Warum KI-Ready allein nicht reicht – und was Unternehmen bei der Intranetauswahl jetzt beachten müssen

Das Fundament eines Digital Workplace Hubs

• Das Intranet als lebendiges Produkt verstehen, nicht als abgeschlossenes Projekt

• Kommunikation, Wissen und operative Tools an einem Ort bündeln

• Alle Mitarbeitenden erreichen – unabhängig von Gerät, Standort oder Rolle

• Relevanz durch Personalisierung schaffen statt Informationsflut

• Change Management von Anfang an in jede KI-Strategie integrieren

• Mit Use Cases starten, nicht mit Technologie

• KI als Verstärker einer funktionierenden Struktur einsetzen, nicht als Ersatz für fehlende Strategie

Ulf Kossol, Director People Experience bei der Deutschen Telekom MMS GmbH, gibt Antworten aus der Praxis vieler Intranet- und Digital-Workplace-Projekte, die er als Berater begleitet hat. Dieser Artikel basiert auf einem Gespräch zwischen Ulf Kossol und Sebastian Hoff, Principal Strategic Advisor bei Staffbase, das im Rahmen der VOICES 2026 in Berlin stattfand.

Vom Nachrichtenkanal zum digitalen Arbeitsplatz

Ein Intranet, das nur Nachrichten verteilt, hat seinen Zenit überschritten. Was Unternehmen heute brauchen, ist eine digitale Heimat, die Kommunikation, Wissen und operative Tools zusammenführt – und die gleichzeitig für alle zugänglich ist: vom Büroarbeitsplatz bis zur Shopfloor-Station.

Ulf Kossol arbeitet seit Jahren mit Unternehmen daran, genau diese Transformation zu gestalten. Für ihn ist klar: Das Intranet ist kein abgeschlossenes Projekt, sondern ein lebendiges Produkt. „Es wird sicherlich Softwarebereiche und Kategorien geben, wo es schneller geht, wo es schneller auch radikaler geht. Im Thema interne Kommunikation glaube ich immer noch daran, dass viele Menschen auch das Thema Identifikation dort suchen – und das geht auch viel über Inhalte, über Rich Media, über Video."

Das klingt zunächst simpel. Aber der Unterschied im Mindset hat weitreichende Konsequenzen: Ein Produkt braucht kontinuierliche Pflege, klare Verantwortlichkeiten und eine Strategie, die auch nach dem Launch gilt.

KI kommt – aber das Intranet bleibt

Die Frage, ob KI das klassische Intranet ablöst, stellt sich für Kossol nicht. Stattdessen stellt er eine andere Frage: Wie verändert KI die Art, wie Mitarbeitende mit Inhalten interagieren – und was bedeutet das für die Plattform, die diese Inhalte bereitstellt?

Seine Einschätzung ist nüchtern und zugleich strategisch: KI-Adoption im Enterprise-Segment folgt anderen Gesetzen als im Consumer-Bereich. Mitarbeitende sind keine freiwilligen Nutzer*innen, die sich ein neues Tool aus eigenem Antrieb aneignen. Sie brauchen Vertrauen, Orientierung und das Gefühl, dass die Technologie für sie arbeitet – nicht umgekehrt.

„Eine Marke ist keine Chatbot-Antwort."

Das gilt ganz konkret für das Intranet als Markenraum des Unternehmens. Mitarbeitende suchen dort nicht nur Informationen – sie suchen Zugehörigkeit, Identifikation, Orientierung. Diese Funktion kann kein KI-Interface übernehmen.

Das Intranet als Digital Workplace Hub: Was das konkret bedeutet

Die Deutsche Telekom MMS GmbH begleitet Unternehmen dabei, das Intranet von einem Nachrichtenkanal zu einem echten Knotenpunkt des digitalen Arbeitsplatzes zu entwickeln. Das bedeutet in der Praxis:

• Integration statt Isolation: Das Intranet verbindet vorhandene Systeme – HR-Daten, IT-Services, operative Tools – in einer einheitlichen Oberfläche. Mitarbeitende müssen nicht mehr zwischen Dutzenden von Anwendungen wechseln.

• Relevanz durch Personalisierung: Inhalte und Services werden gezielt ausgespielt – nach Rolle, Standort, Sprache. Was den Mitarbeitenden in der Produktion betrifft, sieht er. Was ihn nicht betrifft, lenkt ihn nicht ab.

• Reichweite bis zur Frontline: Nicht alle Mitarbeitenden sitzen am Schreibtisch. Ein moderner Digital Workplace Hub muss auch diejenigen erreichen, die keinen Firmenlaptop und keine Unternehmens-E-Mail-Adresse haben.

Kossol betont dabei einen Punkt, der in technischen Diskussionen oft untergeht: Technologie allein reicht nicht. „Ich muss dafür sorgen, dass Menschen das nutzen – nicht, weil ich ihnen das befehle, sondern weil sie davon überzeugt sind, dass es für sie gut ist, dass es sie weiterbringt, dass es sie selbstwirksamer macht."

Der Mensch im Mittelpunkt der KI-Transformation

Wer KI als technisches Projekt denkt, wird scheitern. Kossol sieht die größte Herausforderung nicht in der Technologie, sondern in der menschlichen Begleitung. Bei der Deutschen Telekom MMS GmbH gehört Change Management deshalb von Anfang an zur KI-Strategie – nicht als nachgelagertes Teilprojekt, sondern als integraler Bestandteil jedes Rollouts.

Das betrifft auch die interne Kommunikation direkt. Wenn KI-Systeme künftig Antworten geben, die früher ein Kollege gegeben hätte, stellt sich die Frage nach Vertrauen und Verlässlichkeit neu. Mitarbeitende, die KI-Antworten nicht einordnen können oder die deren Herkunft nicht kennen, werden sie nicht nutzen – oder, schlimmer, sie werden falsch informiert handeln.

Was Unternehmen jetzt tun sollten

Kossol empfiehlt einen klaren Ausgangspunkt: Wer heute in ein neues Intranet oder eine Digital Workplace Plattform investiert, sollte nicht mit der Technologie anfangen, sondern mit den Use Cases. Was läuft heute gut – und soll bewahrt werden? Wo gibt es echte Schmerzpunkte? Welche Quick Wins bringen Mitarbeitende dazu, eine neue Plattform tatsächlich zu nutzen?

Erst aus dieser Klarheit heraus lässt sich die richtige Lösung auswählen. Und erst dann macht KI-Integration Sinn – als Verstärker einer funktionierenden Grundstruktur, nicht als Ersatz für fehlende Strategie.

Fazit: Das Intranet bleibt der Ort, an dem Vertrauen entsteht

Das Intranet der Zukunft ist kein Nachrichtenarchiv und kein reiner Chatbot-Kanal. Es ist der digitale Ort, an dem Unternehmen mit ihren Mitarbeitenden sprechen – verlässlich, personalisiert und menschlich.

Wer KI im Intranet ernst nimmt, muss zuerst die Grundstruktur ernst nehmen: Use Cases statt Technologie-Getriebenheit, Change Management statt Nachgedanke, und ein Raum für Identifikation, den kein KI-Interface ersetzen kann.

Ulf Kossol ist Director People Experience bei der Deutschen Telekom MMS GmbH, einem Full-Service-Partner für Employee Experience und Digital Workplace. Die Deutsche Telekom MMS GmbH gehört zu den erfahrensten Implementierungspartnern für Staffbase im deutschsprachigen Raum.