Die SRH ist ein Anbieter von Bildungs- und Gesundheitsdienstleistungen. Sie betreibt private Hochschulen, Bildungszentren, Schulen und Krankenhäuser. An 70 Standorten arbeiten fast 14.000 Mitarbeiter*innen in verschiedenen Berufen und Arbeitswelten.
Diese Heterogenität ist eine Herausforderung für die interne Kommunikation. Hinzu kommt, dass viele Beschäftigte, zum Beispiel Pflegekräfte, Mitarbeitende in Facility Management und Reinigung, ihren täglichen Aufgaben ohne eigenen PC-Arbeitsplatz nachgehen. Die Zielsetzung für ein modernes Intranet als Leitmedium der internen Kommunikation war damit klar: Alle Mitarbeiter*innen sollen direkt, schnell und einfach mit relevanten Inhalten erreicht werden.
Einbindung aller Beteiligten im mobilen Intranet-Projekt
Um die Anforderungen an die künftige Lösung zu ermitteln, hat Signum communication in Zusammenarbeit mit dem Kommunikationsteam der SRH Holding zum Projektstart einen Workshop mit allen Stakeholdern durchgeführt. Vertreter unterschiedlicher Tochterunternehmen und Fachbereiche diskutierten gemeinsam mit Kollegen aus dem Konzernbetriebsrat drei Kernfragen:
- Welche Herausforderungen in der internen Kommunikation treten in der täglichen Arbeit am häufigsten auf?
- Welche konkreten Anforderungen haben die Mitarbeiter*innen an den Austausch im eigenen Unternehmen und standortübergreifend?
- Welche Feedback-Kanäle sollten bestehen, um die Mitarbeitenden zu aktivieren?
Unterm Strich wurde klar, dass eine Lösung gefunden werden musste, die den Mitarbeitenden Antworten auf die wichtigsten Fragen im Alltag liefert und die Möglichkeit bietet, mit anderen in Interaktion zu treten. Die Ergebnisse des Workshops bildeten die Blaupause für die Auswahl von Staffbase als Lösung für ein SRH-weites mobiles Intranet. Als Staffbase-Partner begleitete Signum communication konzeptionell und operativ die Einführung der Lösung bei der SRH.
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Iteratives Vorgehen für eine bessere Reichweite
Zunächst wurden in einer sechsmonatigen Pilotphase Erfahrungen für einen unternehmensweiten Roll-out gesammelt. Sechs Monate nach dem Start in sechs SRH Unternehmen mit rund 4.000 Mitarbeiter*innen haben sich etwa 40 Prozent bei „Meine SRH“, so der Name des mobilen Intranets, registriert. In diesem Zeitraum wurden rund 1.700 Beiträge veröffentlicht, 740 Kommentare geschrieben, und rund 4.600 Mal haben Mitarbeitende „Gefällt mir" geklickt. „Schon in der Pilotphase hat sich schnell gezeigt, dass wir mit Staffbase die Dialogkultur deutlich voranbringen werden", sagt Nils Birschmann, Direktor Kommunikation in der SRH Holding.
Der Launch des mobilen Intranets wurde auf zwei Wegen kommuniziert. Etwa vier Wochen vor dem Start wurden zusammen mit der Gehaltsabrechnung Ankündigungskarten verschickt. Die Zugangsdaten wurden dann mit einem persönlichen Anschreiben und einem Infoflyer, der die wichtigsten Fragen beantwortet, verteilt. In der nächsten Phase des Rollouts im Mai 2019, werden weitere Standorte eingegliedert. Das SRH-weite Rollout wird mit weiteren Kommunikationsmaßnahmen auf verschiedenen Kanälen begleitet.
Relevante Inhalte für das mobile Intranet
Entscheidend für die Akzeptanz einer Plattform ist die Relevanz der Inhalte. Dazu nutzt die SRH das Spaces-Konzept von Staffbase. Kommunikatoren in den einzelnen Unternehmen können dadurch eigenverantwortlich Inhalte veröffentlichen und den Aufbau und Leistungsumfang ihres Bereichs bestimmen. So können Anzahl und Ausgestaltung von Newskanälen, statischen Seiten und Menü-Punkten dezentral gesteuert werden.
Im Ergebnis werden nur Inhalte angezeigt, die für den jeweiligen Nutzer*innen vor Ort von Bedeutung sind - und das auf eine Weise, die zum jeweiligen Unternehmen passt. „Relevanz bedeutet für einen Mitarbeiter in erster Linie Antworten auf die Fragen ‚Was betrifft mich?‘ und ‚Was passiert um mich herum?‘. Wer dieses dezentrale Informationsbedürfnis erfüllt, der wird auch Interesse und Aufmerksamkeit für Inhalte aus der Unternehmenszentrale schaffen", berichtet Kommunikationschef Birschmann.
Einzelne Geschäftsführungen und Betriebsräte nutzen Staffbase, um Diskussionen anzuregen, Transparenz zu schaffen und Beschäftigte mitzunehmen.
Zusätzlich zu Nachrichten, Dokumenten, Umfragen, einem Schwarzen Brett und dem Mitarbeiterverzeichnis sollen perspektivisch über Drittsysteme wie SAP auch operative Prozesse in die Staffbase-Lösung eingebunden werden, zum Beispiel Urlaubsanträge. „Damit können Mitarbeiter wichtige Prozesse ganz einfach erledigen", sagt Jens Johansson, Geschäftsführer bei Signum. Außerdem wird durch die Verknüpfung von Informationen und Employee Self Services die Attraktivität von „MeineSRH" für Mitarbeitende weiter gesteigert.
Dank mobilem Intranet erstmals alle Mitarbeiter*innen erreichen
Mit der Staffbase-Lösung werden erstmals alle SRH Mitarbeitende erreicht, auch diejenigen ohne eigenen PC-Arbeitsplatz. Die Nutzer*innen haben über ihre privaten Mobilgeräte Zugang, auch außerhalb des Firmennetzwerks. In den Krankenhäusern können die Mitarbeiter*innen zudem PC-Terminals nutzen, um auf „Meine SRH“ zuzugreifen. Damit ist sichergestellt, dass alle Mitarbeitenden unkompliziert am Informationsprozess teilhaben und sich einbringen kann.