Microsoft hat vor einigen Monaten Viva vorgestellt und spricht in dem Zusammenhang von einer Employee-Experience-Plattform. Sie besteht aktuell aus vier einzelnen Apps, die alle innerhalb von Microsoft Teams leben. Wer die Viva-Funktionen nutzen möchte, muss also für Teams lizensiert sein und kann dann entweder über Teams am Desktop oder die Teams-App darauf zugreifen.
Ich möchte in diesem Beitrag speziell die Potenziale und Grenzen von Viva für die interne Kommunikation besprechen. Wer mehr über Microsoft Viva insgesamt erfahren will, kann sich gern unser Webinar dazu anschauen.
Von den vier Viva-Anwendungen ist Viva Connections für die Kommunikation am interessantesten. Die anderen drei, Viva Learning, Viva Topics und Viva Insights, haben sicherlich Berührungspunkte, fallen aber nicht in den Fokus der Kommunikation.
Was ist Microsoft Viva Connections?
Viva Connections aggregiert Inhalte aus Microsoft 365 und anderen Tools, wie z. B. News in Form eines Feeds, und zeigt diese dann innerhalb von Microsoft Teams an. Die News können dabei sowohl aus SharePoint als auch aus Yammer kommen. Weitere Details zur Logik dieses Newsfeeds stehen aktuell (Juni 2021) noch nicht zur Verfügung. Wichtige Fragen wie z. B. „Können auch Drittsysteme in den Viva Feed schreiben?” oder „Wie können Redaktionsteams die Reihenfolge und Verweildauer von News im Feed steuern?” können derzeit noch nicht beantwortet werden.
Viva Connections ist Teil von Teams und somit im Browser, in der mobilen App als auch in der Desktop-App verfügbar. Betrachtet man die Browser- und Desktop-App-Varianten stellt man schnell fest, dass es sich technisch dabei um eine SharePoint Home Site handelt, die in Teams eingebettet ist.
Microsoft suggeriert mit dem neuen Namen viel mehr, als wirklich am Desktop „unter der Haube” stattfindet. Im Gegensatz dazu wird die mobile Teams-Connections-App auf jeden Fall ein Schritt nach vorn sein, da Microsoft in den letzten Jahren nur begrenzt in die SharePoint App investiert hat und mit der Einbindung in Teams eine mobile Strategie erkennbar ist.
Die Frage ist: Was genau bedeutet das für Kommunikationsteams in Unternehmen, die heute Microsoft 365 einsetzen?
Wir haben dazu in den letzten Monaten viel mit unabhängigen Expert*innen, Partnern und Microsoft selbst diskutiert. Ich selbst war in diversen Veranstaltungen und Webinaren zu Gast und habe über die Staffbase-Sicht auf Viva gesprochen. Meine Erkenntnisse zu den Potenzialen und Grenzen fasse ich hier zusammen.
Potenziale von Viva Connections für die interne Kommunikation
Ein Kanal wo Nutzer*innen viel Zeit verbringen
Die Corona-Krise und ihre Auswirkungen auf die Arbeitswelt hat viele von uns zu Dauer-Microsoft-Teams-Nutzer*innen gemacht. Wir verbringen Stunden in Online-Konferenzen oder chatten innerhalb von Teams. Die Zahl der aktiven Teams-Nutzer*innen ist auf über 145 Millionen weltweit gestiegen. Teams ist damit im Microsoft 365-Universum klar die wichtigste Plattform geworden.
Diesen Fakt kann und sollte die Kommunikation nicht ignorieren und Teams als wichtigen Kanal in den Kommunikationsmix aufnehmen. Viva Connections zeigt Inhalte innerhalb von Teams an und benötigt dafür keine großen Konfigurations- oder Entwicklungsaufwände.
Klarheit über den Mittelpunkt der Microsoft 365-Plattform
Der zweite Punkt passt zum vorherigen und betont noch einmal die Bedeutung dieser Entscheidung für Teams als „Zuhause” der Viva Connections App. Vor einigen Jahren wäre dieses Zuhause eher noch in SharePoint gewesen oder sogar in Yammer. Damit beseitigt Microsoft Unklarheiten, wo denn in Zukunft innerhalb von Microsoft 365 die Musik spielen wird.
SharePoint bildet zwar technisch die Basis der Connections App, aber Viva Connections läuft nur innerhalb von Teams. Diese klare Entscheidung für Teams bedeutet allerdings auch Unklarheit über die zukünftige Rolle von SharePoint (siehe Abschnitt Grenzen weiter unten).
Fortschritt bei der mobilen Nutzung
Die mobile Viva Connections App ist noch nicht fertig, aber zumindest der Fokus auf eine eigene mobile App im modernen Design ist ein gutes Zeichen für alle Microsoft-Nutzer*innen. Kommunikationsabteilungen werden sich fragen, inwieweit die Connections-App innerhalb der Teams-App einfach zugänglich und nutzbar ist und ob damit auch Zielgruppen dauerhaft erreicht werden können, die täglich nicht Stunden sondern nur pro Woche einige Minuten in Teams verbringen, um auf dem Laufenden zu bleiben.
Der erste Punkt der Grenzen beschäftigt sich mit genau mit diesem Thema.
Grenzen von Viva Connections für die interne Kommunikation
Herausforderungen für Mitarbeitende, die Teams wenig, selten oder nie nutzen
Viva Connections funktioniert wie erwähnt nur für Mitarbeitende, die bereits aktiv Teams nutzen. Die hohe Informationskomplexität mit vielen Teamräumen und Updates wird zum Problem, wenn man seltener, z. B. wöchentlich, in Teams unterwegs ist. Wir selbst sehen das am Beispiel der Staffbase Mitarbeiter-App, deren Nutzung so einfach wie möglich sein muss. Mitarbeitende können oft nicht geschult werden und sollten die Plattform komplett ohne Unterstützung bedienen können. Viva Connections bringt hingegen mit sich, dass Mitarbeitende erst Teams verstehen müssen, um dann innerhalb von Teams auch Viva Connections zu verstehen.
Die Staffbase-Plattform ermöglicht den einfachen Zugang zu Nachrichten, Services und Interaktionsmöglichkeiten für alle Mitarbeitenden. Tiefes Verständnis zu Microsoft Teams ist nicht nötig. Kuratierte Startseiten wie oben können für verschiedenste Zielgruppen personalisiert werden.
Diese Herausforderung sehen wir heute schon oft bei unseren Kunden, die Teams ausgerollt haben. Sie lässt sich auch durch zwei Zahlen von Microsoft quantifizieren: Von 300 Millionen verkauften Teams-Lizenzen werden 145 Millionen, also nicht einmal die Hälfte, auch aktiv genutzt. Insbesondere wegen der Zielgruppen, die Teams nicht aktiv nutzen obwohl sie eine Lizenz besitzen, sollte es nicht als alleiniger Kommunikationskanal eingesetzt werden.
Für Kommunikationsteams und Redakteure bringt Viva Connections keine Verbesserungen
Viva Connections bringt als Technologie Informationen auf Seite der Endnutzer*innen zusammen. Die Art und Weise, wie Inhalte erstellt werden, bleibt aber komplett so wie bisher. Inhalte kommen entweder aus Yammer oder SharePoint. Vor allem klassische Kommunikation bleibt damit in SharePoint als Plattform, die in der Redaktion nicht intuitiv nutzbar ist.
Das ist eine besondere Herausforderung bei größeren Unternehmen mit vielen verteilten Redakteur*innen, die Inhalte oft nur nebenbei pflegen und im Umgang mit SharePoint überfordert sind. Dazu kommen fehlende Funktionen für übergreifende Kommunikationssteuerung wie z. B. Kampagnen.
Das Viva Connections Newskonzept wirkt wenig innovativ
An diesem Punkt zuerst ein Disclaimer: Über die Art und Weise, wie die News in Connections organisiert werden, ist noch wenig bekannt. Bitte nicht von Buzzwords wie Artificial Intelligence (AI) als Newssteuerung ablenken lassen. Speziell in der Unternehmenskommunikation sollten die Algorithmen und Ansätze aus der externen Social-Media-Welt (Nutzer*innen bekommen vorzugsweise was sie möglichst lange auf der Plattform hält) mit Skepsis betrachtet werden. Viel wichtiger ist, wie einfach die Redaktion Inhalte kuratieren kann und wie es gelingt, lokale Themen mit globalen Schwerpunkten zusammenzubringen.
Die aktuellen Bilder von Viva Connections lassen vermuten, dass es einen einzigen Feed geben wird, der alle News irgendwie zusammenbringt. Der Fakt, dass darin die Inhalte des Social Networks (Yammer) in den gleichen Feed wie die Unternehmenskommunikation eingespeist werden, erinnert an das wenig erfolgreiche Activity-Stream-Konzept der 2010er Jahre.
Wir haben bei Staffbase viel Zeit in die Funktionen und den Beratungsansatz investiert, um wichtige Updates nachhaltig sichtbar zu machen und zuverlässig an alle Mitarbeitenden auszuspielen. Es ist aktuell unklar, wie Viva Connections diese Herausforderung lösen will.
Teams wird zum Gemischtwarenladen
Diesen Punkt habe ich von einem langjährigen Microsoft-Experten und obwohl nicht ausschließlich spannend für die interne Kommunikation, zeigt er eine Problematik der aktuellen Microsoft-Strategie auf. Vor einigen Jahren hat Microsoft viele neuen Funktionen in SharePoint gesteckt, da es als zentraler Workplace Hub konzipiert war. Das Ergebnis war eine unbeherrschbare Komplexität für Entwicklung, Administration, Redaktion und Nutzung.
Microsoft zieht diese Funktionen jetzt schrittweise aus SharePoint ab (Teamrooms, Listen, Power Apps), aber verfolgt bei Teams nun den gleichen Ansatz: Teams wird zum Betriebssystem, in dem alles läuft, gleichzeitig aber auch viel Lärm und Ablenkung entsteht. Wichtige Kommunikationsinhalte dort nicht untergehen zu lassen wird ganz sicher zu einer großen Herausforderung.
Viva Connections macht aus SharePoint nicht automatisch ein besseres Intranet
SharePoint tritt mit der Viva-Strategie noch weiter in den Hintergrund. Das ist durchaus wörtlich gemeint, denn SharePoint wirkt ja schon als Repository hinter Teams und ist jetzt mit Viva Connections das Redaktionssystem für News in Teams. Microsoft hat mit SharePoint nie ein dediziertes Intranet gebaut, sondern Partnern sehr viel Konfiguration und Entwicklung überlassen. Daraus ist mit den sogenannten „Intranets in a Box” ein eigener Markt entstanden.
Viva Connections könnte jetzt noch mehr Unternehmen dazu verführen, SharePoint direkt als Intranet zu verwenden („Die Startseite sieht doch gut aus!”), ohne die nötigen Investitionen in eine gute Informationsarchitektur, Navigation und Schulung der Redakteur*innen.
Die Staffbase-Sicht
Unser Ziel mit Staffbase ist es, die beste interne Kommunikationsplattform zu entwickeln. Über 90 Prozent unserer Kunden setzen heute bereits auf Microsoft-Technologie in ihrem digitalen Arbeitsplatz. Staffbase funktioniert deshalb auch als eigenständige Plattform sehr gut im Zusammenspiel mit Microsoft. Im Kontext von Microsoft 365 mit den Tools SharePoint, Yammer, Teams und nun Viva hat Staffbase zwei zentrale Vorteile:
1. Effektive interne Kommunikationskanäle für alle Zielgruppen
Bei diesen Kanälen steht Kommunikation im Fokus und die wichtigsten strategischen Themen erhalten die Aufmerksamkeit der Mitarbeitenden.
Das passiert durch eine inhaltliche Trennung von verbindlichen Informationen der Kommunikation und aus den Fachbereichen einerseits und den zahlreichen operative Nachrichten und Feeds der Kollaborationswelt andererseits.
Besonders wichtig ist hierbei die Anpassung an den jeweiligen Arbeitsalltag der Zielgruppen. Der sieht bei Mitarbeitenden am Schreibtisch ganz anders aus als bei Pflegekräften, Busfahrer*innen oder Mitarbeiter*innen am Montageband.
Zu diesen Kanälen zählen neben der Mitarbeiter-App auch ein leichtgewichtiges Intranets, das mobil und auf privaten Endgeräten funktioniert und von vielen unserer Kunden als ein „Front-Door-Intranet” neben bestehenden SharePoints eingesetzt wird. Weitere sehr effektive und häufig unterschätzte Kanäle sind Terminals, Bildschirme und kuratierte E-Mail-Newsletter.
Eine moderne Plattform für interne Kommunikation funktioniert gut zusammen mit wichtigen Tools wie Microsoft Teams, SharePoint und Viva Connections.
2. Eine Plattform für das interne Kommunikationsteam, in der alles zusammenläuft
Diese Art von digitaler Prozessunterstützung steht Marketing-, Vertriebs- oder Finanzteams schon lange zur Verfügung. Moderne Kommunikation will und muss datengetriebener werden, um Kanäle, Inhalte und Ergebnisse zu optimieren.
Moderne Kommunikationsteams wollen Kampagnen planen, sich mit verteilten Redaktionsteam abstimmen, Inhalte über verschiedene Kanäle (inklusive MS Teams und dann auch Viva Connections) verteilen, Feedback einsammeln und kanalübergreifend Ergebnisse messen.
Wir haben als Basis für diese Aufgabe in Zusammenarbeit mit Kommunikationsexpert*innen und unseren Kunden ein Strategiemodell für die interne Kommunikation entwickelt. Der Anspruch und die Aufgaben moderner interner Kommunikation sind vielschichtig und können durch eine übergreifende Plattform wesentlich effizienter und vernetzter wahrgenommen werden.
