Von der Krisen-App zum digitalen Rückgrat: Wie die NÖ Landesgesundheitsagentur mit „LGA update“ Kommunikation und operative Prozesse für 28.500 Menschen vereint
Auf einen Blick
Unternehmen: Niederösterreichische Landesgesundheitsagentur (NÖ LGA)
Branche: Gesundheitswesen, öffentliche Verwaltung
Standorte: 77 (27 Klinikstandorte, 49 Pflegezentren, Zentrale) · Niederösterreich, Österreich
Mitarbeitende: 28.500, davon ca. 95% Non-Desk-Mitarbeitende
App: LGA update (Staffbase)
Auszeichnung: VOICES Award 2025 – Best Employee App Strategy
Die Niederösterreichische Landesgesundheitsagentur (NÖ LGA) hat im März 2020 innerhalb von fünf Werktagen eine Mitarbeiter-App eingeführt – nicht nach einem strategischen Rollout-Plan, sondern weil es keine Alternative gab. Was als Notfalllösung begann, ist heute die zentrale Plattform für 28.500 Menschen in 77 Häusern: für Kommunikation, für operative Prozesse, für HR-Services – für eine Belegschaft, von der ca. 95% keinen fixen PC-Arbeitsplatz besitzen. Besonders relevant für Gesundheitsorganisationen mit mehreren Standorten und hohem Non-Desk-Anteil, die fragmentierte Tool-Landschaften auf einer Plattform konsolidieren wollen.
NÖ LGA-Vorstand Konrad Kogler (links) und Landeshauptfrau-Stellvertreter Dr. Stephan Pernkopf stellen die neue App „LGA Update” vor
Was die Plattform heute konkret löst:
Pflegepersonal, Ärztinnen und Ärzte und weitere Gesundheitsberufe ohne PC-Zugang zuverlässig erreichen – in Echtzeit, auf dem Smartphone
Freie Pflegebetten in allen 49 Pflegezentren sekundenaktuell abrufbar – weniger Telefonate, schnelleres Entlassungsmanagement
Medizinische Fachdatenbanken und Schulungsmaterial über einen einzigen Einstiegspunkt zugänglich machen
Nahezu alle standorteigenen Intranet-Systeme und parallelen Tools ablösen – eine Plattform statt vieler
Den Vorstand erstmals verlässlich in alle 77 Einrichtungen tragen – auch in Krisenlagen und bei Strukturreformen
Ergebnis:
23.000 aktive Nutzerinnen und Nutzer – 80 % der gesamten Belegschaft, ohne Nutzungspflicht; 65 % mobil
8,5 Mio. Gesamtaufrufe seit Launch 2020; 250.000 Zugriffe pro Monat, kontinuierlich gewachsen seit Tag 1
85 % sehr zufrieden laut App-Umfrage 2025 (n ≈ 1.000) – die Mehrheit sagt: kein anderes Kommunikationsmittel kann LGA update ersetzen
Heute: 50 % Kommunikation, 50 % operative Use Cases
Ausgangssituation: Wie erreicht man 28.500 Mitarbeitende ohne gemeinsamen Kanal?
Was der NÖ LGA von Anfang an fehlte, war ein gemeinsamer interner Kommunikationskanal. Rund 95 % der Belegschaft – Pflegepersonal, Ärztinnen und Ärzte, medizinisch-technisch-diagnostische Berufe – hatten keinen regelmäßigen Zugang zu einem fixen Desktop-Arbeitsplatz. Informationen reisten durch Führungshierarchien, blieben dabei hängen oder kamen zu spät an. Jeder Standort hatte sein eigenes Intranet, eigene E-Mail-Verteiler und eigene Kommunikationswege. In Organisationen ohne gemeinsame Informationsbasis bleiben Informationen oft auf der Strecke – auch diese Erfahrung musste die NÖ LGA machen.
Die Weitergabe von Informationen war ausschließlich abhängig von der jeweiligen Führungskraft. Wichtige Updates kamen entweder zu spät oder gar nicht bei der Belegschaft an.
Matthias Hofer, Chief Communications Officer, Niederösterreichische Landesgesundheitsagentur
Als im März 2020 die Corona-Pandemie ausbrach, wurde sichtbar, was dieses System bis jetzt nicht leisten konnte. Das Kommunikationsteam traf eine Entscheidung: keine langen Debatten, kein Pilotprojekt. Die App musste direkt verfügbar sein. In fünf Werktagen ging LGA update, basierend auf der Staffbase-Plattform, live. Eine Woche später folgte die mobile Version.
Von der Krisenkommunikation im Krankenhaus zur dauerhaften Plattform
Die App löste 2020 das akuteste Problem: 7.500 neue Nutzerinnen und Nutzer in den ersten zwei Wochen, zweimal täglich COVID-Statusberichte mit Echtzeit-Daten zu Erkrankten, Beatmeten und Verdachtsfällen je Klinikum. Schneller als jeder analoge Kanal es hätte leisten können.
Statt die App als Krisen-Instrument zu betrachten, das nach der Pandemie wieder in der Schublade verschwindet, entwickelte das Team sie konsequent weiter – auf Basis dessen, was die Belegschaft tatsächlich brauchte.
Entwicklungen von 2020–2026
Vorstandsnewsletter, Mitarbeitermagazin WIR als digitales Online-Magazin, digitaler Zeitungsstand mit mehr als 450 Zeitungstiteln
Rollout der Standort-Spaces – lokale Redaktionsteams mit eigenen Inhalten und Berechtigungen (30 aktive Spaces, 15 in Vorbereitung)
Ideenbörse (110 Ideen eingereicht, ~50 umgesetzt), Mediathek, Podcast „Das Sprechzimmer G1.3”
Austauschplattformen einzelner Berufsgruppen (Pflegedirektorinnen und Pflegedirektoren, IT, Betriebsrätinnen und Betriebsräte, Behindertenvertrauenspersonen) – geschlossene Bereiche zum gemeinsamen Austausch und zum Teilen von Informationen und Dokumenten
Integration zentraler Arbeitsprozesse und HR-Tools: von Zeiterfassung und Dienstplan bis hin zu Fortbildungen und Bettenübersichts-Tool
Was dabei entstand, ist heute kein reiner Kommunikationskanal mehr. Es ist eine operative Plattform – zu ungefähr gleichen Teilen Kommunikation und konkretes Arbeitswerkzeug. 2025 wurde „LGA update“ dafür mit dem VOICES Award in der Kategorie Best Employee App Strategy ausgezeichnet.
Das Konzept: Warum eine Mitarbeiter-App im Gesundheitswesen mehr als Kommunikation braucht
Die App muss nützlich sein, unabhängig von Kommunikation. Services, Goodies, operative Erleichterungen – das ist der Grund, warum Mitarbeitende die App täglich nutzen. Die Information kommt dabei quasi als Bonus dazu.
Was früher als Zettel auf den Stationen aushing, ist heute ein digitaler Kanal. In einer Branche, die vom persönlichen Kontakt lebt, schafft die App eine wichtige Verbindung – direkt, schnell und standortunabhängig. Digitale Kommunikation ist kein Allheilmittel – aber ein wichtiger Wirkstoff.
Matthias Hofer, Chief Communications Officer, Niederösterreichische Landesgesundheitsagentur
Wie führt man eine Mitarbeiter-App im Gesundheitswesen ein? Betriebsrat, private Geräte – und einfach anfangen
Eine Frage, die viele Kommunikationsverantwortliche in Gesundheitsorganisationen kennen: Wie bekommt man IT, Betriebsrat und Datenschutz an Bord – bevor man überhaupt anfangen kann?
Bei der NÖ LGA lief das anders als üblich. Die Pandemie ließ keine Zeit für die normalen Abstimmungswege. Das Team entschied sich, zuerst zu handeln und danach von den Vorteilen zu überzeugen. Der Betriebsrat wurde von Anfang an eingebunden – nicht als Genehmigungsgremium, sondern als Partner.
Die Frage nach privaten Endgeräten – ein häufiger Einwand beim Thema Mitarbeiter-Apps im Gesundheitswesen – löste die NÖ LGA durch eine klare Haltung: Niemand muss die App nutzen. Wer sie nicht nutzt, nimmt in Kauf, Informationsdefizite zu erleiden. Diese Formulierung klingt hart, ist aber ehrlich – und funktioniert.
Das Team, das das alles in fünf Werktagen auf die Beine gestellt hat, bestand aus Kommunikation, IT und Rechtsabteilung. Heute betreut eine zentrale Vollzeitstelle in der Kommunikationsabteilung die gesamte Plattform: technische Pflege, Redaktion, Support aller Standorte. Dazu kommen dezentrale Space-Admins an den einzelnen Standorten.
Matthias Hofer hat den gesamten Weg – vom Krisenstab bis zur ausgezeichneten Kommunikationsstrategie – auf der VOICES-Konferenz 2026 in Berlin vorgestellt.
6 operative Use Cases: Wie LGA update den Arbeitsalltag in Kliniken und Pflegezentren verändert
1. Bettenkapazitäten-Tool
Was passiert: Berechtigte Mitarbeitende sehen in der App sekundenaktuell, welche Pflegeplätze in welchen NÖ Pflegezentren gerade frei sind – differenziert nach Pflegebedarf.
Wie es funktioniert: Das Tool ist direkt in LGA update integriert und greift auf die Echtzeitdaten aller 49 Pflegezentren zu. Wer ein Beratungsgespräch mit Angehörigen führt, hat die Übersicht direkt auf dem Smartphone.
Wert: Früher tauchten Angehörige verzweifelt in Einrichtungen auf und fragten das Personal direkt. Das Ergebnis heute: weniger Telefonate, weniger Missverständnisse im Entlassungsmanagement – und mehr Zeit für die eigentliche Versorgung.
2. Ideenbörse
Was passiert: Mitarbeitende reichen Verbesserungsvorschläge direkt über die App ein. Jede Einreichung bekommt eine persönliche Rückmeldung – ob umgesetzt, abgelehnt oder noch in Prüfung. Kein Vorschlag bleibt unbeantwortet.
Wie es funktioniert: Die Beiträge laufen in der Zentrale direkt in einen HR-Bereich, der sich explizit um jede Einreichung kümmert. Das ist kein stummer Briefkasten.
Wert: 110 Ideen eingereicht, rund 50 davon umgesetzt. Ein konkretes Beispiel: Eine Entnahmestation für Schutzhandschuhe, die ein Mitarbeitender über die Schlosserei für 49 € beschaffen konnte – statt der üblichen 250–300 € im Fachhandel. Das Wissen Einzelner wird zum Wissen aller.
3. Digitaler Zeitungsstand
Was passiert: Alle Mitarbeitenden haben über die App kostenlosen Zugang zu mehr als 450 nationalen und internationalen Zeitungen, Zeitschriften und Magazinen – rund um die Uhr.
Wert: Laut Matthias Hofer gibt es in Österreich kein Unternehmen vergleichbarer Größe, das diesen Benefit anbietet. Seit Einführung wurden über 45.000 Aufrufe verzeichnet – besonders im Nachtdienst, genau die Schicht, die sonst am schwierigsten zu erreichen ist.
4. Online-Bibliothek und medizinische Fachdatenbanken
Was passiert: Mitarbeitende haben über die App direkten Zugriff auf wissenschaftliche Datenbanken – MEDLINE, Springer, The Lancet – sowie auf Expertenvideos und Schulungsmaterial.
Wert: Früher war der Zugang ungleich verteilt, oft nur mündlich bekannt und an den Büro-PC gebunden. Heute gibt es einen einzigen Einstiegspunkt – von überall, jederzeit. Wer mitten im Dienst etwas nachschlagen muss, braucht dafür keinen freien Bürorechner mehr.
5. Service Center und Formularwesen
Was passiert: Aufnahmebögen, Informationsbroschüren für Angehörige, Kinderbetreuungsanträge, Corporate-Design-Vorlagen – alles, was Mitarbeitende im Arbeitsalltag brauchen, ist an einem Ort gebündelt.
Wie es funktioniert: Das Service Center ist ein eigener Bereich in der App. Dokumente lassen sich direkt darüber abrufen, ausfüllen und – wo nötig – auch drucken.
Wert: Für eine Organisation mit 77 Standorten, die früher kein gemeinsames System hatte, ist das kein kleines Detail. Standorte, die eigene Ablagesysteme oder Intranet-Lösungen für genau diese Funktionen betrieben haben, lösen diese heute ab und wechseln in den gemeinsamen Kosmos von LGA update.
6. Standort-Spaces
Was passiert: Jede Klinik und jedes Pflegezentrum hat in der App einen eigenen Bereich, den das lokale Team selbst befüllt und gestaltet.
Wie es funktioniert: Die Kommunikationsabteilung stellt hierfür ein individuelles Grundgerüst bereit. Jeder Space-Admin wird eingeschult: Grundstruktur gemeinsam erarbeitet, persönlicher Termin, eigens erstellter Leitfaden. Die laufende Befüllung liegt beim Standort. 30 Spaces sind aktiv, 15 weitere in Vorbereitung.
Wert: Standorte, die sich zuvor schwer damit getan haben, ihre gewachsene Eigenständigkeit aufzugeben, finden im Space-Modell einen Weg: lokale Relevanz und zentrales System schließen sich nicht aus. Viele lösen dabei gleichzeitig ihre alten, separat betriebenen Intranet-Lösungen ab.
Was Tool-Konsolidierung im Krankenhaus konkret bedeutet
Interne Kommunikation in Kliniken scheitert oft nicht an mangelndem Willen, sondern an zu vielen parallelen Systemen. Plattformkonsolidierung löst das – hat aber auch direkte operative und wirtschaftliche Konsequenzen.
Bei der NÖ LGA wurden nahezu alle standorteigenen digitalen Mitarbeiter-Tools durch LGA update abgelöst. E-Mail-Verteiler aufgelöst, standorteigene Intranet-Systeme gekündigt, Massenmails deutlich reduziert. Was früher über viele parallele Kanäle lief – und damit über viele parallele Lizenz- und Wartungskosten –, läuft heute über eine Plattform.
Die Lizenzersparnis bei Dritttools wird von der NÖ LGA als signifikanter Kostenfaktor anerkannt, auch wenn keine genaue Summe berechnet wurde. Daneben entfällt der Aufwand, den parallele Systeme immer bedeuten: Schulungen für mehrere Tools, Support-Anfragen an mehrere Anbieter, Governance-Probleme, weil niemand den Überblick behält, was wo kommuniziert wird.
Das Ergebnis: eine Plattform, eine zentrale Vollzeitstelle mit Gesamtüberblick, dezentrale Space-Admins mit klarer Verantwortung vor Ort.
Der Effekt geht über Kosten hinaus. Wenn alle auf derselben Plattform arbeiten, kann der Vorstand Entscheidungen erstmals verlässlich in alle 77 Häuser tragen. Ärztinnen und Ärzte, Gesundheits- und Pflegepersonal sowie Verwaltung erhalten dieselben Informationen zur gleichen Zeit. Wenn eine Krise kommt – ob Pandemie oder Strukturreform – ist das System bereits da. Täglich genutzt, vertraut, funktionsfähig.
Das zahlt sich auch in der Mitarbeiterbindung aus. Die NÖ LGA liegt bei der Fluktuation im besten Drittel Österreichs – trotz starkem regionalem Wettbewerb mit Wien, Bayern und Tschechien um Pflegepersonal und Fachkräfte.
Was Gesundheitsorganisationen mit mehreren Standorten konkret daraus mitnehmen können
Die Probleme, mit denen die NÖ LGA 2020 gestartet ist, sind im gesamten deutschsprachigen Raum bekannt. Viele Standorte, Non-Desk-lastiger Betrieb, fragmentierte Kommunikationswege, kein gemeinsamer digitaler Kanal für Mitarbeitende – das ist kein österreichisches Problem.
Erst handeln, dann optimieren. Die App war in fünf Tagen live – mit Desktop-Version zuerst, mobil eine Woche später. Wer auf die vollständige Strategie wartet, bevor er startet, kommt in dieser Branche oft gar nicht los.
Eine Mitarbeiter-App im Gesundheitswesen dient nicht nur der Kommunikation. Wer nur Unternehmensnews sendet, verliert die Aufmerksamkeit. Digitale Krankmeldung, Bettenplanung, Formulare – wer operative Prozesse integriert, gibt Mitarbeitenden einen täglichen Grund zum Öffnen. Die Information folgt fast von selbst.
Den Betriebsrat zum Partner machen, nicht zum Gatekeeper. Eigene Bereiche für Berufsgruppen und Betriebsräte. Vertrauen als Einführungsstrategie funktioniert – auch und gerade in einem sensiblen Umfeld wie dem Gesundheitswesen.
Dezentralisierung braucht Struktur, keine Kontrolle. Das Space-Modell funktioniert, weil Eigenverantwortung und gemeinsames Gerüst zusammenkommen. Lokale Relevanz entsteht nicht trotz des zentralen Systems, sondern genau dadurch.
Sechs Jahre später: Eine Reaktion wird zur Infrastruktur
Was Matthias Hofer und sein Team im März 2020 bauten, war keine Strategie – es war eine Reaktion. Aus dieser Reaktion ist über sechs Jahre etwas entstanden, das heute 23.000 Menschen täglich nutzen – freiwillig, von der Frühschicht bis zur Nachtwache, vom Pflegezentrum bis zur Universitätsklinik.
Die Niederösterreichische Landesgesundheitsagentur wurde 2025 für die beste Mitarbeiter-App-Strategie im deutschsprachigen Raum ausgezeichnet. Nicht weil sie die aufwendigste App gebaut hat. Sondern weil sie konsequent bei einer Frage geblieben ist: Was brauchen unsere Mitarbeitenden wirklich – jeden Tag?
Wie das bei euch aussehen könnte
Wie eine Mitarbeiter-App für interne Kommunikation und operative Prozesse in der eigenen Gesundheitsorganisation aussehen könnte – mit der eigenen Struktur, den eigenen Standorten, dem eigenen Betriebsrat – klärt sich am schnellsten in einer Live-Demo. Die NÖ LGA hat gezeigt, dass man in fünf Tagen starten kann.
