Was ist ein Intranet? Definition, Bedeutung und die aktuellsten Trends

Bei der Frage „Was ist ein Intranet und wie sieht es bei euch im Unternehmen aus?“ erhält man meist eine dieser beiden Antworten:

„Intranet? Was ist denn ein Intranet? So was haben wir nicht… glaube ich…“

oder

„Unser Intranet? Dieses alte, komplizierte Ding. Das sehe ich morgens beim Computer hochfahren und dann nicht wieder. Da findet man sowieso nichts.“

Für Unternehmen und Kommunikationsteams, aber auch für alle Mitarbeiter*innen wäre jedoch folgende Antwort wünschenswert: „Das Intranet ist das digitale Eingangstor in unser Unternehmen. Dort kann ich mit allen kommunizieren und finde ganz leicht das, was ich brauche.“

So einfach ist es leider meistens nicht. Was ein Intranet schlussendlich ist und was es ausmacht, hängt stark von den Bedürfnissen eines Unternehmens und dessen Mitarbeiter*innen ab. Deshalb beschäftigen wir uns in diesem Artikel intensiv mit dem Intranet als konkrete digitale Plattform (die Grundlagen), vor allem aber mit dem Intranet als Kategorie (verschiedene Lösungen) und beleuchten hierzu die aktuellen Trends moderner Intranets. Wer noch nicht wusste, was ein Intranet ist, kann nach diesem Artikel auf jeden Fall schon mitdiskutieren.

Das Intranet: Eine kurze Definition

Im Laufe der letzten Jahre haben sich die Ansichten, was ein Intranet eigentlich ist, immer wieder stark gewandelt. Einige Grundlagen sind jedoch gleich geblieben. Was also ist ein Intranet?

Ein Intranet…

• ist ein internes Netzwerk, für das nur bestimmte Gruppen von Personen Zugang haben. In Unternehmen sind das eben die Mitarbeiter*innen.
• wird oft als eine Art private Plattform bereitgestellt, die über eine Intranet-Software realisiert wird.
• wird vor allem von großen Unternehmen für Mitarbeiterkommunikation, Interaktion, Wissensmanagement und Services genutzt.
• hat eine umfangreiche Suchfunktion sowie die Möglichkeit zur Personalisierung.

Eine Intranet Software wird überall dort eingesetzt, wo viele Menschen miteinander arbeiten und kommunizieren müssen, aber weit voneinander entfernt sind. Je mobiler unsere Gesellschaft und somit auch unser Arbeitsleben wird, umso schwieriger wird es, Informationen und Updates an alle Mitarbeiter*innen zu verteilen. Deshalb sollte ein Intranet immer sehr gut mobil funktionieren.

Internet, Intranet, Extranet – Wo liegt der Unterschied?

Diese einfache Darstellung beschreibt sehr gut, wie die drei Konzepte funktionieren:

Der größte Unterschied zwischen allen drei Netzwerken liegt in den Zugriffsrechten.

Das Internet ist für alle

Auf das Internet kann theoretisch jeder zugreifen. Es dient nicht nur als große Wissensdatenbank, die ihren Nutzer*innen in jeder Lebenslage hilft, sondern auch als Kommunikationsnetzwerk, mit dem man über große Distanzen hinweg in Kontakt bleiben kann. 

Das Intranet ist begrenzt auf bestimmte Nutzergruppen

Während auf das Internet jeder zugreifen kann, sind Intranets nur für bestimmte Gruppen von Personen bestimmt und meist passwortgeschützt. In Unternehmen sind das die Mitarbeiter*innen, die als einzige das interne Netzwerk nutzen können.

Das Extranet ist irgendwo dazwischen

Das Extranet ist ebenso ein internes Netzwerk, auf das jedoch von außen zugegriffen werden kann (oft über öffentliche, nicht passwortgeschützte Bereiche). Sozusagen als Erweiterung oder Teil des Intranets können ein Extranet somit auch Kund*innen oder Partner eingeschränkt nutzen.

Wie haben sich Intranets im Laufe der Zeit entwickelt?

In den 1990er Jahren waren Intranets lediglich eine einzige Willkommensseite mit wesentlichen, grundlegenden Unternehmensinformationen, sozusagen eine interne Webseite ohne interaktive Elemente, aber mit wichtigen Informationen für die Mitarbeiter*innen. 

In den 2000er Jahren entwickelte sich das Intranet zum Mitarbeiterportal, in das Services aus anderen Anwendungen, wie z. B. des Personalsystems, integriert wurden und es Mitarbeiter*innen vereinfachen sollte, bestimmte Prozesse des Arbeitsalltags selbst im Intranet erledigen zu können. Auch das Mitarbeiterportal war wenig interaktiv und außerdem oft zu komplex und aufwendig für Nutzer*innen und Redakteur*innen.

Beide Intranet-Varianten sind durchaus noch weit verbreitet („das alte Ding“ meint genau solche Lösungen), werden jedoch heute bei einer Intranet-Einführung kaum noch umgesetzt.

Um das Jahr 2010 herum entstand schließlich das Social Intranet, welches endlich interaktive Elemente wie Kommentare und Likes enthielt und somit Interaktion und Feedback ermöglichte. Mit dem Social Intranet wurde auch die Zusammenarbeit eine wichtige Anforderung an das Intranet.

Was ist ein Intranet heute und wie sehen aktuelle Trends aus?

Übrig geblieben aus dieser Evolution der Intranet-Varianten ist heute das Social Intranet. Aktuell findet jedoch ein Paradigmenwechsel statt, der dem Social Intranet den Rang abläuft: Zusammenarbeit wird immer mehr zu einer Sache, die sich in der Microsoft 365-Welt oder anderen Kollaborationstools abspielt und nicht mehr im Intranet stattfindet. Was bedeutet das für das Social Intranet? Und stellt Microsoft 365 das Intranet nun völlig ins Abseits oder wird eine ganz neue Kategorie gebraucht?

Im folgenden schauen wir uns die aktuellen Trends rund um das Thema Intranet an.

1. Das Social Intranet verliert an Bedeutung

Als Social Intranets vor zehn Jahren den Markt eroberten, dachte man, die perfekte Intranet-Lösung wäre gefunden und jegliche Strategiediskussionen vorbei. Nicht nur Innovationen im Bereich Kommunikation, sondern auch das Gesamtpaket war scheinbar unschlagbar.

Was Social Intranets ausmacht:

• Soziale Interaktionsmöglichkeiten: Kommentare, Likes oder auch Teamchats waren hier eine Revolution und wandelten das Intranet zur Interaktionsplattform, weg von reiner Top-down-Kommunikation wie beim Mitarbeiterportal.
• Zusammenarbeit: in Teamräumen und Communities wurde zum integralen Bestandteil des Intranets und schnell zum wichtigsten Anwendungsfall bei der Einführung.

Entstanden ist eine Plattform, die jegliche Anwendungsfälle abdeckt. Das ist der große Mehrwert, den auch heute noch viele in Social Intranets sehen.

Für viele hat sich das Social Intranet durch die Umfänglichkeit sogar zum sogenannten digitalen Arbeitsplatz entwickelt. Allerdings ist der digitale Arbeitsplatz natürlich viel komplexer und noch umfangreicher (denken wir hier z. B. an jegliche HR-Tools), weshalb das Intranet immer nur ein Teil davon sein kann.

Darüber hinaus hat sich in den zehn Jahren seit Aufkommen des Social Intranets vor allem im Bereich digitale Zusammenarbeit viel getan.

Wesentliche Probleme und Grenzen haben sich herauskristallisiert, für die im Laufe der Zeit Lösungen gefunden werden müssen. Um herauszufinden, wie sozial Ihr soziales Intranet sein sollte, hilft es, Strategie und Ziele vorab zu bestimmen.

Grenzen des Social Intranets:

• Datensicherheit steht der Reichweite im Weg
  Weil digitale Zusammenarbeit im Intranet meist auch eine höhere Sicherheitseinstufung der Inhalte bedeutet (Dokumente enthalten oft vertrauliche Informationen), ist die mobile und umfangreiche Verfügbarkeit des Intranets für alle Mitarbeiter*innen (auch auf dem privaten Smartphone) schwierig.
• Individuelles Intranet-Erlebnis für alle Mitarbeiter*innen nicht machbar
  Ein Großteil der Nutzer*innen eines Intranets personalisiert selbst aktiv so gut wie gar nicht. Im Social Intranet ist das, ganz nach dem Prinzip von Social Media, jedoch nötig. Für Vielnutzer ist das in Ordnung, alle anderen stehen jedoch oft einem Chaos an Informationen gegenüber.
• Übersichtliche Strukturen beibehalten ist fast unmöglich
  Wenn digitale Zusammenarbeit im Intranet stattfindet, bedeutet das auch, dass Nutzer*innen oft selbst Strukturen und Inhalte erschaffen. Effektive interne Kommunikation benötigt jedoch eine übersichtliche und strukturierte Darstellung der wichtigsten Inhalte, damit auch Nutzer*innen, die sich nur wenige Minuten im Intranet befinden, schnell das finden, was sie suchen und brauchen.
• Zusammenarbeit muss in speziellen Tools stattfinden
  Tools wie Microsoft Teams und Slack haben die Sichtweise auf digitale Zusammenarbeit völlig verändert. Während diese in Social Intranets durchaus eine wichtige Rolle spielt, ist sie jedoch nur einer von vielen Anwendungsfällen. Umfang und Möglichkeiten spezialisierter Tools laufen dem Social Intranet hier schlichtweg den Rang ab.
• Der mobile Fokus fehlt
  Social Intranets wurden ursprünglich für Desktop-Nutzer*innen entwickelt. Die Möglichkeiten zur mobilen Nutzung sind mittlerweile natürlich vorhanden, jedoch liegt der Fokus weiterhin auf dem Desktop. Mobil ist die Nutzererfahrung oft wenig vorteilhaft.

Der größte Mehrwert von Social Intranets hat sich also auch zum größten Problem entwickelt. Wenn mit einer Lösung alles abgedeckt werden soll, von Zusammenarbeit über Informationen und Prozesse bis hin zu Kommunikation, dann können bestimmte Aspekte und Bedürfnisse der verschiedenen Nutzergruppen eines Unternehmens einfach nicht ausreichend berücksichtigt werden.

2. Microsoft 365, Slack & Co. läuten einen Paradigmenwechsel ein

Wie oben bereits erwähnt hat sich in den letzten Jahren im Bereich Tools für digitale Zusammenarbeit viel getan. Verschiedenste Lösungen und Anbieter haben sich etabliert. Klarer Marktführer und für viele Unternehmen nicht mehr wegzudenken ist jedoch Microsoft 365 (ehemals Office 365).

Der große Vorteil an Microsoft 365 ist das geschnürte Paket. Alle Tools, die für die tägliche Arbeit und vor allem Zusammenarbeit benötigt werden und auf die auch niemand mehr verzichten will, sind bereits da oder werden spätestens mit der Einführung von Microsoft verfügbar. Microsoft Teams wird hier immer mehr zum zentralen Ort für Teamarbeit. Die Corona-Krise und zunehmende Arbeit im Homeoffice hat diese Entwicklung nur noch verstärkt.

Digitale Zusammenarbeit wird also in Zukunft nur noch in Microsoft Teams & Co. stattfinden, andere Collaboration Tools wie Slack erleben ebenfalls eine Steigerung in den Nutzungsraten.

Was Microsoft 365 & Co. ausmacht:

• Klarer Fokus auf digitaler Zusammenarbeit
  Microsoft Teams & Co. wurden rein für die digitale Zusammenarbeit entwickelt und streben nicht den Anspruch an, das Intranet eines Unternehmens zu sein.
• Ideal für die tiefgreifende Koordination von Projekten
  Vor allem Microsoft 365 kommt mit einem Gesamtpaket daher, das nicht nur Teamarbeit (Teams), sondern auch das parallele Arbeiten an Dokumenten (Word, Excel usw.) und umfangreiche Ablagemöglichkeiten (u.a. SharePoint) bereithält.
• Datensicherheit spielt übergeordnete Rolle
  Zusammenarbeit an wichtigen Dokumenten und die Koordination von Kundenprojekten erfordert ein gewisses Level an Datensicherheit. Oft geht es hier um vertrauliche oder streng vertrauliche Daten. Diese sind in Kollaborationstools gut aufgehoben, weil nur eine bestimmte Gruppe von Personen darauf zugreifen kann.

All diese Aspekte des digitalen Arbeitsplatzes sind jedoch für Mitarbeiter*innen ohne festen Computerarbeitsplatz und mit wenig Notwendigkeit für digitale Zusammenarbeit kaum relevant.

Das ist jedoch völlig in Ordnung, denn mit dem Aufkommen dieser neuen Kollaborationslösungen fällt der Bereich der Zusammenarbeit aus der Zuständigkeit von Intranets heraus. So können sich moderne Intranets wieder besser auf ihre eigentlichen Aufgaben konzentrieren.

Weil jedoch mit der Einführung von Microsoft 365 eine Fülle an Tools verfügbar ist, wird oft argumentiert, dass damit doch gleich auch das Intranet abgedeckt werden kann. Das ist aus verschiedenen Gründen keine gute Idee:

Grenzen von Microsoft 365 & Co.:

• Zu komplex und zu viel
  Für Wissensarbeiter, die sich täglich am Computer befinden, könnte Microsoft 365 auch das Intranet sein. Für alle anderen ist es einfach zu komplex, weil Anwendungsfälle auf zu viele verschiedene Tools und Plattformen verteilt sind. Wenn Mitarbeiter*innen erst überlegen müssen, wohin sie für welche Informationen oder für Kommunikation gehen sollen, dann hat man diese meistens bereits verloren. 
• Nicht geeignet für die interne Kommunikation
  Microsoft 365 wurde nicht für die interne Kommunikation mit allen im Unternehmen entwickelt. Selbst wenn ein Teil der Kommunikation wie News innerhalb einer Anwendung abgebildet werden kann, zum Beispiel in SharePoint, dann passieren alle anderen Dinge trotzdem woanders. Automatisch werden verschiedene Kanäle und somit Silos geschaffen. Mitarbeiter*innen befinden sich dann immer dort, wo sie die für sich gerade wichtigen Informationen finden. Das Ziel der internen Kommunikation sollte jedoch sein, dort zu sein, wo alle Mitarbeiter*innen zusammenkommen.
• Kein individuelles Branding möglich
  Die Microsoft 365 Suite und auch alle anderen Kollaborationstools kommen meist mit vordefiniertem Branding und gesetzten Logos. Eine Verbindung zum eigenen Unternehmen besteht hier maximal in den Inhalten (obwohl Inhalte hier meist keine eigenen Unternehmensinhalte sind, sondern Kundenprojekte usw.). Intranets sind jedoch Orte, die Inhalte des Unternehmens zur Verfügung stellen sollen und wo sich Mitarbeiter*innen austauschen. Anonymität durch fehlendes Branding ist dafür eher kontraproduktiv.

Vor allem Microsoft Teams hat nicht nur die digitale Zusammenarbeit revolutioniert und sich als Lösung für alles, was Kollaboration angeht, etabliert, sondern hat gleichzeitig auch die Intranetlandschaft verändert. Selbst sind Teamchat-Lösungen wie Teams oder Slack jedoch nicht geeignet, die unternehmensweite Plattform für interne Kommunikation zu sein.

3. Moderne Intranets revolutionieren die Nutzererfahrung

Die Trends machen eines deutlich: Zusammenarbeit findet in Zukunft außerhalb des Intranets statt.

Das bedeutet wiederum, dass moderne Intranets neue Rahmenbedingungen und Ziele verfolgen und vor allem endlich alle Mitarbeiter*innen erreichen können. Hohe Sicherheitsanforderungen und Komplexität fallen weg, mobile Reichweite und personalisierte Inhalte kommen in den Fokus. Das ermöglicht eine völlig neue Nutzererfahrung.

Das moderne Intranet bündelt alle bewährten und wichtigen Aspekte der bisherigen Intranet-Generationen:

Die Übersichtlichkeit der internen Webseiten, die Integrationsstärke der Mitarbeiterportale und die Interaktion der Social Intranets kommen hier in einer Plattform zusammen.

Der einfache Zugriff auf Teamchat- und Kollaborationstools aus dem Intranet heraus macht es zum perfekten Eingangstor für den digitalen Arbeitsplatz und die Employee Experience.

Was ist Employee Experience?

Employee Experience ist ein Begriff, der ursprünglich aus dem Bereich Human Resources stammt und weitestgehend als Mitarbeitererfahrung übersetzt werden kann. Er beschreibt jegliche Erfahrungen und Erlebnisse, die Mitarbeiter*innen in verschiedensten Situationen innerhalb eines Unternehmens machen. Das beginnt im Bewerbungsprozess und streckt sich über das Onboarding und die ersten Wochen, wichtige Stationen wie Beförderungen oder interne Jobwechsel, alltägliche Dinge wie Urlaubsanträge oder Schichtplanänderungen, bis hin zur Verabschiedung aus dem Unternehmen.

Einfluss auf diese Erlebnisse haben vor allem die Unternehmenskultur, die eigentliche Aufgabe der Mitarbeiter*innen und wie deren Arbeit zum Erfolg beiträgt, Anerkennung und Wertschätzung, der physische Arbeitsplatz, die Menschen im Unternehmen und auch der digitale Arbeitsplatz, dessen Bedeutung sich vor allem während der Corona-Krise noch einmal gesteigert hat.

Was hat das mit dem Intranet zu tun?

Weil es vor allem bei großen und verteilten Unternehmen schlichtweg unmöglich ist, Mitarbeiter*innen bei jedem Schritt ihrer Mitarbeitererfahrung persönlich zu begleiten, sehen wir in der Zukunft des Intranets genau diese Aufgabe. Deshalb muss ein Intranet immer im Zusammenhang mit der Nutzungserfahrung gesehen werden, denn nur so wird es auch für ALLE Mitarbeiter*innen, ob am Schreibtisch, in der Produktionshalle oder unterwegs, zu einer Art hilfreichem Reisebegleiter für alle Stationen, Erlebnisse und Erfahrungen im Unternehmen.

Was moderne Intranets ausmacht:

Im Intranet der Zukunft stehen einzelne Mitarbeiter*innen und ihre Bedürfnisse im Mittelpunkt. Das schafft maximale Relevanz für das Intranet als zentralen Kommunikationskanal, der auf individuelle Zielgruppenbedürfnisse angepasst werden kann.

Es dient allen Mitarbeiter*innen als digitaler Begleiter während ihrer Zeit in einem Unternehmen sowie als Eingangstor in den digitalen Arbeitsplatz. Doch was genau ist in modernen Intranet-Plattformen enthalten und wie sind sie anders als alle bisher vorgestellten Konzepte?

• Kommunikation
  Findet direkt im Intranet statt und ermöglicht es, alle Mitarbeiter*innen zu erreichen, sowohl am Desktop als auch mobil.
  Beispiele: Unternehmensnachrichten, standort- oder abteilungsspezifische Neuigkeiten, Social Wall, Event-Kanäle 
• Interaktion
  Übernommen aus der Generation des Social Intranets, ermöglicht Bottom-up- und Peer-to-peer-Kommunikation.
  Beispiele: Kommentare, Likes, Chat, Teamseiten
• Wissen
  Kann direkt im Intranet abgebildet und über Formate wie Seiten, Videos, Umfragen, Quiz oder Erfahrungsberichte umgesetzt werden.
  Beispiele: digitale Handbücher, FAQ-Seiten, Schulungsvideos, Social Wall. 
• Services
  Ein wesentlicher Punkt, der Intranetplattformen schon immer ausgemacht hat und mit moderner Intranet-Software endlich auch mobil und sehr einfach für alle zur Verfügung steht.
  Beispiele: Urlaubsanträge, Schichtpläne, Krankmeldungen oder Zeiterfassung.

Moderne Intranets legen somit den Fokus auf die für alle Mitarbeiter*innen wichtigen Aspekte der Mitarbeitererfahrung. Alles andere wird zwar ausgelagert, ist aber trotzdem über das Intranet erreichbar. So wird es zum Eingangstor in die Employee Experience UND den digitalen Arbeitsplatz. Es ist die digitale Heimat des Unternehmens.

Wie genau sieht diese „digitale Heimat“ aus?

Folgende Rahmenbedingungen und Ziele sind für die Etablierung eines modernen Intranets mittlerweile unumgänglich:

• Individuelles Branding
  Eine end-to-end-Erfahrung vom App Store bis auf den Desktop, Emotionen durch „digitale Heimat“, „Meins“
• Mobile first
  Das perfekte Intranet auch als App, verschiedene Anwendungsfälle für Desktop und mobil
• Alle Mitarbeiter*innen erreichen
  Hohe Reichweite durch sicheren Zugang auch auf privaten Geräten, Überblick und finden was man sucht in wenigen Minuten möglich (Non-Desk-Mitarbeiter*innen)
• Struktur
  Übersichtlichkeit und durchdachte Navigation als Orientierung für Nutzer*innen, kein ewiges Suchen mehr
• Personalisierung
  Verschiedene Zielgruppen müssen automatisch unterschiedlich durch Inhalte und Aufbau angesprochen werden können
• Ein Startpunkt für alle:
  Alle wichtigen Anwendungsfälle in einer Plattform gebündelt (Kommunikation, Interaktion, Wissen, Services), alles andere kann über Intranet einfach erreicht werden

Ein Punkt sollte hier noch einmal extra erwähnt werden: Ein großer Mehrwert moderner Intranets ist das Branding. Wenn das Intranet die digitale Heimat eines Unternehmens sein sowie Orientierung und Struktur schaffen soll, dann muss die Erfahrung mit der Plattform von Anfang bis Ende auf das eigene Unternehmen angepasst sein. Ein eigener Name und durchgehendes Design vom Desktop bis zur eigenen App schaffen nicht nur eine starke interne Marke, sondern eine Plattform, der Mitarbeiter*innen vertrauen können. 

(Bewusste) Grenzen moderner Intranets

Weil moderne Intranets auf spezifische Anwendungsfälle spezialisiert sind, haben sie natürlich auch ihre Grenzen. Es geht hier vor allem um die Sichtweise, was ein Intranet beinhalten sollte und was nicht.

• Moderne Intranets sind nicht für virtuelle Teamräume und digitale Zusammenarbeit gemacht. Diese Funktionen sollten sowieso von anderen Plattformen wie Slack oder Microsoft Teams abgebildet werden, um zu hohe Komplexität und Verwirrung zu vermeiden.
• Unternehmensübergreifende Communities sind Teil dieser Intranets, werdem allerdings am besten zentral erstellt und verwaltet, um eine übersichtliche Struktur sicherzustellen. „Self Service Communities“ sind deshalb ebenfalls besser in Anwendungen wie Microsoft Teams oder Yammer aufgehoben. 
• Streng vertrauliche Inhalte sind nicht gut für EX Intranets geeignet und sollten auf anderen Plattformen gespeichert werden.
• Das Konzept ist neu und erst bei einigen dutzend Unternehmen im Einsatz. Die inhaltliche und technische Ausgestaltung dieser Intranets hat deshalb noch Potential für weitere Optimierungen

Wir hoffen, dass du dir nun ein besseres Bild davon machen können, was ein Intranet ist. Du willst dich über moderne Intranets austauschen und deine Gedanken teilen, was ein Intranet für dich ist? Dann laden wir dich ein, dies in unserer deutschsprachigen LinkedIn-Gruppe zu tun.

Weitere Informationen rund um moderne Intranets findest du hier:

• Modernes Intranet – Strategie, Einführung und Nutzung
• Modernes Intranet bei Heraeus begeistert 15.000 Mitarbeiter*innen
• Staffbase Journeys ist da: Ein einzigartiges Instrument für hochgradig individuelle Kommunikation