In unserer zunehmend vernetzten und digitalen Welt ist interne Kommunikation so wichtig wie nie zuvor. Insbesondere Unternehmen, die Mitarbeiter*innen ohne festen Arbeitsplatz beschäftigen, stellt dies vor zahlreiche Herausforderungen. Aber auch reine Desk-Worker-Organisationen haben Schwierigkeiten, in Zeiten von Change, Transformation und multiplen Krisen alle Mitarbeitenden abzuholen und an das eigene Unternehmen zu binden.
Doch warum eigentlich? Was macht interne Kommunikation heutzutage so relevant?
Hier sind acht Gründe, warum die Bedeutung interner Kommunikation zugenommen hat und der Trend sich auch in Zukunft fortsetzen wird:
- Dem demografischen Wandel begegnen
- Employee Experience und Unternehmenskultur verbessern
- Interne Kommunikation als Change-Begleiterin
- Die Oberhand über informelle Kommunikation behalten
- Remote- und Frontline-Worker*innen einbinden
- Interne und externe Kommunikation als Grundpfeiler der Unternehmenskommunikation
- Zunehmende Komplexität
- Krisen erfolgreich überwinden
Schauen wir uns die acht genannten Gründe nun etwas genauer an.
1. Dem demografischen Wandel mit effektiver interner Kommunikation begegnen
Die ersten Anzeichen des demografischen Wandels machen sich bereits bemerkbar. Im Vergleich zum Vorjahr (2022) ist die Zahl der arbeitsfähigen Menschen (20- bis 66-Jährige) in 2023 um rund 200.000 Personen gesunken. Und das ist erst der Anfang. Schiebt man den Regler der Bevölkerungsvorausberechnung vom Statistischen Bundesamt in Richtung Zukunft, wird schnell ein klarer Trend ersichtlich:
Im Jahr 2033 wird Schätzungen zufolge die arbeitsfähige Bevölkerung Deutschlands nur noch rund 47,4 Millionen Menschen umfassen. Im Vergleich dazu beträgt die Zahl in 2023 rund 51,5 Millionen Menschen. Das bedeutet, dem Arbeitsmarkt werden in zehn Jahren über vier Millionen Menschen fehlen. Grund dafür sind die geburtenschwachen Jahrgänge der Generation Z, die so langsam in den Arbeitsmarkt eintreten, und die sogenannten Baby-Boomer, die in den nächsten Jahren nach und nach das Rentenalter erreichen.
Die Auswirkungen des demografischen Wandels auf die Gesellschaft können wir uns heute kaum ausmalen: Ein überlastetes Rentensystem, steigende Krankenkassen- und Pflegebeiträge sowie längere Erwerbstätigkeit sind nur einige Beispiele.
Unternehmen wird es mindestens genauso hart treffen. Der Verlust älterer Mitarbeitender kann aufgrund mangelnder Kommunikation problematisch werden. Diese verfügen über ein umfangreiches Wissen, das für die tägliche Arbeit oft von entscheidender Bedeutung ist. Unternehmen werden deswegen händeringend nach Fachpersonal suchen, um die freigewordenen Stellen neu zu besetzen. Der Konkurrenzkampf um Bewerber*innen wird dadurch angeheizt und das Thema Mitarbeiterbindung erlangt eine völlig neue Bedeutung.
Die Auswirkungen des demografischen Wandels wirst du auch in der Altersstruktur der Angestellten deines Unternehmens bemerken. Mit der Zeit steigt der Altersdurchschnitt und es wird zunehmend wichtig, ältere Arbeitnehmer*innen und deren Bedürfnisse im Auge zu behalten. Zudem ist die Erwerbsbeteiligung der 60- bis 64-Jährigen laut dem statistischen Bundesamt in den letzten zehn Jahren von 44 Prozent (2011) auf 61 Prozent (2021) gestiegen.
Behalte unbedingt im Hinterkopf, dass Baby-Boomer – ebenso wie jüngere Generationen – spezielle Erwartungen an ihren Arbeitsplatz und Kommunikationsmöglichkeiten haben. Es gilt, durchdachte Strategien zur Bewältigung einer Fülle von widersprüchlichen Werten und Kommunikationsstilen zu etablieren.
Du siehst, es ist nie zu früh, deine Arbeitskräfte für das eigene Unternehmen zu begeistern und langfristig zu binden. Interne Kommunikation spielt hierbei eine tragende Rolle, da sie einen entscheidenden Einfluss auf die Unternehmenskultur und die Employee Experience hat.
2. Effektive interne Kommunikation ist wichtig für eine positive Employee Experience und Unternehmenskultur
Employee Experience bezeichnet die Gesamtheit aller Erfahrungen, die eine Mitarbeiter*in mit einem Unternehmen sammelt. Sie beginnt meistens mit ersten Markenerfahrungen und den Eindrücken als potenzielle Kandidat*in im Bewerbungsgespräch und endet mit einem Abschlussgespräch, sobald eine Person das Unternehmen wieder verlässt.
Es handelt sich um einen Ansatz, der den Menschen in den Mittelpunkt stellt, um ihn nachhaltig an das Unternehmen zu binden. Die Unternehmenskultur und somit auch die interne Kommunikation spielen dabei eine entscheidende Rolle. Es geht u.a. darum, wie du als interne Kommunikator*in
- mit deinen Mitarbeitenden kommunizierst,
- mit ihren Wünschen, Bedürfnissen und Ängsten umgehst
- und der Belegschaft eine Stimme verleihst, damit deine Mitarbeiter*innen partizipieren können.
Wenn du diese Punkte ernst nimmst und eine Unternehmenskultur etablierst, mit der sich deine Mitarbeitenden identifizieren können, kannst du Herausforderungen wie dem demografischen Wandel erfolgreich entgegenwirken. Glückliche Mitarbeitende bleiben länger im Unternehmen, sind produktiver bei der Arbeit und strahlen ihre Zufriedenheit auch nach außen hin aus. Das ist wiederum vorteilhaft für das Employer Branding deines Unternehmens.
Bedenke auch: Heutige Angestellte verlangen klar definierte Ziele. Sie wollen die Strategien zur Erreichung dieser Ziele verstehen und vom Wert ihrer individuellen Beiträge überzeugt sein. Sie müssen sich nützlich fühlen und das Gefühl haben, dass ihre Meinung zählt und sie Teil eines Teams sind.
Mitarbeitenden zu helfen, eine Bestimmung zu finden, kann schlicht bedeuten, ihre Leistungen anzuerkennen. Beispielsweise ist es sehr ermutigend, regelmäßig Informationen darüber zu veröffentlichen und auszutauschen, was ein Team oder ein Unternehmen erreicht hat. Gemeinsam Erfolge zu feiern, steigert das Gefühl der Teamarbeit und des Fortschritts.
Ein gut funktionierendes internes Kommunikationssystem kann Mitarbeiter*innen motivieren, auf ein gemeinsames Ziel hinzuarbeiten. Wenn Unternehmen ihren Angestellten plausible Gründe für das geben, was sie von ihnen verlangen, können sie die gesamte Belegschaft zu noch mehr Einsatz motivieren.
3. Interne Kommunikation als Change-Begleiterin
Es ist nicht die stärkste Spezies, die überlebt, auch nicht die intelligenteste, sondern diejenige, die am besten auf Veränderungen reagiert.“
Charles Darwin
Da sich die Technologie immer schneller weiterentwickelt und tiefgreifende Auswirkungen auf jeden Aspekt unseres Lebens hat, ist die Anpassung an den unaufhaltsamen Wandel für Unternehmen zu einer wichtigen Voraussetzung für Wettbewerbsfähigkeit geworden.
Es gehört mittlerweile zum Standard, dass interne Kanäle zielgerichtet, messbar und mobil sind. Der entscheidende Punkt ist jedoch, dass sie mit den unvermeidbaren und rasanten Veränderungen mithalten müssen. Sei dir bewusst, dass unzureichende Kommunikation die Hauptursache für das Scheitern von Veränderungsprozessen ist.
Ganz klar, nicht jede Person ist begeistert von Veränderungen. Der Mensch ist nun einmal ein Gewohnheitstier. In Organisationen ist es meist die interne Kommunikation, die den Widerstand bewältigen und gleichzeitig mit dem Wandel mithalten muss. Das kann durchaus zu einem Problem werden. Doch obwohl nicht immer alle hundertprozentig mit Neuerungen zufrieden sind, ist es dennoch möglich, aufkommende Bedenken zu minimieren.
Mit Veränderungen sinnvoll und zielgerichtet umzugehen, hängt vorrangig davon ab, zu verstehen, warum Menschen sich dagegen wehren. Dieser Verständigungsprozess kann anhand von Feedback-Tools vereinfacht werden und so zu Akzeptanz führen.
Nehmen wir das Beispiel künstliche Intelligenz. Haben einige deiner Mitarbeitenden Angst, früher oder später durch eine Maschine ersetzt zu werden? Setze dich mit den Ängsten deiner Mitarbeitenden auseinander und verleihe ihnen zum Beispiel durch Mitarbeiterumfragen eine Stimme. Wenn sich deine Befürchtungen bewahrheiten, versuche deiner Belegschaft durch effektive interne Kommunikation die Ängste zu nehmen. Erkläre ihnen zum Beispiel, wie künstliche Intelligenz sie bei ihrer täglichen Arbeit unterstützen kann und welche Vorteile das mit sich bringt.
Und auch für interne Kommunikator*innen gilt beim Thema künstliche Intelligenz (KI): Finde heraus, wie du die neue Technologie in deinen eigenen Arbeitsalltag integrieren kannst, um dir das Arbeitsleben ein bisschen einfacher zu gestalten. Hast du zum Beispiel schon die ChatGPT ausprobiert? Vielleicht kann dich die kostenfreie KI dabei unterstützen, Texte für die interne Kommunikation zu formulieren.
4. Die Oberhand über informelle Kommunikation behalten
Informelle Kommunikation hat ihre Vor- und Nachteile. Mundpropaganda und Flurfunk können Mitarbeitenden helfen, Informationen aus der Führungsetage zu interpretieren. So erreichen Neuigkeiten oft auch die Menschen, an denen sie sonst vorbeigegangen wären.
Außerdem ist Mundpropaganda flexibler als formelle Kommunikation und kann unter Umständen auch die Beziehung zwischen Mitarbeiter*innen verbessern. Mit einem gut funktionierenden Flurfunk verbreiten sich darüber hinaus Wissen und nützliche Tipps, die das Arbeiten effektiver machen.
Auf der anderen Seite kann informelle Kommunikation die Bedeutung von Informationen verzerren. Sie ist schwer zu kontrollieren und nährt Gerüchte, Missverständnisse und sogar Falschnachrichten.
Mit graphischen KIs, wie zum Beispiel DALL·E 2 könnten sich in Zukunft Falschnachrichten im Unternehmen blitzschnell verbreiten. Gefährlich wird es, wenn fotorealistische Bilder von Szenarien erstellt und verbreitet werden, die nie wirklich stattgefunden haben. Immerhin vertrauen die Deutschen ihrem Unternehmen mehr als der Regierung. Dieses Vertrauen sollte nicht aufs Spiel gesetzt werden.
Als interne Kommunikator*in solltest du deswegen immer ein wachsames Auge für Falschmeldungen haben und deine Mitarbeitenden dabei unterstützen, zwischen Wahrheit und Unwahrheit unterscheiden zu können.
Auch Text-KIs werden in Zukunft immer wichtiger. Durch Tools wie ChatGPT wird die Zahl der Inhalte und Autor*innen in deinem Unternehmen stark ansteigen und die Masse an informeller Kommunikation nimmt zu.
Die Aufgabe der internen Kommunikation wird es sein, weiterhin aus dieser Masse an Inhalten herauszustechen.
Eine schnelle und regelmäßige interne Kommunikation im Unternehmen kann dazu beitragen, die Vorteile der informellen Kommunikation zu fördern. Arbeitnehmer*innen legen besonders großen Wert auf Transparenz und betrachten sie als einen der wichtigsten Faktoren in Hinblick auf die Zufriedenheit am Arbeitsplatz.
5. Ohne interne Kommunikation fühlen sich Remote- und Frontline-Worker*innen abgehängt
Interne Kommunikation ist für Frontline- und Remote-Worker*innen besonders wichtig. Sie schafft eine Verbindung zwischen ihnen und dem Unternehmen. Zudem sollte die interne Kommunikation sicherstellen, dass sich alle Mitarbeitenden informiert und unterstützt fühlen.
Mit rund 63,3 Prozent hat der Großteil der deutschen Arbeiter*innen keinen eigenen Büroarbeitsplatz. Für sie ist eine klare und regelmäßige Versorgung mit den wichtigsten Unternehmensnews von entscheidender Bedeutung. Hierzu zählen zum Beispiel Neuigkeiten zu Produkten, Änderungen der Arbeitsabläufe oder wichtige Sicherheits- und Gesundheitsanweisungen. Müssen Non-Desk-Worker*innen erst lange nach Informationen suchen oder erhalten diese erst gar nicht, ist Frustration vorprogrammiert.
Hingegen haben hybride Arbeitsmodelle und Remote Work seit der Corona-Pandemie die Arbeitswelt der Desk-Worker*innen revolutioniert. Viele nutzen seither die Vorteile von Homeoffice und verteiltem Arbeiten. Interne Kommunikation ist auch für diese Gruppe so wichtig wie nie zuvor, da der direkte und persönliche Austausch mit Kolleg*innen durch die räumliche Entfernung wegfällt. Sie wollen sich, ebenso wie Non-Desk-Worker*innen, informiert, eingebunden und unterstützt fühlen – ganz egal, wo auf der Welt sie sich gerade befinden.
Die gute Nachricht für interne Kommunikator*innen ist: Die emotionale Bindung zum Unternehmen kann durch effektive interne Kommunikation aufrechterhalten und sogar intensiviert werden. Im besten Fall sind Mitarbeiter*innen engagierter, motivierter und produktiver, weil sie sich wertgeschätzt und als Teil des Teams fühlen.
Profi-Tipp: Finde heraus, welche Kanäle besonders beliebt unter deinen Mitarbeitenden sind und prüfe, ob Personalisierung möglich ist. So erreichst du deine Belegschaft mit Inhalten, die wirklich relevant für sie sind. Um die wichtigsten Neuigkeiten mit wirklich allen Mitarbeiter*innen zu teilen, bietet sich zum Beispiel eine Mitarbeiter-App an.
6. Interne und externe Kommunikation bilden gemeinsam die Grundpfeiler für funktionierende Unternehmenskommunikation
Viele bekannte Unternehmen, wie BMW, Lufthansa und die Deutsche Bank, haben es bereits erkannt: Die interne und externe Kommunikation dürfen nicht getrennt voneinander betrachtet werden. Dies ist auch dringend notwendig, denn die Grenzen zwischen Mitarbeitenden, Kund*innen und anderen Zielgruppen verschwimmen immer mehr.
Die Kommunikationsabteilungen der Unternehmen setzen nicht mehr auf die Kanäle zum Erreichen einzelner Zielgruppen, sondern setzen den Fokus auf die zu kommunizierenden Themen und Inhalte.
Das sogenannte Corporate–Newsroom-Prinzip wird immer beliebter, denn Botschaften können dadurch konsistent nach innen und außen kommuniziert werden. Moderne Tools wie Mission Control ermöglichen eine strategische und themenzentrierte Kommunikation für die interne und externe Kommunikation inklusive Wirkungsmessung.
Diese enge Zusammenarbeit trägt dazu bei, das Vertrauen in das Unternehmen und seine Produkte zu stärken, das Image zu verbessern und letztendlich auch den Unternehmenserfolg zu steigern. In diesem Blogartikel beantworten Comms-Profis mit etlichen Jahren Newsroom-Erfahrung oft gestellte Fragen rund um das Konzept.
7. Zunehmende Komplexität bedarf effektiver interner Kommunikation
Unsere Welt wird immer komplexer. Das gilt auch für Unternehmen, die eine gewisse Größe erreicht haben. Je größer und global vernetzter eine Organisation ist, desto mehr verliert man als Einzelperson zwischen zahlreichen Mitarbeiter*innen, Abteilungen und Prozessen den Blick für das große Ganze.
Im schlimmsten Fall schadet solch ein Kontrollverlust durch Komplexität deinem gesamten Unternehmen. Zeichnete es sich beispielsweise durch schnelle Entscheidungswege aus, die sich nun durch komplexere Organisationsstrukturen und Feedbackschleifen verlängern, verliert man schnell seinen Wettbewerbsvorteil gegenüber der Konkurrenz.
Doch nicht nur deinem Unternehmen, sondern auch deinen Mitarbeitenden kann die zunehmende Komplexität schaden. Bedenke, dass die letzten drei Jahre besonders herausfordernd waren. Immer mehr Mitarbeitende bekommen das Gefühl, dass ihnen alles zu viel wird. Unsere immer komplexer werdende Welt wirkt sich auf das psychische Wohlbefinden aus. Es ist wichtig, auch sensible Themen wie die psychische Gesundheit am Arbeitsplatz ausreichend zu beleuchten und deinen Mitarbeiter*innen Hilfestellungen und Anlaufstellen an die Hand zu geben.
Indem du für eine effektive interne Kommunikation sorgst, kannst du der Komplexität entgegenwirken. Es ist wichtig, dass deine Mitarbeitenden alle auf demselben Stand sind, eine klare Struktur haben und auf die gleichen Unternehmensziele hinarbeiten. Dabei spielt vor allem die Wahl der Kommunikationskanäle und -methoden eine entscheidende Rolle, um Informationen sowohl effizient als auch effektiv zu übermitteln.
8. Interne Kommunikation ist wichtig, um Krisen erfolgreich zu überwinden
Corona-, Ukraine-, Energie- und Klimakrise – wir schlittern aktuell von einer kritischen Situation in die nächste. Der demografische Wandel, den wir im ersten Abschnitt behandelt haben, ist nur eine zukünftige Krise, die wir schon jetzt vorhersagen können. Was wird wohl noch alles auf uns zukommen?
Diese Frage lässt sich nicht vollständig beantworten. Wichtig ist aber, dass wir uns schon jetzt darauf vorbereiten können. Auch hierbei spielt die interne Kommunikation eine tragende Rolle und ist wichtig, um Krisen erfolgreich als Unternehmen überwinden zu können.
Egal ob Naturkatastrophe, Cyberangriff oder eine weltweite Pandemie – Unternehmen, die ihre Mitarbeitenden in Krisensituationen erreichen und transparent kommunizieren, fällt es leichter, Entscheidungen zu treffen und auf die aktuelle Situation möglichst schnell zu reagieren. Auch die Ängste der Mitarbeiter*innen können so schneller erkannt werden.
Hier ein paar Tipps, worauf du in Krisen besonders achten solltest:
- Kommuniziere schnell, denn wichtige Nachrichten sollten deine Mitarbeitenden immer zuerst vom Unternehmen und nicht aus externen Quellen erhalten.
- Sei ehrlich, menschlich und zeige Verständnis.
- Überlege dir einen Plan, was deine nächsten Schritte sein werden und was die Mitarbeitenden tun können.
- Befähige Führungskräfte, deine Botschaften im Unternehmen weiterzutragen.
Wenn du dich fragst, wie du deine Mitarbeiter*innen in einer Krisensituation am besten erreichst, empfehlen wir dir eine Mitarbeiter-App. Sie ist mobil und funktioniert nicht nur auf einem Smartphone, sondern auch auf dem Desktop. Mitarbeiter*innen werden dadurch schnell erreicht und sie können ihre Ängste und Sorgen im Austausch mit Kolleg*innen teilen.
Verbesserung der internen Kommunikation ist unumgänglich
In einem transformativen Zeitalter voller moderner Organisationen hängt Wettbewerbsfähigkeit entscheidend von der Kompetenz ab, Veränderungen zu bewältigen. Gerade in Unternehmen mit großen, weit verstreuten Belegschaften erfordert schnelle Innovation auch moderne Tools, die alle Mitarbeitenden effektiv auf dem Laufenden halten.
Diese Anforderung zusammen mit dem zunehmenden Fokus auf Work-Life-Balance, flexible Arbeitszeiten und der Möglichkeit, an verschiedenen Orten zu arbeiten, stellt Unternehmen vor eine Herausforderung. Sie müssen ihren Angestellten, vor allem den Mitarbeiter*innen ohne Schreibtischarbeitsplatz, eine mobile Employee Experience bieten.
Im Wettkampf um Talente und die attraktivsten Arbeitsplätze wird es für Unternehmen und ihr Wachstum immer essentieller, allen Mitarbeitenden den Austausch untereinander sowie den Zugang zu Unternehmensinformationen zu ermöglichen, wo und wann immer sie wollen.
Effektive interne Kommunikation ist eine treibende Kraft, die das Leben aller Mitarbeiter*innen bereichert und darüber hinaus zu einem Anstieg der Gesamtleistung des Unternehmens führt.
Die Bereitstellung mobiler digitaler Kommunikationsinstrumente für dein Unternehmen ist ein wichtiger Schritt, um alle Beteiligten zu Interaktionen zu motivieren und miteinander zu verbinden.
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