Die interne Kommunikation ist mehr denn je im Fokus. Inmitten des Chaos einer weltweiten Pandemie war und ist sie für Unternehmen der Kleber, der alles zusammenhält. Für die interne Kommunikation ist das eine große Chance. Mitarbeiter*innen brauchen Informationen. 63 Prozent wollen zumindest täglich informiert werden, 20 Prozent sogar mehrmals täglich.
Vor allem in einer Krise geht es darum, mit kühlem Kopf strategisch zu planen, konkrete und pragmatische Handlungsempfehlungen zu geben und die Organisation mit großem Herzen auch noch emotional zusammenzuhalten.
Wir wollen in diesen Situationen unterstützen und haben ein konkretes Strategie-Template für die interne Kommunikation erarbeitet, das hier im Artikel beschrieben wird und auch als bearbeitbare Vorlage heruntergeladen werden kann.
Hauptaufgabe der internen Kommunikation: Die Fäden zusammenhalten
Die wichtigste Aufgabe von Kommunikation ist es, die vielen einzelnen Informationen und Maßnahmen übergreifend zu betrachten und in ein Konzept einzubetten. Das kann wesentlich pragmatischer sein, als das Wort „Konzept” im ersten Moment klingt. Wer bereits ein übergreifendes Konzept hatte, der wird sich leichter tun, dieses an jegliche neuen Umstände anzupassen. Auch wenn vieles bei solch einer Umstellung zunächst ungeordnet abläuft, ist es wichtig, die Fäden kommunikativ zusammenzuhalten.
Für Mitarbeitende wird es am Ende einen großen Unterschied machen, ob das Unternehmen, so gut es geht, mit einer Stimme spricht oder Fake News, Gerüchte und widersprüchliche Aussagen die Oberhand gewinnen.
Warum diese Phase der Neuorientierung nicht wie ein großes Transformationsprojekt angehen? Die meisten Unternehmen kennen diese Veränderungen und haben damit auch eingeübte Prozesse und Abläufe für solch ein Projekt. Ein Unterschied und Vorteil ist ein bereits ausgeprägtes Bewusstsein bei allen Mitarbeiter*innen für den Ernst der Lage und ihre Herausforderungen. Jeder von uns ist betroffen, jeder versteht, dass Unternehmen reagieren und ihre Strategie anpassen müssen.
Ein Template für Ihre Kommunikationsstrategie
Wir haben auf Basis unserer Erfahrungen und von bestehenden Modellen im Markt eine Vorlage für eine Kommunikationsstrategie erarbeitet. Die Logik orientiert sich an einem weit verbreiteten Strategie-Template – dem Business Model Canvas. Es wurde initial entwickelt, um Geschäftsmodelle möglichst einfach aber dennoch umfassend zu beschreiben. Es lässt sich aber sehr gut auf andere Anwendungen übertragen, denn die Logik ist sehr ähnlich.
Wie kann dieses Template eingesetzt werden?
1. Überblick
Auf der rechten Seite geht es um die Zielgruppen, was sie benötigen und wie man zu ihnen gelangen kann.
Auf der linken Seite geht es um die eigenen Ressourcen für die Gestaltung der Kommunikation.
In der Mitte kommt beides zusammen und bildet die eigentlichen Ziele ab.
Die beiden unteren Punkte sind zahlengetrieben – links die Kosten und rechts die messbaren Ergebnisse.
Beispiele sind grau eingefärbt und sollen eine grobe Orientierung geben, wie Inhalte beschrieben werden können. Die richtigen Inhalte können natürlich ganz anders aussehen.
Es gibt sehr viele gute Beschreibungen für die Erarbeitung des originalen Templates. Das hilft auch bei der Erarbeitung in diesem konkreten Fall.
Ein interessantes Modell verschiedener Kommunikationsansätze je nach Phasen in der Corona-Kommunikation wurde hier veröffentlicht und kann besonders bei der Erarbeitung der Bereiche Key Messages und Key Activities helfen.
Ein Modell aus Personalsicht finden Sie hier.
2. Erarbeitung der Inhalte
Inhalte werden am besten im Team erarbeitet.
Man merkt sehr schnell, dass der klare Rahmen und die verschiedenen Bereiche die Diskussion einerseits gut fokussieren, aber auch öffnen. Oft werden z.B. organisatorische Fragen oder wichtige Stakeholder vergessen – das Template funktioniert dafür wie eine Checkliste.
Man sollte versuchen, mit dieser einen Seite auszukommen. Wenn eine Kommunikationsstrategie viel komplizierter ist, dann werden andere sie auch nicht gut verstehen.
In der Start-up-Welt macht man von dieser Übersicht normalerweise ganz viele Versionen und versucht diese im Gespräch mit Investoren, potentiellen Kunden und Experten immer wieder zu verbessern. Das funktioniert natürlich auch für die Interne Kommunikation.
Pragmatisch bleiben, einfach starten und im Laufe der Umsetzung immer wieder anpassen.
Idee: Groß ausdrucken und gut sichtbar an die Wand hängen.
Fazit: Krisen sind immer auch Chancen
Ein häufiger Wunsch von Kommunikator*innen im englischsprachigen Raum ist der berühmte „seat at the table”. Gemeint ist das Bedürfnis, in wichtige Managemententscheidungen einbezogen zu werden und keine fertigen Beschlüssen mit einem „Nun verteilt mal bitte” vorgesetzt zu bekommen. Krisen wie die Corona-Pandemie verschafft vielen Kommunikationsverantwortlichen tatsächlich genau diese Position. Man hört auf sie, Kommunikation ist weit oben auf der CEO-Agenda. Krisen sind immer auch Chancen und hier ist die Chance für Kommunikation, sich zu zeigen und eine Führungsrolle in Krisen zu übernehmen.
Das bedeutet einerseits, die nächste Phase aktiv anzugehen und andererseits, gerade auch die technischen Voraussetzungen wie eine Mitarbeiter-App oder das schon lange geplante moderne Intranet auf den Weg zu bringen. Kommunikation kann am Ende immer nur so gut sein, wie das was tatsächlich auch bei den Mitarbeiter*innen ankommt.
Liebe Leser*innen,
wir bei Staffbase verwenden seit November 2020 den Genderstern in unseren deutschsprachigen Blog-Texten. Wenn das bei diesem Artikel noch nicht der Fall ist, handelt es sich dabei um einen älteren Text, der vor der Einführung der gendergerechten Sprache erstellt wurde.
Vielen Dank für Ihr Verständnis!