Die Art und Weise, auf die wir Nachrichten konsumieren, hat sich in den letzten Jahren drastisch verändert. Mittlerweile sind auch im Unternehmensumfeld Mitarbeiter-Apps sowie Nachrichten-Seiten im Intranet zu den beliebtesten Quellen für aktuelle Neuigkeiten geworden. Diese lassen gedruckte Zeitschriften in Bezug auf Geschwindigkeit, Medienvielfalt und Mitarbeiterbindung klar hinter sich.
Wie kein anderer Kanal zuvor machen die neuen mobilen Lösungen Nachrichten für jeden im Unternehmen zugänglich und unterstützen beliebte Funktionen wie Kommentare, Likes und das Teilen von Beiträgen. Wir haben sechs einfache Tipps zusammengefasst, wie eine gedruckte Mitarbeiterzeitung sinnvoll digitalisiert werden kann.
1. Mit wesentlichen Vorteilen argumentieren
Wenn wir lediglich die geschäftliche Seite der Dinge betrachten, hat eine App vier zentrale Vorteile gegenüber einem gedruckten Magazin.
ZEIT
Es kann Monate dauern, bis ein Magazin druckreif ist. Beim New Yorker kann das Schreiben eines einzigen Artikels Wochen dauern. Sie benötigen engagierte Autoren, Redakteure und Designer. Darüber hinaus hat ein Magazin keine Chance, aktuelle Änderungen mitzuteilen. Wenn man das ursprüngliche Ziel einer internen Kommunikationsabteilung ansieht, – die Belegschaft über die jüngsten Entwicklungen im Unternehmen auf dem Laufenden zu halten – dann kann man argumentieren, dass ein einmal im Quartal erscheinendes, gedrucktes Magazin dieses Bedürfnis einfach nicht mehr erfüllt.
KOSTEN
Allein schon die Druckkosten der Mitarbeiterzeitschrift übersteigen in der Regel die Kosten für einer eigenen Mitarbeiter Marken-App. Berücksichtigen Sie darüber hinaus die Kosten für die Gestaltung und die Beiträge. Aus einer anderen Perspektive betrachtet: Eine App erhöht das Engagement und die Erhöhung des Engagements der Mitarbeiter um 10 Prozent kann Gewinne um 2.400 $ pro Mitarbeiter pro Jahr steigern.
EFFIZIENZ
Eine App wird nicht nur Druckkosten einsparen, sie wird auch die Effizienz des Teams verbessern, da sie die Reichweite erhöht und ein deutlich zeitnahes Engagement bei den Mitarbeitern ermöglicht. Diese Effizienzsteigerung wirkt sich positiv auf die interne Kommunikation, aber auch auf das Unternehmen im Ganzen aus.
REICHWEITE
Die interne Kommunikation mobil zu gestalten, wird den Fluss von internen Informationen auf eine neue Ebene heben. Sie werden in der Lage sein, alle Ihre Mitarbeiter, einschließlich Ihrer nicht in Büros arbeitenden Mitarbeiter, frühzeitig zu erreichen und damit deren Engagement zu fördern und alle oben genannten Punkte zu verbessern.
2. Die Inhalte dem Medium anpassen
Mit einer App wagen Sie einen Neuanfang und genau deshalb sollten Sie auch einen neuen Ansatz für den Inhalt wählen. Denken Sie daran, dass Ihre App nicht der Papierkorb für alte Zeitschriftenartikel ist.
Viele Texter und Editoren sind daran gewöhnt, lange, gut recherchierte Beiträge für den Druck zu schreiben, die dann später für das Intranet übernommen werden. Der Punkt ist es nun für eine mobile App im Vergleich sehr viel kürzere Beiträge zu schreiben. Ziel ist es, ausdrucksstarke Bilder und stärkere Teaser zu verwenden und den Inhalt innerhalb des ersten Absatzes zusammenzufassen.
Längere Inhalte können immer noch Teil des News-Feeds sein, sollten aber seltener vorkommen, weil sie “schwieriger” zu lesen sind und Ihre Benutzer von der Lektüre sowie vom Schreiben von Inhalten abgeschreckt werden. Die folgenden Regeln gelten für mobile Inhalte:
Beachten Sie zusätzlich, dass die mobilen Lösungen viel interaktiver sind und in Echtzeit funktionieren. Es kann einen redaktionellen Kalender für Dinge geben, die vorhersehbar sind, aber das Ziel sollte es sein, Inhalte zu erstellen, sobald das Thema auftaucht. Der beste Inhalt wird derjenige sein, den Sie beim Mittagessen geschrieben haben, weil Ihnen plötzlich klar wurde, dass dies eine dringende Information ist, während Sie beim Frühstück noch keine Ahnung hatten, dass dies passieren würde.
Denken Sie schließlich daran, dass eine App mehr Optionen in Bezug auf Inhalte zur Verfügung stellt. Die App ermöglicht viel mehr als nur Nachrichten. Es wird nicht nur Artikel, sondern auch Push-Benachrichtigungen, geplante Publikationen, Diskussionen und Feedback geben. Sie sind bei Ihrem ausgewählten Medium nicht mehr so starr, also seien Sie kreativ! Gute Ideen für Inhalte, die das Engagement der Mitarbeiter verstärken, sind:
- Teambuilding-Aktivitäten wie Sport und Filmabende über die App organisieren
- Coaching und Kurse über Videos anbieten
- Ihre Grundwerte in einem langen Artikel verkünden, der in der App verfügbar bleibt
- Jeden mit Umfragen in Entscheidungen einbeziehen
- Monatliche Einzelgespräche anbieten und Termine über die App vergeben
- Klare Ziele setzen und sie in eine Checkliste in der App eintragen
3. Inhalte mit Relevanz
Nur weil Sie online gehen, bedeutet dies nicht, dass Sie Ihre Qualitätsansprüche senken sollten, sondern vielmehr, dass Sie Ihre Haltung zu dem, was Qualität bedeutet, ändern sollten. Auf mobilen Kanälen die richtige Botschaft rechtzeitig zu veröffentlichen, ist wichtiger als sie ohne Tippfehler und mit professioneller Grafik oder Bild zu veröffentlichen.
Stellen Sie sich darauf ein, Artikel nach Bedarf zu schreiben. Sehen Sie das Veröffentlichen als einen kontinuierlichen Prozess im Gegensatz zu den vier Fristen, die Sie bei Ihrem gedruckten Mitarbeitermagazin einzuhalten hatten. Seien Sie bereit für viel mehr direktes Feedback in Kommentaren, Likes und Nutzungsstatistiken und übernehmen Sie diese schnell.
Ihre Prioritäten sollten sein:
Nachrichten zur rechten Zeit kommunizieren
Im Vergleich zu einem Magazin besteht Ihr neues Ziel nicht darin, die wichtigsten Neuigkeiten aus den letzten vier Monaten zu sammeln und lange, perfekte Artikel darüber zu verfassen, sondern ständig zu veröffentlichen, was neu ist. Dieser Prozess führt dazu, dass die Dinge vielleicht ein bisschen grober dargestellt werden. Aber auch interessanter und zum richtigen Zeitpunkt.
Mehrwert generieren
Sogar noch vor der Sicherheit ist der Mehrwert der wichtigste Aspekt, den Sie in Ihrer mobilen App gewährleisten müssen. Halten Sie es einfach, und machen Sie alle Informationen innerhalb von drei Schichten in der Navigation zugänglich. Mehrwert gilt jedoch auch für die Inhalte. Betrachten Sie die oben aufgeführten Regeln zu den Inhalten, und denken Sie daran, dass kürzere Beiträge mit mehr Bildern häufiger gelesen werden.
Mitarbeiter zu Redakteuren machen
Damit das neue Verfahren funktioniert, denken Sie daran, die Erstellung von Inhalten für Ihre Mitarbeiter zu öffnen. Traditionell wurden Inhalte von sehr wenigen ausgewählten Autoren und Redakteuren erstellt, aber die mobile Version ermöglicht es jetzt jedem, seine eigenen Nachrichten und Kommentare zu schreiben, zusätzlich zu der Verwendung von Bildern und Videos.
Sie können zwar noch über Administratorenrechte entscheiden, wer was tut, aber es ist sehr effektiv, den Schreibprozess für alle Abteilungen zu öffnen. Dies führt zu einer höheren Relevanz bei den Themen für Ihre Mitarbeiter, weil sie aus den eigenen Reihen kommen. Als Manager können Sie nicht alles wissen, vor allem nicht in den verschiedenen Standorten.
Lassen Sie Ihre Mitarbeiter über Themen schreiben, die aktuell sind, die sie interessieren und die somit Nutzerraten erhöhen. Erstellen Sie zum Beispiel lokale Nachrichten-Kanäle und geben Sie den Mitarbeitern vor Ort die Möglichkeit, sie mit Inhalt zu füllen. Auf diese Weise können Mitarbeiter vor Ort die App nutzen, um ihr lokales Publikum zu erreichen und dies einsetzen, um alle diese versteckten Mitarbeitermagazin-Projekte loszuwerden.
4. Ihr bestehendes Intranet integrieren
Was tun mit dem Newsfeed im Intranet, sobald Sie Ihre App haben? Wenn Sie nicht darauf verzichten wollen, dann gibt es drei verschiedene Ansätze für die Integration, die wir bei unseren Kunden gesehen haben.
Behalten Sie die Nachrichten-Spalte, und erstellen Sie Inhalte in Ihrem bestehenden Intranet wie zuvor
Sie können dann diese Inhalte in die App eingeben. Staffbase liefert Ihnen eine Content-API, mit der Sie vorhandene Inhalte in die App einfügen, sowohl als auch entfernen können. Seien Sie sich aber bewusst, dass dies nur eine Option ist, wenn Sie die aktuelle Lösung dringend beibehalten möchten. Spezialisierte App-Lösungen wie Staffbase zeigen in der Regel eine wesentlich höhere Benutzerfreundlichkeit und Funktionalität in Bezug auf die Schaffung von Nachrichten zur rechten Zeit. Auch die Synchronisierung sozialer Interaktionen wie Kommentare und Likes ist sehr schwer zu erreichen.
Nehmen Sie eine Nachrichten-App und betten Sie den dort angezeigten Newsfeed in Ihr Intranet ein
In diesem Fall profitieren Sie von einem startbereiten CMS. CMS bedeutet Content Management System und ist eine Anwendung, die es mehreren Benutzern ermöglicht mit unterschiedlichen Berechtigungsstufen die Inhalte in einer App auf einer mobilen Plattform zu gestalten. Gestalten von Inhalten bezieht sich in diesem Fall auf die Erstellung, Bearbeitung, Archivierung, Veröffentlichung, Zusammenarbeit an, Berichterstattung über und die Verteilung von Website-Inhalten, Daten und Informationen.
Staffbase verfügt über eine Administrationsoberfläche, die Ihnen die Entscheidung ermöglicht, wer Inhalte veröffentlichen darf und vereinfacht somit den Prozess. Mit diesen Lösungen können Sie für Ihre Intranet-Benutzer die Dinge so beibehalten, wie sie sind, indem Sie Teile der Nachrichten aus der Nachrichten-App in das Intranet integrieren. Die Herausforderung in diesem Fall besteht in der Erstellung einer einmaligen Anmeldung. In Ihrem Intranet haben Ihre Benutzer bereits eine ID und ein Passwort, wenn Sie jetzt SSO oder die App einführen möchten und die Inhalte hin und her tauschen, dann sollten Sie im Idealfall auch SSO im Intranet installieren, um die Benutzerfreundlichkeit zu gewährleisten.
Verwenden Sie die Desktop-Version der App als neue Intranet-Startseite und schaffen Sie von dort einen Link zum Kooperations-Intranet.
Die Umsetzung der gleichen Design- Muster bei beiden Lösungen kann ein einheitliches Benutzererlebnis schaffen. Eine erweiterte App wie Staffbase ist der einfachste Weg, Individualisierung auf dieser Ebene zu erreichen. In unserer App können Sie wählen, welches Logo, welche Typografie und welche Farbe Sie verwenden möchten und nutzen dennoch alle Vorteile einer gebrauchsfertigen Lösung.
5. Bereitstellung einer Online-Alternative
Während wir bei den meisten unserer Kunden gesehen haben, dass Online-Alternativen nicht sehr gefragt sind, gibt es dennoch drei verschiedene Möglichkeiten, einen Online-Zugang zu erreichen.
- Ihre Mitarbeiter können sich per E-Mail anmelden, um über ihre Desktop-Version Zugriff auf die Nachrichten zu erhalten. Sie können auch Updates per E-Mail abonnieren.
- Sie können vorhandene Artikel auf Papier ausdrucken oder im PDF-Format verbreiten.
- Sie können vollständige Listen von Artikeln exportieren. Mit unserem neuen Content-API können Sie Inhalte exportieren und ebenso importieren. Es kann problemlos Artikel für die spätere Veröffentlichung oder für Ihr Intranet speichern.
6. Design und Branding beachten
Nachdem Sie entschieden haben, wie das Innere Ihrer Nachrichten-App in Bezug auf die Inhalte aussehen sollte und auf welche Weise sie mit Ihrem Intranet integriert werden sollte, vergessen Sie nicht, auch über das Design und das Branding nachzudenken.
Wenn Sie Ihr Intranet mit der App verbunden haben, möchten Sie vielleicht das gleiche Design verwenden. Wenn Ihr Intranet einen schlechten Ruf hat und Sie lieber einen kompletten Neuanfang starten möchten, dann möchten Sie vielleicht ein völlig neues Design verwenden. Unabhängig davon, für welchen Weg Sie sich entscheiden, denken Sie daran, dass eine App Ihr Unternehmen in der gleichen Weise wie ein Magazin bewerben kann. Daher möchten Sie ein Branding und einen öffentlichen Bereich haben, die neue Talente anlocken und allgemeine Informationen über Ihr Unternehmen anzeigen.
Eine erweiterte App wie Staffbase wird Optionen anbieten, um das Logo, die Farben, die Typografie und die Domain zu individualisieren, um sicherzustellen, dass Ihre App das perfekte Aushängeschild für Ihr Unternehmen ist.
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Weitere Informationen zu den Themen interne Kommunikation und Mitarbeiter-App:
- Das moderne Intranet – alles Wichtige zu Strategie, Anforderungen und Einführung
- Die beste Mitarbeiter-App finden – mit diesen 8 Fragen
- Die interne Kommunikation verbessern: Darauf kommt es an
Liebe Leser*innen,
wir bei Staffbase verwenden seit November 2020 den Genderstern in unseren deutschsprachigen Blog-Texten. Wenn das bei diesem Artikel noch nicht der Fall ist, handelt es sich dabei um einen älteren Text, der vor der Einführung der gendergerechten Sprache erstellt wurde.
Vielen Dank für Ihr Verständnis!