzen

• Übersetzungswerkzeuge einsetzen, um unternehmensweite Updates in mehreren Sprachen bereitzustellen und sicherzustellen, dass niemand ausgeschlossen wird.
• KI-gestützte Inhalte integrieren, um eine natürliche, zugängliche Tonalität zu schaffen – insbesondere für Frontline-Mitarbeitende, die mit traditioneller Unternehmenskommunikation oft wenig anfangen können

Die Wirkung lokalisierter Kommunikation

Eine Studie der Boston Consulting Group (BCG) zeigt, dass die Vorteile einer global vernetzten und gleichzeitig lokal gestärkten Belegschaft enorm sind:

• Höhere Produktivität: Mitarbeitende mit höherer Zufriedenheit steigern ihre Produktivität um 17 Prozent.
• Geringere Fluktuation: Durch bessere Kommunikation und sinnvolle Interaktion kann die Fluktuation um 25 Prozent gesenkt werden.
• Verbesserte Anwesenheitsquote: Zufriedene Mitarbeitende melden sich um 41 Prozent seltener krank.

Wenn Mitarbeitende sich mit der globalen Mission ihres Unternehmens identifizieren, gleichzeitig aber in ihren lokalen Teams eingebunden fühlen, entsteht eine Belegschaft, die engagiert, loyal und bereit ist, aktiv zum Erfolg des Unternehmens beizutragen.

Schritt 5: Mitarbeitende über Sprach- und Kulturgrenzen hinweg verbinden

In Produktion und Fertigung sind vielfältige kulturelle und sprachliche Hintergründe ein Treiber für Innovation – sie stellen jedoch auch eine Herausforderung für die interne Kommunikation dar. Wie kann sichergestellt werden, dass sich alle Mitarbeitenden informiert und verbunden fühlen, unabhängig von ihrer Sprache oder kulturellen Prägung?

Die Lösung liegt in einer mehrsprachigen und kulturell angepassten Kommunikation. Es geht dabei nicht nur um einfache Übersetzungen – Botschaften müssen in den jeweiligen Kontexten der Mitarbeitenden ankommen und ihre Erfahrungen widerspiegeln. Moderne Technologien, wie KI-gestützte Inhaltserstellung, ermöglichen es, zeitnahe, dialogorientierte Updates bereitzustellen, die relevant und menschlich wirken.

Indem Unternehmen Sprach- und Kulturbarrieren abbauen, fördern sie Vertrauen, Zusammenarbeit und Zugehörigkeit – und stellen sicher, dass sich jede Mitarbeiter*in wertgeschätzt fühlt.

Schritt 6: Vorbereitung auf Krisenkommunikation

Jedes Produktionsunternehmen muss früher oder später eine Krise oder einen Notfall meistern. Ob es sich um einen Sicherheitsvorfall, einen Maschinenausfall, einen Cyberangriff oder eine Naturkatastrophe handelt – Störungen können jederzeit auftreten. In diesen entscheidenden Momenten ist Kommunikation der Schlüssel, der den Unterschied zwischen Chaos und Kontrolle ausmacht.

Fast zwei Drittel (65 Prozent) der Unternehmen in Produktion und Fertigung meldeten im vergangenen Jahr einen Ransomware-Angriff, so eine Studie von Sophos.

Mitarbeitende brauchen klare, rechtzeitige und umsetzbare Informationen, um in Krisensituationen effektiv reagieren zu können. Verzögerte oder unklare Kommunikation untergräbt das Vertrauen und setzt sowohl die Belegschaft als auch den Betrieb einem Risiko aus. Für Führungskräfte in Produktion und Fertigung ist das Ziel eindeutig: Sie müssen sicherstellen, dass alle wissen, was zu tun ist und wohin sie sich wenden müssen, wenn es zu Störungen kommt.

Ein starker Krisenkommunikationsplan umfasst:

• Sofort verfügbare Kommunikationskanäle: Push-Benachrichtigungen oder SMS, um Mitarbeitende schnell über Sicherheitsupdates, betriebliche Änderungen oder kritische Protokolle zu informieren. Bestätigungsfunktionen ermöglichen es, sicherzustellen, dass neue Sicherheitsrichtlinien tatsächlich gelesen wurden.
• Einfach zugängliche Sicherheitsressourcen: Diese sollten über mobile Apps bereitgestellt werden, anstatt in verstaubten Ordnern oder an Kiosksystemen zu versauern.
• Einen klaren, zentralisierten Krisenkommunikationsplan: Er befähigt Führungskräfte und Manager*innen, schnell, präzise und konsistent zu kommunizieren.

In einer Krisensituation zählt jede Sekunde. Fertigungsunternehmen, die in kritischen Momenten klar und effektiv kommunizieren, reduzieren nicht nur Risiken – sie stärken auch das Vertrauen und die Sicherheit ihrer Mitarbeitenden.

Ein Konzept für Erfolg

Das Management sichtbar machen, Frontline-Führungskräfte stärken, Onboarding optimieren und auf Krisen vorbereitet sein – all das sind keine isolierten Maßnahmen. Sie sind die Grundpfeiler eines widerstandsfähigen Kommunikationskonzepts. Zusammen schaffen diese Schritte ein System, in dem:

• die Geschäftsleitung durch Transparenz und direkte Kommunikation Vertrauen gewinnt,
• Führungskräfte zu Botschafter*innen für Klarheit, Unternehmenskultur und Engagement werden,
• neue Mitarbeitende sich vom ersten Tag an wertgeschätzt und mit den Unternehmenszielen verbunden fühlen und
• Teams in Krisensituationen souverän und effektiv reagieren.

Kommunikation ist nicht nur ein Werkzeug – sie ist das Fundament für eine stärkere, vernetztere Belegschaft. Ist dieses Konzept als Rahmen gesetzt, können Unternehmen in Produktion und Fertigung Herausforderungen meistern, Vertrauen aufbauen und ihre Mitarbeitenden befähigen, erfolgreich zu sein.

Du hast deine Kommunikations-Blaupause entwickelt. Du hast Herausforderungen identifiziert, moderne Werkzeuge implementiert, Führungskräfte gestärkt und Teams miteinander verbunden. Aber woher weißt du, ob es wirklich funktioniert? Wie stellst du sicher, dass deine Kommunikationsstrategie nicht nur eine weitere Initiative von vielen ist, sondern tatsächlich messbare, reale Ergebnisse liefert?

Wie erkennst du, dass dein Kommunikationskonzept Wirkung zeigt?

In der Fertigungsbranche wird Erfolg durch Ergebnisse definiert. Maschinen werden auf höchste Präzision abgestimmt, Prozesse werden auf Effizienz gemessen und jedes System wird für maximale Leistung optimiert. Interne Kommunikation verdient die gleiche Sorgfalt. 

Damit Kommunikation mehr ist als nur eine Aneinanderreihung versendeter Nachrichten, sondern zu einem strategischen Erfolgsfaktor wird, müssen Unternehmen das messen, was wirklich zählt: Ergebnisse, nicht nur Aktivitäten – Outcome, nicht nur Output.

Warum Messbarkeit wichtig ist

Allzu oft wird der Erfolg der internen Kommunikation anhand oberflächlicher Kennzahlen bewertet: die Anzahl versendeter E-Mails, aufgehängter Plakate oder abgehaltener Meetings.

Die Messung des Outcome ermöglicht es, sich auf die tatsächliche Wirkung von Kommunikation zu konzentrieren. Sie zeigt, welche Botschaften ankommen, welche das Engagement fördern und wo noch Lücken bestehen. Noch wichtiger ist, dass sie die interne Kommunikation mit den übergeordneten Unternehmenszielen verknüpft – sei es die Reduzierung der Fluktuation, die Verbesserung der Sicherheitsstandards oder die Stärkung der Unternehmenskultur.

Wenn du weißt, was funktioniert und was nicht, kannst du deine Strategie gezielt anpassen, verbessern und den Wert deiner Kommunikationsmaßnahmen maximieren.

Erfolg definieren: Drei entscheidende Metriken

Um eine verbundene, engagierte und inspirierte Belegschaft aufzubauen, muss der Erfolg der Kommunikation anhand von drei messbaren Ergebnissen bewertet werden:

Outcome 1: Eine vernetzte Belegschaft

• Was bedeutet das? Mitarbeitende merken, dass sie vollumfänglich informiert sind und alle an einem Strang ziehen – selbst in Krisensituationen oder bei Notfällen. Sie wissen, wo sie relevante Informationen erhalten, vertrauen darauf, dass sie korrekt sind, und setzen sie in die Tat um.
• Wichtige Kennzahl: Reichweite und Bestätigungsraten von Nachrichten.
• Warum ist das wichtig? In einer Krise – sei es ein Cyberangriff, ein Sicherheitsvorfall oder eine Naturkatastrophe – zählt jede Minute. Schnelle und klare Kommunikation kann über Chaos oder Kontrolle entscheiden.

Praxisbeispiel: In einem Produktionsunternehmen gibt es eine unerwartete Betriebsstörung. Es sendet über mobile Push-Benachrichtigungen eine sofortige Warnung an alle Mitarbeitenden. Innerhalb weniger Minuten erhalten diese die Nachricht, bestätigen sie und passen ihre Arbeitsabläufe an – sodass Sicherheit und Produktivität aufrechterhalten bleiben.

Outcome 2: Engagierte Mitarbeitende

• Was bedeutet das? Effektive Onboarding-Prozesse reduzieren die Fluktuation. Mitarbeitende fühlen sich mit der Unternehmenskultur und -mission verbunden. Sie identifizieren sich mit ihrer Rolle und verstehen, wie ihre Arbeit zum Unternehmenserfolg beiträgt.
• Wichtige Kennzahl: Bindungsrate (Retention Rate) und Stimmungswerte der Mitarbeitenden (Employee Sentiment)
• Warum ist das wichtig? Engagement hat nicht nur etwas mit Zufriedenheit zu tun – es bedeutet Zugehörigkeit und Loyalität. Engagierte Mitarbeitende bleiben länger im Unternehmen, arbeiten produktiver und werden zu Markenbotschafter*innen.

Praxisbeispiel: Ein Unternehmen implementiert ein automatisiertes Onboarding-Programm, das neuen Mitarbeitenden in den ersten 90 Tagen schrittweise wichtige Ressourcen, kulturelle Botschaften und Unterstützung bietet. Durch die frühzeitige Beantwortung von Fragen und die Förderung eines Zugehörigkeitsgefühls gelingt es dem Unternehmen, die Fluktuation in dieser kritischen Anfangszeit zu senken.

Outcome 3: Inspirierte Markenbotschafter*innen

• Was bedeutet das? Mitarbeitende verstehen nicht nur die Unternehmensziele – sie vertreten sie aktiv. Sie sprechen positiv über das Unternehmen, sind stolz auf ihre Arbeit und fungieren als Markenbotschafter*innen.
• Wichtige Kennzahl: Zustimmungswerte (Alignment Scores), Mitarbeiter-Feedback und Engagement in zentralen Initiativen
• Warum ist das wichtig? Mitarbeitende, die sich mit den Unternehmenszielen identifizieren, treiben Wachstum, Innovation und eine positive Unternehmenskultur voran.

Praxisbeispiel: Nach der Einführung eines Programms zur Sichtbarkeit der Geschäftsleitung – einschließlich regelmäßiger Video-Updates und Townhalls – berichten die Mitarbeitenden von einem gestärkten Vertrauen in die Führung und einer besseren strategischen Ausrichtung. Die Stimmungswerte zeigen steigenden Stolz und höhere Motivation.

Wie lässt sich der Erfolg der Kommunikation messen?

Ein Kommunikationskonzept muss nicht übermäßig komplex sein. Beginne mit klaren Zielen, die direkt mit den Geschäftszielen verknüpft sind, und verfolge die Leistung in drei zentralen Bereichen:

Tools wie Staffbase Smart Impact bieten Echtzeit-Statistiken zur Kommunikationsleistung. Sie helfen dir, Fortschritte zu verfolgen, die Stimmung und Zustimmung (Sentiment und Alignment) der Mitarbeitenden zu messen und deine Kommunikationsstrategie kontinuierlich zu optimieren.

Der Erfolg in Produktion und Fertigung hängt von einer Belegschaft ab, die vernetzt, engagiert und inspiriert ist. Wenn Kommunikation funktioniert, empfangen Mitarbeitende nicht nur Informationen – sie vertrauen ihnen, verstehen sie und setzen sie in die Tat um.

Dieser Leitfaden hat dir hoffentlich die Werkzeuge, Strategien und Schritte geliefert, um ein modernes Kommunikationskonzept aufzubauen:

• Deine Zielgruppe verstehen und die Kommunikation an ihre Bedürfnisse anpassen
• Führungskräfte und Manager*innen stärken, damit sie Klarheit schaffen und Verbindungen fördern
• Prozesse, wie etwa das Onboarding, vereinfachen, um die Bindung neuer Mitarbeitender zu erhöhen
• Auf Krisen vorbereitet sein mit schnellen, zuverlässigen Kommunikationswerkzeugen
• Ergebnisse messen, um sicherzustellen, dass deine Maßnahmen einen echten Mehrwert liefern

Mit dieser Blaupause sendest du nicht nur Nachrichten – du schaffst eine Grundlage für Erfolg, die jede Mitarbeiter*in mit der Mission, den Werten und der Zukunft deines Unternehmens verbindet.

Bist du bereit für den nächsten Schritt, um deine interne Kommunikation zu verbessern?