Hattest du schon einmal das Gefühl, dass dein Intranet eigentlich gar nicht mehr deinen aktuellen Anforderungen entspricht?
Damit bist du nicht allein. Im Folgenden findest du einige der häufigsten Herausforderungen und Probleme, die zahlreiche Unternehmen weltweit mit ihrem Intranet und anderen Technologien für Mitarbeiterkommunikation haben.
Kommt dir eine dieser Beschwerden bekannt vor?
1. Du bist nicht innovativ und sicher für die Zukunft.
Deine veraltete Technologie kann nicht an deine wachsende Belegschaft angepasst werden. Zudem hat sie kein modernes Design und ermöglicht weder zuverlässige API-Integrationen noch die Nutzung von Innovationen wie KI.
2. Dein Intranet ist ein wüster Haufen aus irrelevanten, veralteten Informationen.
Ganze 90 Prozent der Intranets scheitern innerhalb von drei Jahren. Das bedauerliche Ergebnis: ein teurer Dokumentenspeicher mit weitgehend irrelevanten Informationen, in dem es unmöglich ist, das zu finden, wonach man sucht.
3. Du kannst Mitarbeiter*innen, die nicht am Schreibtisch sitzen, weder erreichen noch mit ihnen kommunizieren.
Mit rund 63,3 Prozent hat der Großteil der deutschen Arbeiter*innen keinen eigenen Büroarbeitsplatz. Ohne ein modernes Intranet fehlt diesen Mitarbeitenden der direkte Zugang zu Unternehmensnachrichten und -informationen.
4. Du verfügst über viele einzelne, unabhängige Tools und es fehlt ein zentraler Zugriff auf den digitalen Arbeitsplatz.
Neue Technologien erhöhen die Komplexität des digitalen Arbeitsplatzes. Gleichzeitig nimmt die Fragmentierung von Unternehmen immer mehr zu. Mitarbeiter*innen, die in verschiedenen Umgebungen arbeiten, werden von einer Flut von Nachrichten überwältigt, die über unterschiedliche Kanäle verteilt werden. Dadurch gehen Informationen schnell unter und die Mitarbeitenden fühlen sich abgehängt.
5. Du hast Schwierigkeiten, deine Unternehmenskultur und das Engagement deiner dezentralen Belegschaft zu fördern.
Das Analyse- und Beratungsunternehmen Gallup hat in zahlreichen Untersuchungen gezeigt, dass engagierte Mitarbeitende bessere Geschäftsergebnisse erzielen als unengagierte. Die schlechte Nachricht ist, dass sich nur 13 Prozent der Deutschen mit der Kultur ihres Unternehmens verbunden fühlen. Das ist nicht allein die Schuld deines altmodischen Intranets, aber es trägt definitiv nicht dazu bei, das Engagement und die Bindung zu erhöhen.
6. Du hast keine verwertbaren Erkenntnisse über deine Mitarbeiter*innen, die du für wichtige Geschäftsentscheidungen bräuchtest.
Wenn dein Intranet keine verwertbaren Erkenntnisse über die Employee Experience der Mitarbeiter*innen liefern kann – sei es durch Umfragen oder durch nützliche Kennzahlen wie Reichweite, Nutzungs-, Interaktionsraten und Zufriedenheit –, wie kann man dann erwarten, dass es diese verbessert? Die besten Multi-Channel-Intranets von heute, die sich auf effektive Kommunikation konzentrieren, verbessern die Employee Experience und messen sie gleichzeitig mit verwertbaren Daten, wodurch ein kontinuierlicher Erfolgszyklus entsteht.
7. Du wünschst dir eine relevantere und personalisierte Kommunikation mit bestimmten Mitarbeitergruppen.
Um die Ziele eines Unternehmens für jeden einzelnen Mitarbeitertyp greifbar zu machen, braucht es mehr als nur einseitige Kommunikation. Kann dein Intranet das leisten?
8. Die Gesamtheit deines digitalen Arbeitsplatzes lässt sich nicht mit einer einzigen Suchfunktion durchsuchen.
Die Fülle an Tools und Diensten, die am heutigen digitalen Arbeitsplatz zum Einsatz kommen, macht das Durchsuchen aller verfügbaren Inhalte zu einer lästigen und zeitintensiven Tätigkeit. Moderne Intranets mit einer einheitlichen Suche lösen dieses Problem und bieten den Mitarbeitenden eine bessere Erfahrung, sparen Zeit und erhöhen das Engagement.
9. Du versendest immer wieder die gleichen Nachrichten und fragst dich, warum diese wichtige, aber mühsame Arbeit nicht automatisiert werden kann.
Sendest du immer wieder die gleiche Botschaft, um sicherzugehen, dass sie auch wirklich verstanden wird? Oder musst du ähnliche Nachrichten immer und immer wieder in all deinen verschiedenen Kanälen teilen? Es gibt sicherlich wichtigere Dinge, die du in dieser Zeit machen könntest, oder?
10. Deine Mitarbeiter*innen haben keine starke Bindung zu deiner Arbeitgebermarke, weswegen du deine Ziele zur Mitarbeiterbindung verfehlst.
Richtig ausgeführt, kann und sollte dein Intranet ein wichtiger Berührungspunkt für das interne Branding sein. Wenn dein Intranet nicht über ein eigenes Branding verfügt, dann verpasst du eine großartige Gelegenheit, das Engagement deiner Mitarbeitenden und eine echte Bindung zu erzeugen.
11. Du hast jedes Mal ein schlechtes Gewissen, wenn du die IT-Abteilung bei Änderungen im Intranet um Hilfe bitten musst, weil du es nicht selbst machen kannst.
Niemand mag es, sich wie ein Dummkopf zu fühlen. Vor allem, wenn man keiner ist.
12. Du überhäufst deine Mitarbeiter*innen mit E-Mails.
Du kannst Standorte, Öffnungs- und Klickraten sowie eine ganze Reihe anderer interessanter Metriken verfolgen, aber keine davon kann dir sagen, ob deine E-Mails tatsächlich gelesen werden. Es tut uns leid, dir das sagen zu müssen, aber das werden sie wahrscheinlich nie. Vielleicht würden deine Mitarbeitenden sie lesen, wenn sie wüssten, dass deine E-Mails immer relevante, nützliche Informationen enthalten, die auf ihre Bedürfnisse zugeschnitten sind.
13. Deine Mitarbeitenden nutzen das Tool einfach nicht.
Die Ergebnisse unserer Intranet-Studie zeigen, dass 51,5 Prozent der befragten Intranet-Verantwortlichen mit ihrem Intranet unzufrieden sind. Diese Unzufriedenheit wirkt sich auch auf die Nutzungsintensität der Mitarbeiter*innen aus, welche entsprechend gering ausfällt.
Und nun?
Wenn dir viele dieser Probleme bekannt vorkommen, dann ist es vielleicht an der Zeit, deine aktuelle Intranet-Situation zu hinterfragen und neu zu bewerten.
Die gute Nachricht? Das Staffbase Intranet ist Teil einer Multi-Channel-Plattform für Mitarbeiterkommunikation, die all diese Herausforderungen bewältigt. Ob es das Richtige für dein Unternehmen ist? Es gibt nur einen Weg, das herauszufinden!
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