Microsoft Power Automate Beispiele: 3 Wege, um den Mehrwert Ihrer Mitarbeiter-App und Ihres Intranets zu erhöhen

Zu sagen, die interne Kommunikation sei in diesem Jahr ein heißes Thema gewesen, wäre eine Untertreibung. Und während es viele Vorhersagen gibt, was Sie in diesem Jahr nicht verpassen dürfen, ist eines fast sicher: Die zunehmende Digitalisierung und der stetig wachsende digitale Arbeitsplatz werden ganz vorn dabei sein. Und das ist eine riesige Chance für interne Kommunikationsteams.

Schließlich ist Ihre interne Kommunikationsplattform die Eingangstür zum erweiterten digitalen Arbeitsplatz Ihres Unternehmens. Durch die Integration der für Ihre Mitarbeiter*innen wichtigen Tools und Dienste direkt in Ihrer Mitarbeiter-App oder Ihrem Intranet sorgen Sie für eine bessere und produktivere Employee Experience. Gleichzeitig steigt der Mehrwert Ihrer Kommunikationsplattform enorm. Obwohl all das oft einfach so vorausgesetzt wird, ist es oft leichter gesagt als getan.

Glücklicherweise sind moderne Intranets wie Staffbase so konzipiert, dass sie sich nahtlos in Ihren digitalen Arbeitsplatz einfügen und mit jeder neuen Version die Grenzen der Konnektivität erweitern. Die neueste Version 4.5 bildet da keine Ausnahme.

Darin gibt es ein Highlight, das für Ihre interne Kommunikationsplattform eine besonders wertvolle Ergänzung ist: Der Staffbase Connector für Microsoft Power Automate.

Was genau ist Microsoft Power Automate?

Power Automate ist ein Microsoft Tool, mit dem Sie Prozesse automatisieren oder Workflows innerhalb Ihres digitalen Arbeitsplatzes einrichten können, ganz ohne IT-Unterstützung. Mit Hilfe des neuen Staffbase Connectors für Power Automate, einer speziell entwickelten Schnittstelle zwischen Microsoft 365 und Staffbase, können Sie dieses Tool jetzt mit Ihrer Staffbase-Plattform verbinden und direkt in Ihrer Plattform mit der Automatisierung von Prozessen beginnen. Die Möglichkeiten sind endlos!

Folgende Anwendungsfälle lassen sich über den Staffbase Connector nun einfach automatisieren:

• bestimmte Veröffentlichungen in Microsoft 365 automatisch in Staffbase übernehmen
• Staffbase Formulare in Microsoft 365 weiterverarbeiten
• die Sprache von Kommentaren in Staffbase auf die Compliance Richtlinien Ihres Unternehmens hin überprüfen 

Damit ist Ihre Staffbase-Plattform nicht nur besser in Ihre Microsoft Umgebung integriert, Prozesse zwischen den beiden Systemen können nun auch vollständig automatisiert werden. Das bedeutet mehr Zeitersparnis, nahtlose unternehmensweite Arbeitsabläufe und einen enormen täglichen Nutzen für Ihre interne Kommunikationsplattform.

Aber wie sieht das eigentlich in der Praxis aus? Schauen wir uns drei Beispiele genauer an. 

Microsoft Power Automate Beispiel #1: Automatisierung von HR-Prozessen 

Eine Ihrer Außendienstmitarbeiter*innen ist vor kurzem umgezogen und möchte sicherstellen, dass ihre Lohnabrechnung pünktlich an der neuen Adresse eintrifft. Sie öffnet die Staffbase Mitarbeiter-App und geht zum HR-Bereich, wo sie ein Formular mit ihren aktualisierten Kontaktinformationen einreicht.

Wenn Sie den Staffbase Power Automate Connector verwenden, wird in dem Moment, in dem Mitarbeiter*innen das Formular in Staffbase senden, ein automatischer „Flow” in Microsoft 365 Power Automate ausgelöst. Dieser Workflow:

• überprüft zunächst das Format der Formulardaten.
• schickt eine Benachrichtigung an Mitarbeiter*innen in der Mitarbeiter-App, dass die Änderungen bearbeitet werden.
• informiert über Microsoft Teams die jeweiligen HR-Verantwortlichen.
• benachrichtigt die Mitarbeiter*innen, wenn die Adresse auch im HR-System geändert ist.

Der gesamte Prozess läuft vollkommen automatisch in Ihrer internen Kommunikationsplattform ab, ohne zusätzlichen Aufwand für Mitarbeiter*innen, Ihr Kommunikationsteam oder die Personalabteilung.

Microsoft Power Automate Beispiel #2: Automatisierung von Serviceanfragen

Ihr Techniker trifft an seinem Arbeitsplatz ein, um auf eine Reparaturanfrage zu reagieren. Er erkennt, dass er zusätzliche Unterstützung benötigt, öffnet die Mitarbeiter-App und reicht ein Service-Ticket über das digitale Formular ein. Sofort erhalten er eine Push-Benachrichtigung, dass der Bericht vom Team dokumentiert wurde und die Anfrage in Bearbeitung ist.

Gleichzeitig erhält Ihr Einsatzteam eine Benachrichtigung, dass sie eine neue Serviceanfrage im Posteingang haben. Falls keine Reaktion erfolgt, wird die Meldung automatisch an die Manager*in auf Abruf eskaliert. Der Techniker vor Ort bleibt bei jedem Schritt direkt in seiner Staffbase App über den Fortschritt seiner Anfrage auf dem Laufenden, bis sein Ticket gelöst ist. 

Dieser automatische Ablauf ermöglicht es den Mitarbeiter*innen, Reparaturen sofort zu melden, Servicevorschläge zu machen und Rückmeldungen in Echtzeit zu erhalten. Er ermöglicht es Serviceteams außerdem, auf dringende Anfragen sofort zu reagieren. Sparen Sie Zeit und Ressourcen in Ihrem Unternehmen und verbessern Sie den Kundenservice. Alles mit einem Klick in Ihrer internen Kommunikationsplattform!

Microsoft Power Automate Beispiel #3: Sicherheitsschulungen für Mitarbeiter*innen

Ihr Learning Management System (LMS) erkennt, dass einige Ihrer Produktionsmitarbeiter*innen ihre jährliche Sicherheitszertifizierung erneuern müssen. Da Ihre Mitarbeiter-App oder Ihr Intranet über den Staffbase Power Automate Connector mit Ihrem LMS verbunden ist, wird ein automatischer Flow gestartet.

Ihre Mitarbeiter*innen erhalten eine Push-Benachrichtigung, die sie daran erinnert, dass ihre Schulungskurse bald abgeschlossen sein müssen. Ein integrierter Link führt sie direkt zum entsprechenden Material im LMS. Wenn im Laufe des Jahres neue Richtlinien eingeführt oder Maschinen erneuert werden, erhalten Ihre Mitarbeiter*innen weitere Benachrichtigungen für neu hinzugefügte Schulungen oder Materialienn.

So können sie Sicherheitsrisiken reduzieren und verpassen nie einen Termin. Ihr Unternehmen bleibt konform mit den Sicherheitsnormen der Branche. Und Ihre interne Kommunikationsplattform ist die erste Anlaufstelle für alle arbeitsrelevanten Informationen. 

Direkt loslegen und flüssig Prozesse etablieren

Das klingt zu schön, um wahr zu sein? Mit dem neuen Staffbase Connector für Power Automate, entwickelt von netmedia, sind diese und viele andere Beispiele nicht nur möglich, sondern auch ganz einfach. 

Wir zeigen Ihnen, wie! Ob Sie Power Automate bereits einsetzen oder nach Möglichkeiten suchen, Ihre interne Kommunikationsplattform zur Unterstützung von Geschäftsprozessen zu nutzen, wenden Sie sich noch heute an Ihren Customer Success Manager. Erfahren Sie hier mehr über die vielen Möglichkeiten, wie Sie Staffbase mit Microsoft 365 verbinden können.