Warum viele Intranets nach dem Launch scheitern – und wie ein Redaktionsnetzwerk das ändert

Das Fundament eines funktionierenden Intranets

• Intranet als langlebiges Produkt verstehen, nicht als abgeschlossenes Projekt

• Dezentrales Redaktionsnetzwerk frühzeitig aufbauen – idealerweise vor dem Go-live

• Stellenprofil für Champion-Rollen entwickeln und gezielt auf geeignete Personen zugehen

• Führungskräfte einbinden: Zeit für die Champion-Rolle muss explizit freigegeben werden

• Wertschätzung aktiv sichtbar machen

• Regelmäßige Pflege des Netzwerks: Meetings, Prozesse, Vertretungsregelungen

• Inhaltsqualität als Voraussetzung für KI-Einsatz verstehen

Eva Rüttgers, Business Director & Employee Experience Consultant bei SUNZINET, gibt Antworten – aus der Praxis vieler Intranet-Projekte, die sie als Beraterin begleitet hat. Dieser Artikel basiert auf einem Gespräch zwischen Eva Rüttgers und Sven Lindenhahn, Director Strategic Advisory bei Staffbase, das im Rahmen der VOICES 2026 in Berlin stattfand.

Das Intranet ist kein Projekt. Es ist ein Produkt.

Der erste Denkfehler beginnt schon vor dem Go-live: Viele Unternehmen behandeln ihr Intranet wie ein IT-Projekt – mit Startdatum, Enddatum und Abschlussfeier.

„Wenn man ein Intranet nur als Projekt versteht, ist schon ein bisschen was schief gelaufen. Ein Intranet ist ein langlebiges Produkt, das man fortführen muss.“

Das klingt simpel. Aber der Unterschied im Mindset hat weitreichende Konsequenzen: Ein Produkt braucht kontinuierliche Pflege, klare Verantwortlichkeiten und eine Strategie, die auch nach dem Launch gilt. Ein abgeschlossenes Projekt hat das nicht.

Fünf Personen können kein Unternehmen mit 100.000 Mitarbeitenden bespielen

Selbst wenn die zentrale Kommunikationsabteilung hochmotiviert ist, kann sie nicht alleine für relevante Inhalte in einem großen, dezentralen Unternehmen sorgen.

„Wie soll man als alleinige zentrale Redaktion mit fünf Personen für relevanten Content sorgen?“

Die Antwort liegt in einem dezentralen Redaktionsnetzwerk: Menschen im Unternehmen, die neben ihrem eigentlichen Job Inhalte für ihre Region, ihren Standort oder ihre Abteilung beisteuern. In der Praxis nennt man diese Personen häufig Champions oder Multiplikator*innen.

Das klingt nach einer einfachen Lösung. Aber in der Umsetzung stecken viele Tücken.

Warum dezentrale Netzwerke häufig scheitern

Das größte Problem: Das Netzwerk lebt nicht von alleine.

„Freundschaften lösen sich auch auf, wenn wir die nicht pflegen.“

Konkret bedeutet das: Wenn ein Champion den Standort wechselt oder das Unternehmen verlässt, bricht die lokale Kommunikation ein. Das passiert regelmäßig und trifft Unternehmen unvorbereitet, weil keine Prozesse für Vertretungen oder Nachfolge existieren.

Ein weiteres Problem ist die mangelnde Wertschätzung. Wer als Champion aktiv ist, leistet echte Arbeit – zusätzlich zum eigentlichen Job. Wenn das nicht sichtbar gemacht wird, verlieren die Beteiligten schnell die Motivation.

Und schließlich: Das Selbstverständnis der internen Kommunikation. „Das Selbstverständnis von internen Kommunikator*innen ist halt, dass sie selbst kommunizieren.“ Den Wechsel hin zu einer Rolle, die ein dezentrales Netzwerk führt und entwickelt, ist für viele ein großer Schritt.

Wie man das richtige Netzwerk aufbaut

SUNZINET hat beim Hamburger Reiseeinzelhändler Gebr. Heinemann ein dezentrales Redaktionsnetzwerk über 60 Standorte hinweg aufgebaut. Die wichtigste Erkenntnis aus diesem Projekt: Man muss wissen, wen man sucht, bevor man anfängt zu suchen.

Konkret heißt das: ein Stellenprofil für die Champion-Rolle entwickeln. Welche Fähigkeiten braucht diese Person? Was tut sie ohnehin schon in ihrem Job, das zur Rolle passt? Wer ist kommunikativ, vernetzt, nah an den Kolleg*innen?

Dann – und das ist entscheidend – proaktiv auf diese Menschen zugehen. „Der größte Tipp ist, auf die Leute direkt zuzugehen.“ Warten, bis sich jemand freiwillig meldet, funktioniert selten.

Genauso wichtig: das Commitment der Führungskraft. Wer als Champion aktiv ist, braucht Zeit dafür. Und die muss von der vorgesetzten Person auch wirklich freigegeben werden. Ohne diese Rückendeckung bricht das Netzwerk schnell zusammen.

Das Netzwerk braucht Struktur und Pflege

Ein Redaktionsnetzwerk ist aufgebaut. Was jetzt? Viele Unternehmen machen den Fehler, zu denken: „Das läuft jetzt schon.“ Tut es nicht.

Regelmäßige Meetings, klare Prozesse, Best-Practice-Sharing – das sind die Grundlagen, damit das Netzwerk langfristig funktioniert. Und: Wertschätzung sichtbar machen. Wenn eine lokale Redakteur*in besonders gute Arbeit geleistet hat, sollte das im Netzwerk geteilt und bis zu den Führungskräften kommuniziert werden.

„Man kann nicht einfach davon ausgehen, dass die Leute das noch zusätzlich zu ihrem Job machen.“

Was hat das mit KI zu tun?

Viele Unternehmen reden gerade darüber, KI im Intranet einzusetzen. Intelligente Suche, KI-gestützte Antworten, personalisierte Inhalte – das klingt attraktiv. Aber Eva macht einen nüchternen Punkt: „Wenn die Suche schon nicht gut funktioniert, wird KI plötzlich auch nicht die besten Ergebnisse ausspucken.“

KI ist nur so gut wie die Inhalte, auf die sie zugreift. Veraltete, widersprüchliche oder lückenhaft gepflegte Inhalte produzieren keine vertrauenswürdigen Antworten, egal wie gut das Modell dahinter ist.

Das bedeutet: Wer KI im Intranet ernst nimmt, muss zuerst die Inhaltsqualität ernst nehmen. Und das führt direkt zurück zum Redaktionsnetzwerk, zur Content-Governance und zum Content-Lifecycle. „Es ist ein Kreislauf.“

Fazit: Adoption beginnt nicht nach dem Launch

Ein Intranet scheitert selten an der Technologie. Es scheitert daran, dass die Strukturen drumherum fehlen: die Rollen, die Prozesse, die Kultur der geteilten Verantwortung.

Wer von Anfang an in ein dezentrales Redaktionsnetzwerk investiert, legt den Grundstein für ein Intranet, das langfristig relevant bleibt. Und das gerade im Hinblick auf KI auch technisch belastbar ist.

Eva Rüttgers ist Business Director und Employee Experience Consultant bei SUNZINET, einer Digitalagentur mit Fokus auf Employee Experience und Digital Workplace. SUNZINET ist zertifizierter Staffbase-Partner.