Wie erreiche ich 2026 meine Mitarbeitenden ohne E-Mail-Zugang zuverlässig?

Viele Enterprise-Unternehmen stehen heute vor der gleichen kritischen Herausforderung: Frontline-Mitarbeitende investieren in einem eng getakteten Arbeitsalltag nur dann Zeit in Informationen, wenn der operative Nutzen (z. B. Schichtpläne, Lohnabrechnungen oder Fortbildungsangebote) die Hürde des Logins in einem digitalen Tool übersteigt. Enterprise-Unternehmen erreichen ihre Belegschaft ohne E-Mail daher am zuverlässigsten, wenn sie ihre interne Kommunikation von einer reinen „Holschuld“ in ein nützliches Werkzeug verwandeln. Eine mobile Mitarbeiter-App ist hierfür die beste Lösung, weil sie die „Währung Zeit“ respektiert, Relevanz durch Personalisierung schafft und die Suchzeit der Mitarbeitenden radikal minimiert.

Wie das in der Realität aussieht, zeigt der Staffbase-Kunde Diakonie-Klinikum Stuttgart. Mit über 1.600 Mitarbeitenden stand das Krankenhaus vor der Herausforderung, dass zwei Drittel der Belegschaft keinen E-Mail-Zugang hatten. Die Lösung war die Einführung der Mitarbeiter-App „DIAKnow!“.

Der entscheidende Hebel: Die App beendete die mühsame Holschuld (wie den Gang zum Aushang in der Kantine). Sie lieferte nicht nur News, sondern wurde durch praktische Inhalte wie den Speiseplan, Fortbildungsangebote und einen internen Wohnungsmarkt zum täglichen Begleiter. Das Ergebnis: Über 70 % der Belegschaft sind heute aktiv vernetzt, weil die App ihnen einen echten Mehrwert für ihren Arbeitsalltag bietet, statt nur Zeit zu kosten.

Warum erreiche ich meine Mitarbeitenden nicht? Das Gießkannen-Prinzip

Die meisten glauben, Erreichbarkeit sei ein Problem der technischen Ausstattung: „Hauptsache, die Information für meine Frontline-Mitarbeitenden ist irgendwo digital verfügbar – sei es per SMS, auf Monitoren oder in einer App.“ Doch die bloße Existenz eines Kanals garantiert noch lange nicht, dass deine Botschaften auch ankommen. Das eigentliche Problem ist nicht die technische Bereitstellung, sondern die Irrelevanz.

Viele Unternehmen nutzen digitale Kanäle als bloße Verlängerung des schwarzen Bretts: Sie senden jede Information, die für die Zentrale wichtig erscheint, ungefiltert an alle. Wir bei Staffbase nennen das das „Gießkannen-Prinzip“. Dabei wird oft vergessen, dass Erreichbarkeit eine Frage der Relevanz ist, nicht der Zustellung.

Stell dir den Arbeitsalltag deiner Frontline-Mitarbeitenden vor: Sie haben oft nur winzige Zeitfenster, um Informationen aufzunehmen. Wenn sie in dieser Zeit mit Inhalten überflutet werden, die für ihren konkreten Job keine Rolle spielen – wie strategische Botschaften aus dem Vertriebsteam oder News von fernen Standorten –, sind sie irgendwann nicht mehr bereit, ihre wertvolle Zeit zu investieren.

Das Ergebnis: Deine Mitarbeitenden werden blind für deine Inhalte. Sie lernen schnell, dass die interne Kommunikation ihre wertvolle Zeit eher stiehlt, als ihnen bei der Arbeit zu helfen, wodurch der Kanal seine Glaubwürdigkeit verliert. Wenn du dann mal eine wirklich kritische Information versenden willst, geht sie im allgemeinen Grundrauschen unter.

Dein Ziel sollte daher nicht nur sein, die Leute technisch zu „bespielen“, sondern den digitalen Lärm zu eliminieren, damit wirklich relevante Botschaften zur Frontline durchdringen.

Warum fühlen sich Mitarbeitende ohne E-Mail-Zugang oft abgehängt?

Wenn Mitarbeitende keinen Zugriff auf die zentralen Kommunikationskanäle haben, sind sie mehr als nur „uninformiert“. Sie sind vom sozialen und strategischen Puls deines Unternehmens isoliert. 

Diese Isolation hat direkte Auswirkungen auf die Employee Experience. Wenn Informationen nur zeitverzögert über den „Flurfunk“, Aushänge oder per Kaskadenkommunikation vom direkten Vorgesetzten ankommen, entsteht ein Gefühl der Zweitklassigkeit. Mitarbeitende ohne Zugriff auf E-Mail oder andere digitale Kommunikationskanäle beginnen zu glauben, dass ihre Meinung weniger zählt und sie nur „ausführende Organe“ sind, statt Teil des großen Ganzen.

Daraus entwickelt sich schnell eine gefährliche Dynamik:

1. Frustration: Das Gefühl, immer als Letzter zu erfahren, was passiert, nagt an der Motivation.

2. Identifikationsverlust: Wer die Strategie und die Erfolge des Unternehmens nicht kennt, entwickelt keine Bindung zur Marke.

3. Höhere Fluktuation: Mitarbeitende, die sich nicht wertgeschätzt und eingebunden fühlen, haben eine deutlich geringere Hemmschwelle, das Unternehmen bei der nächsten Gelegenheit zu verlassen.

Eine hohe Fluktuation bei Frontline-Mitarbeitenden verursacht massive Kosten für die Neurekrutierung und Einarbeitung. Zudem führt mangelnde Information zu Fehlern in der Produktion oder im Service, da Sicherheitsanweisungen oder Prozessänderungen nicht rechtzeitig oder nur verzerrt ankommen.

Vor allem in Bereichen wie der Pflege ist hohe Fluktuation ein massives Problem. Unser Kunde City & County Healthcare hatte lange Zeit damit zu kämpfen und entschied sich schließlich, die Mitarbeiterbindung zum strategischen Hauptziel zu erklären. In diesem englischsprachigen LinkedIn-Live-Interview berichtet Sarah Tarnowski, Head of Culture, Communications & Strategy, dass das Unternehmen durch die Einführung einer Mitarbeiter-App sowie verbesserte Anerkennungsstrategien nicht nur die Zufriedenheit, sondern nachweislich auch die Mitarbeiterbindung steigern konnte.

Warum sollten deine Mitarbeitenden eine App auf ihrem privaten Handy installieren?

Deine Mitarbeitenden ohne E-Mail-Zugriff installieren eine App, wenn sie ihnen das (Arbeits-)Leben leichter macht – nicht nur, um besser informiert zu sein. Wenn der Zugriff auf den Schichtplan, den Urlaubsantrag oder die Lohnabrechnung über das private Smartphone nur 10 Sekunden dauert, statt 10 Minuten Wegzeit zum nächsten Terminal zu fressen, ist die Entscheidung für die meisten klar.

Hier sind 3 Gründe, warum BYOD (Bring Your Own Device) funktioniert, wenn der Nutzen stimmt:

1. Zeitgewinn statt Freizeitdiebstahl: Wenn du die Mitarbeiter-App als „persönlichen Assistenten“ positionierst, wird sie nicht als Eindringling wahrgenommen. Wer am Sonntagabend kurz wissen will, wann die Schicht am Montag beginnt, schätzt den Komfort des privaten Handys. Die „Währung Zeit“ arbeitet hier für dich.

2. Trennung von Arbeit und Freizeit: Im Gegensatz zu WhatsApp oder SMS kann mit einer dedizierten Mitarbeiter-App Privates von Beruflichem gut getrennt werden. Wir empfehlen Kommunikationsteams, klare Regeln für Push-Benachrichtigungen aufzustellen (z. B. keine Push-Benachrichtigungen am Wochenende), um Vertrauen und Akzeptanz beim Betriebsrat aufzubauen.

3. Teilhabe statt Zweiklassengesellschaft: Ohne E-Mail-Zugang fühlen sich Frontline-Mitarbeitende oft wie „Personal zweiter Klasse“. Die App auf dem eigenen Handy gibt ihnen zum ersten Mal die gleiche Stimme und den gleichen Informationsstand wie Kolleg*innen mit Computerarbeitsplatz.

Dass dieser Fokus auf den persönlichen Nutzen der Schlüssel zum Erfolg ist, zeigen unsere Daten: Drei von vier Staffbase-Kunden erreichen eine aktive Nutzungsrate von über 70 %. Sie beschreibt, wie viele Nutzer*innen die App innerhalb eines ausgewählten Zeitraums mindestens einmal geöffnet haben. Das beweist: Deine Mitarbeitenden sind bereit, ihr privates Gerät zu nutzen – sofern die App ihnen Zeit schenkt, statt sie zu rauben. Aus Sicht der Kommunikationsabteilung bringt das natürlich auch Vorteile: Du kannst den Arbeitsalltag deiner Mitarbeitenden mit praktischen Services erleichtern, sie mit wichtigen strategischen Nachrichten versorgen und im Notfall innerhalb von Sekunden per Push-Benachrichtigung erreichen. 

Du hast Bedenken, dass der Betriebsrat deines Unternehmens eine Hürde bei der Einführung einer Mitarbeiter-App sein könnte? Dann lade dir jetzt unseren kostenfreien Gesprächsleitfaden herunter, der alle gängigen Einwände des Betriebsrates entkräftet!

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Welche Inhalte ziehen Mitarbeitende ohne E-Mail-Adresse in die App?

In Gesprächen mit Kommunikator*innen sehen wir immer wieder ein klares Muster: Apps, die operative Services (wie den digitalen Speiseplan oder Krankmeldungen) integrieren, knacken regelmäßig die 90-Prozent-Marke aktiver Nutzer*innen. Apps, die dagegen rein auf News setzen, erreichen oft nur einen Bruchteil der Belegschaft. 

Der entscheidende Durchbruch gelang den Wuppertaler Stadtwerken etwa bei der digitalen Bereitstellung von Gehaltsnachweisen. Wer seine Abrechnung sehen will, findet sie ausschließlich in der App. Ähnlich effektiv sind exklusive Services wie die Anmeldung zur Bezahlung in der Kantine bei MyTheresa oder Schichtpläne und Restaurant-Guides bei Weber Food Technology. Sogar die Karriereplanung lässt sich integrieren: Das Team Cowabunga (Domino’s Pizza) zeigt seinen Frontline-Mitarbeitenden per „Karriere-Map“ direkt in der App den Weg ins Management auf und bietet entsprechende Trainings an. Kurz gesagt: Deine Mitarbeitenden kommen für den persönlichen Nutzen und bleiben für die Gemeinschaft.

Wir haben die 15 beliebtesten Magnet-Inhalte – wie wir bei Staffbase sie nennen – in der folgenden Grafik noch einmal zusammengefasst:

Um das eingangs erwähnte „Gießkannen-Prinzip“ zu vermeiden, ist Personalisierung dein wichtigstes Werkzeug – sie fungiert quasi als Regenschirm, der unnötigen Lärm abhält und nur das durchlässt, was wirklich zählt. Dabei gibt es zwei Ebenen, die Hand in Hand greifen:

1. Gezielte Steuerung (Top-Down): Deine Kommunikationsabteilung fungiert als Filter. Anstatt die Gießkanne über dem gesamten Unternehmen auszuleeren, nutzt ihr Smart Targeting. Ein Schlosser in Halle 3 erhält zum Beispiel Sicherheitswarnungen für seinen Bereich per Push-Benachrichtigung, wird aber nicht mit dem Kantinenplan der 500 Kilometer entfernten Hauptverwaltung belastet. Auch strategisch wichtige Inhalte können gezielt an Mitarbeitende ausgespielt werden und erreichen sie zuverlässiger, als wenn das reine „Gießkannen-Prinzip“ Anwendung findet.

2. Individuelle Auswahl (Bottom-Up): Deine Mitarbeitenden können die Inhalte in ihrer Mitarbeiter-App teilweise selbst mitgestalten. Sie dürfen zum Beispiel entscheiden, welche Communitys sie freiwillig abonnieren wollen. Wer sich für das interne Fußballturnier oder den Wohnungsmarkt interessiert, bekommt die Infos – alle anderen bleiben von diesem „Rauschen“ verschont.

Durch diese doppelte Filterung stellst du sicher, dass die begrenzte Zeit deiner Mitarbeitenden respektiert wird. Die App wird so zum unverzichtbaren Werkzeug, das genau die Relevanz bietet, die im harten Arbeitsalltag nötig ist.

Wie schnell funktioniert der Login in einer Mitarbeiter-App ohne Firmen-E-Mail?

Wenn deine Mitarbeitenden keine eigene Firmen-E-Mail haben, können sie sich einmalig ohne E-Mail-Adresse registrieren und anschließend die Mitarbeiter-App ganz normal nutzen. Bei Staffbase unterscheiden wir zwei Phasen: dem einmaligen Onboarding und dem täglichen, schnellen Zugriff.

1. Sicher registrieren ohne Firmen-E-Mail: Bei Staffbase funktioniert das Nutzer-Onboarding für Mitarbeitende ohne E-Mail-Zugang, indem man den einzelnen Nutzer*innen ein einmaliges Passwort sowie einen Nutzername entweder an ihre private E-Mail-Adresse sendet oder – falls diese nicht vorhanden ist – persönlich oder per Post zustellt. Damit kann eine erstmalige Anmeldung erfolgen. Beim Öffnen der App geben die Nutzer*innen diese Daten ein und vergeben ihr eigenes, dauerhaftes Passwort. Damit ist der Account sicher und seitens der Endnutzer*innen schnell aktiviert.

2. Im Alltag in Sekunden zu den Infos: Nach der Registrierung ist die Hürde weg. Deine Mitarbeitenden können entweder direkt in der App angemeldet bleiben oder sich mit ihrem selbstgewählten Passwort, per Fingerabdruck, Gesichtserkennung oder mit ihrem Gerätesperrcode einloggen.

Wir nutzen bei Staffbase unsere Mitarbeiter-App natürlich auch für unsere eigene interne Kommunikation. Ich wähle mich seit mittlerweile fast vier Jahren täglich ein, weil die Einstiegshürden so gering und die Inhalte wertvoll für meine tägliche Arbeit sind. Da ich dauerhaft in der App angemeldet bleibe, muss ich nur mein Mobiltelefon entsperren, die App öffnen und schon bin ich mittendrin. 

Woran erkenne ich, ob meine Botschaften wirklich ankommen?

Der erste Schritt, um herauszufinden, ob deine Botschaften wirklich ankommen, ist ein Blick auf die Nutzungsrate. Als Admin siehst du in Staffbase genau, wie viele deiner Mitarbeitenden sich registriert haben und die App aktiv nutzen. Das ist dein Fundament. Doch wie wir wissen: Nur weil jemand die App öffnet, hat er die Botschaft noch lange nicht verinnerlicht.

Um herauszufinden, ob deine Strategie wirklich funktioniert, musst du noch etwas genauer hinsehen. Staffbase Smart Impact liefert hier Klarheit und konzentriert sich auf drei entscheidende Säulen:

• Sichtbarkeit & Interaktion: Du misst nicht nur die Reichweite von Beiträgen, sondern siehst, wie deine Mitarbeitenden mit Inhalten interagieren.

• Sentiment: Was denken deine Mitarbeitenden über die Botschaften? Reagieren sie positiv, skeptisch oder gar nicht?

• Zustimmung (Alignment): Das ist die Königsdisziplin. Nehmen deine Mitarbeitenden dein Narrativ positiv wahr? Ziehen alle am selben Strang?

Anstatt nur „News“ zu posten, kannst du gezielte Kampagnen für deine strategischen Ziele erstellen. Durch integrierte Alignment-Umfragen misst du direkt, ob die Zielgruppe die Kernbotschaften verstanden hat und sie mitträgt.

Diese Insights ermöglichen bereits über 2.000 Staffbase-Kund*innen, ihre Kommunikation kontinuierlich zu verbessern. Du siehst genau, ob deine Frontline-Mitarbeitenden die Unternehmensbotschaften bereits verinnerlicht haben und wo vielleicht noch mehr Relevanz geschaffen werden muss.

Reicht ein digitaler Kanal allein aus, um alle Mitarbeitenden zu erreichen?

Eine Mitarbeiter-App ist dein stärkster Hebel, um Mitarbeitende ohne E-Mail-Zugang zuverlässig zu erreichen, denn sie bietet ein paar entscheidende Vorteile im Gegensatz zu anderen Kanälen wie SMS oder Digital Signage: 

• Zwei-Wege-Kommunikation: Nur in der App können deine Mitarbeitenden interagieren, liken, kommentieren oder an Umfragen teilnehmen. SMS und Screens sind reine Einbahnstraßen.

• Personalisierung: Während der Bildschirm in der Kantine für alle dasselbe zeigt, können Inhalte in der Mitarbeiter-App personalisiert ausgespielt werden. 

• Messbarkeit: Nur hier weißt du dank Staffbase Smart Impact wirklich, ob die Botschaft nicht nur gesendet, sondern auch verstanden wurde.

Trotzdem gibt es Situationen, in denen ergänzende Kanäle Sinn ergeben, um die Erreichbarkeit zusätzlich zu steigern:

• Digital Signage: In der Produktion oder im Pausenraum fangen die großen Screens die Blicke derer ein, die ihr Handy gerade nicht zur Hand haben. Sie setzen den Fokus auf wichtige Updates und dienen als Teaser: „Mehr Details dazu jetzt in der App!“

• SMS: In echten Notfällen ist die SMS – neben Push-Benachrichtigungen der Mitarbeiter-App – unschlagbar. Wenn zum Beispiel eine Halle evakuiert werden muss oder ein Standort kurzfristig schließt, kannst du so deine Mitarbeitenden in Sekundenschnelle erreichen.

Was mache ich mit Mitarbeitenden, die gar kein Smartphone besitzen?

Du erreichst Mitarbeitende ohne Smartphone zuverlässig, indem du hybride „Informations-Inseln“ im physischen Arbeitsraum schaffst, die den digitalen Content der Mitarbeiter-App spiegeln. Das ist entscheidend, weil eine inklusive Kommunikation nur dann funktioniert, wenn die Technikwahl (oder deren Fehlen) nicht über die Zugehörigkeit zum Unternehmen entscheidet. 

Dazu nutzt du drei bewährte Brückentechnologien:

• Terminals: Fest installierte Kiosksysteme in Pausenräumen oder an zentralen Knotenpunkten ermöglichen den Zugriff auf das Intranet ohne eigenes Gerät. Unser Kunde Mytheresa setzt dieses Vorgehen erfolgreich um (vorgestellt auf der VOICES 2024), um die Chancengleichheit beim Informationszugang zu wahren.

• Digital Signage: Großbildschirme in der Produktion fungieren als „Teaser“. Sie zeigen die wichtigsten News-Headlines und operativen Updates an, die anschließend im Intranet genauer nachgelesen werden können. 

• SMS: Für kritische Sicherheitswarnungen oder Eilbotschaften ist die SMS das kleinste gemeinsame Vielfache. Sie erreicht auch ältere Mobiltelefone ohne App-Funktionalität und stellt sicher, dass Alarme jeden Mitarbeitenden zeitgleich erreichen.

Deine kritische IT-Abteilung könnte hier den Einwand erheben, dass hybride Kommunikationskanäle (App, Terminals, Digital Signage und SMS) einen Flickenteppich aus Einzellösungen bedeuten, die hohen Wartungsaufwand und Sicherheitsrisiken verursachen. Mit Staffbase entfällt diese Komplexität, da alle Kanäle über eine einzige Employee-Experience-Plattform gesteuert werden. Statt isolierter Silos erhält die IT eine hochsichere „Single Source of Truth“, die alle Endpunkte zentral verwaltet und Individuallösungen überflüssig macht.

Wichtig ist: Niemand sollte aufgrund seiner Technikwahl abgehängt werden. Eine professionelle Kommunikationsstrategie nutzt die App für 95 % der Belegschaft, stellt aber sicher, dass die restlichen 5 % über Terminals, Screens und SMS denselben Informationsstand erhalten. So verhinderst du die gefürchtete Zweiklassengesellschaft im Unternehmen.

Fazit: Kommunikation ist kein Selbstzweck

Mitarbeitende ohne E-Mail-Zugang erreichst du nicht automatisch, indem du die technische Reichweite maximierst, sondern indem du Relevanz zum Standard machst. Wenn du die begrenzte Ressource Zeit deiner Frontline-Mitarbeitenden respektierst und die interne Kommunikation von einer lästigen Holschuld in ein echtes Werkzeug verwandelst, verschwindet die Zweiklassengesellschaft in deinem Unternehmen fast von selbst und du kannst dir sicher sein, deine Mitarbeitenden mit wirklich kritischen Botschaften zuverlässig zu erreichen.

Dass dieser Weg nicht nur theoretisch funktioniert, bringt Frank Weberheinz, Leiter Unternehmenskommunikation beim Diakonie-Klinikum Stuttgart, auf den Punkt:

Dank unserer internen Kommunikationsplattform DIAKnow! von Staffbase haben wir die Möglichkeit, jeden einzelnen Mitarbeiter zu informieren, auch wenn er keinen Computerzugang am Arbeitsplatz hat. Wir erhalten ein großartiges Feedback für diese zeitgemäße und direkte Art der Kommunikation.“

Jedes Unternehmen hat eine individuelle Struktur und eigene „Magnet-Inhalte“. Lass uns gemeinsam herausfinden, welche Inhalte und Services deine Frontline-Mitarbeitenden wirklich in die App ziehen und wie du den Login-Prozess für deine Teams so barrierefrei wie möglich gestaltest.

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