Was sind die besten SharePoint-Intranet-Alternativen 2026?

Die besten Alternativen für ein Sharepoint-Intranet sind Employee-Experience-Plattformen, die als Digital Front Door für alle Mitarbeitenden funktionieren. Und zwar Desk- und Non-Desk-Mitarbeitende. Sie ersetzen SharePoint nicht in den Bereichen, in denen die Microsoft-Lösung einen hervorragenden Job macht, wie etwa das Dokumentenmanagement. Sie komplementieren SharePoint und lösen ein Problem, an dem SharePoint-Intranets scheitern: Reichweite und Adoption in der gesamten Belegschaft. Dabei decken sie Use Cases der internen Kommunikation, HR, IT und Operations ab und vereinen sie auf einer zentralen Plattform. Dazu zählt etwa:

• Multichannel-Kommunikation über Intranet, Mitarbeiter-App, E-Mail, SMS und Digital Signage

• Ein Chatbot, der auf spezialisierte KI-Assistenten und Wissensbestände zugreift – nutzbar von allen Mitarbeitenden über Desktop und Smartphone

• Personalisierte, KI-generierte Audio-Updates bzw. Podcasts

• Digital-Workplace-Integrationen zu Microsoft 365, Google Workspace, ServiceNow, SAP, Workday und vielen weiteren

SharePoint wurde für Schreibtischarbeit gebaut. Was bedeutet das für alle anderen Mitarbeitenden?

Der „2026 SharePoint Intranet Benchmarking Report“ von SWOOP Analytics, der auf realen Nutzungsdaten von 410.457 Intranet-Nutzenden aus 41 Organisationen weltweit basiert, zeigt: Der mobile Zugriff auf SharePoint-Intranets lag 2026 bei 1,7 %, während 89 % aller Zugriffe über den Desktop erfolgten. In Deutschland arbeitet jedoch rund die Hälfte aller Beschäftigten gar nicht an einem Schreibtischarbeitsplatz. SharePoint wurde für die Arbeit am Desktop entwickelt, und genau dort wird es genutzt. Für Mitarbeitende, die nicht am Schreibtisch sitzen, war es von Anfang an kaum Teil ihres Arbeitsalltags.

Die meisten Organisationen, die SharePoint-Alternativen prüfen, stellen sich eine von zwei Fragen.

Die erste: Wie erreichen wir die Mitarbeitenden, die SharePoint nicht erreicht? Die Antwort besteht nicht darin, sich von SharePoint zu verabschieden. Sie besteht darin, eine speziell dafür entwickelte Kommunikationsebene daneben zu stellen. Eine dedizierte Employee-Experience-Plattform übernimmt die mobile Zustellung, Push-Benachrichtigungen, das Targeting und die mehrsprachige Reichweite für all jene Mitarbeitenden, für die SharePoint nie gedacht war.

Die zweite: Sollte SharePoint überhaupt unsere Digital Front Door sein? Für viele Organisationen bietet die dokumentenzentrierte Architektur von SharePoint möglicherweise nicht das richtige Fundament für eine unternehmensweite Single Source of Truth – vor allem dann, wenn das vorrangige Ziel eine starke Employee Experience ist. Hier lautet die Antwort: zu einer speziell entwickelten Plattform wechseln und SharePoint im Hintergrund für Dokumente, Dateien und die Zusammenarbeit behalten, wo es seine Stärken ausspielt.

Beide Wege sind legitim. Die stärksten Plattformen können nicht nur Inhalte auf diversen Kanälen veröffentlichen. Sie dienen als personalisierte Eingangstür zur gesamten Employee Experience und stellen allen Mitarbeitenden genau die Werkzeuge, Services und Informationen bereit, die zu ihrer Rolle und ihrem Arbeitsort passen. Für eine Person in der Produktion können das Schichtpläne und Sicherheitshinweise sein. Für eine Person am Schreibtisch Teamnews und Unternehmensankündigungen. Für neue Mitarbeitende Onboarding-Aufgaben und die Richtlinien, die sie am ersten Tag brauchen. Und zunehmend bedeutet es KI, die Fragen präzise beantworten kann – aber dazu muss auch gewährleistet sein, dass alle Zugriff haben.

SharePoint funktioniert gut für Mitarbeitende, die wissen, wo sie suchen müssen. Für alle anderen entsteht eine Lücke: für die Frontline-Mitarbeitenden ohne Laptop, für die Person, die Inhalte nie in ihrer eigenen Sprache sieht, für die lokale Führungskraft, die nicht findet, was für ihre Region relevant ist. Stell bei der Bewertung von Plattformen die Frage: Wird sie allen Mitarbeitenden in deinem Unternehmen dienen oder nur denen, die ohnehin schon SharePoint-Zugriff haben?

Was ist Microsoft SharePoint?

SharePoint ist Microsofts webbasierte Plattform für Zusammenarbeit, Content-Management und Dokumentenablage und eines der am weitesten verbreiteten Enterprise-Softwareprodukte der Welt. In über 25 Jahren am Markt gründet seine Langlebigkeit auf Stärken wie Dokumentenmanagement, Versionskontrolle, fein abgestuften Berechtigungen und der tiefen Integration in das gesamte Microsoft-365-Ökosystem.

SharePoint ist das richtige System, um Inhalte zu speichern, zu organisieren und zu verwalten, und für die meisten großen Unternehmen, die bereits Microsoft 365 nutzen, sollte es im Stack bleiben. Die Frage, um die es in diesem Artikel geht, ist enger gefasst: ob SharePoint allein als Kommunikationsebene oder Intranet für alle Mitarbeitenden im Unternehmen dienen kann.

Warum suchen Organisationen nach einer SharePoint-Alternative?

Die Frage lautet selten, ob man SharePoint behält. Sie lautet, ob SharePoint allein als Employee-Experience-Ebene für das gesamte Unternehmen dienen kann. Die meisten Organisationen beginnen erst dann, Alternativen zu prüfen, wenn sie auf eine oder mehrere derselben wiederkehrenden Einschränkungen stoßen:

Nicht als Kommunikationskanal konzipiert: SharePoint glänzt beim Speichern, Organisieren und Verwalten von Dokumenten. Schwierig wird es, wenn Organisationen darüber hinaus relevante News ausspielen, Kampagnen fahren, Ergebnisse messen und alle Mitarbeitenden proaktiv erreichen wollen.

Nicht mobile first:  Die mobile Erfahrung von SharePoint wurde rund um Produktivität und Dokumentenzugriff für Desk-Mitarbeitende konzipiert. Für Mitarbeitende, die nicht am Schreibtisch sitzen, fühlt sie sich selten relevant für ihren Arbeitsalltag an.

IT-Abhängigkeit und begrenzte Personalisierung: Das Veröffentlichen in SharePoint erfordert die Einbindung der IT für Zielgruppen-Targeting, Navigation und aussagekräftige Statistiken. Inhalte nach Rolle oder Standort auszusteuern, setzt eine IT-verwaltete Azure-AD-Konfiguration voraus – die meisten Mitarbeitenden sehen daher dieselben Inhalte, unabhängig davon, wer sie sind oder wo sie arbeiten.

Generische Inhalte: Die Komplexität von SharePoint erfordert umfangreiches Onboarding und laufende Schulungen, damit lokale Teams es effektiv nutzen können. In der Folge wird das Intranet meist zum zentralen Broadcast-Werkzeug, und Mitarbeitende in unterschiedlichen Regionen, Funktionen oder Geschäftsbereichen sehen selten Inhalte, die sich für ihren Arbeitsalltag direkt relevant anfühlen.

Keine Wirkungsmessung:  SharePoint meldet Seitenaufrufe und Verweildauer. Es beantwortet nicht, ob die Botschaft alle erreicht hat, die sie brauchten, ob die Mitarbeitenden sie verstanden haben oder ob sie die beabsichtigte Handlung ausgelöst hat.

KI-Reife: Weil der Fokus auf dem Verwalten großer Dokumentenmengen liegt, sammeln sich in SharePoint-Umgebungen typischerweise veraltete Seiten, Dubletten und widersprüchliche Informationen an – ohne systematische Möglichkeit, das aufzulösen. Wenn KI aus einem ungepflegten Content-Bestand schöpft, produziert sie Antworten, die zwar richtig klingen, aber ungenau oder irreführend sein können. Die Lösung ist kein besseres KI-Modell. Es ist eine Datenbasis mit umfassender Governance, die für korrekte Antworten sorgt – gepflegt von Kommunikationsverantwortlichen, die handeln können, ohne für jede Aktualisierung ein IT-Ticket zu eröffnen.

Keiner dieser Punkte ist ein Grund, SharePoint aufzugeben. Es sind Gründe, eine speziell entwickelte Kommunikationsebene daneben zu stellen. SharePoint ist das richtige Zuhause für Kollaboration an Inhalten für Projektdateien und Arbeitsdokumente. Es wurde nicht dafür entwickelt, als Single Source of Truth für verlässliche Unternehmenskommunikation zu dienen: für die Richtlinien, Updates und Informationen, die alle Mitarbeitenden finden, denen sie vertrauen und nach denen sie handeln müssen. Das erfordert ein anderes Werkzeug.

„Wir nutzen SharePoint seit Jahren als Intranet. Warum sollten wir das ändern?“

Das Argument, SharePoint als Kommunikationsplattform hinter sich zu lassen, baut sich seit Jahren auf. Zwei Entwicklungen machen es 2026 dringlicher denn je.

Die Erreichbarkeit der Frontline ist zur strategischen Priorität geworden 

Immer mehr Organisationen erkennen: Dass ein Großteil der Belegschaft keinen verlässlichen Kommunikationskanal hat, ist ein unternehmerisches Risiko. Sicherheit, Compliance, Kultur und Produktivität hängen alle davon ab, auch diejenigen Mitarbeitenden zu erreichen, die am schwersten erreichbar sind. 

Doch der Anspruch geht über das Schließen einer Lücke hinaus. Die vorausschauendsten Organisationen fragen nicht nur, wie sie Frontline-Mitarbeitende erreichen. Sie fragen, wie sie allen Mitarbeitenden eine reichhaltige und relevante Erfahrung bieten: personalisierte Informationen, die Werkzeuge und Services, die sie brauchen, und ein echtes Gefühl der Verbundenheit mit der Organisation, für die sie arbeiten. Speziell entwickelte Plattformen, die das leisten – unabhängig von Endgerät oder Microsoft-Lizenzierung –, sind vom Nice-to-have zur strategischen Anforderung geworden.

KI hat die Content-Lücke teuer gemacht 

In SharePoint-Umgebungen sammeln sich typischerweise veraltete Seiten, Dubletten und widersprüchliche Informationen an – ohne systematische Möglichkeit, das aufzulösen. Wenn KI aus einem ungoverneten Content-Bestand schöpft, produziert sie selbstbewusste Antworten, die ungenau oder irreführend sein können. Die Lösung ist kein besseres KI-Modell. Es ist ein governeter Content-Bestand, der Antworten korrekt hält – gepflegt von Kommunikationsverantwortlichen, die handeln können, ohne für jede Aktualisierung ein IT-Ticket zu eröffnen.

Diese beiden Verschiebungen definieren, welche Fragen bei einer Bewertung von SharePoint-Alternativen 2026 im Zentrum stehen sollten: nicht nur, ob die Plattform eine mobile App und einen besseren Editor hat, sondern ob sie alle Mitarbeitenden erreichen kann – auch jene ohne Microsoft-Lizenz – und das Fundament für Content-Governance bietet, das KI-Antworten in großem Maßstab vertrauenswürdig macht.

Worauf du bei einer SharePoint-Alternative 2026 achten solltest

Nicht jede SharePoint-Alternative löst dasselbe Problem. Manche erweitern Microsoft 365, indem sie es um eine Kommunikations- und Mobil-Ebene erweitern. Andere dienen als speziell entwickelter Ersatz für SharePoint und als Digital Front Door für die Mitarbeitenden. Die folgenden Kriterien gelten für beide Wege.

Employee Experience und Engagement

Ein modernes Intranet sollte mehr können, als Inhalte zu verteilen. Achte auf Plattformen, die Zwei-Wege-Kommunikation unterstützen, darunter Pulsbefragungen, Umfragen, Anerkennung und Community-Funktionen, um Mitarbeitenden eine Stimme und ein Gefühl der Verbundenheit mit der Organisation zu geben. Die besten Plattformen dienen als personalisierte Front Door zur gesamten Employee Experience, nicht als bloßes schwarzes Brett.

Reichweite über alle Mitarbeitenden hinweg

Erreicht die Plattform Mitarbeitende ohne Microsoft-365-Lizenz, Beschäftigte auf privaten Geräten, Frontline-Mitarbeitende ohne Firmen-E-Mail-Adresse und mehrsprachige Teams? Der Wert einer Kommunikationsebene liegt darin, die Reichweite von SharePoint zu erweitern – nicht sie zu duplizieren.

Umfassende Personalisierung

Alle Mitarbeitenden sollten Inhalte sehen, die sich für sie und ihren Arbeitsort relevant anfühlen. Achte auf Plattformen, die zielgerichtete Erfahrungen nach Rolle, Standort, Geschäftsbereich und Sprache liefern, ohne dass für jede Zielgruppenänderung die IT einbezogen werden muss. Generische Inhalte, die zwar an alle ausgespielt werden, aber von niemandem gelesen werden, sind letztlich reine Zeitverschwendung.

Autonomie der Kommunikationsteams

Können Kommunikations- und HR-Teams Inhalte erstellen, aussteuern, veröffentlichen und messen, ohne die IT einzubinden? Wenn die Plattform einen Engpass nur durch einen anderen ersetzt, hat sie das Problem nicht gelöst.

Multichannel-Zustellung von einem Ort aus

E-Mail, mobile Mitarbeiter-App, Intranet, Digital Signage und Teams sollten alle aus einem einzigen Editor mit einheitlichen Statistiken steuerbar sein. Plattformen, die pro Kanal ein eigenes Tool verlangen, stellen genau jene Fragmentierung wieder her, die sie eigentlich auflösen sollen.

Content-Governance und Aktualität

Kann die Plattform veraltete, doppelte oder widersprüchliche Inhalte automatisch erkennen? Da KI das Intranet heranzieht, um Fragen von Mitarbeitenden zu beantworten, wird ein ungepflegter Content-Bestand zum Risiko. Achte auf Plattformen, die Kommunikationsteams die Werkzeuge geben, einen vertrauenswürdigen, aktuellen Content-Bestand ohne IT-Abhängigkeit zu pflegen.

Wirkungsorientierte Statistiken

Seitenaufrufe sagen dir nur, welche Inhalte geöffnet wurden. Achte auf Plattformen, die messen, ob Kommunikation Verständnis, Zustimmung und Verhaltensänderung bewirkt hat.

Tiefe der Microsoft-365-Integration

Veröffentlicht die Plattform nativ nach SharePoint? Erscheint sie in Teams? Synchronisiert sie mit Azure AD? Verbindet sie sich mit Copilot? Ist sie für den MACC-Einkauf im Azure Marketplace verfügbar? Eine oberflächliche Integration schafft zwei Systeme, die gepflegt werden müssen. Eine tiefe Integration schafft Vereinfachung.

Einführung und langfristiger Betrieb

Eine Plattform, deren Einführung sechs Monate dauert und die dauerhafte IT-Einbindung erfordert, um sich weiterzuentwickeln, ist langfristig teurer als eine, die schneller ausgerollt wird und die Fachteams eigenständig betreiben können.

Analystenvalidierung

Der Gartner Magic Quadrant für Intranet Packaged Solutions ist der wichtigste Maßstab für diese Kategorie. Plattformen, die darin auftauchen, wurden anhand einheitlicher Kriterien für Enterprise-Reife bewertet. SharePoint und Viva tauchen darin nicht auf.

Die besten SharePoint-Alternativen 2026

1. Staffbase – am besten für Organisationen, die alle Mitarbeitenden ergänzend zu ihrer Microsoft-Investition erreichen wollen

Staffbase ist die Employee-Experience-Plattform, mit der Unternehmen alle ihre Mitarbeitenden erreichen – von der Produktionshalle bis zum Eckbüro. Sie bietet die Werkzeuge, um den Business Impact von Kommunikation messbar zu machen.

Für die meisten Organisationen bleibt SharePoint, wo es hingehört: bei Dokumenten, Dateien und Kollaboration. Staffbase ist die komplementäre Kommunikationsebene: Sie erweitert die Reichweite auf Frontline-Mitarbeitende und verteilte Teams, gibt Kommunikationsteams die Autonomie, Inhalte ohne die IT zu veröffentlichen, und liefert das Content-Fundament, das KI-Antworten vertrauenswürdig macht. Mehr als 90 % der Staffbase-Kunden nutzen zusätzlich Microsoft 365.

Für alle Mitarbeitenden, die SharePoint nicht erreicht

SharePoint erreicht Desk-Mitarbeitende. Es erreicht nicht die Menschen im Einzelhandel, das Lagerpersonal, Pflegekräfte im Schichtdienst oder neue Mitarbeitende, die noch nicht in M365 eingerichtet sind. Staffbase wurde mobile-first entwickelt – mit einer vollständig gebrandeten App in den öffentlichen App-Stores als Standard, Push-Benachrichtigungen, Offline-Zugriff und nativem Chat, ganz ohne erforderliche Microsoft-Lizenz.

Mister Car Wash setzte zuvor auf eine SharePoint-Site, die auf Führungskräfte und das Management beschränkt war. Somit hatten mehr als 7.000 Non-Desk-Mitarbeitende an über 550 Standorten keinen verlässlichen Kommunikationskanal. Nach dem Start von „Mister Connect“ auf Basis von Staffbase erreichte das Unternehmen eine Aktiv-Nutzungsrate von 93 % in seiner gesamten Frontline-Belegschaft und bewahrte seine Unternehmenskultur und das Gemeinschaftsgefühl in einer Phase schnellen Wachstums.

Eine personalisierte Erfahrung für alle Mitarbeitenden

Mit Staffbase liefert die interne Kommunikation Inhalte zielgerichtet nach Rolle, Standort, Geschäftsbereich und Sprache aus. Und wenn etwas an den Zielgruppeneinstellungen geändert werden soll, muss sie nicht jedes Mal die IT involvieren Mitarbeitende sehen News, Tools und Services, die für ihren Arbeitsalltag relevant sind, statt eines Broadcasts nach dem Gießkannenprinzip. Umfragen, Pulsbefragungen, Anerkennung und Community-Funktionen geben allen Mitarbeitenden von der Zentrale bis zur Produktionshalle eine Stimme und eine Verbindung zur Organisation.

Eine Plattform, alle Kanäle und ein Ort, um alles zu messen

Das Staffbase Studio führt Intranet, mobile Mitarbeiter-App, E-Mail, Digital Signage und SMS in einem einzigen CMS zusammen. Einmal erstellen, überall veröffentlichen, alles in einer Ansicht messen. Staffbase Smart Impact misst Reichweite, Sichtbarkeit, Stimmung und Zustimmung – nicht nur Klicks.

KI-gestützte Content Governance

Plausibel klingende, aber falsche KI-Ausgaben wurden von Analyst*innen als das dominierende Enterprise-KI-Risiko 2026 benannt. Der AI Quality Layer von Staffbase adressiert es direkt. Staffbase Autopilot erkennt veraltete und widersprüchliche Inhalte, bevor KI sie ausspielt. Navigator liefert rollenspezifische, verifizierte Antworten. Staffbase On Air verwandelt Kommunikation in personalisierte Audio-Briefings.

Lokale Teams halten Inhalte aktuell

Staffbase Spaces gibt Regionen und Geschäftsbereichen die Autonomie, ihre eigenen Inhalte innerhalb zentral definierter Governance-Leitplanken zu verwalten – ganz ohne IT-Unterstützung.

Microsoft-Integration, die in beide Richtungen funktioniert

Staffbase ist zertifizierter Microsoft Build Partner. Veröffentlicht nativ nach SharePoint, erscheint in Teams als Personal App, stellt über Outlook zu, verbindet sich über Viva Connections, synchronisiert mit dem Azure Active Directory via Entra ID, erweitert Workflows über Power Automate und verbindet sich über den Staffbase Agent mit Microsoft 365 Copilot. Verfügbar im Azure Marketplace, wobei Käufe auf die Microsoft Azure Consumption Commitments angerechnet werden.

Die Zahlen

• Ein Leader im Gartner Magic Quadrant für Intranet Packaged Solutions in drei aufeinanderfolgenden Jahren (2023, 2024, 2025)

• Im Vertrauen von mehr als 1.500 Unternehmenskunden, darunter Siemens, ALDI, Alaska Airlines und Nestlé

• Mindestens 80 % Reichweite bei einer typischen Einführung

• ALDI Australia: 99 % Registrierung, 94 % monatlich aktiv, 84 % wöchentlich aktiv bei mehr als 16.000 Mitarbeitenden

• ClearBox 2026: 4,5/5 in Communications Management, Mobile and Frontline Support sowie Employee Experience

• Drei ClearBox 2026 Choice Awards: Top-5-Score, Comms Excellence sowie Frontline and Mobile Focus

Am besten für: Organisationen mit mehr als 500 Mitarbeitenden, die Desk- und Non-Desk-Mitarbeitende über eine Plattform verbinden und ihre Microsoft-365-Investition sinnvoll ergänzen wollen.

Pro:

• Erreicht alle Mitarbeitenden, unabhängig von der M365-Lizenzierung

• Ein CMS für alle Kanäle: Intranet, Mitarbeiter-App, E-Mail, Digital Signage und SMS

• Tiefe, bidirektionale Microsoft-Integrationen mit Microsoft-Build-Partner-Zertifizierung, Verfügbarkeit im Azure Marketplace und MACC-Anrechenbarkeit

• Der AI Quality Layer adressiert das Governance-Problem hinter unzuverlässigen KI-Antworten

• Spaces lässt lokale Teams eigenständig veröffentlichen, sodass Inhalte ohne IT aktuell bleiben

• Vollständig gebrandete White-Label-App als Standard enthalten

Kontra:

• Ausgelegt auf Organisationen mit mehr als 500 Mitarbeitenden

• Am besten geeignet für Organisationen, die eine Employee-Experience-Plattform suchen, und weniger relevant für Teams, deren vorrangiger Bedarf das Dokumentenmanagement ist

2. Simpplr – am besten für Organisationen mit (fast) ausschließlich Desk-Mitarbeitenden, die ein modernes, KI-gestütztes Intranet wollen

Simpplr ist ein modernes Intranet mit Fokus auf KI-gestützter Personalisierung, Wissensmanagement und Employee Services.

Die User Experience ist besonders auf Desk Mitarbeitende ausgelegt. Simpplr hat seine Angebote für Frontline-Mitarbeitende in jüngster Zeit ausgebaut, etwa durch SMS als mobilen Kanal, Digital Signage über die ScreenCloud-Integration und einen KI-Assistenten für Schicht- und HR-Self-Services.

Am besten für: Mittelständische bis große Unternehmen, in denen überwiegend Desk-Mitarbeitende arbeiten, bei denen die IT oder HR die Hauptverantwortung für die Software haben und die Priorität auf der Plattform-Konsolidierung rund um Intranet, Wissensmanagement und Employee Services liegt.

Pro:

• Aufgeräumte Oberfläche, schnell einsatzbereit für Desk-Mitarbeitende

• Starker KI-Assistent für HR- und IT-Self-Services

• Gute Werkzeuge für Employee Listening, Sentiment-Analyse sowie Lob und Anerkennung

Kontra:

• Die Gestaltungsfreiheit ist ggf. eingeschränkt; manche Nutzer*innen berichten, dass Anpassungsoptionen, visuelles Design und Layout-Flexibilität weniger umfangreich sind als gewünscht

• Am besten geeignet für Desk-Belegschaften

• Die gebrandete App ist ein Premium-Add-on

3. Unily – am besten für große Unternehmen, die eine hochgradig konfigurierbare Digital-Workplace-Plattform wollen

Unily ist ein funktionsreiches Enterprise-Intranet, gebaut für große, komplexe Organisationen mit dedizierten Digital-Workplace-Teams. Seine Konfigurierbarkeit ist sein prägendes Merkmal: granulare, widget-basierte Anpassung, starke Microsoft-365-Integrationen und ein großer Funktionsumfang. Damit einher geht jedoch eine hohe operative Komplexität. Die Plattform ist flexibel und bietet viele Konfigurationsoptionen, erfordert jedoch auch intensive Schulungen für die Admins.

Am besten für: Große Unternehmen mit dedizierten Digital-Workplace- oder IT-Teams, die Wert auf umfangreiche Konfigurierbarkeit, Enterprise-Suche und eine umfassende Digital-Workplace-Plattform legen und die Ressourcen für den laufenden Betrieb und die Governance haben.

Pro:

• Ein Leader im Gartner Magic Quadrant für Intranet Packaged Solutions

• Hochgradig konfigurierbar mit tiefen M365-Integrationen

• Großer Funktionsumfang mit Communities, Newslettern und Statistiken

Kontra:

• Manche Kunden berichten von einem hohen Schulungsaufwand, besonders für Nutzende ohne technischen Hintergrund

• Gebrandete Mitarbeiter-Apps und fortgeschrittene KI-Funktionen können zusätzliche Investitionen erfordern

• Kunden haben von einer komplexen Preisgestaltung und uneinheitlichen Support-Erfahrungen berichtet

4. Workvivo – am besten für Organisationen, die Employee Engagement und Community priorisieren

Workvivo ist eine social-first Employee-Experience-Plattform, die einen News-Feed, Communities, Mitarbeiter-Anerkennung, Podcasts, Livestreaming und eine mobile Mitarbeiter-App vereint. 2023 von Zoom übernommen, eignet es sich besonders für Organisationen, bei denen Kultur, Zugehörigkeit und Peer-to-Peer-Engagement im Vordergrund stehen.

Workvivo ist stark im Aufbau von Communities, jedoch sind strategische Kommunikationsfunktionen, Governance und redaktionelle Kontrolle weniger ausgereift als bei Plattformen, die primär für Kommunikationsteams gebaut sind.

Am besten für: Organisationen, bei denen Employee Engagement, Kulturaufbau und Community im Vordergrund stehen.

Pro:

• Starke Social-, Community- und Anerkennungsfunktionen

• Zoom-Integration für Organisationen, die bereits im Zoom-Ökosystem sind

• Der ClearBox-Report 2026 bewertete Workvivo mit 4,5/5 für Community and Engagement

Kontra:

• Die feed-basierte Architektur begrenzt die strukturierte Kommunikations-Governance und das Kampagnenmanagement

• Chat, Digital Signage und fortgeschrittene Statistiken sind kostenpflichtige Add-ons

• Organisationen mit komplexem Wissensmanagement-Bedarf sollten Such- und Content-Discovery-Funktionen prüfen

5. Firstup – am besten für Organisationen mit Fokus auf intelligentes Publishing und Employee Journeys

Firstup ist eine Mitarbeiter-Kommunikationsplattform, die rund um personalisierte Kommunikation und Journey-Orchestrierung gebaut ist. Ihre Intelligent Delivery Engine optimiert automatisch, über welchen Kanal und zu welcher Zeit eine Nachricht die einzelnen Mitarbeitenden erreicht. Die Plattform deckt Mitarbeiter-App, E-Mail, Intranet und Desktop-Zustellung ab, mit guter Zielgruppensegmentierung und starkem Targeting.

Am besten für: Große Unternehmen, die personalisiertes Publishing und die Orchestrierung von Employee Journeys benötigen.

Pro:

• Ausgereifte Journey-Orchestrierung mit fortgeschrittenen Entscheidungsbäumen und Lifecycle-Triggern

• Fortgeschrittene Zielgruppensegmentierung und Targeting

• Statistiken, die Einblick in die Kampagnen-Performance geben

Kontra:

• Das Intranet ist auf jeder Stufe ein kostenpflichtiges Add-on und nicht in der Basisplattform enthalten

• Weniger strukturierte Wissens-Governance im Vergleich zu dedizierten Intranet-Plattformen

• Begrenzte native Chat-Funktionen, die zusätzliche Kollaborationswerkzeuge erfordern können

6. Viva Connections + Viva Amplify – am besten für Organisationen, die vollständig innerhalb von Microsoft bleiben wollen

Viva Connections bringt SharePoint als personalisiertes Dashboard in Teams und gibt Desk-Mitarbeitenden Zugriff auf Unternehmensnews, Tools und Ressourcen, ohne ihre primäre Produktivumgebung zu verlassen. Viva Amplify ergänzt eine zentrale Veröffentlichungsebene, die es Autor*innen erlaubt, Inhalte einmal zu erstellen und aus einer Oberfläche an SharePoint, Teams, Outlook und Viva Engage zu verteilen.

Grundlegende Funktionen von Viva Connections sind in vielen M365-Plänen enthalten, was es zu einem niedrigschwelligen Einstieg für bereits lizenzierte Organisationen macht.

Am besten für: Organisationen, die über ihre gesamte Belegschaft hinweg vollständig M365-lizenziert sind, eine hohe bestehende Teams-Adoption haben und ihre Kommunikation verbessern wollen, ohne einen neuen Anbieter hinzuzunehmen.

Pro:

• Keine zusätzlicher Anbieter bzw. Vertragspartner

• Grundfunktionen in vielen bestehenden M365-Plänen enthalten

• Vertraute Umgebung für Mitarbeitende, die Teams bereits täglich nutzen

Kontra:

• Erfordert eine M365-Lizenz und begrenzt damit den Zugang für Frontline- und Non-Desk-Mitarbeitende ohne passende Lizenz

• Fortgeschrittenere Funktionen erfordern das Add-on Viva Employee Communications and Communities zu etwa 2 US-Dollar pro Person und Monat – bei Enterprise-Skalierung ein erheblicher Zusatzaufwand

• Erbt die IT-Abhängigkeit von SharePoint für Targeting, Navigation und Zielgruppenverwaltung

7. Viva Engage – am besten für Organisationen, die Peer-to-Peer-Communities innerhalb von Microsoft 365 wollen

Viva Engage ist Microsofts Enterprise Social Network, der Nachfolger von Yammer, verfügbar als eigenständige App oder eingebettet in Teams. Sein Hauptzweck sind Peer-to-Peer-Communities, wobei es auch Leadership Engagement, Wissensaustausch und Kampagnen unterstützt. Es ist kein eigenständiges Intranet und wird typischerweise neben SharePoint oder einer Drittanbieter-Intranet-Plattform eingesetzt.

Grundlegende Community-Funktionen sind in Standard-M365-Plänen einschließlich F1 und F3 enthalten. Premium-Funktionen erfordern das Add-on Viva Employee Communications and Communities zu etwa 2 US-Dollar pro Person und Monat.

Die Adoption konzentriert sich typischerweise auf Desk-Mitarbeitende  Ohne starke Governance können Communities schnell wuchern und fragmentieren.

Viva Engage funktioniert am besten als Teil eines breiteren Digital-Workplace-Stacks. Die meisten Organisationen kombinieren es mit einem dedizierten Intranet oder einer Kommunikationsplattform.

Am besten für: M365-Organisationen, die Community- und Leadership-Engagement-Funktionen ergänzen wollen – eingesetzt neben, nicht anstelle einer strukturierten Kommunikationsplattform.

Pro:

• Grundfunktionen in den meisten M365-Plänen einschließlich F1 und F3 enthalten

• Starke Leadership-Werkzeuge: Leadership Corner, AMA-Events und Storylines

• In Teams eingebettet, also kein zusätzlicher Login für Desk-Mitarbeitende

Kontra:

• Kein eigenständiges Intranet, erfordert SharePoint oder eine Drittanbieter-Plattform

• Der algorithmusgesteuerte Feed kann die Kontrolle der Kommunikationsteams über Reichweite und Timing einschränken

• Premium-Funktionen erfordern das Viva-ECC-Add-on

8. Google Sites – am besten für Organisationen auf Google Workspace, die ein einfaches Intranet suchen

Google Sites ist Googles integrierter Intranet-Baukasten, für Google-Workspace-Abonnenten ohne Zusatzkosten verfügbar. Es lassen sich einfache Seiten erstellen, Google-Drive-Inhalte einbetten und eine grundlegende Intranet-Navigation mit vertrauten Google-Werkzeugen aufbauen. Für Organisationen, die bereits auf Google Workspace sind, ist es der einfachste Weg zu einem grundlegenden internen Informations-Hub, ohne einen neuen Anbieter hinzuzunehmen.

Es ist in erster Linie ein Seitenbaukasten und keine Kommunikationsplattform. Es gibt keine Push-Benachrichtigungen, kein Zielgruppen-Targeting, kein Kampagnenmanagement und keine wirkungsorientierten Statistiken. Mitarbeitende navigieren zu Inhalten, statt sie gezielt zugespielt zu bekommen. Für Organisationen, die Mitarbeitende proaktiv erreichen müssen – besonders solche ohne regelmäßigen Computerzugriff –, deckt Google Sites diesen Bedarf nicht ab.

Am besten für: Kleine bis mittelgroße Organisationen auf Google Workspace, die einen einfachen, kostenlosen internen Informations-Hub brauchen und noch keine proaktive Push-Kommunikation oder Statistiken benötigen.

Pro:

• Kostenlos in jedem Google-Workspace-Abonnement

• Einfach einzurichten, ohne technisches Know-how

• Tiefe native Integration mit Google Drive, Docs, Calendar und Meet

Kontra:

• Keine Push-Benachrichtigungen, kein Targeting, kein Kampagnenmanagement, keine wirkungsorientierten Statistiken

• Mitarbeitende navigieren zu Inhalten, statt sie zu erhalten

• Nicht geeignet für Frontline- oder verteilte Belegschaften, die proaktive Kommunikation brauchen

9. Confluence (Atlassian) – am besten für Teams, die strukturiertes Wissensmanagement brauchen, z. B. im Produktmanagement

Confluence ist eine weit verbreitete Plattform für Wissensmanagement und Dokumentation von Atlassian, am bekanntesten als Begleiter von Jira für Engineering-, Produkt- und IT-Teams. Mit Confluence lassen sich strukturierte Inhalte erstellen, organisieren und gemeinsam bearbeiten: Dokumente, Wikis, Projektdokumentation und interne Wissensdatenbanken.

Als SharePoint-Alternative für Mitarbeiter-Kommunikation sind die Einschränkungen jedoch erheblich. Es gibt kein Kampagnenmanagement und keine wirkungsorientierten Statistiken. Die Adoption außerhalb technischer Teams ist oft begrenzt, und nicht-technische Nutzende empfinden die Oberfläche häufig als weniger benutzerfreundlich als speziell entwickelte Intranet-Plattformen. Es lässt sich am besten als Wissensmanagement-Werkzeug verstehen, das eine Kommunikationsplattform ergänzt, statt sie zu ersetzen.

Am besten für: Engineering-, Produkt- und IT-Teams, die strukturiertes Wissensmanagement und Dokumentation brauchen.

Pro:

• Starkes strukturiertes Wissensmanagement und starke Dokumentation

• Tiefe Integration mit Jira und der Atlassian-Produktsuite

• Leistungsstarke Suche über komplexe Spaces und Seitenstrukturen hinweg

Kontra:

• Nicht für Mitarbeiter-Kommunikation gebaut, kein Kampagnenmanagement, keine wirkungsorientierten Statistiken

• Begrenzte Adoption außerhalb technischer Teams

• Nutzende berichten von einem großen Lernaufwand, besonders für Personen ohne technischen Hintergrund

10. Notion – am besten für kleinere Organisationen oder Teams, die eine flexible Wissensdatenbank wollen

Notion ist ein flexibler Workspace für Notizen, Wikis, Datenbanken und Projektmanagement. Sein block-basierter Editor und die anpassbare Seitenstruktur machen es beliebt für den Aufbau interner Wissensdatenbanken, Team-Wikis und Onboarding-Dokumentation. Die Preisgestaltung ist niedrigschwellig, mit einem kostenlosen Tarif und kostenpflichtigen Plänen mit recht geringen Kosten pro Nutzer*in.

Am besten für: Kleine bis mittelgroße Teams, die eine flexible, erschwingliche Wissensdatenbank wollen.

Pro:

• Hochgradig flexibel und anpassbar ohne technisches Know-how

• Stark für Wissensdatenbanken, Wikis und Teamdokumentation

• Durchweg starke G2-Bewertungen für Benutzerfreundlichkeit und niedrige Lernkurve

Kontra:

• Nicht für Push-Kommunikation entwickelt, kein Zielgruppen-Targeting, keine proaktive Content-Zustellung

• Kein Kampagnenmanagement, keine redaktionellen Workflows, keine wirkungsorientierten Statistiken

• Begrenzte Governance-Funktionen und damit nicht geeignet für regulierte Branchen oder große Organisationen

11. Blink – am besten für Organisationen mit vielen Frontline-Mitarbeitenden, die eine schnelle mobile Einführung brauchen

Blink ist eine mobile-first Plattform, die speziell für Frontline-Belegschaften gebaut ist. Sie vereint einen Social Feed, Chat, Hub-Seiten, Aufgabenmanagement, Umfragen, Anerkennung und Micro-Apps in einer einzigen mobilen App. Ihre an soziale Medien angelehnte Oberfläche und die schnelle Einführung machen sie gut geeignet für Frontline-Belegschaften, die traditionelle Intranet-Werkzeuge als unzugänglich oder irrelevant empfinden.

Am besten für: Mittelständische Organisationen mit großen Frontline- oder Non-Desk-Belegschaften.

Pro:

• Mobile UX im Social-Media-Stil mit schneller Einführung und hoher Frontline-Adoption

• Nativer Chat, Sprach- und Videoanrufe, Anerkennung und Aufgabenmanagement in einer App

• Transparente Preisgestaltung ab 3,75 US-Dollar pro Person und Monat

Kontra:

• White-Label-gebrandete App und fortgeschrittene Statistiken sind kostenpflichtige Add-ons

• Primär auf Frontline-Kommunikation fokussiert; Nutzende berichten von begrenzten Intranet-Funktionen

• Kein nativer E-Mail-Builder, was breitere Omnichannel-Kommunikationsstrategien einschränkt

12. Happeo – am besten für Organisationen mit Google Workspace, die ein Intranet hinzufügen wollen

Happeo ist eine speziell entwickelte Intranet-Plattform, konzipiert für Organisationen auf Google Workspace. Sie integriert sich nativ mit Google Drive, Docs, Calendar und Meet, hält Dateien in Google Drive und macht sie zugleich direkt im Intranet zugänglich.

Am besten für: Kleine bis mittelgroße Organisationen auf Google Workspace, die ein speziell entwickeltes Intranet mit tiefer nativer Google-Integration wollen.

Pro:

• Visueller Seitenbaukasten und Kanalstruktur mit Drag-and-drop-Vorlagen

• Universelle und föderierte Suche über Intranet und Google-Werkzeuge hinweg

• Nutzende auf G2 schätzen die logische Struktur und die Anpassungsoptionen von Happeo

Kontra:

• Am besten geeignet für Google-Workspace-Umgebungen, mit eingeschränkter Eignung für Organisationen, die Microsoft nutzen

• Enterprise-Funktionen können zusätzliche Add-ons erfordern

• Kleinere Kundenbasis und in Analystenreports weniger stark vertreten als andere Enterprise-Alternativen

13. Interact – am besten für regulierte Branchen, die starke Governance und Compliance brauchen

Interact ist eine ausgereifte, funktionsreiche Intranet-Plattform mit einer starken Erfolgsbilanz in mittelständischen und Enterprise-Organisationen. Die Plattform ist primär für DeskMitarbeitende gebaut, die am Computer zu Inhalten navigieren.

Am besten für: Mittelständische bis große Unternehmen mit überwiegend Desk-Mitarbeitenden, bei denen Wissensmanagement, Enterprise-Suche und Content-Governance im Vordergrund stehen.

Pro:

• Hochflexibles CMS mit granularer Kontrolle über Inhalte und Layout

• Gute Social-, Community-, Anerkennungs- und Ideation-Funktionen

• Starke Enterprise-Suche und Wissens-Discovery

Kontra:

• Weniger optimiert für proaktive, mobile Kommunikation mit Frontline-Mitarbeitenden

• Die App spiegelt die Desktop-Erfahrung, statt speziell für mobil konzipiert zu sein

• Größere Flexibilität kann mit zusätzlicher Komplexität bei Einrichtung und laufendem Betrieb einhergehen

Welche SharePoint-Alternative passt zur Größe deiner Organisation?

Die richtige Plattform hängt nicht nur davon ab, was du brauchst, sondern auch davon, wie viele Menschen du erreichen musst und wie komplex dein Kommunikationsumfeld ist.

Unter 500 Mitarbeitende: SharePoint kann durchaus ausreichen, wenn deine Belegschaft überwiegend am Schreibtisch sitzt und vollständig M365-lizenziert ist und die Kommunikationsanforderungen unkompliziert sind. Wenn du Frontline-Mitarbeitende, mehrere Standorte oder ein Kommunikationsteam hast, das ohne IT vorankommen muss, ergibt eine leichtgewichtige, speziell entwickelte Plattform Sinn.

500–2.000 Mitarbeitende: Hier wird die Reichweitenlücke von SharePoint typischerweise sichtbar und teuer. Mehrere Geschäftsbereiche, viele Frontline-Mitarbeitende und wachsende Kommunikationsanforderungen führen dazu, dass die IT-Abhängigkeit echte Engpässe schafft. Speziell entwickelte Plattformen liefern in dieser Größenordnung einen klaren ROI. Die Schlüsselfragen: Brauchst du Frontline-Reichweite? Muss dein Kommunikationsteam ohne IT arbeiten können?

2.000–10.000 Mitarbeitende: Auf Enterprise-Ebene werden die Lücken von SharePoint strukturell. Targeting-Komplexität, Mehrsprachigkeit, Frontline-Belegschaften und die Kosten der IT-Abhängigkeit verstärken sich alle gegenseitig. Die Bewertung sollte Multichannel-Publishing von einer Plattform, wirkungsorientierte Statistiken, Enterprise-Governance und eine bewährte Einführung in vergleichbarer Größenordnung priorisieren.

Mehr als 10.000 Mitarbeitende: Die Plattform-Architektur ist alles. Multi-Brand- oder Multi-Region-Strukturen, erhebliche Frontline-Belegschaften, Compliance-Anforderungen und strategische Kommunikationsfunktionen engen die Auswahl deutlich ein. Achte auf bewährte globale Einführungen, tiefe Microsoft-Integration, Enterprise-Governance über alle Kanäle hinweg und KI-Funktionen im produktiven Einsatz. Der Status im Gartner Magic Quadrant für Intranet-Packaged Solutions und die Bewertungen im ClearBox-Report sind nützliche Filter. Staffbase hat seine Tauglichkeit bei Organisationen in dieser Größenordnung bewiesen, verfügt über mehr als 1.500 Enterprise-Kunden, von denen der größte rund 600.000 Mitarbeitende hat.

Fazit: Die richtige Alternative für dein SharePoint-Intranet hängt davon ab, dass du die richtigen Fragen stellst

SharePoint ist hervorragend in dem, wofür es gebaut wurde: Dokumentenmanagement, Dateiablage und Zusammenarbeit zwischen Projektteams. Die meisten Organisationen sollten es genau für diese Aufgaben behalten. Die Plattformen in diesem Artikel übernehmen die mitarbeiterseitige Kommunikationsebene, für die SharePoint nie gedacht war.

Die meisten Organisationen stehen nicht vor einer Entweder-oder-Entscheidung. SharePoint bleibt für Dokumente und Kollaboration. Eine dedizierte Kommunikationsplattform erweitert seine Fähigkeiten, indem sie alle Mitarbeitenden erreicht, Kommunikationsteams die Autonomie gibt, ohne IT zu veröffentlichen, und eine Content Governance ermöglicht, die unverzichtbar für vertrauenswürdige KI-generierte Inhalte ist.

Die richtige Plattform hängt davon ab, welche Frage du stellst. Wenn du Microsoft erweiterst, priorisiere Integrationstiefe, Autonomie der Kommunikationsteams und Frontline-Reichweite. Wenn du weitergehen musst, ergänze Intranet-Reife, Content-Governance und bewährte Enterprise-Skalierung. So oder so läuft die Bewertung auf eine Frage hinaus: Wird diese Plattform wirklich alle erreichen, die die Botschaft sehen müssen – und wirst du wissen, ob sie sie verstanden haben?