Mitarbeiterbefragungen in der internen Kommunikation: Leitfaden, Tipps und Beispiele
Mitarbeiterbefragungen richtig durchführen: Hier findest du Leitfaden, Aufbau und Musterfragen für die ideale Umsetzung in deinem Unternehmen.
Mitarbeiterbefragungen haben sich in den letzten 10 Jahren rasant entwickelt. Unabhängig von Größe, Alter oder Industrie binden Unternehmen ihre Mitarbeiter*innen weltweit stärker ein und nutzen Mitarbeiterbefragungen als elementaren Bestandteil einer nachhaltigen Strategie.
Doch welches Format ist das Beste? Die große Mitarbeiterzufriedenheitsbefragung einmal im Jahr oder regelmäßige, kurze Pulschecks? Unsere persönliche Erfahrung aus der Arbeit mit verschiedensten Unternehmen hat gezeigt: Jede Kultur und jede Organisation hat eigene Bedürfnisse.
Sarah Manes ist Expertin für Mitarbeiterbefragungen und gibt uns hier einen Überblick über die wichtigsten Befragungsarten, einen Leitfaden für die Umsetzung und ihre Top 25 Beispielfragen.
Ziele von Mitarbeiterbefragungen
Bevor wir uns mit dem aktuellen Status-quo und den verschiedenen Möglichkeiten von Mitarbeiterbefragungen beschäftige, werfen wir noch schnell einen Blick auf die Ziele, die man mittels Befragungen erreichen kann.
Ein primäres Ziel besteht darin, die Meinungen und Bedürfnisse der Mitarbeitenden zu verstehen, um gezielte Maßnahmen zur Steigerung der Arbeitsplatzqualität ergreifen zu können. Durch den Bottom-up-Dialog mit der Belegschaft können Unternehmen beispielsweise ihre Führungskultur überprüfen, um ein angenehmes Umfeld für die berufliche Weiterentwicklung zu schaffen.
Des Weiteren ermöglichen Mitarbeiterbefragungen die Identifikation von Problemfeldern wie Kommunikationsdefiziten, Teamkonflikten oder fehlender Wertschätzung, um gezielte Lösungsansätze zu entwickeln.
Nicht zuletzt dient die Befragung als Instrument zur Messung des Employee Engagements und der Mitarbeitermotivation. Auf Basis dessen können Unternehmen effektive Strategien zur Steigerung der Mitarbeiterbindung entwickeln.
Mitarbeiterbefragungen: Was ist der Status quo?
Der Trend geht weg von einem statischen Prozess hin zu einem kontinuierlichen Dialog zwischen Mitarbeiter*innen und Management. War vor ein paar Jahren noch die jährliche firmenweite Befragung üblich, hat sich dank der Möglichkeiten der Digitalisierung eine neue Feedbackkultur etabliert:
Sogenannte Pulschecks oder Pulsbefragungen erlauben regelmäßiges Feedback zu wichtigen Themen oder helfen, die allgemeine Mitarbeiterzufriedenheit zu messen. Gleichzeitig ermöglichen die kürzeren und zeitnahen Befragungen, in Echtzeit mit den erhaltenen Daten zu arbeiten. Auch operative Themen (z. B. Veränderungsmanagement) können problemlos angesprochen werden. Je nach Unternehmen und Branche muss dieser Dialog unterschiedlich gestaltet werden und kann verschiedene Formen annehmen.
Aus der Benchmarking Studie digitale Mitarbeiterkommunikation der Universität Leipzig: Exzellente Organisationen setzen stärker auf bei Mitarbeiter*innen beliebte Themen. An diesen sollten sich auch die Ziele des Unternehmens orientieren.
Welches Format ist das richtige?
Wie oben gesehen, gibt es verschiedene Befragungsformate, die je nach Problematik Vor- und Nachteile haben. Zum einen solltest du darauf achten, dass die Befragungsart zum gesetzten Zeitfenster der gewählten Ziele passt. Zum anderen solltest du bestimmen, ob hier lediglich ein Stimmungsbarometer hilft oder es um inhaltliche Themen geht. Benötigst du Antworten auf spezifische Fragen oder bringt eine offene Abfrage mehr? Soll die Befragung kurz und prägnant gehalten oder detaillierter gestaltet werden? Siehst du ein konkretes Problem, aber hast keinen Lösungsansatz, kann statt einer Abfrage auch eine Ideensammlung helfen. Ziele und Stakeholder geben auch hier die passende Umsetzung vor.
Wie sollten Ergebnisse kommuniziert werden?
Damit kontinuierliche Befragungen nicht im Sande verlaufen, sondern effektiv zu Resultaten führen, musst du diese entsprechend kommunizieren. Nur wenn Prozesse und Ergebnisse richtig gehandhabt werden, können Mitarbeiter*innen herbeigeführte Veränderung sehen und verstehen.
Du musst deinen Mitarbeitenden nicht unmittelbar nach Abschließen einer Befragung die perfekte Auswertung vorlegen. Oftmals ist das auch nicht möglich. Fürs Erste reicht es, eine Übersicht mit grundlegenden Informationen zu teilen (z. B. generelle und bisherige Teilnehmerzahlen), um das Interesse zu wecken und die Motivation zu fördern.
Ergebnisse sollten in Abteilungen aufgebrochen und an die jeweiligen Teamleads kommuniziert werden, damit diese entsprechend reagieren können. Die Daten verschiedener Teams in einen firmenweiten Kontext zu setzen hilft, Problemfelder besser zu ermitteln. Genauso sollten Stärken und positive Entwicklungen geteilt und gelobt werden.
Aus der Benchmarking Studie digitale Mitarbeiterkommunikation der Universität Leipzig: Die Distributon von Digitalem Content im Unternehmen ist nicht immer einfach, doch nötig um mit Hilfe von Mitarbeiterbefragungen langfristig einen Unterschied zu machen.
Mitarbeiterbefragung: Musterfragen und Tipps
Fragen variieren je nach Ziel und Unternehmen, daher gibt es keine allgemeingültige Musterlösung für die Wahl der Fragen. Zudem bleibt diese abhängig vom Format der gewählten Befragung. Es gibt jedoch einige durchweg sinnvolle Themenfelder, unabhängig von Branche und Unternehmen. Diese sind zumeist an Bereiche der Mitarbeiterzufriedenheit gebunden:
Führung: Glaubst du, dass deine Führungskraft dir gute Weisungen für deine Arbeit gibt?
Team: Hast du das letzte Mal, als du mit einer Aufgabe Schwierigkeiten hattest, eine*n Kolleg*in um Hilfe gebeten?
Work-Life-Balance: Kannst du sowohl deinem Job als auch deinem Privatleben gerecht werden?
Identifizierung mit dem Unternehmen: Wie wahrscheinlich ist es, dass du dein Unternehmen Freund*innen oder Bekannten als Arbeitgeber weiterempfehlen würdest?
Kommunikation: Fühlst du dich ausreichend informiert über Veränderungen in der Firma, die dich und deine Arbeit betreffen?
Weitere Musterfragen findest du in unserem kostenlosen Leitfaden! ⤵️
Gerade bei der regelmäßigen Pulsbefragung hilft es, operative Fragen und Metafragen zu mischen, also solche Fragen, die aktuelle Themen im Unternehmen betreffen und solche zum Thema wiederkehrender KPIs. So kannst du beim Erarbeiten von aktuellen und langfristigen Themen eine Balance schaffen.
Zudem sollte darauf geachtet werden, dass der richtige Ton getroffen wird. Befragungen müssen so formuliert werden, dass deine Mitarbeiter*innen sich mit der Sprache identifizieren können. Auch diese kann je nach Unternehmen variieren. Am wichtigsten bleibt die einfache Handhabung: Wenn Mitarbeitende ermutigt werden sollen zu antworten, muss das Tool für die Befragung zugänglich bleiben. Das gilt besonders für Kolleg*innen fernab vom Schreibtisch.
Beispiel für eine mögliche Fragestellung in den Pulsbefragungen der Staffbase Plattform.
Mitarbeiterbefragungen und der Betriebsrat
Die Mitarbeiter*innen bleiben zentraler Stakeholder im Mitarbeiterbefragungsprozess und das Ziel einer Befragung sollte bleiben, diesen eine Stimme zu geben. Ein proaktives Zusammenarbeiten und die frühzeitige Einbindung des Betriebsrates helfen daher, das Angehen von Maßnahmen und das Aufsetzen einer Feedbackkultur zu vereinfachen. Zudem hilft es, Vertrauen zu etablieren, da viele Mitarbeiter*innen eher dem Betriebsrat als der Geschäftsführung vertrauen. Es ist ratsam, gerade Fragen des Datenschutzes und der Funktionalität mit dem Betriebsrat zu klären, damit dieser von Mitarbeiter*innen gestellte Fragen zum Thema beantworten kann.
Zentral für jede Mitarbeiterbefragung: Datenschutz und Anonymität
Datenschutz bei Mitarbeiterbefragungen
Du solltest das Thema Datenschutz bei Mitarbeiterbefragungen nicht auf die leichte Schulter nehmen. Für jede Art der digitalen Befragung die ein Feedbacksystem beinhaltet, muss dieser gewährleistet bleiben. Vor allem solche Formate, die Daten deiner Mitarbeiter*innen verarbeiten und das Aufarbeiten dieser Daten zulassen. Daher gilt es als Erstes zu kontrollieren, ob ein Anbieter DSGVO-konform ist.
Seit 2018 gibt die EU-Datenschutz-Grundverordnung vor, wie mit Daten umgegangen wird. Diese Regelungen beziehen sich besonders auf Datensicherheit, Transparenz und Verfahrensdokumentation. Trotz dieser Vorgaben sollte die Thematik frühzeitig in Konzeption, Auswahl des Tools und Prozess für Befragungen eingebunden werden. Auch eine ISO 27001-Zertifizierung kann dir hier Aufschluss darüber geben, ob ein Anbieter geschult ist, mit sensiblen Daten umzugehen und jegliche Datensicherheitsstandards auch wirklich umsetzt.
Über folgende Fragen solltest du dir Klarheit verschaffen:
Werden Daten für die Durchführung der Befragungen gespeichert?
Werden diese Daten temporär oder permanent gespeichert?
Wo liegen die Daten?
Wie werden diese Daten verarbeitet?
Wer hat Zugang zu den Ergebnissen?
Anonymität bei Mitarbeiterbefragung
Ob Anonymisierung ratsam ist oder nicht, bleibt ebenfalls abhängig von der Art der Befragung. Bei einer tieferen Meinungsabfrage oder einem gewünschten Textfeedback ist es wichtig, dass Mitarbeitende wissen, dass Antworten nicht negativ auf sie zurückfallen. Damit Teilnehmer*innen sowohl Sorgen teilen als auch unangenehme Themen offen ansprechen können, musst du einen sicheren Raum schaffen. Die Option einer anonymen oder vertraulichen Befragung kann hier helfen, Mitarbeiter*innen ihre Ängste zu nehmen.
Doch auch diese Funktionalität hat ihre Vor- und Nachteile. Ist das Ziel einer Abfrage eine direkte und vor allem ehrliche Meinung, macht es Sinn, auf Anonymität („true anonymity“) zu setzen. Geht es dir jedoch um eine Stimmungsabfrage oder bestimmte Thematiken (die z. B. Vorgänge oder Produkte betreffen) helfen offene Antworten. Vor allem bei einer Ideengenerierung ist es ratsam, Anonymität auszusetzen oder aber die Option zu geben, mit dem eigenen Namen für die Ideen zu stehen.
True Anonymity wird zwar oft beworben, ist allerdings selten gegeben. Zumeist nutzen Anbieter für Mitarbeiterbefragungen nicht wirklich anonymen, sondern eher vertraulichen („confidential“) Umgang mit den Daten. Namen und Informationen der Befragten werden nicht angezeigt, können aber theoretisch nachverfolgt werden.
Flexibel bleiben: Mitarbeiterbefragung als kontinuierlicher Prozess
Am Ende kann jedoch keine noch so gute Planung jede Veränderung berücksichtigen. Mitarbeiterbefragungen bleiben immer ein agiler Prozess – vor allem über einen langen Zeitrahmen hinweg. Aktuelle Themen und Folgefragen sind abhängig von erarbeiteten Resultaten und gegebenen Antworten. Daher muss sich auf diese immerzu eingestellt und der Prozess kontinuierlich angepasst werden.
Fürs Erste sollte dein Ziel sein, die Mitarbeiter*innen zum Antworten zu motivieren, abzuwarten, was passiert und mit der Zeit Prozesse, Ergebnisse und Resultate anzupassen. Über alle Bereiche hinweg bleibt der Austausch das Wichtigste. Gerade in schwierigen Zeiten ist es ratsam, Informationen zu teilen, Feedback einzuholen und Mitarbeiter*innen eine Stimme im Unternehmen zu geben.
