Von 0 auf 9.500: Wie SIG in einem Tag eine globale Kommunikationsplattform für Desk- und Frontline-Mitarbeitende etablierte

Unternehmen: SIG

Branche: Verpackungslösungen und Systemtechnologie

Unternehmensgröße: ca. 9.500 Mitarbeitende

Geografie: Global, Produktions- und Vertriebsstandorte weltweit

Mitarbeiterstruktur: Desk- und Frontline-Mitarbeitende, stark produktionsgeprägt

Beteiligte Abteilungen: Interne Kommunikation, HR, IT

Das Wichtigste in Kürze (TL;DR)

SIG hat mit der Einführung einer globalen Mitarbeiter-App auf Basis von Staffbase die fragmentierte interne Kommunikation grundlegend neu aufgestellt. Ziel war es, alle Mitarbeitenden – insbesondere ohne festen PC-Arbeitsplatz – zuverlässig, gleichzeitig und dialogfähig zu erreichen.

Mit einem klaren Schnitt durch die Abschaltung des alten Intranets, einer Mobile-First-Strategie und dezentralen Spaces bei klarer Governance entstand innerhalb eines Tages ein neuer globaler Kommunikationsstandard.

Ausgangsprobleme:

• Ein veraltetes Intranet ohne Interaktionsmöglichkeiten und ohne mobilen Zugriff

• Parallele Kommunikationskanäle mit inkonsistenter Reichweite

• Geringe Akzeptanz bei Non-Desk-Mitarbeitenden

• Kaum standortübergreifender Dialog

Ansatz mit Staffbase:

• Einführung einer mobilen Mitarbeiter-App als zentralem Kommunikationskanal

• Klarer Schnitt durch Abschaltung des alten Intranets

• Dezentralisierte Inhalte über Spaces bei klarer Governance

• Gezielte Aktivierung von Mitarbeitenden ohne Firmen-E-Mail

• Integration in bestehende HR- und IT-Systeme

Ergebnis:

• Hohe globale Adoption in kurzer Zeit

• Verlässliche Reichweite auch bei Schicht- und Produktionsmitarbeitenden

• Mehr lokale Inhalte und erste direkte Dialoge

• Eine skalierbare Grundlage für die Weiterentwicklung der internen Kommunikation

Ausgangspunkt: Wenn Information vorhanden ist, aber Verbindung fehlt

SIG ist ein weltweit tätiges Verpackungsunternehmen mit rund 9.500 Mitarbeitenden an mehr als 60 Standorten. Rund 60 Prozent der Belegschaft arbeiten ohne festen PC-Arbeitsplatz, sind im Schichtbetrieb tätig oder mobil unterwegs.

Diese Struktur stellte die interne Kommunikation über Jahre hinweg vor ein zentrales Problem: Informationen waren zwar vorhanden, erreichten aber nicht alle Mitarbeitenden gleichzeitig, konsistent oder dialogfähig.

Warum klassische Intranets Mitarbeitende ohne festen Arbeitsplatz nicht zuverlässig erreichen

Über mehr als zehn Jahre hinweg nutzte SIG ein klassisches Intranet. Technisch veraltet, ausschließlich textbasiert und nur vom Büroarbeitsplatz aus erreichbar, verlor es zunehmend an Relevanz. Parallel dazu existierten gedruckte Medien, Aushänge, lokale Messenger-Gruppen und E-Mails.

Die Folge war eine fragmentierte Kommunikationslandschaft: Inhalte waren vorhanden, erreichten die Belegschaft jedoch nicht zur gleichen Zeit oder in gleicher Qualität. Steuerung, Verbindlichkeit und Transparenz waren kaum möglich.

Der Wendepunkt kam 2022, als deutlich wurde, dass nicht einzelne Kanäle das eigentliche Problem waren, sondern das Gesamtsystem.

Uns wurde bewusst: Wir informieren viel, aber längst nicht alle – und selten zur gleichen Zeit.“

Sandra Hallaschka, Senior Communication Manager, SIG

Zentrale Herausforderungen in der internen Kommunikation

Die Analyse der bestehenden Situation machte vier strukturelle Herausforderungen sichtbar:

• Ein Großteil der Mitarbeitenden hatte keinen regelmäßigen Zugang zu digitalen Kommunikationskanälen.

• Mehrere parallele Kanäle führten zu Inkonsistenzen, Informationsverlust und fehlender Verbindlichkeit.

• Das bestehende Intranet bot keine Interaktionsmöglichkeiten – Feedback, Diskussionen und standortübergreifender Austausch fanden kaum statt.

• Die Akzeptanz des Systems war entsprechend gering.

Warum SIG sich für einen klaren Schnitt entschied

SIG entschied sich bewusst gegen eine schrittweise Optimierung oder parallele Übergangslösungen. Stattdessen sollte eine globale Mitarbeiter-App zum neuen verbindlichen Kommunikationsstandard werden – für alle Rollen, Standorte und Zeitzonen.

Mit dem Launch der App wurde das bestehende Intranet vollständig abgeschaltet. Damit war klar definiert, dass es künftig einen gemeinsamen Ort und einen zentralen Kommunikationsraum gibt.

Eine mobile Kommunikationsplattform für alle Mitarbeitenden

Mobile Mitarbeiter-App als zentraler Zugang

Mit der Einführung der Staffbase Mitarbeiter-App schuf SIG einen primären Kommunikationskanal, der allen Mitarbeitenden unabhängig von Rolle, Standort oder Endgerät zur Verfügung steht. Insbesondere Non-Desk-Mitarbeitende ohne festen PC-Arbeitsplatz konnten so erstmals zuverlässig erreicht werden.

Gezielte Aktivierung von Mitarbeitenden ohne Firmen-E-Mail

Für Mitarbeitende ohne Firmen-E-Mail-Adresse setzte SIG auf einen besonders direkten Ansatz. Persönliche Briefe mit individuellen Zugangsdaten, die Vorstellung der App durch Führungskräfte vor Ort sowie praktische Einführungen im Arbeitsalltag unterstützten den Einstieg.

Dezentralisierte Inhalte bei klarer Governance

Mit Spaces ermöglicht Staffbase lokale und regionale Inhalte innerhalb klar definierter globaler Leitplanken. Rollen- und Berechtigungsmodelle stellen sicher, dass zentrale Teams Governance und Qualitätssicherung behalten, während lokale Autor*innen eigenständig relevante Inhalte erstellen.

Ein globales Redaktionsteam fungiert dabei als Enablement-Einheit: Es gibt Orientierung, teilt Best Practices und coacht lokale Autor*innen – nach dem Prinzip „Vertrauen statt Freigabeschleifen“.

Integration in bestehende Systeme

Staffbase ist in bestehende HR- und IT-Systeme integriert. Benutzeranlage und -verwaltung, Sicherheitsmeldungen und automatisierte Onboarding-Prozesse laufen systemgestützt ab. Neue Mitarbeitende erhalten frühzeitig Zugriff auf relevante Inhalte und lernen die Plattform als zentralen Kommunikationsraum kennen.

Ein globaler Go-live als gemeinsamer Startpunkt

Im März 2023 ging die „SIGer app“ weltweit an einem einzigen Tag live. Alle 9.500 Mitarbeitenden erhielten gleichzeitig Zugriff. Der Launch wurde durch einen abgestimmten Kommunikationsmix begleitet – von Countdown-Kommunikation bis zu persönlichen Ansprachen durch Führungskräfte.

Der gleichzeitige Go-live schuf einen gemeinsamen Startpunkt und erhöhte die Wahrnehmung des Projekts als strategische Initiative.

Ein globaler Launch an einem Tag klingt mutig, aber genau das hat die Energie erzeugt, die wir brauchten.“

Sandra Hallaschka, Senior Communication Manager, SIG

Wirkung: Nutzung, Dialog und erste kulturelle Effekte

Ein Jahr nach dem globalen Launch zeigen die Kennzahlen eine klare Entwicklung:

• 82 % registrierte Mitarbeitende, an vielen Standorten über 90 %

• 76,7 % aktive Nutzung innerhalb von 30 Tagen

• Rund 204 News-Posts pro Monat

• Über 218.000 Seitenaufrufe monatlich

• Mehr als 130 Kanäle und rund 400 Seiten

Neben den quantitativen Ergebnissen zeigt sich ein qualitativer Effekt. Mitarbeitende berichten von einem besseren Überblick über standortübergreifende Aktivitäten. Inhalte entstehen zunehmend aus den Regionen selbst. Erste direkte Dialoge zwischen Mitarbeitenden und Führungskräften sind entstanden.

Früher mussten wir Inhalte zu den Menschen bringen, heute kommen die Menschen zu den Inhalten und gestalten sie selbst.“

Anna Cathalina Rinne, Editor Internal Communications, SIG

Zentrale Learnings

Aus Sicht von SIG lassen sich drei Erkenntnisse ableiten:

• Ein klar definierter zentraler Kommunikationskanal schafft Orientierung und reduziert Komplexität.

• Dezentralisierung bedeutet keinen Kontrollverlust, sondern erhöht Relevanz und Identifikation.

• Kommunikation ist ein kontinuierlicher Prozess, der über den Launch hinaus aktiv weiterentwickelt werden muss.

Weitere Infos zur Staffbase Mitarbeiter-App