Intranet-Governance – ein Balanceakt für die interne Kommunikation
Entdecke die Schlüsselaspekte von Intranet-Governance.
Das Wort „Governance“ wird oft so verwendet, als hätte es eine klare, einheitliche Bedeutung. Dies ist in der Praxis jedoch selten der Fall.
Meine erste Begegnung damit hatte ich in den späten Neunzigern in einer wöchentlichen Team-Lead-Runde am Montagmorgen. Unsere kundenseitige Website hatte damals massive und anhaltende Usability-Probleme. Die Diskussion wurde immer hitziger, bis jemand schließlich mit einer abwertenden Handbewegung meinte: „Ach, das ist nur ein Governance-Problem.“ Wir verließen das Meeting an diesem Tag mit völlig unterschiedlichen Vorstellungen davon, was als Nächstes passieren sollte. Und doch änderte sich nichts.
Ein passendes Governance-Modell für das Intranet aufzubauen und zu pflegen, gehört zu den wichtigsten und gleichzeitig schwierigsten Aufgaben für Organisationen, die eine erstklassige Intranet-Erfahrung schaffen wollen. Wenn man es richtig angeht, entwickelt sich das Intranet im Gleichschritt mit den sich wandelnden Anforderungen des Unternehmens.
Wenn du auch so tickst wie ich, wirst du dein Governance-Modell am Anfang wahrscheinlich überdimensionieren. Im Laufe der Zeit kommt es dann aber oft dazu, dass man es aus dem Blick verliert. Aus diesem Grund lege ich dir ans Herz, von Anfang an festzulegen, wie du das Governance-Modell über den gesamten Lebenszyklus deines Intranets hinweg regelmäßig überprüfst und nachjustierst.
In diesem Artikel schauen wir uns an, warum Intranet-Governance so entscheidend ist, welche Governance-Bereiche du berücksichtigen solltest und wie ein Beispielmodell mit klar definierten Rollen, Verantwortlichkeiten und Gremien aussehen kann.
Was ist Intranet-Governance?
Unter Intranet-Governance versteht man ein Regelwerk aus Entscheidungsbefugnissen, Prozessen und verantwortlichen Personen, das den Intranetbetrieb eines Unternehmens steuert. Es legt fest, wer Entscheidungen trifft, wie diese zustande kommen und wie sie sich an den Zielen der Organisation ausrichten.
Intranet-Governance verfolgt zwei zentrale Ziele:
Alignment: Klar definierte Rollen und gemeinsame Best Practices sorgen dafür, dass alle, die das Intranet aufbauen, pflegen oder nutzen, in dieselbe Richtung rudern.
Umsetzung: Schlanke, gut abgestimmte Prozesse reduzieren Engpässe und stellen sicher, dass das Intranet effektiv und ohne unnötige Verzögerungen funktioniert.
Warum ist Intranet-Governance so wichtig?
Ein Intranet mit einer guten Governance bündelt Kräfte hinter zentralen Initiativen, stellt sicher, dass Inhalte relevant und zugänglich sind, und verbessert die Zusammenarbeit über Abteilungsgrenzen hinweg. Wenn man das Thema Governance jedoch hintenanstellt, droht das Intranet zu einem chaotischen Sammelsurium veralteter Inhalte zu werden, was zu echten Konsequenzen führt: Unsere Employee Communication Impact Study 2025, durchgeführt mit YouGov unter rund 1.500 Angestellten in der DACH-Region, zeigt, dass 70 % der wechselwilligen Mitarbeitenden schlechte interne Kommunikation als Faktor für den Jobwechsel nennen.
Governance liefert den Rahmen, um:
Sich an Unternehmenszielen auszurichten: Funktionen und Inhalte des Intranets unterstützen die Unternehmensstrategie. Laut Staffbase-Benchmarkdaten sparen Front-Door-Intranets Mitarbeitenden im Schnitt 7,7 Stunden pro Monat, was einem jährlichen Produktivitätsgewinn von rund 3.500 US-Dollar pro Person entspricht.
Content-Qualität zu sichern: Informationen bleiben korrekt, relevant und aktuell. Das ist ein entscheidender Faktor, um Mitarbeitende und Stakeholder-Gruppen zuverlässig zu informieren und zu verbinden.
Widersprüchliche Prioritäten auszubalancieren: Zum Beispiel zwischen Datensicherheit, Benutzerfreundlichkeit, Stabilität, Innovation und den Anforderungen einzelner Abteilungen versus den Zielen des Gesamtunternehmens.
Skalierbarkeit zu ermöglichen: Das Intranet kann wachsen und sich an verändernde Geschäftsanforderungen anpassen, ohne an Struktur oder Klarheit zu verlieren.
Arten von Intranet-Governance
Wenn du einen Governance-Plan für dein Intranet erstellst, solltest du zuerst klären, welche Art von Governance du meinst. Intranet-Governance lässt sich in drei klar abgegrenzte, aber miteinander verbundene Ebenen einteilen: strategisch, operativ und taktisch.
Jede Ebene umfasst unterschiedliche Entscheidungsfelder, die Einfluss darauf haben, wie wirksam das Intranet ist und wie gut es zu den Zielen der Organisation passt.
Strategische Governance
Strategische Governance stellt sicher, dass die Funktionen des Intranets zur übergeordneten Ausrichtung des Unternehmens passen. Sie steuert Entscheidungen auf hoher Ebene hinsichtlich Features, Integrationen und Technologien, die die langfristige Weiterentwicklung des Intranets prägen.
Ein Beispiel: Stell dir eine globale Einzelhandelskette vor, die sich strategisch vorgenommen hat, das Kundenerlebnis im Store und online stärker zu personalisieren. Das Intranet kann eine solche Initiative unterstützen, indem es eine zentrale Customer-Data-Plattform integriert. Darüber könnten Store-Mitarbeitende in Echtzeit auf Kundenpräferenzen und Kaufhistorien zugreifen.
Diese Funktion würde Teams im Einzelhandel ermöglichen, kontinuierlich personalisierte Produktempfehlungen geben zu können. So passt sich das Intranet an das strategische Ziel an, ein individualisiertes Einkaufserlebnis zu schaffen, was wiederum die Kundenbindung und den Umsatz stärkt.
Das strategische Governance-Gremium spielt dabei eine entscheidende Rolle: Es sorgt dafür, dass die Weiterentwicklung des Intranets eng an den strategischen Initiativen des Unternehmens ausgerichtet bleibt – in diesem Beispiel an der Verbesserung des Kundenerlebnisses.
Durch Entscheidungen auf hoher Ebene stellt das Gremium sicher, dass das Intranet so weiterentwickelt wird, dass Mitarbeitende im Store jederzeit auf relevante Kundendaten zugreifen können und personalisierte Erlebnisse liefern. Die Aufgaben dieses Gremiums umfassen mehrere klar abgegrenzte Elemente.
Wichtige Aspekte der Rolle:
Strategische Ausrichtung definieren: Das Governance-Gremium stellt sicher, dass die Fähigkeiten des Intranets das Unternehmensziel unterstützen. In unserem Fall bedeutet das, personalisierte Kundenerlebnisse zu liefern. Dazu bewertet es, wie gut neue Funktionen – wie die Integration einer Customer-Data-Plattform – zur übergeordneten Strategie passen, um Kundenbindung und Umsatz zu steigern.
Entscheidungen zu Features und Integrationen treffen: Das Gremium entscheidet über die Einführung der zentralen Customer-Data-Plattform, prüft Realisierbarkeit, Kosten und Einfluss auf das Geschäft. Es priorisiert diese Integration gegenüber anderen möglichen Verbesserungen, um Ressourcen klar auf strategische Schwerpunkte auszurichten.
Technologie- und Anbieterauswahl: Das Gremium überwacht die Auswahl der passenden Technologien und Anbieter für die Customer-Data-Plattform. Dabei achtet es auf Kompatibilität mit bestehenden Systemen und auf Skalierbarkeit, um den globalen Geschäftsbetrieb langfristig zu unterstützen.
Ressourcenallokation: Es stellt die nötigen Budgets und Ressourcen für die Entwicklung und Einführung der neuen Intranet-Funktionen bereit und achtet darauf, dass das Projekt zu den finanziellen und operativen Zielen des Unternehmens passt.
Messgrößen und Erfolgskontrolle: Das Gremium definiert Key Performance Indicators (kurz: KPIs), etwa bessere Kundenzufriedenheitswerte oder höhere Verkaufszahlen durch personalisierte Empfehlungen, um den Einfluss des Intranets zu messen. Es überwacht die Ergebnisse, um sicherzustellen, dass die Initiative die strategischen Ziele tatsächlich erreicht.
Operative Governance
Operative Governance steuert den Fluss von Inhalten und Funktionen im Intranet. Dazu gehören Prozesse für Anfragenverwaltung, Priorisierung und die Sicherstellung, dass neue Inhalte oder kommunikative Schwerpunkte sinnvoll eingebettet werden und bei den Nutzer*innen ankommen. Operative Governance beantwortet Fragen wie:
Wie wird neuer Content priorisiert?
Wo wird er platziert?
Wie wird er den Mitarbeitenden präsentiert?
Sie bildet das Rückgrat eines leistungsfähigen Intranets und ist nach meiner Erfahrung in der Regel die zentrale Tagesaufgabe eines zentralisierten Intranet-Teams oder einer Programmleitung. Egal, ob du operative Governance neu aufbaust oder ein bestehendes Framework weiterentwickelst: Die Hauptverantwortung liegt darin, sicherzustellen, dass Kommunikator*innen wissen, wie sie Anfragen einreichen können, wie entschieden wird, welche neuen Inhalte oder Zielgruppen aufgenommen werden, und nach welchen Kriterien diese Arbeit priorisiert wird.
Wichtige Aspekte:
Workflows für Content-Erstellung und -Freigabe definieren
Inhalte und Funktionen hinsichtlich der Geschäftsanforderungen priorisieren
Neue Themen, Inhalte oder Funktionen nahtlos integrieren
Taktische Governance
Taktische Governance umfasst die täglichen Entscheidungen, die das Intranet am Laufen halten. Sie sorgt dafür, dass Inhalte korrekt, relevant und aktuell bleiben, und kümmert sich um Routine-Updates sowie Wartungsaufgaben. Hier kommen Fachverantwortliche und Content-Ersteller*innen besonders zum Tragen: Sie stellen sicher, dass das Intranet ein verlässlicher Informationsort für Mitarbeitende bleibt.
Während operative Governance meist die tägliche Kernaufgabe eines zentralen Intranet-Teams oder einer Programmleitung ist, wird taktische Governance oft von Kommunikator*innen und Fachverantwortlichen im gesamten Unternehmen ausgeführt – potenziell von Hunderten. In meiner Zeit als „Intranet Program Leader“ habe ich die besten Erfahrungen gemacht, wenn ich die taktische Governance als Content-Manager-Programm strukturiert habe.
Beispiele für taktische Governance sind: zweiwöchentliche oder monatliche Schulungsangebote, leicht zugängliche Support-Inhalte direkt im Intranet, wöchentliche Office Hours für Echtzeit-Unterstützung bei Content-Herausforderungen und besondere Anerkennungen für Inhaltsersteller*innen, die herausragende Arbeit leisten.
Wichtige Aspekte:
Content-Genauigkeit und -Relevanz sicherstellen
Inhaltsersteller*innen mit Tools und Best Practices unterstützen
Inhalte regelmäßig prüfen und aktualisieren, um aktuelle Anforderungen abzubilden
Best Practices für Intranet-Governance
Um ein wirksames Governance-Modell für das Intranet zu entwickeln, sollten Organisationen auf Klarheit, Führung, Transparenz und kontinuierliche Messbarkeit setzen. Die folgenden sechs Best Practices dienen als Leitfaden:
1. Ein Governance-Gremium etablieren
Ein Governance-Gremium ist zentral, um strategische, operative und taktische Entscheidungen zu steuern. Es sollte Vertreter*innen aus wichtigen Geschäftsbereichen, der internen Kommunikation und der IT umfassen, um unterschiedliche Perspektiven einzubringen.
Zu den Aufgaben des Gremiums gehören die Prüfung und Freigabe von Inhaltsstrategien, Intranet-Funktionalitäten (z. B. Social Features oder mobile Nutzung) und Zielgruppen.
2. Eine Programmleitung festlegen
Eine Intranet-Programmleitung, unterstützt durch eine Stellvertretung für eine saubere Nachfolgeplanung, sollte die Intranet-Initiative steuern. Diese Rolle fungiert als Brücke zwischen verschiedenen Stakeholder-Gruppen, präsentiert Optionen, moderiert Diskussionen und berichtet Ergebnisse an das Governance-Gremium. Die Programmleitung sorgt für die Ausrichtung über Teams hinweg und treibt die strategische Vision des Intranets voran.
3. Transparenz priorisieren
Transparenz in Entscheidungsprozessen schafft Vertrauen und Verantwortungsbewusstsein. Rollen und Zuständigkeiten sollten auf allen Governance-Ebenen – strategisch, operativ und taktisch – klar definiert sein. Im Intranet sollte ein eigener Bereich die Entscheidungsprozesse erklären, sodass Stakeholder*innen nachvollziehen können, wer für was verantwortlich ist.
4. Führen statt kontrollieren
Governance bedeutet, so viel wie möglich zu befähigen statt einzuschränken. Statt Inhaltsveröffentlichungen streng zu kontrollieren, solltest du Fachexpert*innen schulen, Best Practices teilen, Einblicke in erfolgreiche Inhalte geben, Zugang zu Performance-Metriken ermöglichen und gute Arbeit sichtbar machen. Das fördert Eigenverantwortung und Kreativität, ohne die Konsistenz zu gefährden.
5. Messen und berichten
Erfolgskennzahlen zu definieren und regelmäßige Messroutinen einzuführen, ist entscheidend, um den Einfluss des Intranets zu bewerten. Mögliche KPIs sind Nutzungs- und Engagementdaten (z. B. quantitative Daten wie Views, Kommentare und Likes sowie qualitative Daten wie Antworten auf regelmäßige Umfragen), die Genauigkeit der Inhalte oder die Zeitspanne von der Erstellung bis zur Veröffentlichung neuer Inhalte.
Regelmäßige Reporting-Sitzungen ermöglichen es Teams, Daten zu analysieren, Trends zu diskutieren und Strategien zu verfeinern. Die frühzeitige Festlegung von Benchmarks hilft dabei, Fortschritte zu verfolgen und Verbesserungsmöglichkeiten zu identifizieren.
6. Raum für gesunde Spannungen schaffen
Widersprüchliche Prioritäten – etwa Datensicherheit vs. Usability, Stabilität vs. Innovation oder Abteilungsinteressen vs. Unternehmensziele – sind unvermeidlich. Ein wirksames Governance-Modell erkennt solche Spannungen an und bietet einen Rahmen, in dem Stakeholder-Gruppen sie konstruktiv lösen können.
Das Governance-Gremium kann diese Diskussionen moderieren und sicherstellen, dass Entscheidungen im Sinne des Unternehmens, der Mitarbeitenden, der Kundschaft und der unterstützenden Teams getroffen werden.
Das passende Governance-Modell entwickeln
Beim Thema Governance gibt es keine Einheitslösung. Organisationen müssen sich darauf einlassen, Governance aktiv aufzubauen, Leistungsdaten regelmäßig zu prüfen und Probleme zeitnah anzugehen. Komplexe Herausforderungen – zum Beispiel konkurrierende Geschäftsprioritäten – können beim Veröffentlichen von Inhalten sichtbar werden. Ein starkes Governance-Modell schafft Raum für offene Diskussionen, um solche Konflikte effektiv zu lösen.
Wenn du deine aktuellen digitalen Kommunikationsmaßnahmen bewertest, stell dir folgende Fragen:
Welche taktischen Governance-Strukturen gibt es, um Inhalte korrekt, relevant und aktuell zu halten?
Welche operativen Governance-Prozesse regeln die Priorisierung und Platzierung von Content?
Welche strategischen Governance-Mechanismen sorgen dafür, dass das Intranet mit den Unternehmenszielen im Einklang steht?
Wie gut funktionieren diese Strukturen und wo besteht Anpassungsbedarf?
Beispiel für ein Governance-Modell
Das folgende Modell dient als praxisnahes Template, mit dem Organisationen ihre Intranet-Governance sinnvoll aufbauen können. Es beschreibt zentrale Rollen, Verantwortlichkeiten und Gremien, um Ausrichtung, Effizienz und Skalierbarkeit sicherzustellen.
Governance-Struktur (Beispiel für kollaborative Governance)
Wie unterstützt Staffbase skalierbare Intranet-Governance?
Im Laufe der Jahre habe ich gelernt: Gute Governance passiert nicht zufällig – sie braucht die richtige Balance aus Struktur und Flexibilität, unterstützt durch Tools, die Menschen smarter arbeiten lassen, nicht härter. Wenn du mit einer Intranet-Plattform wie Staffbase arbeitest, gibt es zahlreiche integrierte Funktionen, die dein Governance-Modell stärken, ohne unnötige Komplexität zu verursachen.
So unterstützt Staffbase Governance auf allen Ebenen:
Zentrale Steuerung, dezentrale Veröffentlichung
Governance funktioniert besser, wenn alle ihre Rolle kennen. In Staffbase kannst du Veröffentlichungsrechte nach Rollen oder Standorten vergeben. So können lokale Redaktionen ihre eigenen Bereiche verwalten, während ein zentrales Team den Überblick behält. Das ermöglicht skalierbares Delegieren ohne Kontrollverlust.
Klare Workflows und Freigabeprozesse
Operative Governance scheitert oft daran, dass der Weg von der Inhaltserstellung bis zur Veröffentlichung unklar ist. Mit Staffbase kannst du Freigabeprozesse definieren und dafür sorgen, dass deine Teams Inhalte priorisieren und konsistent sowie nachvollziehbar ausspielen können.
Leitplanken für die Inhaltserstellung
Nicht alle, die Inhalte beisteuern, sind professionell ausgebildete Kommunikator*innen – und das ist vollkommen okay. Governance funktioniert am besten, wenn alle Personen, die Content erstellen, Unterstützung erhalten. Staffbase ermöglicht es dir, redaktionelle Hinweise, Templates und Hilfeseiten genau dort zu platzieren, wo sie gebraucht werden. Das reduziert Unsicherheit und erhöht die inhaltliche Qualität im großen Maßstab.
Tools für den Content-Lifecycle
Um zu verhindern, dass dein Intranet schleichend zu dem eingangs erwähnten Sammelsurium veralteter Inhalte mutiert, brauchst du Mechanismen, um Inhalte regelmäßig zu prüfen und bei Bedarf zu entfernen. Staffbase bietet Funktionen wie Redaktionskalender, Erinnerungen zur Inhaltsprüfung und Ablaufdaten für Content – ideal, um alles aktuell zu halten.
Daten für bessere Entscheidungen
Governance sollte nicht auf Bauchgefühl beruhen. Die Analysefunktionen in Staffbase zeigen dir, wie Inhalte über verschiedene Zielgruppen oder Themen hinweg performen. So kannst du Prioritäten besser setzen, Lücken erkennen und fundiertere Gespräche mit Stakeholder*innen führen.
Kurz gesagt: Tools wie Staffbase helfen dir dabei, dein Governance-Modell in die Praxis umzusetzen – nicht indem sie jedes Detail kontrollieren, sondern indem sie Klarheit, Konsistenz und geteilte Verantwortung im gesamten Unternehmen fördern.
In dieser englischsprachigen Aufzeichnung gehen Alicia Dewey (Strategy Director bei Level Five Solutions Content) und ich noch näher darauf ein, wie du dein Intranet richtig strukturieren kannst. Schau doch gerne mal rein!
Häufig gestellte Fragen (FAQ)
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