Microsoft Teams für die interne Kommunikation nutzen – 5 Probleme auf den zweiten Blick

Microsoft Teams ist einer der klaren Gewinner der Corona-Krise. Teams war schon vorher beeindruckend schnell gewachsen und hatte sein Vorbild Slack bei der Anzahl der aktiven Nutzer bereits überholt. Mit der kurzfristigen Verlagerung von Millionen von Mitarbeitern ins Homeoffice wurde insbesondere Teams und die eingebaute Videokonferenzfunktion gefragter denn je. So sind nach Aussage von Microsoft selbst „2 Jahre digitale Transformation in 2 Monaten passiert”.

Neben den Online-Meetings hat sich Teams auch bei der Zusammenarbeit in Projektteams und bei der Koordination von übergreifenden Gruppen gegenüber den anderen Microsoft Tools SharePoint und Yammer klar durchgesetzt. Viele erinnern sich an SharePoint Teamräume als die digitale Heimatbasis für ein Projektteam. Diese Zeit ist mit Teams vorbei. Ein Teamraum (der in Teams dann tatsächlich auch „Team” heißt) nutzt im Hintergrund SharePoint für die Dokumentenablage, der sichtbare Dreh- und Angelpunkt für moderne Zusammenarbeit ist jedoch Teams.

Vom Nachrichten schreiben bei der Zusammenarbeit im Team zur Plattform für Unternehmenskommunikation scheint es nur ein kleiner Schritt zu sein. So wird Teams gelegentlich auch als Tool für interne Kommunikation in den Ring geworfen („Da sind viele Mitarbeiter doch schon drin und Kommunikation ist dann halt ein weiteres Team mit verschiedenen Kanälen”).

Teams hat einige Funktionen, die dafür einsetzbar sind, aber auch klare Schwächen, die eine deutlich verminderte Effektivität für diesen Einsatzzweck zur Folge haben – insbesondere bei größeren und komplexeren Organisationen jenseits von 1000 Mitarbeitern oder mit Mitarbeitern, die nicht regelmäßig am Schreibtisch sitzen. Aus diesem Grund bewerten auch die weltweit führenden Technologie-Analysten von Gartner Teams als ungeeignet („generally ineffective”) für die effektive interne Kommunikation mit dem gesamten Unternehmen.

Der Grund für diese Bewertung liegt insbesondere an fünf Bereichen, die ich in diesem Beitrag detaillierter besprechen möchte. In der Übersicht handelt es sich um folgende fünf Anforderungsbereiche:

Basis der Bewertung sind funktionale Tests mit Microsoft Teams, die aktuell (September 2020) verfügbaren Informationen über Produktaktualisierungen und Roadmap sowie konkrete Erfahrungen von Staffbase Kunden mit Teams. Darüber hinaus haben wir in einem Webinar mit Sam Marshall die Möglichkeiten und Grenzen von Teams für die interne Kommunikation im Detail besprochen. Sam Marshall ist einer der bekanntesten unabhängigen Analysten für Microsoft Digital Workplace-Technologien weltweit. Das Webinar in englischer Sprache kann hier abgerufen werden.

Bewertungen von Technologieplattformen sind häufig subjektiv und hängen sehr vom Einsatzzweck ab. Teams hat als Kollaborationsplattform (wie auch sein Vorbild Slack) die Zusammenarbeit in Unternehmen revolutioniert und ist zu einer echten E-Mail-Alternative geworden. In diesem Beitrag soll es jedoch explizit um den Einsatz als unternehmensweite Kommunikationsplattform oder auch als Intranet gehen. Wir beginnen deshalb mit den aus unserer Erfahrung fünf wichtigsten Anforderungen an eine moderne Kommunikationsplattform.

5 erfolgskritische Anforderungen für die interne Kommunikation

Effektive digitale Mitarbeiterkommunikation beinhaltet mehr als einen Artikel oder Beitrag zu schreiben und zu veröffentlichen. Viele aktuelle Intranets leiden unter geringer Reichweite und fehlender Relevanz, weil es eben nicht so einfach ist. Die Herausforderungen spiegeln sich auch in der aktuell weltweit umfangreichsten Studie zur internen Kommunikation, dem „Gallagher State of the Sector Report”, wider.

Die beiden wichtigsten Herausforderungen sind ein Zuviel an Informationen, das Mitarbeiter überfordert und die Schwierigkeit, wirklich alle Mitarbeiter zu erreichen, insbesondere auch diejenigen, die nicht immer am Schreibtisch sitzen.

Basierend auf diesen Herausforderungen sowie unseren Praxiserfahrungen mit mehr als 400 großen Unternehmen können fünf Anforderungsbereiche unterschieden werden, die man im zweiten Schritt mit der verfügbaren Teams Funktionalität vergleichen kann:

1. Zugänglichkeit: Wie einfach ist es für Mitarbeiter, initial Zugang zur Kommunikationsplattform zu bekommen und auch im regelmäßigen Gebrauch zu erhalten. Das gilt insbesondere auch für den Zugang von persönlichen Geräten und Mobiltelefonen.
2. Relevanz: Wie relevant sind die Inhalte, die der Nutzer in der Anwendung sieht? Wie einfach ist die Nutzung und wird eine Schulung benötigt? Wie relevant oder „nervend” sind Benachrichtigungen?
3. Personalisierung und Übersichtlichkeit: Wie werden Inhalte personalisiert und abonniert? Wer darf Strukturen anlegen? Wie kann man sehr wichtige Momente (z. B. Onboarding) besonders und individuell gestalten?
4. Mehrwert: Je mehr relevante Inhalte in einer Plattform zu finden sind, desto besser und nachhaltiger wird auch die Kommunikation über diesen Kanal funktionieren. Wie gut werden Kommunikationsinhalte mit anderen Themen wie Speiseplan, Telefonbuch, Urlaubsübersicht, Schichtplan, Infoseiten, Umfragen etc. verknüpft?
5. Inhaltserstellung und Verwaltung: Wie gut wird die wichtige Arbeit der Inhaltsersteller unterstützt? Wie komfortabel ist das Redaktionssystem? Wie helfen Analysetools bei der weiteren Verbesserung der Plattform?

Bewertung der Anforderungen für Microsoft Teams

1. Zugänglichkeit

Positiv: Teams bietet neben der Desktop-Version auch eine mobile App. Als Cloud-Anwendung steht Teams meist auch außerhalb des Unternehmensnetzwerkes zur Verfügung und kann auf privaten Geräten genutzt werden.

Negativ: Teams ist nur verfügbar für Mitarbeiter, für die es eine Office 365-Lizenz gibt. Oft ist diese z. B. für gewerbliche Mitarbeiter nicht vorhanden und teuer, da Teams nicht allein gekauft werden kann, sondern immer noch andere Microsoft Tools (die oft nicht benötigt werden) mit dabei sind.

Ein individuelles Branding der Teams-App ist nicht möglich. Der Vorteil eines marktgerechten Brandings ist die einfache Auffindbarkeit für Mitarbeiter, ein höheres Vertrauen der Mitarbeiter in die Anwendung (Datensicherheit) und eine höhere Identifikation mit dem Unternehmen. 92 Prozent unserer Kunden sagen uns, dass die Marken-App entweder sehr wichtig oder wichtig für den Erfolg ihrer Plattform ist.

Branding in Teams ist sehr minimal. Wenn Sie allerdings Saisonarbeiter oder eine hohe Mitarbeiterfluktuation haben, dann sollen sich diese Mitarbeiter doch auch als Teil des großen Ganzen fühlen, solange sie bei Ihnen sind. Daher ist es wichtig, einen digitalen Raum mit visueller Wirkung zu bieten, in dem sich alle Mitarbeiter mit Ihrem Unternehmen identifizieren können.

Sam Marshall, Digital Workplace Consultant bei Clearbox Consulting

Fazit Zugänglichkeit: Wenn Office 365-Lizenzen vorhanden sind, dann ist Teams grundsätzlich gut zugänglich. Ein großer Nachteil ist die fehlende Möglichkeit eines Brandings der App selbst („außen”) und innerhalb der Anwendung, sowohl am Desktop als auch mobil („innen”). Das ist zusätzlich problematisch, weil der Produktname „Teams” sehr generisch ist und bereits im Namen den wichtigsten Anwendungsfall enthält. Ein zentraler Kommunikationskanal oder ein Intranet sollen immer auch durch das Design und den Namen Identität stiften. Das ist mit Teams nicht möglich.

2. Relevanz

Positiv: Wie schon erwähnt, hat Teams in der Zusammenarbeit echte Stärken. Früher wurde Yammer in diesem Bereich mit gesehen, aber hier hat sich Teams klar durchgesetzt. Wenn man also an Projektarbeit und selbst an übergreifende Wissenscommunities denkt (die maximale Teamgröße wurde erst kürzlich auf bis zu 10.000 Nutzer erhöht), dann ist Teams in seinem Element.

Negativ: Der zentrale Kritikpunkt an Teams für die interne Kommunikation liegt in der Grundstruktur der Plattform. Einzelne Teams können von jedem Nutzer erstellt werden und liegen als Liste alle nebeneinander. Wie bei Yammer gibt es ebenso eine Ansicht, die den kompletten Feed aus allen Teams anzeigt. Bei Teams ist die tägliche Menge an Informationen, die dort durchläuft, jedoch ein noch größeres Problem. Es ist insbesondere schwer, auf dem Laufenden zu bleiben, wenn man nicht mehrmals täglich Aktualisierungen durchgeht oder einige Tage abwesend war.

Im Praxiseinsatz führt das oft dazu, dass vermeintlich wichtige Informationen in mehreren Teams parallel gepostet werden, damit Nutzer diese möglichst sehen. Falls dann Kommentare, Fragen oder Interaktionen entstehen, sind diese kaum wiederzufinden oder zusammenzuführen.

In Microsoft Teams ist immer viel los. Als ich einmal aus dem Urlaub zurückkam, hatte ich 72 verpasste Benachrichtigungen. Ich ging sie durch, um zu sehen, was höchste Priorität hat. Nachdem ich mir einen Kaffe geholt hatte, stand da, ich hätte alles gelesen. Ich hatte keine Möglichkeit, zurückzugehen und herauszufinden, was all die Benachrichtigungen waren, die ich überflogen aber nicht richtig gelesen hatte.

Sam Marshall

Eine kommunikationsorientierte App wie zum Beispiel Staffbase zeigt das Wichtigste einfach zusammengefasst auf der Startseite an. Die Aufteilung und Kuratierung des Feeds in einzelne Abschnitte ermöglicht maximale Relevanz und Reichweite für wichtige Inhalte, ohne „peer to peer”-Inhalte aus den Augen zu verlieren:

Führende Nachrichten-Apps wie SpiegelOnline verlassen sich ebenfalls nicht auf einen losen Feed, sondern bieten Inhalte kuratiert an.

Dazu kommen in Teams sehr limitierte Möglichkeiten zum gezielten Umgang mit Push-Nachrichten durch den Inhaltsersteller. Push-Nachrichten für Smartphones sind ein sehr wichtiges und wirkungsvolles Instrument für mehr Reichweite. Wir sehen im Schnitt, dass Nachrichten dreimal häufiger gelesen werden, wenn sie gepusht werden. Push-Nachrichten können allerdings auch schnell störend wirken. Das gilt insbesondere für eine Unternehmens-App, die auf einem privaten Gerät nur „zu Gast” ist. Teams geht davon aus, dass der mündige und technisch versierte Nutzer Push-Nachrichten selber für sich reguliert. Das funktioniert aber nicht bei einer breiten Zielgruppe wie allen Mitarbeitern.

Deshalb haben Kommunikationsplattformen wie Staffbase den Ansatz, dass der Administrator zunächst grundsätzlich entscheiden kann, welche Kanäle überhaupt Push-Nachrichten senden dürfen, und dann der Inhaltsersteller (wenn überhaupt möglich) ebenfalls nochmal entscheiden kann. Der Nutzer kann selbst auch noch entscheiden, aber das Ziel ist, dass dieser nichts ausschalten muss, weil schon durch die Inhaltsersteller auf eine sehr dosierte Anwendung von Push geachtet wird. Das ist innerhalb von Teams zwar für einzelne Teams möglich, da jeder Nutzer aber selbst Teams erstellen kann, ist die begrenzte Nutzung von Push-Nachrichten kaum regulierbar.

Das ist nur die Basis, was mit der Steuerung von Benachrichtigungen möglich ist. Erweiterte Funktionen wie das nochmalige Senden einer inhaltlich modifizierten Push-Nachricht an diejenigen Nutzer, die die wichtige Information bis jetzt noch nicht gelesen haben (aktuell in der Entwicklung bei Staffbase) sind bei Teams nicht auf der Roadmap zu finden.

Fazit Relevanz: Dieser Punkt ist von allen fünf hier besprochenen Punkten der schwerwiegendste. Kommunikation ist in Teams nur „zu Gast” und eines von vielen „Teams” ohne Sonderrechte. Das erzeugt Informationsblasen, bei denen sich Mitarbeiter in ihrem unmittelbaren Umfeld durchaus gut informiert fühlen, ohne jedoch den Blick für das ganze Unternehmen zu haben. Wichtige Inhalte werden entweder nicht wahrgenommen, weil die meisten Nutzer nach einer initialen Flut von Push-Nachrichten diese komplett ausgestellt haben oder weil sie in einem von oft dutzenden Teams verborgen sind und Mitarbeiter damit selbst bei täglicher Nutzung an diesen Inhalten nicht automatisch „vorbeikommen”.

3. Personalisierung und Übersichtlichkeit

Positiv: Teams bietet gute Möglichkeiten zur Personalisierung. Nutzer können entweder aktiv Communities beitreten oder können passiv über dynamische Gruppen aufgrund von Azure Active Directory-Attributen verwaltet werden. Jeder Nutzer kann einfach ein neues Team gründen und dort auch andere Nutzer aktiv hinzufügen.

Negativ: Was positiv für den Anwendungsfall der dezentralen Plattform für Teamarbeit ist, führt als unternehmensweite Kommunikationsplattform zu Problemen. Teams-Installationen in größeren Unternehmen haben zum Teil tausende Teams, von denen nur ein Teil wirklich aktiv genutzt wird. Damit wird die Plattform unübersichtlich und verwirrend, denn schnell gibt es z. B. für bestimmte Nachrichten oder Themen einen eigenen Teamraum oder Kanal, der nach einigen Tagen oder Wochen wieder obsolet wird. Zentrale Vorgaben für Teams (z. B. Namenskonventionen) sind nicht möglich und es erfolgt bei der Anlage eines Teams auch kein Check, ob ein ähnliches Team schon existiert.

Moderne Personalisierungskonzepte (Stichwort „Employee Experience”) beziehen sich aber nicht nur auf Inhalte, die Nutzergruppen sehen oder nicht, sondern auch auf die individuelle Situation eines Mitarbeiters. Staffbase führt in diesem Zusammenhang z. B. aktuell „Journeys” ein – eine Möglichkeit, einzelnen Mitarbeitern z. B. beim Onboarding automatisiert sehr individuelle Inhalte anzuzeigen. In diesem Bereich gibt es aktuell bei Teams laut Roadmap keine Pläne.

Fazit Personalisierung und Übersichtlichkeit: Können Inhaltsstrukturen wie Teams eher durch jeden einzelnen Nutzer (Microsoft Teams) oder nur durch zentrale oder lokale Admins (Ansatz Kommunikationsplattformen wie Staffbase) angelegt werden? Für die Bedürfnisse der internen Kommunikation ist der zweite Ansatz klar besser.

4. Mehrwert

Positiv: Teams bietet neben der Chatfunktion auch weitere Anwendungen, die zu einem Team hinzugefügt werden können. Das sind z.B. eine Dokumentenbibliothek, ein Wiki oder der Microsoft Planner, ein einfaches Projektplanungs- und Projektstatustool. Viele zusätzliche Erweiterungen und Integrationen stehen zur Auswahl, insbesondere mit dem Fokus auf die Zusammenarbeit im Team. Damit wird Teams zur unumstrittenen Arbeitsplattform von Projekt- und Wissensarbeitern.

Negativ: Je mehr relevante Inhalte in einer Plattform zu finden sind, desto besser und nachhaltiger wird auch die Kommunikation über diesen Kanal funktionieren. Teamkollaboration ist für Mitarbeiter, die nicht am Schreibtisch sitzen, in der Regel nicht relevant. Teams bietet eine Schichtplan-App, allerdings wird diese vor allem von kleinen Organisationen genutzt, da größere Unternehmen oft sehr spezifische Schichtplansysteme im Einsatz haben.

Eher statische Inhalte wie Formulare, Personalinformationen oder Schulungsinhalte sind in Teams möglich, aber tief in der Navigation innerhalb der Teams verortet. In der App muss so z. B. viermal geklickt werden, bis ein Nutzer auf den Inhalt einer sehr einfachen und statischen Wiki-Seite kommt. Wichtige Themen oder Kampagnen können aus diesem Grund nicht optisch auf einer Startseite hervorgehoben werden. Teams ist auch deshalb kein Intranet, zumindest nicht für Organisationen mit mehr als 300 Mitarbeitern.

Fazit Mehrwert: Teams schneidet hier besser ab als Yammer, weil es Zusammenarbeit als wichtigen Anwendungsfall sehr gut beherrscht, und deshalb insbesondere für Mitarbeiter am Schreibtisch viel Mehrwert mitbringt. Diese Stärke ist für den Einsatz als Intranet und Eingangstor für den digitalen Arbeitsplatz allerdings auch eine Bürde, denn Wichtiges geht in der Menge der Inhalte und der Tiefe der Plattform verloren und statische Inhalte werden nur rudimentär unterstützt.

5. Inhaltserstellung und Verwaltung

Positiv: Teams ist da stark, wo man es aufgrund seiner Herkunft vermuten würde: Einfache Inhalte sind auf allen Plattformen (mobil und Desktop) schnell erstellbar und können auch einfach geändert, gelöscht und kommentiert werden.

Negativ: Teams erlaubt keine zeitgesteuerte Veröffentlichung von Inhalten. Das klingt erstmal nicht so wichtig, ist aber für interne Kommunikation in großen Organisationen sehr oft äußerst wichtig und hilft die oft vielfältigen Einzelaktivitäten einfacher zeitlich zu koordinieren. Bei wichtigen Informationen geht es um minutengenaues Timing, damit die interne Info VOR der externen Pressemeldung erscheint.

Der Inhaltsautor ist in Teams immer sehr zentral sichtbar. Im Social Feed ist das völlig ok, aber bei wichtigen Nachrichten, die nicht immer in der ich-Form kommen können, auf Dauer kaum durchzuhalten. Es gibt auch keine Möglichkeit, einen Titel oder Teaser-Text zu formulieren. Im Teams-Editor selbst kann kein Zeilenumbruch eingefügt werden, bei „Enter” wird der Beitrag sofort veröffentlicht.

Medieninhalte wie Bilder können hinzugefügt werden, allerdings nicht als Galerie. Videos können als Datei hochgeladen werden, sind aber nicht direkt im Feed sichtbar, sondern müssen extra geöffnet werden. Das gleiche gilt für externe Videos von z. B. YouTube. Die Microsoft Videoplattform „Stream” kann Videos ebenfalls nicht innerhalb des Streams anzeigen, sondern nutzt dafür einen extra Tab innerhalb eines Teams.

Die Teams-Analysefunktionen fokussieren sich auf einzelne Teams. Es ist nicht möglich, Auswertungen über die Nutzung von einzelnen Zielgruppen („Wie gut ist die Reichweite für Corporate Updates jeweils in unseren zehn Produktionsstandorten?”).

Microsoft Teams erlaubt keine granulare Berechtigung für Autoren zur Abbildung von Review- und Freigabeworkflows.

Fazit Inhaltserstellung und Verwaltung: Insbesondere die Erstellung, Änderung und Auswertung wichtiger Top-Level-Unternehmensinhalte wird von Teams nur unzureichend unterstützt. Umfangreichere Inhalte mit mehreren Bildern, Zwischenüberschriften und Videos sind kaum hochwertig darstellbar.

Versuchen Sie gar nicht erst, alles in Teams zu machen. Für interne Kommunikation ist es einfach nicht geeignet.

Sam Marshall

Fazit

Microsoft Teams revolutioniert die digitale Zusammenarbeit im Unternehmen und wird für die nächsten Jahre das unumstrittene Zentrum der Office 365-Welt sein. Demgegenüber ist Teams aufgrund des fehlenden Brandings, der eingeschränkten Übersichtlichkeit und komplexen Navigation, der fehlenden Kuratierung von wichtigen Inhalten und den sehr eingeschränkten Reaktionsmöglichkeiten im Kern keine strukturierte Kommunikationsplattform und auch kein Intranet für das ganze Unternehmen.

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Liebe Leser*innen,

wir bei Staffbase verwenden seit November 2020 den Genderstern in unseren deutschsprachigen Blog-Texten. Wenn das bei diesem Artikel noch nicht der Fall ist, handelt es sich dabei um einen älteren Text, der vor der Einführung der gendergerechten Sprache erstellt wurde.

Vielen Dank für Ihr Verständnis!