Warum KI-Ready allein nicht reicht – und was Unternehmen bei der Intranetauswahl jetzt beachten müssen
Welche Rolle spielt das Intranet in einer zunehmend KI-geprägten Arbeitswelt? Was müssen Unternehmen konkret tun, damit sie in drei Jahren nicht vor einem Migrationsprojekt stehen? Und wie verändert KI eigentlich den Prozess der Softwareauswahl selbst?
Was Unternehmen bei der Intranetauswahl im KI-Zeitalter beachten sollten
KI wird bei der Softwareauswahl bereits mitgedacht, steht aber selten im Zentrum der Anforderungen
Zukunftssicherheit und offene Schnittstellen als zentrale Auswahlkriterien verstehen
Kommunikationsspezifische KI gegenüber Allzweck-KI bevorzugen
Content-Governance als Voraussetzung für verlässliche KI-Funktionen begreifen
Vollständige Entscheidungsvorlagen erstellen, um Vorstandsfreigaben zu beschleunigen
Das Intranet als strukturierte, verlässliche Datenquelle für KI-Systeme stärken
Digitalisierung und KI-Integration als aufeinander aufbauende Schritte denken, nicht als getrennte Projekte
Ricardo und Patrik von Kronsteg GmbH geben Antworten aus der Praxis vieler Beratungsgespräche zu Intranet- und KI-Projekten. Dieser Artikel basiert auf einem Gespräch zwischen Ricardo und Patrik von Kronsteg GmbH und Sebastian Hoff, Principal Strategic Advisor bei Staffbase, das im Rahmen der VOICES 2026 in Berlin stattfand.
KI ist sichtbar – aber noch nicht transformativ
Wer heute mit Unternehmen über Intranetprojekte spricht, spürt: KI ist überall präsent – in Ausschreibungen, in Anforderungskatalogen, in internen Strategiepapieren. Und trotzdem hält sich die Veränderung in der Praxis noch in Grenzen. Was tatsächlich passiert: Bestehende Abläufe werden effizienter. Contentplanung, Übersetzungen, KI-optimierte Suche, automatische Kommentarantworten – das sind typische Einsatzfelder, die Kronsteg bei seinen Kunden beobachtet. Ganz andere Dinge tun, weil es jetzt KI gibt? Das ist noch selten.
Das gilt branchenübergreifend, von mittelständischen Unternehmen mit 1.000 bis 5.000 Mitarbeitenden bis zu Konzernen mit über 30.000 Beschäftigten. Der Mittelstand wartet ab. Wer aktiver ist, sucht oft noch nach konkreten Use Cases, die in der Praxis nachweislich Mehrwert liefern.
Wie KI die Softwareauswahl verändert
Etwas hat sich dennoch grundlegend verschoben – und zwar auf der Seite der Unternehmen. Sie kommen heute deutlich besser informiert in Beratungsgespräche. Sie haben Anforderungskataloge, haben sich bei ChatGPT einen ersten Überblick verschafft, kennen schon Produktnamen und glauben zu wissen, was welche Lösung kann.
„Wir fühlen uns aktuell ein bisschen wie Ärzt*innen, bei denen Patienten ankommen und sagen: Ich habe mich schon bei ChatGPT informiert und glaube, ich habe XYZ."
Das klingt nach Fortschritt und ist es auch, jedoch nur teilweise. Kronsteg erlebt dabei eine neue Herausforderung: Viele dieser Vorabinformationen stammen aus Marketingmaterialien der Softwareanbieter, sind optimistisch gefärbt und manchmal schlicht falsch. Die Beratungsaufgabe verlagert sich deshalb: weniger Grundlagenvermittlung, mehr kritisches Prüfen von Vorannahmen.
Gleichzeitig beobachtet Staffbase ein anderes Muster: Unternehmen, die im Vorfeld betonen, ihr neues Intranet müsse KI-ready sein, kehren in Testphasen schnell zu klassischen Funktionslisten zurück. Weil das vertrauter ist. Weil man weiß, wo früher der Schmerz lag. KI kommt dann oft als letzter Punkt auf der Agenda.
Fünf Konsequenzen für die Auswahl
Aus dem Gespräch lassen sich mehrere praktische Schlussfolgerungen ziehen:
Zukunftssicherheit ist jetzt ein Auswahlkriterium. Unternehmen wollen nicht in zwei Jahren feststellen, dass ihr Intranet nicht mit der KI-Plattform kompatibel ist, die der Konzern dann einsetzt. Das Szenario einer erneuten Migration treibt viele um.
Offene Schnittstellen sind Pflicht. Kein Anbieter, der auf Burggräben setzt, wird langfristig das Vertrauen großer Organisationen gewinnen. API-Offenheit, Konnektoren zu Microsoft 365, Google, HR-Systemen und Prozessplattformen sind keine Kür mehr.
Kommunikationsspezifische KI schlägt Allzweck-KI. Anbieter, die ihre KI auf die konkreten Bedarfe interner Kommunikation zuschneiden, werden OpenAI oder Anthropic in diesem Kontext übertreffen – weil sie die Anforderungen der Zielgruppe besser kennen.
Governance wird unterschätzt. Content pflegen und aktuell halten ist eine der größten Herausforderungen für Intranet-Verantwortliche. KI-Governance-Funktionen, die dabei helfen, werden künftig stärker nachgefragt.
Gute Vorbereitung beschleunigt Entscheidungen. Der häufigste Grund für verzögerte Freigaben: Fragen im Vorstandstermin, die nicht beantwortet werden können. Wer mit einem vollständigen Entscheidungspaket – Projektzeitplan, Budgets, technische Implikationen, Betriebsmodell – in solche Termine geht, gewinnt Momentum.
Der menschliche Faktor: Warum das Intranet relevanter wird
Eine der interessantesten Thesen aus dem Gespräch: Das Intranet könnte durch KI nicht an Bedeutung verlieren, sondern gewinnen. Denn Informationen müssen irgendwo strukturiert vorliegen – als verlässliche Quelle, aus der KI-Systeme sauber antworten können. Gleichzeitig werden immer mehr Mitarbeitende eine visuelle, navigierbare Struktur bevorzugen, statt alles über einen Chatbot abzufragen.
„Der Wandel wird sehr umfangreich sein – größer vielleicht, als wir uns das heute vorstellen können. Aber es gibt durchaus realistische Szenarien, in denen die Bedeutung des Intranets sogar zunimmt und mehr Funktionalitäten ins Intranet hineinwandern."
Hinzu kommt: Viele Unternehmen befinden sich immer noch mitten in der Digitalisierung. Der nächste Schritt – KI-Integration – setzt auf dieser Grundlage auf. Wer die erste Etappe noch nicht abgeschlossen hat, läuft nicht zwingend Gefahr, abgehängt zu werden. Aber er sollte jetzt anfangen, KI mitzudenken.
Was Unternehmen jetzt tun sollten
Wer heute ein Intranet einführt oder migriert, tut gut daran, folgende Fragen frühzeitig zu stellen:
Ist die gewählte Plattform offen genug? Können KI-Systeme angebunden werden, die in drei Jahren Standard sein werden?
Wie sauber ist die Datenbasis? KI-Funktionen sind nur so gut wie der Content, auf den sie zugreifen. Governance und Pflege sind keine nachgelagerten Themen.
Wer trägt intern die Entscheidung? Mitarbeitervertretungen, Datenschutz und IT früh einzubinden verhindert Verzögerungen.
Ist die interne Entscheidungsvorlage vollständig? Ein überzeugender Pitch vor dem Vorstand braucht mehr als eine Featureliste – er braucht Budgets, Zeitpläne und ein klares Betriebsmodell.
Fazit: KI hat uns eingeholt, aber noch nicht überholt
Unternehmen, die jetzt handeln, sind gut aufgestellt. Wer bei der Intranetauswahl auf offene Schnittstellen, saubere Governance und ein vollständiges Entscheidungspaket setzt, muss in drei Jahren kein Migrationsprojekt fürchten – und stärkt gleichzeitig die Rolle des Intranets als verlässliche Quelle für die eigenen KI-Systeme.
Ricardo und Patrik begleiten bei Kronsteg GmbH, einer spezialisierten Intranetagentur und langjährigem Staffbase-Partner, Unternehmen von der Softwareauswahl bis zum laufenden Betrieb von Intranetlösungen.
