Rutronik: Wie HR, IT und interne Kommunikation gemeinsam ein globales Social Intranet aufgebaut haben
Der Elektronik-Großhändler erreicht mit der neuen Plattform sowohl seine Desk- als auch Non-Desk-Mitarbeitenden weltweit.
Unternehmen: Rutronik Elektronische Bauelemente GmbH
Branche: Elektronik-Großhandel, Broadline-Distributor für elektronische Bauelemente
Unternehmensgröße: ca. 1.900 Mitarbeitende
Geografie: Global, über 40 Länder, über 80 Büros und Logistikzentren
Mitarbeiterstruktur: Desk- und Non-Desk-Mitarbeitende, international verteilt
Beteiligte Abteilungen: HR, IT, interne Kommunikation
Das Wichtigste in Kürze (TL;DR)
Rutronik hat mit Netronik ein globales Social Intranet auf Basis von Staffbase eingeführt. Ziel war es, Mitarbeitende weltweit – Desk- und Non-Desk – zuverlässig zu erreichen und interne Kommunikation von einer statischen Ablage zu einer interaktiven, relevanten Plattform weiterzuentwickeln. Entscheidend dafür war die enge Zusammenarbeit von HR, IT und interner Kommunikation im sogenannten „Golden Triangle“.
Ausgangsprobleme:
Altes Intranet primär als Dateiablage ohne strategischen Kommunikationswert
Keine Interaktion und kaum Relevanz für Non-Desk-Mitarbeitende
Einheits-Newsfeed ohne Zielgruppenlogik oder Priorisierung
Hoher manueller Aufwand und geringe Auffindbarkeit von Informationen
Ansatz mit Staffbase:
Einführung eines globalen Social Intranets für Desk- und Non-Desk-Mitarbeitende
Gemeinsames Ownership von HR, IT und interner Kommunikation („Golden Triangle“)
Many-Voices-Ansatz mit zentralem News-Kern und dezentralen Kanälen
Klare Governance durch Rollen, Guidelines, Trainings und Enablement
Nutzung von Mitarbeiterdaten für zielgruppenspezifische Kommunikation
Ergebnis:
Deutlich höhere Akzeptanz und Nutzung über Branchen-Benchmarks hinweg
Spürbarer Mindset-Shift: von passiver Ablage zu aktiver Kommunikationsplattform
Bessere Einbindung von Non-Desk-Mitarbeitenden
Skalierbares Modell für globale, dezentrale Kommunikation
Stärkere Verankerung interner Kommunikation im Tagesgeschäft
Ausgangspunkt: Ein globales Unternehmen sucht eine neue Kommunikationsbasis
Rutronik, ein weltweit tätiger Broadline-Distributor für elektronische Bauelemente, hat 2023/2024 ein neues Social Intranet mit Staffbase eingeführt. Ziel war es, mehr als 1.900 Mitarbeitende in über 80 Büros und Logistikzentren weltweit schneller, konsistenter und relevanter zu informieren.
Was das Projekt besonders macht: Es entstand im Golden Triangle. Interne Kommunikation, HR und IT arbeiteten von Beginn an als gleichwertige Partner zusammen und das nicht in losen Abstimmungen, sondern in einem geteilten Verantwortungsrahmen.
So konnten technische Architektur, redaktionelle Logik, Nutzergruppensteuerung und Employee-Journey-Elemente nicht nacheinander, sondern miteinander gedacht werden. Das Ergebnis: Netronik, ein Many-Voices-Intranet, das globale Kommunikation stärkt und gleichzeitig lokale Expertise sichtbar macht.
Globales Wachstum trifft auf fragmentierte interne Kommunikation
Rutronik ist inhabergeführt, international stark verteilt und technologisch hoch spezialisiert. Mitarbeitende arbeiten in über 40 Ländern, verteilt auf 82 Büros, 37 Niederlassungen und mehrere Logistikzentren.
Das alte Intranet erfüllte vor allem die Funktion einer Dateiablage, also ohne echten Nutzwert für moderne Kommunikation. Laut Umfrage unter allen Mitarbeitenden im Vorfeld des Launches hatte das System drei zentrale Probleme:
1. Wenn Informationen im Intranet schwer auffindbar sind
Dokumente waren im alten Intranet schwer auffindbar, Inhalte veraltet, wichtige Meldungen verschwanden im Ticker. Neue Mitarbeitende fanden sich nur schwer zurecht. Viele Informationen mussten über die interne Kommunikation eingespielt werden, da es kaum Redakteursrechte gab.
2. Ohne Dialog: Warum Non-Desk-Mitarbeitende kaum eingebunden waren
Im alten Intranet gab es weder Interaktionsmöglichkeiten noch zielgruppenspezifische Kanäle. Non-Desk-Mitarbeitende, also solche ohne festen Büroarbeitsplatz und Computerzugang, waren praktisch ausgeschlossen. Sie machen allerdings einen Großteil der Belegschaft aus.
3. Ein Newsfeed für alle und damit relevant für wenige
Alle Inhalte mussten über die Startseite des Intranets gespielt werden. Die Folgen:
Geringe Sichtbarkeit einzelner Botschaften
Keine thematische Struktur
Keine Priorisierung nach Zielgruppen oder Kontext
Mit dem 50-jährigen Jubiläum entstand ein symbolisch wie organisatorisch richtiger Moment, interne Kommunikation neu zu denken und ein Intranet zu schaffen, das informiert, verbindet und Beteiligung ermöglicht.
Von der Dateiablage zur strategischen Kommunikationsplattform
Das Projektteam definierte drei Leitplanken für das neue Intranet, die alle Entscheidungen steuerten:
Alle Mitarbeitenden erreichen – unabhängig von Ort, Zeitzone oder Rolle
Corporate Communications stärken mit klaren Nachrichtenstrukturen, Startseitenlogik und einem strategischen News-Kern
Dezentrale Expertise ermöglichen: Fachbereiche und Regionen sollten selbst publizieren können, ohne alles über ein zentrales Redaktionsteam laufen zu lassen
Dahinter stand ein Kulturwandel: von einer Einbahnstraße hin zu „Many Voices“. Nicht nur Top-down-Kommunikation, sondern ein System, das operative Perspektiven nutzt, statt sie zu filtern.
Das Golden Triangle in der Praxis: HR, IT und IK arbeiten als gleichwertige Partner
Ein Social Intranet dieser Größe funktioniert nur, wenn drei Perspektiven zusammenkommen: Kommunikation, HR und IT. Bei Rutronik wurde aus diesem Prinzip ein tägliches Arbeitsmodell.
1. Interne Kommunikation als Enabler für Many Voices
Die interne Kommunikation definierte das redaktionelle Grundkonzept des neuen Intranets:
Many-Voices-Ansatz
Aufbau zentraler und dezentraler Newskanäle
Startseitenlogik
Guidelines, Schulungen und Content-Onboardings
Coaching von mehr als 20 Fachbereichen für den Launch
Besonders wirksam: die Content-Editor*innen. Sie wurden zu Botschafter*innen der Plattform. Ein Multiplikatoreneffekt, der sowohl Launch-Momentum als auch langfristige Nutzung stärkte.
2. HR als Hüterin von Employee Journey, Communitys und Governance
HR brachte drei unverzichtbare Elemente ein:
Pflege und Nutzung der Mitarbeiterdatenbank als Fundament für Zielgruppensteuerung
Verantwortlichkeit für People-Themen und HR-News
Konzeption und Betrieb der Community-Funktionen
Ein Beispiel: Beim Community-Launch arbeiteten HR, IT und IK eng verzahnt. HR definierte relevante Inhalte (z. B. Betriebssport, Interessensnetzwerke), IT sorgte für technische Abgrenzung zu Microsoft Teams, und interne Kommunikation entwickelte die Guidelines sowie die kommunikative Einführung.
Das Ergebnis war ein Community-Modell, das sowohl technisch sauber als auch kulturell wirksam war – ein Paradebeispiel für das Golden Triangle.
3. IT als Fundament für Skalierung, Sicherheit und Integration
IT stellte den robusten Unterbau sicher:
Account-Setup und zentrale Systemintegration
Technische Umsetzung von Nutzergruppen (tagbasiert)
Schnittstellen für automatisierte Inhaltseinspeisung
Betrieb, Sicherheit und technische Umsetzung des Brandings
IT dachte nicht nur in Systemen, sondern in Anwendungsfällen: Wie greifen Navigation, Rechtemodelle und Informationsarchitektur mit Kommunikationsstrategien zusammen?
Gerade hier zeigte sich, wie stark Cybersicherheit, Informationsarchitektur und redaktionelle Logik voneinander abhängen.
Was das Golden Triangle aus HR, IT und IK in der Praxis möglich gemacht hat
Viele Unternehmen führen Intranets technisch ein – Rutronik führte das Intranet organisational ein.
Durch die Triangulation der Fachbereiche wurden Entscheidungen
robuster,
langlebiger,
strategisch sauberer
und in der Belegschaft anschlussfähiger.
Der Ansatz verhinderte, dass das Projekt entweder technikgetrieben („wir brauchen ein neues Tool“) oder kommunikationsgetrieben („wir brauchen bessere Inhalte“) wurde.
Stattdessen wurde es ein unternehmensstrategisches Vorhaben.
Ein interner O-Ton bringt es auf den Punkt:
Wir haben praktisch bei jeder Entscheidung in Schnittstellen gedacht, um das neue Intranet frühzeitig in vielen Bereichen zu verankern – sichtbar im Tagesgeschäft und nah an den Bedürfnissen der Bereiche.“
Dr. Alena Kirchenbauer, Team Leader Communications
Ohne die Dreierkonstellation wären zentrale Entscheidungen wie Community-Konzept, Zielgruppenlogik, Rollen- und Rechte-Modelle oder HR-Services deutlich enger oder eindimensionaler ausgefallen.
Many Voices: Dezentrale Kommunikation mit klarer Governance
Rutronik führte das Intranet bewusst dezentral ein. Fachbereiche und Regionen betreiben eigene Kanäle unterstützt durch:
Onboardings
Technische Trainings
Einen redaktionellen Baukasten für Seitenanfang und Strukturen
Eine zentrale „Content Editor’s Corner“ für Guidelines und Standards
Der Rollout wurde taktisch geplant:
Vor Sommerpause: inhaltliche Onboardings
Nach Sommerpause: technische Schulungen
Kurz vor Launch im November: News-Workshop für finalen Feinschliff
Dazu kamen zwei Bottom-up-Maßnahmen mit starker Wirkung:
Bedarfsumfrage (545 Teilnehmende – 30 % der Belegschaft)
Naming-Wettbewerb mit mehr als 500 Vorschlägen → Netronik
Beides schaffte Identifikation und erzeugte eine Erwartungshaltung, die den Launch zum kollektiven Moment machte.
Klare Projektsteuerung als Voraussetzung für Qualität und Tempo
Während der heißen Phase gab es:
Wöchentliche interne Dreier-Jour-fixes (Comms, HR, IT plus Projektmanagement)
Wöchentliche Meetings mit Staffbase
Dieses enge Set-up wurde bis sechs Monate nach Einführung fortgeführt – ein organisatorisches Commitment, das die Qualität der Umsetzung sichtbar machte.
Was sich durch das neue Social Intranet bei Rutronik verändert hat
1. Ein spürbarer Mindset-Shift
Eine Umfrage drei Monate nach Launch zeigte, dass sich die Wahrnehmung interner Kommunikation grundlegend verändert hat:
Von Dateiablage zur Informations- und Interaktionsplattform
Von PDFs zu News mit Bild, Video, Kontext
Vom Einheitsfeed zu personalisierten Newsfeeds
Von passiver Rezeption zu aktivem Engagement
2. Nutzungszahlen, die weit über der Branchen-Benchmark (Elektronik-Großhandel) liegen
54,8 % Registrierungen nach einer Woche
73 % nach einem Monat
79 % nach zwei Monaten
90 % aktive Nutzer*innen unter allen Registrierten
Rutronik lag in mehreren KPI-Kurven 10–15 % über Benchmark-Werten von acht Unternehmen der gleichen Branche (Elektronik-Großhandel).
Auch interne Befragungen bestätigen die hohe Akzeptanz:
87 % fühlen sich gut informiert
84 % bewerten die Auffindbarkeit zentraler Apps positiv
67 % fühlten sich nach drei Monaten vertraut, 78 % nach einem Jahr Bild 3 (Netronik-News zur Veröffentlichung der Umfrageergebnisse nach 3 Monaten)
3. Inhalte, die funktionieren
Besonders hohe Engagementraten erzielten:
Bildergalerien
Human-Touch-Themen
Social Wall und Aktionstage mit Interaktionspotenzial (z. B. Love your Pet Day)
Diese Formate halfen, die Hemmschwelle zum aktiven Posten zu senken und die Many-Voices-Kultur zu verankern.
4. Interne Erfolgsmomente
Ein bedeutender Aha-Moment war die Einführung des neuen Intranets pünktlich zur Jubiläumswoche. Das alte System wirkte – wie ein O-Ton beschreibt – „wie aus den frühen Zeiten des Internets“. Die Transformation war sicht- und fühlbar.
Zudem zeigte sich: Das Enablement der Redaktion war entscheidend. Das Kommunikationsteam coachte über 20 Fachbereiche vor Launch und dadurch funktionierte der dezentrale Ansatz ab Tag 1.
Wie Rutronik sein Social Intranet weiterentwickelt
Der Dreiklang bleibt auch nach dem Launch der Motor der Weiterentwicklung. Heute lebt dieser allerdings ereignisbezogen statt wöchentlich.
Geplante nächste Schritte:
Überarbeitung der Startseite auf Basis der jährlichen Nutzerbefragung
Einführung des Staffbase Companion als KI-Redaktionsassistent (v. a. als Ideengenerator für Überschriften und Teaser)
Weitere Integration von Applikationen in die Staffbase Employee-Experience-Plattform
IT bewertet Integrationen und Betrieb, HR verantwortet Zielgruppenlogik und Führungskräftekommunikation, interne Kommunikation steuert Nutzung, Content-Strategie und Enablement.
Was andere Organisationen aus Rutroniks Intranet-Ansatz ableiten können
Ein Social Intranet wird erst dann strategisch wirksam, wenn drei Perspektiven gleichwertig zusammenwirken:
Interne Kommunikation schafft Storyline, Orientierung und Qualität und versetzt die Organisation in die Lage, selbst zu kommunizieren.
HR bringt die Employee-Journey-Perspektive, Governance, People-Themen und Community-Logiken ein.
IT sorgt für technische Stabilität, Sicherheit, Integration und Skalierbarkeit.
Das Golden Triangle ist kein organisatorischer Luxus! Es ist der entscheidende Erfolgsfaktor, um aus einem technischen Tool ein kommunikatives Betriebssystem für ein global arbeitendes Unternehmen zu machen.
