Two in a Box statt Silos: Wie die interne Kommunikation und IT bei BASF Agricultural Solutions gemeinsam ein globales Intranet betreiben

Unternehmens- und Projektkontext

• Unternehmen: BASF SE, BASF Agricultural Solutions

• Branche: Chemie, Agrarwirtschaft

• Geografie: weltweit

• Mitarbeitende: global, 15.000

• Mitarbeiterstruktur: Blue Collar-, Desk- und Hybrid-Mitarbeitende

Beteiligte Abteilungen:

• Global Internal Communications

• Global IT (inklusive IT Security & Architecture)

• Regionale und lokale Kommunikationseinheiten

• Redaktionelle Community (Intranet, News & E-Mail)

Das Wichtigste in Kürze (TL;DR)

Globale Intranets scheitern selten an der Technologie, sondern an fehlender Governance, unklarer Verantwortung und gewachsenen Silos zwischen IT und interner Kommunikation. Auch bei BASF Agricultural Solutions war die interne Kommunikationslandschaft lange Zeit durch dezentrale News und Intranet-Plattformen, unterschiedliche E-Mail-Tools und fragmentierte Zuständigkeiten geprägt.

Mit oneAP auf Basis von Staffbase hat BASF Agricultural Solutions nicht nur ein zentrales News-, Intranet- und E-Mail-Portal  eingeführt, sondern vor allem ein neues Projekt-Modell etabliert. In einem „Two-in-a-Box“-Ansatz tragen interne Kommunikation und IT gemeinsam Verantwortung für Plattform, Inhalte, Sicherheit und Weiterentwicklung – mit klaren Standards, datenbasierter Steuerung und einem skalierbaren redaktionellen Modell für eine globale Organisation.

Ausgangsprobleme:

• Historisch gewachsene, dezentrale News-, Intranet- und E-Mail-Landschaft

• Fehlende gemeinsame Verantwortung von interner Kommunikation und IT

• Begrenzte Transparenz über Nutzung, Relevanz und Wirkung von Inhalten

• Schwierige Skalierung eines großen Redaktionsnetzwerks

Ansatz mit Staffbase:

• Einsatz von Staffbase Intranet und Staffbase E-Mail als zentrale Plattform (oneAP Portal)

• Gemeinsames Ownership-Modell von Kommunikation und IT („Two-in-a-Box“)

• Klare Governance durch Templates, Branding-Guidelines und Rollenmodelle (Admins, Editoren etc.)

• Strukturierte Enablement-Formate für Redakteur*innen für eine klare Guidance und weltweit gültige Standards

• Integrierte Analytics für die News-, Intranet- und E-Mail-Kommunikation

Ergebnis:

• Globale Single Source of Truth für die interne Kommunikation

• Effizientere Zusammenarbeit zwischen Kommunikation und IT

• Höhere Qualität, Konsistenz und Relevanz von Inhalten

• Reduzierte technische und organisatorische Komplexität durch eine Single-Platform-Policy

• Datenbasierte Entscheidungsfindung statt meinungsgetriebener Diskussionen

BASF Agricultural Solutions ist eine global aufgestellte Division innerhalb des BASF-Konzerns. Die Globale Interne Kommunikation der Divisiongestaltet den Governance-Rahmen für die Kommunikateurinnen und Kommunikateure.  in den verschiedenen Regionen, Ländern und Funktionen. Diese haben ihre eigene Kommunikationsbedarfe, sind jedoch auf gemeinsame Standards, Systeme und Prozesse angewiesen.

Ausgangssituation: Warum bestehende Intranet- und E-Mail-Strukturen nicht mehr skalierten

Vor der Einführung von oneAP war die interne Kommunikationslandschaft bei BASF Agricultural Solutions stark fragmentiert. Unterschiedliche Länder, Regionen und Funktionen betrieben eigene Intranets, SharePoint-Lösungen und E-Mail-Tools. Die Verantwortung für das globale Intranet-Enablement lag überwiegend bei der internen Kommunikation, während die IT vor allem als unterstützende Instanz eingebunden war.

Dieses Modell stieß aufgrund der Abwesenheit einer globalen Single-Platform-Policy und damit erschwerten Governance für das Globale Interne Kommunikationsteam zunehmend an seine Grenzen. Zum einen gab es kaum Transparenz darüber, welche Inhalte existierten und wie diese seitens der User genutzt wurden. Zum anderen mussten technische Prozesse und Prüfungen  aufgrund der unterschiedlichen Systeme lokal wiederholt werden - was Ressourcen gebunden hat.

Das strategische Ziel war klar definiert: eine zentrale, sichere und skalierbare Plattform als Single Source of Truth mit einem einheitlichen Monitoring, getragen von einer gemeinsamen Verantwortung von Kommunikation und IT.

Zentrale Herausforderungen in Governance, Ownership und Skalierung

Eine historisch gewachsene Tool-Landschaft

Die Vielzahl paralleler News-, Intranet- und E-Mail-Lösungen führte zu inkonsistentem Branding, hohem Wartungsaufwand und begrenzter Transparenz. Für Kommunikationsteams bedeutete dies zusätzlichen Abstimmungsaufwand, für die IT erhöhte Komplexität und systemische Sicherheitsrisiken.

Klassische Rollenbilder zwischen Kommunikation und IT

Kommunikation und IT verfolgten zwar das gleiche Ziel, waren jedoch nicht als integriertes Team aufgestellt. Entscheidungen wurden sequenziell statt gemeinsam getroffen, was Prozesse verlangsamte und Reibungsverluste erzeugte.

Skalierung eines großen Redaktionsnetzwerks

Mit über 150 Redakteur*innen für Intranet und E-Mail stellte sich die Frage, wie Qualität, Konsistenz und Effizienz langfristig gesichert werden können – ohne zentrale Kontrolle und ohne Überlastung des Kernteams.

Fehlende Datengrundlage für Steuerung und Priorisierung

Die bestehenden Systeme boten kaum belastbare Insights hinsichtlich Nutzung oder Reichweite von Inhalten. Entscheidungen basierten häufig eher auf Erfahrungswerten statt auf validen Daten.

Der Lösungsansatz: oneAP als technisches und organisatorisches Fundament mit Staffbase

oneAP als technisches Fundament für ein globales Intranet

Mit dem Staffbase Intranet und Staffbase E-Mail hat sich oneAP als zentrale Plattform für die interne Kommunikation etabliert. Intranet, News und interne E-Mails laufen heute auf einer gemeinsamen technischen Basis mit einheitlicher Benutzeroberfläche, zentralem Rollen- und Rechtemanagement sowie integrierten Sicherheits- und Compliance-Prüfungen.

Die Standardisierung über Staffbase reduziert Komplexität , vermeidet parallele Tool-Landschaften und stellt sicher, dass alle Regionen und Funktionen mit denselben Features, Templates und Anforderungen arbeiten.

Das „Two-in-a-Box“-Prinzip als Organisationsmodell

Ein zentraler Erfolgsfaktor ist das “Two-in-a-Box-Prinzip”. Das interne Kommunikationsteam und die IT tragen gemeinsam Verantwortung für Plattform-Ownership, Governance und Weiterentwicklung.

Ein dedizierter IT-Delivery-Lead ist fest im Projektteam verankert. Während die Kommunikation Tool-Anforderungen aus User- und Redaktionssicht, Inhalte, Redaktion, Enablement und Editor-Community-Management verantwortet, stellt die IT-Sicherheit, -Architektur, -Compliance und technische Integration sicher. Erfolg und Misserfolg werden bewusst nicht getrennt betrachtet.

Wenn es gut läuft, sind wir gemeinsam erfolgreich – und wenn etwas scheitert, tragen wir die Verantwortung gemeinsam.“

Alexandra Goeke, Head of Global Internal Communications and Site PR

Governance, Standards und Enablement für ein skalierbares Redaktionsmodell

Die Governance von oneAP basiert auf klaren redaktionellen und technischen Leitplanken. Über Staffbase Templates für Seiten und Newsletter sowie verbindliche Branding-Guidelines wird ein konsistenter Auftritt sichergestellt, ohne die Kommunikationsarbeit einzuschränken.

Für Enablement und Skalierung nutzt das BASF Agricultural Solutions Team gezielt die Möglichkeiten von Staffbase zur Strukturierung großer Redaktionsnetzwerke. Rollen, Gruppen und Berechtigungen ermöglichen es, rund 150  Redakteur*innen (Intranet und E-Mail) differenziert zu steuern.

Begleitend führte das Globale Interne Kommunikationsteam mehr als 30 individuelle Trainingssessions durch. Eine zentrale „Editor’s Corner“ bündelt Anleitungen, Videos, Dos & Don’ts und dient als dauerhafte Referenz für die Community.

Qualitätssicherung durch klare Standards und redaktionelle Verantwortung

Statt auf zentrale Qualitätskontrolle setzt das Team um Alexandra Goeke auf klare Erwartungen und Eigenverantwortung. Redakteur*innen erhalten die nötigen Werkzeuge, Standards und Unterstützung, sind jedoch selbst für die Qualität ihrer Inhalte verantwortlich.

Wir können und wollen keine Kontrollinstanz sein, sondern setzen auf Accountability innerhalb der Community.“

Julia Scipio, Global Internal Communications

Datengetriebene Steuerung dank umfassender Analytics

Mit Staffbase stehen erstmals umfassende Intranet- und E-Mail-Statistiken zur Verfügung. Nutzung, Reichweite, Interaktionen und Klicks machen sichtbar, welche Inhalte gut performen und welche nicht.

Diese Transparenz verändert die Zusammenarbeit nachhaltig. Diskussionen mit Stakeholder*innen werden zunehmend datenbasiert geführt. Inhalte können priorisiert, angepasst oder auch bewusst entfernt werden. Gleichzeitig profitieren Redakteur*innen direkt, da sie die Wirkung ihrer Arbeit nachvollziehen können.

Analytics helfen uns, von persönlichen Meinungen wegzukommen und Entscheidungen auf Basis echter Nutzung zu treffen.“

Joel Feiniler, Global Internal Communications

Eine klare Governance sowie die neu gewonnene Datentransparenz und sind zugleich eine wichtige Voraussetzung, um neue Technologien wie KI strukturiert und verantwortungsvoll in die interne Kommunikation zu integrieren.

Umgang mit KI und LLM-Technologien

BASF Agricultural Solutions verfolgt einen bewussten und verantwortungsvollen Umgang mit KI. Interne KI-Teams, rechtliche Prüfungen und zentrale KI-Governance bilden den Rahmen.

KI wird als unterstützendes Werkzeug verstanden, etwa zur Inspiration oder Effizienzsteigerung, ersetzt jedoch keine redaktionelle oder kommunikative Expertise. Die IT und Kommunikation bewerten neue KI- oder LLM-Funktionen gemeinsam und prüfen den Nutzen, die Risiken und regulatorische Anforderungen.

KI kann unterstützen, aber sie ersetzt nicht das Denken, die Erfahrung und das Urteilsvermögen der Teams.“

Manuel Alvarez Losa, IT Delivery Lead OneAP

Organisatorische Wirkung des neuen Intranet- und Governance-Modells

oneAP hat sich bei BASF Agricultural Solutions als zentrale Kommunikationsplattform etabliert. Die Standardisierung reduziert technischen und organisatorischen Aufwand, schafft Transparenz und stärkt das Branding.

Für die Kommunikation bedeutet dies eine klare Governance, bessere Skalierbarkeit und datenbasierte Steuerung. Die IT profitiert von reduzierter Tool-Komplexität, klaren Verantwortlichkeiten und hohen Sicherheitsstandards. Mitarbeitende erhalten ein konsistentes, verlässliches Intranet als zentrale und aktuelle Informationsquelle.

Zentrale Learnings und Empfehlungen für große Organisationen

Die Erfahrungen bei BASF Agricultural Solutions zeigen, dass erfolgreiche Intranet-Transformation weniger eine Tool- als eine Organisationsfrage ist. Entscheidend ist die bewusste Managemententscheidung, IT-Expertise fest in Kommunikationsteams zu integrieren und gemeinsame Verantwortung zu etablieren.

Das Two-in-a-Box-Prinzip schafft Vertrauen, Transparenz und Geschwindigkeit – und bildet die Grundlage für nachhaltige Skalierung.