Deine Blaupause für die Kommunikation in Produktion & Fertigung (Leitfaden, Vorlagen, Best Practices)

Wie baust du eine Kommunikationsstrategie für Produktion und Fertigung auf, die wirklich alle Mitarbeitenden erreicht? (Kurzantwort)

Fang bei den Mitarbeitenden an, die am schwersten zu erreichen sind. Denn wenn deine Strategie nicht für die Frühschicht funktioniert, die um 5 Uhr morgens am Fließband steht, keine Firmen-E-Mail-Adresse hat und eine andere Muttersprache spricht als deine Zentrale, dann ist es keine Kommunikationsstrategie für alle, sondern nur für die, die vorher auch schon gut informiert waren.

Diese Mitarbeitenden brauchen drei Dinge: einen mobilen Kanal, den sie wirklich jeden Tag öffnen, Inhalte, die sie proaktiv erreichen und nicht umständlich gesucht werden müssen, und einen KI-Assistenten, der eine verlässliche Antwort liefert statt einer Liste von Suchergebnissen.

In der Zusammenarbeit mit mehr als 450 Produktionsunternehmen – von Mittelständlern mit einem Standort bis zu globalen Konzernen mit über 100 Standorten und 30 Sprachen – haben wir bei Staffbase gesehen, was Strategien, die wirklich alle erreichen, von jenen unterscheidet, die nur die Menschen erreichen, die ohnehin schon Zugriff zum Intranet haben. Der Unterschied liegt fast nie im Budget oder dem Engagement der Kommunikationsteams. Er liegt in der Architektur. Dieser Leitfaden fasst zusammen, was wir daraus gelernt haben.

Was dir dieser Leitfaden liefert

Dieser Text ist dein umfassender Leitfaden für effektive Kommunikation in einem Produktionsunternehmen. Er kombiniert praktische Tools, reale Praxisbeispiele und umsetzbare Strategien, die nachweisbare Ergebnisse liefern.

• Praktische Werkzeuge: Zum Beispiel Vorlagen für Onboarding-Checklisten und einen Redaktionskalender

• Reale Einblicke: Fallstudien und Best Practices von Unternehmen, die ähnliche Herausforderungen erfolgreich gemeistert haben, wie etwa:

  • Yageo Group: über 40.000 Mitarbeitende an 100 Standorten in vier Monaten vernetzt

  • Geberit: erstmals 7.000 Non-Des-Mitarbeitende erreicht hat

  • Seaboard Triumph Foods: das Compliance-Risiko gesenkt und dabei jährlich 8.320 US-Dollar an Übersetzungskosten gespart

• KI in der Kommunikation für Produktion und Fertigung: was ein KI-Chatbot, personalisierte Audio-Updates und eine Governance-Schicht für Mitarbeitende bedeuten, die nicht das Intranet durchsuchen können 

• Handlungsorientierte Schritte: Klare Anleitungen, um die Kommunikation auf allen Ebenen zu verbessern – von der Einarbeitung neuer Mitarbeitender über die Sichtbarkeit von Führungskräften bis hin zur Krisenkommunikation

• Messbare Ergebnisse: Ein Fokus auf konkrete Erfolge, z. B. reduzierte Fluktuation, verbesserte Sicherheitsstandards und stärkere Mitarbeiterbindung durch eine Kommunikation, die sich direkt auf Unternehmensziele auswirkt

• Schnelle Erfolge: Sofort umsetzbare Maßnahmen, um drängende Herausforderungen in der Kommunikation zu bewältigen und nachhaltigen Wandel anzustoßen

Was du mit diesem Leitfaden erreichen kannst

Wenn du diese Blaupause für die Kommunikation in Produktion und Fertigung umsetzt, kannst du folgende Ziele erreichen:

• Du vernetzt deine Mitarbeitenden und stellst ihnen alle für sie relevanten Informationen zur Verfügung – und zwar genau dann, wenn sie sie brauchen.

• Es entsteht eine Kultur der Motivation und des Engagements, in der sich Mitarbeitende wertgeschätzt, unterstützt und mit der Mission deines Unternehmens verbunden fühlen.

• Deine Mitarbeitenden sind inspiriert, vertrauen deiner Führung, sind stolz auf ihre Arbeit und werden so Markenbotschafter*innen.

Der Erfolg von Produktionsunternehmen beginnt mit einer vernetzten, engagierten und inspirierten Belegschaft. Dieser Leitfaden liefert dir die Blaupause, um dieses Ziel Schritt für Schritt Wirklichkeit werden zu lassen.

Was sind die kommunikativen Herausforderungen in Produktion und Fertigung?

Die Branche verändert sich schneller, als die meisten Kommunikationsstrategien mithalten können. Und genau die Mitarbeitenden, die am schwersten zu erreichen sind, sind am stärksten davon betroffen. 

Die Fertigungsindustrie befindet sich im Umbruch. Von der Fabrikhalle bis in die Vorstandsetage navigieren Führungskräfte durch eine Welt, die von schnellen technologischen Fortschritten, Fachkräftemangel und wachsender Unsicherheit geprägt ist. Automatisierung, Künstliche Intelligenz und die Digitalisierung von Produktionsprozessen verändern die Art und Weise, wie Arbeit organisiert wird. Gleichzeitig braucht es hochqualifizierte Mitarbeitende, um sich in diesem neuen Umfeld erfolgreich zu bewegen.

Laut Weltwirtschaftsforum werden sich 40 Prozent der aktuellen Kompetenzanforderungen in der Produktion innerhalb der nächsten fünf Jahre verändern. Während dieser Wandel Effizienz und Innovation verspricht, bringt er auch erhebliche Herausforderungen mit sich: Mitarbeitende müssen weitergebildet und Widerstände gegen Veränderungen überwunden werden. Führungskräfte müssen sicherstellen, dass alle – von der Steuerzentrale bis zur Produktionslinie – ihre Rolle im großen Ganzen verstehen.

Quellen: Leadership Vision for 2025: Top 3 Strategic Priorities for Chief HR Officers, Gartner, zuletzt aufgerufen am 05.03.2025; Jordan Turner, This New Strategy Could Be Your Ticket to Change Management Success, Gartner, 2022

Doch die Herausforderung ist nicht nur technischer Natur – sie ist vor allem menschlich. Veraltete Kommunikationssysteme erreichen die Non-Desk-Mitarbeitenden oft nicht, untergraben Vertrauen und führen zu einer Fragmentierung innerhalb des Unternehmens. In Zahlen ausgedrückt heißt das, dass 32 Prozent der Mitarbeitenden im Verarbeitenden Gewerbe in der DACH-Region sehr oder eher unzufrieden mit der Qualität der internen Kommunikation ihres Unternehmens sind. Das haben wir gemeinsam mit YouGov in der Employee Communication Impact Study 2025 ermittelt.

Die entscheidende Frage lautet also:  Wie stellst du sicher, dass sich deine Mitarbeitenden nicht abgehängt fühlen, während sich Technologien immer weiterentwickeln?

Die Arbeitsmarktkrise – alternde Belegschaft und Fachkräftemangel

Produktionsunternehmen stehen vor einer Nachwuchs- und Talentkrise. Wer heute eine Produktionshalle betritt, erkennt sofort ein klares Muster: Die Belegschaft altert rapide. Weltweit ist ein Drittel der Beschäftigten im Verarbeitenden Gewerbe über 55 Jahre alt.

Wenn erfahrene Fachkräfte in den Ruhestand gehen, hinterlassen sie nicht nur jahrzehntelanges Wissen und Fachkompetenz, sondern auch eine erhebliche Personallücke. Diese Vakanzen gefährden die Aufrechterhaltung von Betrieb und Produktivität.

In Ländern wie den USA, Deutschland, Großbritannien, Australien und Japan ist die Zahl unbesetzter Stellen in Produktion und Fertigung alarmierend. Viele Werke kämpfen darum, ausreichend Personal zu finden, um Maschinen am Laufen zu halten, Produktionsziele zu erreichen und nachhaltiges Wachstum zu sichern.

Weltweit beeinträchtigen anhaltende Herausforderungen bei der Besetzung offener Stellen in der Fertigungsindustrie sowohl die Produktionskapazitäten als auch die Rentabilität.

• USA: Rund 45 Prozent aller offenen Stellen bleiben unbesetzt. Arbeitskräftemangel verringert die Produktionskapazitäten und bedroht die Rentabilität von Unternehmen.

• Vereinigtes Königreich: Im September 2024 gab es im Fertigungssektor etwa 56.000 offene Stellen.

• Deutschland: Die Vakanzquote im Verarbeitenden Gewerbe liegt bei 1,8 Prozent.

• Asien-Pazifik (APAC): 75 Prozent der Produktionsunternehmen kämpfen mit Fachkräftemangel, insbesondere in technischen Berufen und im Maschinenbetrieb.

• Japan: Im Oktober 2024 lag das Verhältnis von offenen Stellen zu Bewerbenden bei 1,25 – das bedeutet 125 offene Stellen für nur 100 Bewerbende.

Gleichzeitig zeigt sich ein weiteres Problem: Jüngere Generationen zögern, eine Karriere in Produktion und Fertigung zu beginnen. Viele von ihnen nehmen die Branche als veraltet wahr, mit geringen Aufstiegschancen und wenig innovationsfreundlicher Unternehmenskultur – ein entscheidender Faktor, der insbesondere die Gen Z davon abhält, sich für diesen Bereich zu begeistern.

Die Realität: In Australien ist die Beschäftigung im Fertigungssektor von 14,7 Prozent im Jahr 1984 auf nur noch 6,4 Prozent gesunken – ein Trend, der sich weltweit zeigt.

Was diese Fachkräftekrise schwerer lösbar macht, als es zunächst scheint: Kommunikation steht im Zentrum beider Seiten des Problems. Unternehmen, die schlecht kommunizieren, tun sich schwer damit, die Mitarbeitenden zu halten, die sie bereits haben – und ebenso schwer damit, die Mitarbeitenden zu gewinnen, die sie brauchen. Denn diese erkennen einen Arbeitsplatz ohne echte Verbindung bereits, bevor sie dort überhaupt anfangen.

„70 % der Mitarbeitenden, die einen Jobwechsel in Erwägung ziehen, geben schlechte interne Kommunikation als einen Faktor an.“

Employee Communication Impact Study 2025 (DACH), Staffbase/YouGov

Um erfolgreich zu bleiben, müssen Unternehmen ihre Ansätze überdenken. Sie müssen sich als moderne, inklusive Arbeitsplätze positionieren, an denen Mitarbeitende geschätzt und unterstützt werden und eine gemeinsame Mission verfolgen. Doch dieser Wandel gelingt nur mit einem entscheidenden Faktor: besserer Kommunikation.

Sicherheitsrisiken und die wachsende Bedeutung der Krisenkommunikation

Zusätzlich zu Fachkräftemangel und technologischen Herausforderungen gibt es eine weitere reale Bedrohung: Produktionsunternehmen sind zunehmend krisenanfällig. Ob physische Sicherheitsrisiken auf dem Werksgelände oder digitale Bedrohungen wie Cyberangriffe – die Risiken nehmen in Umfang und Komplexität zu.

Mitarbeiter*innen möchten sich sicher fühlen. Laut einer PwC-Studie geben 86 Prozent der Frontline-Mitarbeitenden an, dass Sicherheit für sie ein zentraler Faktor für eine positive Arbeitserfahrung ist. Doch wenn Sicherheitsprotokolle und Notfallmeldungen über veraltete Systeme, wie etwa Schwarze Bretter, Aushänge oder Kommunikationskaskaden, kommuniziert werden, gehen entscheidende Informationen verloren, kommen verzögert an oder werden ignoriert.

Gleichzeitig braucht es wegen der körperlichen Anforderungen in Produktionsberufen, insbesondere bei repetitiven Tätigkeiten, eine starke Sicherheitskultur.

Allein im Jahr 2024 meldeten 56 Prozent der Fertigungsunternehmen einen Ransomware-Angriff. Die durchschnittlichen Kosten eines Datenlecks beliefen sich auf 4,88 Millionen US-Dollar. Neben den finanziellen Auswirkungen gefährden solche Angriffe den Betrieb, die Sicherheit der Belegschaft und das Vertrauen in die Krisenfestigkeit der Unternehmensführung.

In Notfällen ist Kommunikation nicht optional, sondern entscheidend.

„9 Prozent aller Befragten konnten nicht sagen, wie sie in der Regel über Krisen informiert werden. Wenig überraschend fühlen sich in dieser Gruppe nur 12 Prozent „gut“ (11%) oder „sehr gut“ (1%) von ihrer Firma unterstützt.“

Employee Communication Impact Study 2025 (DACH), Staffbase/YouGov

Unternehmen, die ihre Mitarbeitenden schnell und klar informieren können, minimieren nicht nur Risiken, sondern stärken auch das Vertrauen und die Resilienz ihrer Belegschaft.

Kommunikationslücken bremsen Unternehmen aus

Trotz des offensichtlichen Bedarfs an effektiver Kommunikation kämpfen viele Produktionsunternehmen mit veralteten Methoden und unzureichenden Werkzeugen. Besonders betroffen sind die Non-Desk-Mitarbeitenden, die oft 80 Prozent der Belegschaft ausmachen, aber keinen Zugriff auf Kanäle und Tools haben, die primär für Büroangestellte entwickelt wurden.

„In Deutschland, Österreich und der Schweiz fühlen sich 37 % der Non-Desk-Mitarbeitenden „eigentlich nicht“ oder „überhaupt nicht“ gut über die Gründe hinter jüngsten Veränderungen im Unternehmen informiert.“

Employee Communication Impact Study 2025 (DACH), Staffbase/YouGov

Ganze 96 Prozent der Non-Desk-Mitarbeitenden sagen, dass die Kommunikation durch bessere Technologie optimiert werden könnte. Dennoch sind viele immer noch auf Schwarze Bretter, Aushänge oder sporadische Updates durch Vorgesetzte angewiesen.

Dieses Kommunikationsversagen beeinträchtigt nicht nur die Produktivität, es untergräbt auch die Unternehmenskultur, das Vertrauen der Mitarbeitenden und ihr Engagement. Die Realität ist ernüchternd: Nur 53 Prozent der Beschäftigten vertrauen ihrem Arbeitgeber. Darüber hinaus empfinden 60 Prozent der Frontline-Mitarbeitenden keine Wertschätzung und keine Bindung zum Unternehmen.

In vielen Unternehmen sind Mitarbeiterbefragungen wenig erfolgreich, weil die Beschäftigten nicht daran glauben, dass ihre Meinung eine Rolle spielt. Tatsächlich führen laut PwC nur 58 Prozent der Unternehmen in Produktion und Fertigung überhaupt eine Umfrage zu Employee Engagement und Unternehmenskultur durch. Und selbst bei den Unternehmen, die dies tun, geben vier von zehn an, dass nur die Hälfte oder sogar weniger ihrer Non-Desk-Mitarbeitenden tatsächlich daran teilnimmt.

Wenn Kommunikation als irrelevant, veraltet oder schwer zugänglich empfunden wird, schalten Mitarbeitende ab. Dieses fehlende Engagement ist die unsichtbare, aber folgenschwere Kostenfalle der Untätigkeit. Sie führt zu steigender Fluktuation, geringerer Produktivität und angespannten Arbeitsverhältnissen.

Die Chance: Kann bessere Kommunikation in der Produktion wirklich etwas bewegen?

Ja – wenn sich Mitarbeitende wirklich informiert fühlen, sind die Geschäftsergebnisse messbar:

Die Mitarbeiterbindung verbessert sich deutlich. Die Employee Communication Impact Study 2025 (DACH) zeigt: Von den Mitarbeitenden, die die interne Kommunikation als „ausgezeichnet“ bewerten, sagen 87 Prozent, dass sie „sehr wahrscheinlich“ (72%) oder „eher wahrscheinlich“ (15%) im Unternehmen bleiben wollen. Von denjenigen, die die Kommunikation als „schlecht“ bewerten, wollen nur 37 Prozent „sehr wahrscheinlich“ (25%) oder „eher wahrscheinlich“ (12%) bleiben.

Interne Unternehmenskommunikation beeinflusst nicht nur die Fluktuation. Mehr als 60 Prozent der Mitarbeitenden sagen, dass sie einen gewissen oder großen Einfluss hat auf:

• „Meine allgemeine Produktivität bei der Arbeit“

• „Mich motiviert fühlen, die bestmögliche Arbeit zu leisten“

• „Die Vision und Mission meines Unternehmens verstehen“

Stell dir vor:

• Alle Mitarbeitenden – von der Werkshalle bis zur Chefetage – sind informiert, verbunden und bereit für Veränderungen.

• Führungskräfte sind sichtbar und vertrauenswürdig. Ihre Kommunikation ist klar und bedeutsam.

• Moderne Werkzeuge überbrücken die Kluft zwischen Büro- und Produktionsmitarbeiter*innen und stellen sicher, dass Informationen in Echtzeit fließen.

• Mitarbeitende fühlen sich sicher, wertgeschätzt und motiviert – und werden so zu Botschafter*innen deines Unternehmens.

Die Blaupause für eine bessere Kommunikation in Produktionsunternehmen geht über das bloße Versenden von Nachrichten hinaus. Es geht darum, Verbindung, Vertrauen und Resilienz auf jeder Ebene deines Unternehmens aufzubauen.

Die nächsten Kapitel liefern dir die Werkzeuge und Schritte, um diese Vision in die Realität umzusetzen.

Welche Tools und Kanäle braucht eine moderne Kommunikationsstrategie in der Produktion wirklich?

Die Tools und Kanäle, die für die Menschen an der Produktionslinie gebaut sind und – nicht für deine leicht erreichbaren Schreibtischkräfte. Die meisten Produktionsunternehmen haben bereits solide Tools für die 20 Prozent im Büro – ein Intranet, E-Mail, vielleicht SharePoint – aber nichts Verlässliches für die 80 Prozent ohne Schreibtisch.

Eine Mitarbeiter-App ist für die am schwersten zu erreichenden Mitarbeitenden die Digital Front Door zu Unternehmensnews, Sicherheitsupdates, Schichtplänen und HR-Services. Der eine Ort, den Mitarbeitende wirklich checken. Sie kann personalisierte Audioformate enthalten, wie zum Beispiel Staffbase On Air, die schriftliche Updates in kurze Briefings verwandeln, die sich Mitarbeitende auf dem Arbeitsweg anhören können. Und in dieselbe App integriert sollte ein KI-Assistent wie etwa der Staffbase Navigator sein, der eine verifizierte Antwort liefert, die auf Werk und Rolle der Mitarbeitenden zugeschnitten ist – statt einer Liste von Suchergebnissen, durch die sie sich selbst wühlen müssen.

Weitere Infos zur Staffbase Mitarbeiter-App

Verstehe dein Publikum

Die nützlichste Zielgruppenanalyse beginnt mit einer Frage: Was ist das schwierigste Kommunikationsproblem in dieser Belegschaft? Meist geht es dabei um Frontline-Mitarbeitende, Schichtmuster, Sprachvielfalt oder eine Kombination aus allem. 

Baue deine Strategie so, dass sie zuerst dieses Problem löst. Wenn sie für die Mitarbeitenden in der Frühschicht, mit einer anderen Muttersprache, ohne Firmen-E-Mail-Adresse und ohne Computerzugang funktioniert, funktioniert sie für alle anderen auch.

Die Belegschaft von Produktionsunternehmen ist äußerst heterogen. Bandarbeiter*in, Ingenieur*in, Lagerleiter*in – jede Rolle hat unterschiedliche Prioritäten, Kommunikationsbedürfnisse und Zugänge zu Technologien. Dennoch behandeln viele Unternehmen ihre Kommunikation nach dem One-size-fits-all-Prinzip, was dazu führt, dass wichtige Botschaften nicht ankommen oder irrelevant erscheinen.

Durch eine Zielgruppenanalyse, die Rollen, Standorte, Sprachen und Präferenzen berücksichtigt, kannst du deine Botschaften gezielt anpassen, damit sie wirklich ankommen.

Der beste Weg dafür ist das aktive Zuhören. Nutze Instrumente wie Umfragen, Fokusgruppen und Audits, um Kommunikationsprobleme und Präferenzen zu identifizieren. 

Stelle deine Mitarbeitenden Fragen wie:

• Wo erhältst du derzeit deine Informationen?

• Welche Werkzeuge brauchst du, um dich besser vernetzt zu fühlen?

• Was frustriert dich an der aktuellen Kommunikation?

Diese tiefgehenden Einblicke in die Belegschaft sorgen dafür, dass jede Nachricht ihren Zweck erfüllt, den richtigen Ton trifft und über den idealen Kanal übermittelt wird.

Je mehr du über deine Belegschaft weißt, desto präziser und wirkungsvoller wird deine Kommunikation. Das spart Zeit, reduziert die Informationsflut und stärkt das Vertrauen der Mitarbeitenden.

Entwickle eine inklusive Kommunikationsstrategie

Inklusion bedeutet nicht, dass jede Nachricht an die gesamte Belegschaft geht. Sie bedeutet, dass jede Gruppe von Mitarbeitenden einen Kanal hat, der wirklich zu ihr passt – abgestimmt auf ihren Gerätezugang, ihre Sprache, ihre Schicht und die Art von Information, die sie braucht. 

Das häufigste Problem ist, dass Kommunikation nach dem Gießkannenprinzip erfolgt: dieselbe Nachricht, im selben Format, über denselben Kanal an die komplette Belegschaft. Wenn alles an alle geht, ist der Inhalt zu allgemein, um für eine bestimmte Gruppe wirklich relevant zu sein. Frontline-Mitarbeitende hören auf zu lesen, weil sich die Information nicht an sie richtet. Büromitarbeitende hören auf zu lesen, weil sie in der Informationsflut untergehen. Mit der Zeit lässt die Aufmerksamkeit in allen Gruppen nach. Und zwar nicht, weil Mitarbeitende nicht informiert sein wollen, sondern weil der Kanal sie gelehrt hat, von einer irrelevanten Informationsflut überschwemmt zu werden.

Wenn alles an alle geht, liest am Ende niemand mehr etwas. Gezielte Aussteuerung ist nicht die Kür, sondern die Grundvoraussetzung für Relevanz.

Es braucht eine Architektur, in der Inhalte nach Rolle, Standort, Schicht und Sprache gesteuert werden. Das erfordert entsprechende Fähigkeiten auf Plattformebene – keine manuelle Listenpflege, keine separaten Tools für separate Zielgruppen. Die richtige Plattform lässt die interne Kommunikation einmal veröffentlichen, während das System automatisch die passende Version an die passenden Menschen ausspielt – ganz ohne IT-Ticket für jedes neue Zielgruppensegment.

Diese Logik der gezielten Aussteuerung gilt nicht nur für redaktionelle Entscheidungen darüber, wer welchen Inhalt erhält. Sie gilt genauso dafür, wie ein KI-Chatbot Fragen beantwortet und wie Audio-Updates ausgespielt werden. 

Fragen Frontline-Mitarbeitende einen KI-Assistenten zu einem Sicherheitsverfahren, sollte sich die Antwort auf ihr Werk und ihre Rolle beziehen und nicht aus einer globalen Wissensdatenbank stammen, die möglicherweise die Richtlinie einer anderen Betriebsstätte zurückgibt. 

Erhalten Schicht-Mitarbeitende auf dem Weg zur Arbeit ein Audio-Briefing, sollte es die Prioritäten des eigenen Teams widerspiegeln und nicht ein Einheitsupdate fürs ganze Unternehmen. 

Beide Fälle sind Inklusionsprobleme mit derselben Ursache: Die falsche Information erreicht die falsche Person, weil das System nicht darauf ausgelegt ist, zwischen beiden zu unterscheiden.

Modernisiere deine Kanäle – und warum proaktives Ausspielen besser ist als passives Veröffentlichen

Produktionsunternehmen müssen oft mit veralteten Kommunikationswerkzeugen arbeiten. Viele Unternehmen setzen immer noch primär auf Schwarze Bretter, Kiosksysteme, gedruckte Monatsberichte oder Kommunikationskaskaden über Führungskräfte. Doch diese Methoden können langsam, fragmentiert und unzuverlässig sein, was zu Verzögerungen, Missverständnissen und verpassten Chancen führt.

Moderne Kommunikation erfordert moderne Kanäle. Entwickle eine Kanalstrategie, die eine Informationsflut vermeidet und sicherstellt, dass Nachrichten dort ankommen, wo Mitarbeitende sie wirklich wahrnehmen:

• Für Non-Desk-Mitarbeitende: eine mobile Mitarbeiter-App, die aktuelle Updates, Ressourcen und Sicherheitsprotokolle direkt auf deren Geräte liefert – inklusive KI-Assistent, der Fragen sofort und personalisiert beantwortet

• Für Produktionsstätten: digitale Info-Screens, die Echtzeit-Updates und sicherheitsrelevante Informationen anzeigen

• Für Führungskräfte und Manager*innen: Tools, mit denen sie gezielt Team-Updates weitergeben und eine Brücke zwischen Büro- und Produktionsmitarbeitenden schlagen können

Das Ziel ist nicht, einfach mehr Kanäle zu nutzen, sondern jeden Kommunikationskanal strategisch und sinnvoll einzusetzen. Unternehmen sollten sich darauf konzentrieren, alle Kanäle zentral zu verwalten und auszuwerten, um Klarheit und Konsistenz zu gewährleisten, ohne zusätzliche Komplexität zu schaffen.

Plane deine interne Kommunikation smarter: Nutze die kostenlose Redaktionskalender-Vorlage für eine strukturierte Planung.

Doch die Kanalwahl ist nur eine Seite der Medaille. Die andere ist Ausspielung: wie Informationen zu Mitarbeitenden gelangen und nicht nur, wo sie liegen. Hier wirken zwei Modi zusammen:

Ein Push-Modell liefert Informationen proaktiv aus – eine gebrandete Benachrichtigung in der Mitarbeiter-App, eine SMS für einen Notfall-Alarm, ein Audio-Briefing auf dem Weg in die Schicht. Die Information kommt zur Person. Staffbase-Daten zeigen, dass gebrandete Push-Benachrichtigungen die Reichweite bei Mitarbeitenden um mehr als das 2,6-Fache gegenüber ungebrandeten Alternativen erhöhen. Push ist das richtige Modell für dringende Updates, Sicherheitswarnungen und alles, was Mitarbeitende wissen müssen, bevor sie überhaupt danach fragen.

Ein Pull-Modell kommt dann zum Einsatz, wenn Mitarbeitende eine Frage haben. Eine Wissensdatenbank, ein Richtliniendokument, ein KI-Assistent in der App, der eine sofortige, auf Rolle und Standort zugeschnittene Antwort liefert – all das bedient Mitarbeitende, die aktiv nach etwas Bestimmtem suchen. Pull deckt den riesigen Informationsbedarf ab, den kein Push-Zeitplan vorhersehen könnte.

Beide Modi gehören in eine moderne Kommunikationsstrategie für Produktion und Fertigung.

Push und Pull: das richtige Werkzeug für den richtigen Moment

Moderne Kanäle sind der Schlüssel zu Klarheit, Effizienz und Vernetzung deiner gesamten Belegschaft.

Die Mitarbeiter-App: der Hauptkanal für die 80 Prozent

Eine Mitarbeiter-App ist der richtige Hauptkanal für eine Frontline-Belegschaft in der Produktion – aus einem strukturellen Grund: Sie ist der einzige Kanal, der sowohl proaktive Kommunikation als auch tägliche Nützlichkeit für Mitarbeitende liefert, die keine Firmen-E-Mail-Adresse, keinen festen Schreibtisch und keinen Grund haben, während einer Schicht ein browserbasiertes Intranet aufzurufen.

Der Unterschied ist entscheidend: Eine native App ist nicht dasselbe wie ein mobil zugängliches Intranet.

Kein E-Mail-Zugang erforderlich. 

Die Mehrheit der Frontline-Mitarbeitenden in der Produktion hat keine Firmen-E-Mail-Adresse. Jeder Login-Prozess, der mit „Gib deine E-Mail-Adresse ein“ beginnt, hat die Mehrheit der Frontline-Belegschaft bereits ausgeschlossen, bevor sie den ersten Bildschirm erreicht.

Eine speziell dafür entwickelte Mitarbeiter-App beseitigt diese Hürde. Staffbase unterstützt QR-Code-Login – aufgedruckt auf Onboarding-Materialien, Postern im Pausenraum oder Mitarbeiterausweisen – sowie Benutzername plus Einmalpasswort, Passkeys und biometrische Anmeldung für Mitarbeitende ohne eigene Unternehmensidentität. Büromitarbeitende im selben Unternehmen nutzen wie gewohnt SSO. Entscheidend ist: Die Authentifizierung funktioniert auch für die Mitarbeitenden, die sich am schwersten onboarden lassen, und nicht nur für die, die sich am leichtesten onboarden lassen.

Nützlichkeit schafft die Gewohnheit, die Kommunikation erst möglich macht

Eine App, die nur News liefert, scheitert. Mitarbeitende öffnen sie ein- oder zweimal beim Launch, finden an einem gewöhnlichen Dienstagmorgen ohne aktuelle News nichts Relevantes – und hören auf, sie zu öffnen. Innerhalb von sechs Monaten ist es der Kanal, über den nur noch das Kommunikationsteam spricht und den die Belegschaft ignoriert.

Die Apps, die sich durchsetzen, verbinden Kommunikation mit den operativen Aufgaben, die Mitarbeitende täglich erledigen müssen: Schichtpläne, Gehaltsabrechnungen, Urlaubsanträge, Formulare, HR-Self-Service, Richtlinien und Handbücher offline verfügbar. Wenn Mitarbeitende die App öffnen, um am Sonntagabend ihren Schichtplan zu checken, sehen sie auch das Sicherheitsupdate, das ihre Führungskraft am Freitag veröffentlicht hat. Die Kommunikation erreicht sie, weil die Nützlichkeit sie dorthin gebracht hat.

Nutzen schafft Gewohnheit. Gewohnheit baut Vertrauen auf. Vertrauen macht aus einer App einen Kanal, der wirklich zählt.

Das ist kein Branding-Argument, sondern ein Argument zur Verhaltensarchitektur: Die App, die Mitarbeitende jeden Tag für Arbeitsaufgaben öffnen, ist die App, über die Sicherheitsupdates, Führungsbotschaften und Kulturinhalte sie tatsächlich erreichen können. Die App, die nur ein Kommunikationskanal ist, konkurriert mit jeder anderen Benachrichtigung auf einem privaten Gerät – und verliert.

Eine Plattform statt eines Zwei-Klassen-Systems

Geberit, ein globaler Hersteller von Sanitärprodukten mit 12.000 Mitarbeitenden in 50 Ländern und 26 Produktionsstandorten, hat sich bewusst für eine Plattform für alle Mitarbeitenden entschieden. Innerhalb der ersten acht Monate erreichte man rund 7.000 Non-Desk-Mitarbeitende, die zuvor nie einen direkten digitalen Kanal hatten – mit 70 % Registrierung und 550.000 Seitenaufrufen. 

Der Head of Internal Communications, Roman Sidler, bringt es auf den Punkt: „Der Schlüssel für hohes Engagement ist Storytelling. Wir bereiten technische Inhalte so auf, dass der Mensch im Mittelpunkt steht.“

Das Ergebnis war nicht nur bessere Reichweite. Es war das organisatorische Signal, dass alle Mitarbeitenden an einem Geberit-Standort – unabhängig von ihrer Rolle – Teil desselben Kommunikations-Ökosystems sind.

„Viele Unternehmen haben neben ihrem bereits existierenden Intranet eine separate Mitarbeiter-App eingeführt, um die Non-Desk-Worker zu erreichen. Für uns hat das keinen Sinn ergeben. Unser Ziel war und ist es, die Ungleichheit in der Kommunikation für alle Mitarbeiter*innen bei Geberit aufzuheben. Wenn es also nun eine App für eine und ein Intranet für die andere Gruppe gegeben hätte, wäre wieder diese Ungleichheit da gewesen. Die Plattform von Staffbase stellt für unser Unternehmen die bessere Lösung dar!“

Roman Sidler, Head of Internal Communications, Geberit

Den richtigen Kanal-Mix für die Produktion aufbauen

Kein einzelner Kanal erreicht alle Mitarbeitenden in einem Produktionsunternehmen. Der richtige Kanal-Mix hängt von deiner Personalstruktur ab, aber es gibt wiederkehrende Muster, was funktioniert:

Die Mitarbeiter-App ist der Hauptkanal für Frontline- und Schichtmitarbeitende. Sie ist der einzige Kanal, der sowohl proaktive Kommunikation als auch operative Nützlichkeit für Mitarbeitende ohne E-Mail-Zugang liefert – der Anker einer Kommunikationsstrategie, die für den Großteil deiner Belegschaft gebaut ist.

E-Mail bleibt essenziell für Büromitarbeitende – und dient in integrierten Umgebungen als Brücke zu Intranet und App für Mitarbeitende mit E-Mail-Adresse. Das Risiko ist die Überabhängigkeit von E-Mail, während die Mehrheit der Belegschaft gar keine E-Mail-Adresse hat. E-Mail erreicht maximal 20 Prozent in einem Produktionsunternehmen. Die Mitarbeiter-App erreicht die anderen 80 Prozent. Beide werden gebraucht und müssen koordiniert werden, damit dieselbe Botschaft konsistent bei der gesamten Belegschaft ankommt.

SMS ist der Notfallkanal: Alle erreichen in Krisensituationen, wenn jede Sekunde zählt und es nicht um Engagement, sondern um Awareness geht. Sie erfordert keine App-Installation, keinen Login und keine Internetverbindung über ein einfaches Mobilfunksignal hinaus.

Digital Signage erreicht Mitarbeitende in gemeinsam genutzten Räumen – Pausenräume, Produktionsbereiche, Eingangsbereiche – ohne jede Geräteinteraktion. Diese Screens funktionieren für Sicherheitsmeldungen, Schicht-Updates und Unternehmensnews in Umgebungen, in denen private Geräte während der Arbeitszeit nicht verfügbar oder nicht erlaubt sind.

Microsoft Teams oder ähnliche Collaboration-Tools bedienen Büromitarbeitende, die bereits in diesen Umgebungen arbeiten. Die entscheidende architektonische Frage ist nicht, ob diese Kanäle einbezogen werden, sondern ob sie in einen einzigen Kommunikations-Workflow integriert sind oder als separate Silos laufen – was Kommunikator*innen zwingt, separat auf jedem Kanal zu veröffentlichen, und die Analytics über Tools hinweg fragmentiert.

Kanal-Fit nach Mitarbeitersegment

Die architektonische Frage – welche Kanäle, für welche Zielgruppen, wie koordiniert – ist die Entscheidung, die bestimmt, ob deine Kommunikationsstrategie wirklich alle erreichen kann. Die Technologiefrage – welche Plattform – kommt erst im Anschluss.

Baue ein solides Fundament für langfristigen Erfolg

Dein Publikum verstehen, eine inklusive Strategie entwickeln und moderne Kanäle nutzen – das sind keine getrennten Schritte, sondern ein zusammenhängendes System. Wenn du diese Bausteine kombinierst, wird deine Kommunikation:

• alle Mitarbeitenden unabhängig von Rolle, Standort oder Gerät erreichen,

• relevanter, klarer und ansprechender sein sowie

• die Informationsflut reduzieren und Vertrauen stärken, indem Nachrichten gezielt und durchdacht vermittelt werden.

Die oben beschriebene schrittweise Einführung hat MAN Truck & Bus erfolgreich umgesetzt – mit einem Pilottest am Standort München und der anschließenden Ausweitung auf alle Mitarbeitenden.

Wie baust du ein Kommunikationskonzept, das wirklich alle Mitarbeitenden in der Produktion erreicht?

Indem du es in der richtigen Reihenfolge aufbaust. Die meisten Kommunikationskonzepte in Produktion und Fertigung scheitern nicht, weil die einzelnen Schritte falsch sind, sondern weil sie an der Bequemlichkeit des Unternehmens statt an der Realität der Mitarbeitenden ausgerichtet sind. Führungskommunikation geht zuerst raus, weil das Management den größten Einfluss hat. Frontline-Tools werden später besprochen, weil die Frontline-Infrastruktur schwerer aufzubauen ist. Krisenprotokolle werden zuletzt dokumentiert – meist nach der ersten Krise.

Das Konzept, das funktioniert, beginnt bei den Menschen, die am schwersten zu erreichen sind, und arbeitet sich nach außen. Schritt 1 macht Führung für alle sichtbar – nicht nur für die Mitarbeitenden, die ohnehin schon an Townhalls teilnehmen. Schritt 2 gibt Frontline-Mitarbeitenden einen Kanal, der wirklich für sie funktioniert. Die folgenden Schritte bauen darauf auf.

Schritt 1: Sichtbarkeit der Führungskräfte und Vertrauen stärken

In jedem Unternehmen geben Führungskräfte den Kurs vor. Für Mitarbeitende in Produktion und Fertigung, die oft eine große Distanz zur Unternehmensleitung empfinden, ist es entscheidend, dass die Führung trotzdem sichtbar ist. Mitarbeitende wollen ihre Führungskräfte sehen und hören, insbesondere in Zeiten des Wandels, der Unsicherheit oder des Wachstums.

Doch viele Führungskräfte unterschätzen ihre Rolle in der Kommunikation – oder glauben, dass es ausreicht, wenn Botschaften über die direkten Vorgesetzten weitergegeben werden.

Spoiler: Es reicht nicht aus. Laut dem Change-Beratungshaus Prosci bevorzugen es 61 Prozent der Mitarbeitenden, Business-Updates direkt von der obersten Führungsebene zu erhalten. Warum? Weil sichtbare Führung Vertrauen aufbaut. Wenn Führungskräfte häufig, transparent und authentisch kommunizieren, fühlen sich die Mitarbeitenden mit der Unternehmensvision verbunden und blicken zuversichtlicher in die Zukunft des Unternehmens.

Laut der International Employee Communication Impact Study 2025 sagen 77 % der Mitarbeitenden (3.574 Personen in: DACH, USA, UK, Australien), die wöchentlich oder öfter von der Geschäftsleitung hören, dass sie in ihrem Job glücklich sind – verglichen mit nur 41 % derer, die nie von der Führungsebene hören.

Wenn die Mitarbeitenden, die am nächsten an den Kund*innen sind und die wertschöpfenden Prozesse steuern, die Unternehmensstrategie nicht kennen, dann können sie das Unternehmen auch nicht effektiv bei deren Umsetzung unterstützen.

Aber wie können Führungskräfte aus dem Hintergrund treten?

• Regelmäßige Townhalls oder „Ask Me Anything“-Sitzungen (AMAs), um offene Fragen der Mitarbeitenden zu beantworten

• Kurze Video-Updates über aktuelle Entwicklungen und strategische Entscheidungen

• Kanäle für Zwei-Wege-Kommunikation und Feedback

Es geht nicht nur darum, sichtbar zu sein – sondern auch erreichbar. Führungskräfte, die präsent sind, klar und mit Bescheidenheit kommunizieren, gewinnen das Vertrauen ihrer Mitarbeitenden, stärken deren Zuversicht und überbrücken die Distanz zwischen der Werkshalle und der Vorstandsetage.

„Wenn sich in einem Unternehmen so viel auf einmal ändert, ist es wichtig, Informationen in Echtzeit zu vermitteln – ein monatlicher Newsletter kann ergänzen. Aber der Informationsfluss muss kontinuierlich sein.“

Michael Demmer, Senior Vice President, Strategy and Business Development & CIO bei Wieland

Schritt 2: Die digitale Erfahrung für Non-Desk-Mitarbeitende priorisieren

Non-Desk-Mitarbeitende bilden das Rückgrat vieler Unternehmen, doch sie werden häufig von herkömmlichen Kommunikationstools nicht ausreichend berücksichtigt. Sie brauchen intuitive, mobil nutzbare Lösungen, durch die sie vernetzt, informiert und eingebunden bleiben – egal wo sie arbeiten.

Wenn Tools nicht auf diese Bedürfnisse zugeschnitten sind, bleiben Non-Desk-Mitarbeitende von wichtigen Informationen abgeschnitten – was zu Unsicherheit, Missverständnissen und mangelndem Engagement führt. Durch den direkten Zugang zu aktuellen Informationen können sich Mitarbeitende besser orientieren, ihre Rolle verstehen und sich mit dem „großen Ganzen“ verbunden fühlen. Das Ergebnis? Eine produktivere, motiviertere und widerstandsfähigere Belegschaft.

Laut einer Studie von PwC sind folgende Faktoren für Non-Desk-Mitarbeitende besonders wichtig:

• Sinnhaftigkeit vermitteln (86 %): Verstehen, wie ihre Arbeit zur Unternehmensmission beiträgt

• Anerkennung (78 %): Erfolge wertschätzen, um Loyalität zu stärken

• Persönliches Wachstum fördern (68 %): Entwicklungsmöglichkeiten treiben die Zufriedenheit voran

Wenn Unternehmen diese Faktoren in ihrer internen Kommunikation berücksichtigen, schaffen sie eine Brücke zwischen globalen Unternehmensstrategien und den realen Erfahrungen der Belegschaft vor Ort.

Um Frontline-Mitarbeitende zu stärken, spielen die direkten Vorgesetzten eine zentrale Rolle bei der Förderung von Engagement und der Schaffung von Verbundenheit.

Untere Führungsebene als Kommunikationsbrücke stärken

Führungskräfte der unteren Ebene sind Kommunikator*innen und Vermittler*innen der Unternehmenskultur. Mit den richtigen Tools und Schulungen können sie die Mitarbeitenden auf die Mission des Unternehmens einschwören und Prioritäten setzen. 

Neben dem Intranet ist die direkte Führungskraft die vertrauenswürdigste Informationsquelle für Mitarbeitende in der DACH-Region: 56 % vertrauen ihnen „sehr stark“. (Quelle: Employee Communication Impact Study 2025, DACH)

Wie können Unternehmen Führungskräfte dabei unterstützen?

• Bereitstellung von mobilen Kommunikationstools, wie einer Mitarbeiter-App, um klare und konsistente Updates weiterzugeben

• Training in effektiver Kommunikation, damit Führungskräfte Informationen verständlich und selbstbewusst vermitteln können

• Reduktion von Engpässen, indem Führungskräfte die Möglichkeit haben, direkt mit ihren Teams zu interagieren, statt auf langwierige kaskadierende Kommunikationswege angewiesen zu sein

Bei Seaboard Triumph Foods wurden Führungskräfte dabei unterstützt, auf Programme zur Förderung der Mitarbeitenden hinzuweisen. Dies führte zu messbar gesteigertem Engagement. Wenn Führungskräfte der unteren Ebene mit den richtigen Kommunikationswerkzeugen ausgestattet sind, können sie dafür sorgen, dass die Unternehmensstrategie von den Mitarbeitenden in die Tat umgesetzt wird.

Führungskräfte sind weit mehr als bloße Informationsvermittler – sie sind die treibende Kraft hinter einem vernetzten und engagierten Team. Wenn Unternehmen sie gezielt unterstützen, können sie aus lokalen Teams eine starke, leistungsfähige Gemeinschaft formen, die mit den Unternehmenszielen im Einklang steht.

„Mitarbeitende wünschen sich mehr als nur einen Gehaltsscheck. Die Fertigungsbranche hat in dieser Hinsicht Nachholbedarf. Aber bei Seaboard Triumph Foods setzen wir uns dafür ein, mehr für unser Team zu tun – sie wertzuschätzen und zu unterstützen. Die Nutzung von Staffbase hilft uns dabei, unsere Initiativen sichtbar zu machen und sicherzustellen, dass wir ihren vollen Nutzen ausschöpfen.“

Erin Cantrell, Seaboard Triumph Foods

Was macht eine Mitarbeiter-App in der Produktion wirklich alltagstauglich?

Drei Faktoren entscheiden darüber, ob eine Mitarbeiter-App in der Produktion zur täglichen Gewohnheit wird oder innerhalb von sechs Monaten wieder in der Versenkung verschwindet: reibungsloser Zugang, täglicher Nutzen und ein Design, das für Mobilgeräte gebaut ist – nicht vom Desktop übernommen.

Zugang ohne Hürden. Die meisten Frontline-Mitarbeitenden in der Produktion haben keine berufliche E-Mail-Adresse – klassische Login-Verfahren scheiden damit von vornherein aus. Ein QR-Code-Login, der sich auf Mitarbeiterausweise, Aushänge im Pausenraum oder Onboarding-Materialien drucken lässt, beseitigt diese Hürde vollständig – ergänzt um Benutzername und Einmalpasswort. Mitarbeitende im Büro nutzen weiterhin Single Sign-on (SSO). Das Prinzip: Die Anmeldung muss für die am schwersten zu erreichende Person funktionieren – nicht nur für die einfachste.

Nutzen vor Kommunikation. Wenn der einzige Grund, die App zu öffnen, Unternehmensnews sind, hören die meisten Mitarbeitenden nach wenigen Wochen auf, sie zu öffnen. Apps, die täglich genutzt werden, verbinden Kommunikation mit den Aufgaben, die Mitarbeitende ohnehin erledigen müssen: Schichtpläne, Gehaltsabrechnungen, Urlaubsanträge, HR-Self-Service und Richtlinien, die auch offline verfügbar sind. Öffnen Mitarbeitende die App an einem Sonntagabend, um ihre Schicht zu prüfen, sehen sie gleichzeitig das Sicherheitsupdate, das ihre Werksleitung am Freitag veröffentlicht hat. Kommunikation erreicht Mitarbeitende, weil der Nutzen sie dorthin gebracht hat.

Für das Gerät gebaut, nicht für den Schreibtisch. Ein responsives Desktop-Intranet ist keine Frontline-App. Eine mobil-first Navigation und ein Layout, das für den Bildschirm gemacht ist, den Mitarbeitende tatsächlich bei sich tragen – das sind keine optionalen Extras. Sie entscheiden darüber, ob eine App im Alltag genutzt wird oder nach einem einzigen Versuch wieder verschwindet.

Wie sich das in der Praxis zeigt:

• Zugang ohne E-Mail: Login per QR-Code oder Einmalpasswort – ganz ohne berufliche E-Mail-Adresse

• Täglicher Nutzen: Schichtpläne, Gehaltsabrechnungen, Urlaubsanträge, Formulare, Richtlinien – neben Unternehmensnews und Sicherheitsupdates

• Gezielte Inhalte: Sicherheitsupdates für Werk 3 erreichen Werk 3; unternehmensweite Ankündigungen erreichen alle in ihrer Sprache

• Push und Pull an einem Ort: proaktive Benachrichtigungen für dringende Updates; ein KI-Assistent für Antworten auf Abruf, zugeschnitten auf Rolle und Standort

Das Ergebnis: Jede Person erreicht – unabhängig von Rolle, Standort oder Endgerät – genau die Informationen, die für sie bestimmt sind. Ohne Reibung, ohne Umwege.

Schritt 3: Onboarding-Prozesse optimieren und Unternehmenskultur von Anfang an vermitteln

Der erste Eindruck zählt. Für Unternehmen in Produktion und Fertigung ist der Onboarding-Prozess ein entscheidender Moment für neue Mitarbeitende. Wird er gut durchgeführt, legt er die Grundlage für langfristigen Erfolg, indem er neuen Mitarbeitenden das Gefühl vermittelt, gut vernetzt, sicher und ein wichtiger Teil der Mission des Unternehmens zu sein. Wird er schlecht durchgeführt, führt er zu hoher Fluktuation, mangelndem Engagement und verschwendeten Ressourcen.

Die Zahlen sprechen für sich: 68 Prozent aller Kündigungen in der Fertigungsbranche erfolgen innerhalb der ersten 90 Tage, so eine Studie von UKG. Das bedeutet, dass Unternehmen weniger als drei Monate Zeit haben, um neue Mitarbeitende in die Unternehmenskultur einzubinden – oder sie ganz zu verlieren. Und die Kosten für einen solchen Verlust summieren sich schnell: In den USA liegen die durchschnittlichen Kosten für die Neubesetzung einer qualifizierten Fachkraft zwischen 10.000 und 40.000 US-Dollar.

Das traditionelle Onboarding konzentriert sich oft zu stark auf Prozesse und Papierkram, wodurch sich neue Mitarbeitende überfordert, nicht wertgeschätzt und uninspiriert fühlen. Stattdessen sollte Onboarding sowohl darauf abzielen, Mitarbeitende für ihren Erfolg auszurüsten und sie mit der Geschichte des Unternehmens zu verbinden.

Wie kann Onboarding effektiver gestaltet werden?

• Nutze Onboarding-Checklisten für die HR-Abteilung, die Führungskraft und die neue Mitarbeiter*in. Hier findest du nützliche Vorlagen als Download.

• Automatisiere die Onboarding-Prozesse, um die neuen Mitarbeitenden schrittweise mit wichtigen Informationen versorgen, z. B. Sicherheitsrichtlinien, Arbeitszeiten und HR-Ressourcen. Wir stellen die 10 besten Onboarding-Tools in diesem Blogartikel vor.

• Integriere Kultur- und Wertevermittlung, damit sich neue Mitarbeitende nicht nur mit den Abläufen, sondern auch mit der Unternehmensvision identifizieren können.

• Nutze digitale Tools, die es neuen Mitarbeitenden ermöglichen, Fragen zu stellen und Feedback zu geben – von Tag eins an.

Ein durchdachtes Onboarding verwandelt neue Mitarbeitende in selbstbewusste, engagierte Teammitglieder und sendet eine klare Botschaft: „Wir schätzen dich und wollen, dass du erfolgreich bist.“

Seaboard Triumph Foods: Wie klappt das Onboarding bei einer Belegschaft, die 30 Sprachen spricht und keine Firmen-E-Mail-Adresse hat?

Du baust das Onboarding in den Kanal ein, den sie ohnehin schon bei sich tragen. Seaboard Triumph Foods – ein Lebensmittelhersteller mit 2.800 Mitarbeitenden, 80 Prozent davon ohne Bürojob, deren Belegschaft mehr als 30 Sprachen spricht – stand genau vor diesem Problem. Traditionelle Onboarding-Ansätze mit gedruckten Materialien und manueller Übersetzung waren langsam, teuer und inkonsistent.

Mit Staffbase konnte Seaboard eine Mobile-first-Onboarding-Erfahrung ausrollen, die alle neuen Mitarbeitenden sofort erreichte – unabhängig von Sprache oder Gerätezugang. Inhalte standen ab Tag eins in der primären Sprache der Mitarbeitenden zur Verfügung. Sicherheitsprotokolle wurden digital mit Bestätigungsfunktion ausgeliefert, wodurch Compliance messbar wurde.

Die Ergebnisse gleich zu Beginn: 64 Prozent der Belegschaft registrierten sich auf der Plattform, mit 738 wöchentlich und 196 täglich aktiven Nutzer*innen. Allein die Einsparungen bei den Übersetzungskosten waren erheblich.

„Unser bisheriger Übersetzungsdienstleister hat 40 US-Dollar pro Abschnitt von ein bis sechs Sätzen berechnet. Ohne Staffbase wären das zusätzliche Übersetzungskosten von 8.320 US-Dollar im Jahr.“

Erin Cantrell, Seaboard Triumph Foods

Doch der Effekt ging über die reinen Kosten hinaus. Mitarbeitende, die bisher keinen direkten Draht zum Unternehmen hatten, bekamen einen – in ihrer eigenen Sprache, vom ersten Tag an. Das Onboarding war nicht länger eine reine Pflichtübung, sondern wurde zur ersten echten Erfahrung eines vernetzten Arbeitsplatzes.

Schritt 4: Globale Vernetzung und lokale Relevanz

Viele Produktionsunternehmen agieren global, mit Teams, die sich über verschiedene Kontinente, Kulturen und Sprachen erstrecken. Das fördert Innovationen, stellt aber auch eine große Herausforderung dar: Wie können alle Mitarbeitenden mit den übergeordneten Unternehmenszielen in Einklang gebracht werden, während gleichzeitig lokale Bedürfnisse berücksichtigt werden?

Der Schlüssel liegt darin, globale Vernetzung mit lokaler Relevanz zu kombinieren. Mitarbeitende müssen sich als Teil einer einheitlichen Marke fühlen, während sie gleichzeitig verstehen, welche Rolle sie konkret zum Erfolg des Unternehmens beitragen. Gleichzeitig muss die Kommunikation lokal relevant sein und Werte, Kulturen und Prioritäten widerspiegeln.

Wie kann diese Balance gelingen? In vielen Fertigungsunternehmen haben sich folgende Ansätze bewährt:

Eine lokale Contentstrategie entwickeln

• Weg von Top-down-Kommunikation: Lokale Führungskräfte sollten befähigt werden, Botschaften gezielt an ihre Teams anzupassen.

• Führungskräfte außerhalb der Kommunikationsabteilung sollten mit den richtigen Werkzeugen und Schulungen ausgestattet werden, um wirkungsvolle, teamorientierte Updates zu vermitteln.

Authentische Gemeinschaften aufbauen

• Lokale Influencer*innen oder Markenbotschafter*innen identifizieren, die für das Unternehmen werben, Geschichten teilen und das Engagement fördern

• Verbindungen vor Ort stärken, indem lokale Mitarbeitenden-Communities gefördert werden, die sowohl zur Unternehmenskultur als auch zu regionalen Gegebenheiten passen

Mehrsprachige und barrierefreie Tools nutzen

• Übersetzungswerkzeuge einsetzen, um unternehmensweite Updates in mehreren Sprachen bereitzustellen und sicherzustellen, dass niemand ausgeschlossen wird.

• KI-gestützte Inhalte integrieren, um eine natürliche, zugängliche Tonalität zu schaffen – insbesondere für Frontline-Mitarbeitende, die mit traditioneller Unternehmenskommunikation oft wenig anfangen können

Die Wirkung lokalisierter Kommunikation

Eine Studie der Boston Consulting Group (BCG) zeigt, dass die Vorteile einer global vernetzten und gleichzeitig lokal gestärkten Belegschaft enorm sind:

• Höhere Produktivität: Mitarbeitende mit höherer Zufriedenheit steigern ihre Produktivität um 17 Prozent.

• Geringere Fluktuation: Durch bessere Kommunikation und sinnvolle Interaktion kann die Fluktuation um 25 Prozent gesenkt werden.

• Verbesserte Anwesenheitsquote: Zufriedene Mitarbeitende melden sich um 41 Prozent seltener krank.

Wenn Mitarbeitende sich mit der globalen Mission ihres Unternehmens identifizieren, gleichzeitig aber in ihren lokalen Teams eingebunden fühlen, entsteht eine Belegschaft, die engagiert, loyal und bereit ist, aktiv zum Erfolg des Unternehmens beizutragen.

Yageo Group: Wie vernetzt du 40.000 Mitarbeitende an 100 Standorten in vier Monaten?

Du baust von Anfang an für lokale Relevanz – und lässt die Plattform den Rest erledigen. Yageo Group launchte eine einheitliche Kommunikationsplattform für die gesamte globale Belegschaft in vier Monaten – und erreichte im ersten Jahr 90 % aktive Nutzung.

Yageo Group ist ein globaler Hersteller elektronischer Komponenten mit mehr als 40.000 Mitarbeitenden an über 100 Standorten. Vor Staffbase war die Vernetzung von Mitarbeitenden über so viele Standorte, Sprachen und Zeitzonen hinweg – mit einer konsistenten, aber lokal relevanten Erfahrung – ein strukturelles Problem ohne Lösung. Top-down-Botschaften von der Zentrale kamen in der Werkshalle in einer anderen Region selten an.

Die Plattform ging in 38 lokalisierten Regionen live, mit auf jede Region zugeschnittenen Inhalten. Mitarbeitende an jedem Standort erhielten unternehmensweite News zusammen mit regionsspezifischen Updates in ihrer Arbeitssprache. Die Social Wall – eine der Funktionen mit dem höchsten Engagement – erreichte 80 % Engagement und gab Mitarbeitenden einen Ort, um Geschichten zu teilen, Kolleg*innen anzuerkennen und standortübergreifend Gemeinschaft aufzubauen.

„Mit unserer neuen Plattform kommen wir der Vision von ‚One Yageo, One Team, One Goal‘ einen Schritt näher.“

YAGEO Group

Die Nutzungsrate von 90 % war keine Launch-Spitze. Sie spiegelte eine Belegschaft wider, die einen Kanal gefunden hatte, zu dem es sich lohnte, jeden Tag zurückzukehren – weil er die globale Stimme des Unternehmens mit Inhalten verband, die sich anfühlten, als wären sie für sie gemacht.

Wie können alle Mitarbeitenden sich informiert und verbunden fühlen, unabhängig von ihrer Sprache oder Kultur?

Die Lösung liegt in einer mehrsprachigen und kulturell angepassten Kommunikation. Es geht dabei nicht nur um einfache Übersetzungen – Botschaften müssen in den jeweiligen Kontexten der Mitarbeitenden ankommen und ihre Erfahrungen widerspiegeln. Moderne Technologien, wie KI-gestützte Inhaltserstellung, ermöglichen es, zeitnahe, dialogorientierte Updates bereitzustellen, die relevant und menschlich wirken.

Indem Unternehmen Sprach- und Kulturbarrieren abbauen, fördern sie Vertrauen, Zusammenarbeit und Zugehörigkeit – und stellen sicher, dass sich alle Mitarbeitenden wertgeschätzt fühlen.

„Die Mitarbeitenden bei Geberit fühlen sich motivierter, weil das Unternehmen den Fokus auf klare, zugängliche Kommunikation legt, um das Zusammengehörigkeitsgefühl zu stärken.“

Geberit

Schritt 5: Vorbereitung auf Krisenkommunikation

Wenn eine Krise eintritt, behalten Organisationen, die klar und schnell kommunizieren, die Kontrolle. Wer das nicht tut, verliert Vertrauen – und manchmal auch Menschen. In der Produktion, wo Sicherheitsvorfälle, Anlagenausfälle und Cyberangriffe keine hypothetischen Risiken, sondern wiederkehrende Realität sind, gehört Krisenkommunikation zum Pflichtprogramm.

Jedes Produktionsunternehmen muss früher oder später eine Krise oder einen Notfall meistern. Ob es sich um einen Sicherheitsvorfall, einen Maschinenausfall, einen Cyberangriff oder eine Naturkatastrophe handelt – Störungen können jederzeit auftreten. In diesen entscheidenden Momenten ist Kommunikation der Schlüssel, der den Unterschied zwischen Chaos und Kontrolle ausmacht.

Fast zwei Drittel (65 Prozent) der Unternehmen in Produktion und Fertigung meldeten im vergangenen Jahr einen Ransomware-Angriff, so eine Studie von Sophos.

Mitarbeitende brauchen klare, rechtzeitige und umsetzbare Informationen, um in Krisensituationen effektiv reagieren zu können. Verzögerte oder unklare Kommunikation untergräbt das Vertrauen und setzt sowohl die Belegschaft als auch den Betrieb einem Risiko aus. Für Führungskräfte in Produktion und Fertigung ist das Ziel eindeutig: Sie müssen sicherstellen, dass alle wissen, was zu tun ist und wohin sie sich wenden müssen, wenn es zu Störungen kommt.

Ein starker Krisenkommunikationsplan umfasst:

• Sofort verfügbare Kommunikationskanäle: Push-Benachrichtigungen oder SMS, um Mitarbeitende schnell über Sicherheitsupdates, betriebliche Änderungen oder kritische Protokolle zu informieren. Bestätigungsfunktionen ermöglichen es, sicherzustellen, dass neue Sicherheitsrichtlinien tatsächlich gelesen wurden.

• Einfach zugängliche Sicherheitsressourcen: Diese sollten über mobile Apps bereitgestellt werden, anstatt in verstaubten Ordnern oder an Kiosksystemen zu versauern.

• Einen klaren, zentralisierten Krisenkommunikationsplan: Er befähigt Führungskräfte und Manager*innen, schnell, präzise und konsistent zu kommunizieren.

Wie belegst du, dass sicherheitskritische Kommunikation wirklich alle Mitarbeitenden erreicht hat?

Du trackst es. Bei Seaboard Triumph Foods werden Sicherheitsprotokoll-Updates über die Staffbase Mitarbeiter-App mit einer verpflichtenden Bestätigungsfunktion ausgeliefert: Mitarbeitende bestätigen, dass sie das Update gelesen und verstanden haben. Bei einer Belegschaft von 2.800 Mitarbeitenden, die mehr als 30 Sprachen sprechen und in mehreren Schichten arbeiten, wird Compliance so überprüfbar.

In einer Krisensituation zählt jede Sekunde. Fertigungsunternehmen, die in kritischen Momenten klar und effektiv kommunizieren, reduzieren nicht nur Risiken – sie stärken auch das Vertrauen und die Sicherheit ihrer Mitarbeitenden.

Lies zu diesem Thema auch den Blogartikel Die Dos & Don’ts der Krisenkommunikation – inklusive praktischer Checkliste

Ein Konzept für Erfolg

Das Management sichtbar machen, Frontline-Führungskräfte stärken, Onboarding optimieren und auf Krisen vorbereitet sein – all das sind keine isolierten Maßnahmen. Sie sind die Grundpfeiler eines widerstandsfähigen Kommunikationskonzepts. Zusammen schaffen diese Schritte ein System, in dem:

• die Geschäftsleitung durch Transparenz und direkte Kommunikation Vertrauen gewinnt,

• Führungskräfte zu Botschafter*innen für Klarheit, Unternehmenskultur und Engagement werden,

• neue Mitarbeitende sich vom ersten Tag an wertgeschätzt und mit den Unternehmenszielen verbunden fühlen und

• Teams in Krisensituationen souverän und effektiv reagieren.

Kommunikation ist nicht nur ein Werkzeug – sie ist das Fundament für eine stärkere, vernetztere Belegschaft. Ist dieses Konzept als Rahmen gesetzt, können Unternehmen in Produktion und Fertigung Herausforderungen meistern, Vertrauen aufbauen und ihre Mitarbeitenden befähigen, erfolgreich zu sein.

Wie erkennst du, dass dein Kommunikationskonzept Wirkung zeigt?

Du merkst, dass deine Kommunikationsstrategie wirkt, wenn du messen kannst, was Mitarbeitende tatsächlich verstanden und in die Tat umgesetzt haben – nicht nur, was du verschickt hast. Öffnungsraten und Seitenaufrufe zeigen dir, dass eine Nachricht das Haus verlassen hat. Sie sagen dir nicht, ob eine Person am Fließband in Bremen das Sicherheitsupdate gelesen, verstanden und ihr Verhalten geändert hat. Genau an dieser Lücke scheitert die Erfolgsmessung der internen Kommunikation in der Produktion meistens.

Damit Kommunikation mehr ist als nur eine Aneinanderreihung versendeter Nachrichten, sondern zu einem strategischen Erfolgsfaktor wird, müssen Unternehmen das messen, was wirklich zählt: Ergebnisse, nicht nur Aktivitäten – Outcome, nicht nur Output.

Warum Messbarkeit wichtig ist

Allzu oft wird der Erfolg der internen Kommunikation anhand oberflächlicher Kennzahlen bewertet: die Anzahl versendeter E-Mails, aufgehängter Plakate oder abgehaltener Meetings.

Während diese Maßnahmen leicht zu messen sind, beantworten sie nicht die entscheidenden Fragen:

• Haben die Mitarbeitenden die Nachricht gesehen?

• Haben sie sie verstanden?

• Hat sie die Nachricht zum Handeln inspiriert?

Die Messung des Outcome ermöglicht es, sich auf die tatsächliche Wirkung von Kommunikation zu konzentrieren. Sie zeigt, welche Botschaften ankommen, welche das Engagement fördern und wo noch Lücken bestehen. Noch wichtiger ist, dass sie die interne Kommunikation mit den übergeordneten Unternehmenszielen verknüpft – sei es die Reduzierung der Fluktuation, die Verbesserung der Sicherheitsstandards oder die Stärkung der Unternehmenskultur.

Wenn du weißt, was funktioniert und was nicht, kannst du deine Strategie gezielt anpassen, verbessern und den Wert deiner Kommunikationsmaßnahmen maximieren.

Erfolg definieren: Drei entscheidende Metriken

Um eine verbundene, engagierte und inspirierte Belegschaft aufzubauen, muss der Erfolg der Kommunikation anhand von drei messbaren Ergebnissen bewertet werden:

Outcome 1: Eine vernetzte Belegschaft

• Was bedeutet das? Mitarbeitende merken, dass sie vollumfänglich informiert sind und alle an einem Strang ziehen – selbst in Krisensituationen oder bei Notfällen. Sie wissen, wo sie relevante Informationen erhalten, vertrauen darauf, dass sie korrekt sind, und setzen sie in die Tat um.

• Wichtige Kennzahl: Reichweite und Bestätigungsraten von Nachrichten.

• Warum ist das wichtig? In einer Krise – sei es ein Cyberangriff, ein Sicherheitsvorfall oder eine Naturkatastrophe – zählt jede Minute. Schnelle und klare Kommunikation kann über Chaos oder Kontrolle entscheiden.

Praxisbeispiel: In einem Produktionsunternehmen gibt es eine unerwartete Betriebsstörung. Es sendet über mobile Push-Benachrichtigungen eine sofortige Warnung an alle Mitarbeitenden. Innerhalb weniger Minuten erhalten diese die Nachricht, bestätigen sie und passen ihre Arbeitsabläufe an – sodass Sicherheit und Produktivität aufrechterhalten bleiben.

Outcome 2: Engagierte Mitarbeitende

• Was bedeutet das? Effektive Onboarding-Prozesse reduzieren die Fluktuation. Mitarbeitende fühlen sich mit der Unternehmenskultur und -mission verbunden. Sie identifizieren sich mit ihrer Rolle und verstehen, wie ihre Arbeit zum Unternehmenserfolg beiträgt.

• Wichtige Kennzahl: Bindungsrate (Retention Rate) und Stimmungswerte der Mitarbeitenden (Employee Sentiment)

• Warum ist das wichtig? Engagement hat nicht nur etwas mit Zufriedenheit zu tun – es bedeutet Zugehörigkeit und Loyalität. Engagierte Mitarbeitende bleiben länger im Unternehmen, arbeiten produktiver und werden zu Markenbotschafter*innen.

Praxisbeispiel: Ein Unternehmen implementiert ein automatisiertes Onboarding-Programm, das neuen Mitarbeitenden in den ersten 90 Tagen schrittweise wichtige Ressourcen, kulturelle Botschaften und Unterstützung bietet. Durch die frühzeitige Beantwortung von Fragen und die Förderung eines Zugehörigkeitsgefühls gelingt es dem Unternehmen, die Fluktuation in dieser kritischen Anfangszeit zu senken.

Outcome 3: Inspirierte Markenbotschafter*innen

• Was bedeutet das? Mitarbeitende verstehen nicht nur die Unternehmensziele – sie vertreten sie aktiv. Sie sprechen positiv über das Unternehmen, sind stolz auf ihre Arbeit und fungieren als Markenbotschafter*innen.

• Wichtige Kennzahl: Zustimmungswerte (Alignment Scores), Mitarbeiter-Feedback und Engagement in zentralen Initiativen

• Warum ist das wichtig? Mitarbeitende, die sich mit den Unternehmenszielen identifizieren, treiben Wachstum, Innovation und eine positive Unternehmenskultur voran.

Praxisbeispiel: Nach der Einführung eines Programms zur Sichtbarkeit der Geschäftsleitung – einschließlich regelmäßiger Video-Updates und Townhalls – berichten die Mitarbeitenden von einem gestärkten Vertrauen in die Führung und einer besseren strategischen Ausrichtung. Die Stimmungswerte zeigen steigenden Stolz und höhere Motivation.

Wie lässt sich der Erfolg der Kommunikation messen?

Ein Kommunikationskonzept muss nicht übermäßig komplex sein. Beginne mit klaren Zielen, die direkt mit den Geschäftszielen verknüpft sind, und verfolge die Leistung in drei zentralen Bereichen:

1. Setze klare Ziele. Richte deine Kommunikationsziele an den übergeordneten Prioritäten der Organisation aus. Beispiele: die Einhaltung von Sicherheitsrichtlinien um 20 % steigern; die Fluktuation neuer Mitarbeitender in den ersten 90 Tagen um 15 % senken; das Vertrauen der Mitarbeitenden in die Führung verbessern, gemessen über Pulsbefragungen.

2. Miss Sichtbarkeit, Interaktionen und Sentiment. Nutze Lösungen wie Staffbase Smart Impact, um drei Dimensionen zu erfassen: Sichtbarkeit (wie viele Mitarbeitende die Nachricht gesehen und bestätigt haben), Interaktionen (haben Mitarbeitende gehandelt oder Feedback gegeben) und Sentiment (wie Mitarbeitende den Inhalt und seine Relevanz empfinden).

3. Hol regelmäßig Feedback ein und steuere nach. Setze Pulsbefragungen, Fokusgruppen oder Statistik-Dashboards ein, um Feedback in Echtzeit zu erfassen. Nutze diese Daten, um Lücken zu erkennen und deine Kommunikationsstrategie zu verbessern.

Tools wie Staffbase Smart Impact bieten Echtzeit-Statistiken zur Kommunikationsleistung. Sie helfen dir, Fortschritte zu verfolgen, die Stimmung und Zustimmung (Sentiment und Alignment) der Mitarbeitenden zu messen und deine Kommunikationsstrategie kontinuierlich zu optimieren.

Nächste Schritte

Der Erfolg in Produktion und Fertigung hängt von einer Belegschaft ab, die vernetzt, engagiert und inspiriert ist. Wenn Kommunikation funktioniert, empfangen Mitarbeitende nicht nur Informationen – sie vertrauen ihnen, verstehen sie und setzen sie in die Tat um.

Dieser Leitfaden hat dir hoffentlich die Werkzeuge, Strategien und Schritte geliefert, um ein modernes Kommunikationskonzept aufzubauen:

• Deine Zielgruppe verstehen und die Kommunikation an ihre Bedürfnisse anpassen

• Führungskräfte und Manager*innen stärken, damit sie Klarheit schaffen und Verbindungen fördern

• Prozesse, wie etwa das Onboarding, vereinfachen, um die Bindung neuer Mitarbeitender zu erhöhen

• Auf Krisen vorbereitet sein mit schnellen, zuverlässigen Kommunikationswerkzeugen

• Ergebnisse messen, um sicherzustellen, dass deine Maßnahmen einen echten Mehrwert liefern

Mit dieser Blaupause sendest du nicht nur Nachrichten – du schaffst eine Grundlage für Erfolg, die jede Mitarbeiter*in mit der Mission, den Werten und der Zukunft deines Unternehmens verbindet.

Bist du bereit für den nächsten Schritt, um deine interne Kommunikation zu verbessern?

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