3 erprobte Strategien für die Einführung einer Mitarbeiter-App
Eine Mitarbeiter-App kann eine großartige Lösung für eine ganze Reihe von Problemen sein: Von der mobilen Bereitstellung des Intranets, über direkte Motivation aller Mitarbeitenden bis hin zur erstmaligen Erreichbarkeit der Mitarbeiter*innen ohne PC-Arbeitsplatz mit aktuellen Nachrichten und Informationen.
Technikaffine Mitarbeitende lassen sich vermutlich schnell für die App begeistern. Das ist jedoch oftmals nur ein kleiner Teil der Belegschaft. Das Problem: Die App kann ihre Funktionen nur dann voll entfalten, wenn möglichst viele Mitarbeiter*innen sie nutzen. Sie muss deswegen intern beworben werden, um effektiv zu starten. Alle Staffbase-Kunden haben deshalb individuelle Strategien entwickelt, um von Anfang an viele Mitarbeiter*innen in die Staffbase Mitarbeiter-App zu holen.
Die erfolgreichsten Anstrengungen haben dabei immer eines gemeinsam: Sie sind kreativ und praktisch zugleich.
1. Mitarbeitende ins Boot holen
Eine App für Mitarbeitende muss deren arbeitspraktische Bedürfnisse widerspiegeln. Über die Einbindung der Kolleg*innen in die Konzeptionierung des Projekts, wird das Produkt von vornherein passend ausgelegt. Die Mitarbeiter*innen werden so zu Mitentscheidern im Entwicklungsprozess und fühlen sich von Anfang an mit der App verbunden.
Denise Lee Yohn, Autorin des Werks What Great Brands Do, misst dieser Vorgehensweise sogar den höchsten Wert bei der Einführung neuer Kommunikationstechnologien bei. Sie rät, sich mit den betroffenen Mitarbeiter*innen an einen Tisch zu setzen und Klartext zu reden: „Das ist unser Purpose, das sind unsere Werte, und so eine Kultur möchten wir fördern. Hilf uns zu verstehen, wie eine App dir dabei helfen kann, diese Kultur zu erleben.“ Dieser Schritt ist ausschlaggebend für die weitere Entwicklung des ganzen Projekts. Die Projektverantwortung wird von Beginn an auf mehrere Schultern verteilt und öffnet gleichzeitig Perspektiven für die bedürfnisorientierte Weiterentwicklung der App.
Viessmann zieht Mitarbeitende in Entscheidung ein
Diese Strategie beherzigte auch die Viessmann Group, ein international führender Hersteller von Heiz-, Industrie- und Kühlsystemen. Die wichtigste Frage wurde direkt an die Belegschaft gerichtet: Ist die Zeit jetzt reif für eine App? Die Mehrheit der Belegschaft bejahte das. Sollte dieses Abstimmungsergebnis anderswo nicht so eindeutig ausfallen, rät der Leiter für Unternehmenskommunikation der Viessmann Group, Albert von Truchseß, trotzdem am Ball zu bleiben: „Besonders wichtig ist die Unterstützung von oben: Die Inhaberfamilie hat immer schon frühzeitig Entwicklungen aufgenommen oder selbst gesetzt. Das gilt nun auch für die digitale Transformation und damit den kulturellen Wandel im Unternehmen.”
Gleich nachdem diese erste Hürde erfolgreich genommen wurde, traten Viessmann-Mitarbeiter*innen verschiedener Abteilungen beratend zusammen. „Es lief eben nicht so, dass man zwei Jahre lang ein Lasten- und Pflichtenheft schreibt, einen Prototyp entwickelt und erst fertig herausbringt,“ erläutert von Truchseß. Stattdessen hat man sich dafür entschieden, die Vi2Go-App in Workshops mit bunt gemischten Teams zu entwickeln, das aus Vertretern aus Betriebsrat und HR, der IT, dem Team Digitale Transformation, dem Marketing und der Unternehmenskommunikation bestand. Alle haben ihre eigene Perspektive eingebracht. In einem Punkt seien sich jedoch alle einig gewesen: Wenn die App ein Erfolg werden soll, dann muss sie den Mitarbeitenden einen Mehrwert im Arbeitsalltag bieten und nicht nur einen News-Kanal sein, sondern auch vermeintlich triviale Angebote wie den Kantinenplan oder ein Schwarzes Brett aktuell halten. Das Ergebnis dieser Anstrengungen kann sich sehen lassen: Bisher nutzen über 90 Prozent der Belegschaft die Vi2Go-App als interne Kommunikationsplattform.
CDU Hessen startet mit Testphase
Die CDU in Hessen hat sich für einen ähnlichen Weg entschieden. Sie haben zunächst klein angefangen und die App mit einem Team aus 3 Kolleg*innen getestet und schnell gemerkt, dass sie auf dem richtigen Weg sind. So wurden nach und nach weitere Mitarbeiter*innen, besonders aus dem IT-Bereich, in die Testphase einbezogen. Auch die Funktionen der App waren anfangs beschränkt. Es gab lediglich einen News-Kanal für eine regionale Verwaltung.
Davon ausgehend, experimentierte das Team mit verschiedenen Plugins. Durch diese langen Vorlauf war es möglich, den benötigten Funktionsumfang exakt zu ermitteln. Auf einer Personalbesprechung wurde das fertige Produkt vorgestellt und direkt im Anschluss für alle verbleibenden Mitarbeitenden zugänglich gemacht. Die Expert*innen aus der Testphase waren ihren Kolleg*innen dann bei der Einrichtung der App auf Desktop-Computern und Smartphones behilflich. Das wirkte sich positiv auf die Akzeptanz der App aus.
2. Alle verfügbaren Kanäle thematisch verbinden
Auch die Wartezeit bis zum offiziellen Kickoff der Mitarbeiter-App lässt sich einfallsreich und mit Witz gestalten. Alle Neuigkeiten zum Entwicklungsstand der App sollten einem roten Faden folgen, an dem sich auch PR-Maßnahmen geschickt ausrichten lassen. Das Franciscan Children’s Hospital in Boston, Massachusetts wollte mit der App das Dinosaurier-Intranet in die Moderne befördern und organisierte ein unterhaltsames Rahmenprogramm rund um den offiziellen Erscheinungstermin ihrer TheFRAN Mitarbeiter-App. Einige Mitarbeiter*innen verkleideten sich zu diesem Anlass als Dinosaurier und versteckten Dino-Eier auf dem gesamten Gelände des Krankenhauses, die den glücklichen Finder mit Dunkin’ Donuts Gutscheinen belohnten. Das Team organisierte außerdem weitere Meetings und Onboarding-Events mit Schlemmereien im Dino-Look. Nach nur zwei Monaten nutzten 80 Prozent der gesamten Belegschaft die App, nach vier Monaten bereits 85 Prozent!
Die Mitarbeiter-App der SPARDA Bank in Berlin ist ein treuer Begleiter für die Mitarbeitenden geworden, die oft dienstlich unterwegs sind. Aus diesem Grund hat sich das stark regional verwurzelte Geldinstitut dazu entschieden, den Kickoff der HALLO#intern-App als eine Liebeserklärung an die Mitarbeitenden zu inszenieren. Und zwar am Valentinstag. Die HALLO#intern-App wurde so schnell akzeptiert, dass nur zwei Monate später eine Nutzerquote von über 85 Prozent erreicht wurde.
Telekom MMS kombinierte die hier bereits beschriebenen Methoden äußerst erfolgreich. Der Veröffentlichungstermin ihrer App MyMMS wurde auf das Firmenevent Digital Life Camp gelegt. Im Vorfeld wurden Poster und Merchandise produziert, die während der Veranstaltung verteilt wurden. Außerdem bekamen alle Teilnehmer*innen einen QR-Code, der exklusive Informationen und App-Features enthielt. Am Ende des Tages luden sich 400 der insgesamt 650 Teilnehmer*innen die App herunter.
3. Ausdauer beweisen und die App wachsen lassen
Eine Mitarbeiter-App kann flexibel mit dem Unternehmen und den Bedürfnissen mitwachsen. Mit der Zeit kannst du entweder bestehende Plugins anpassen, austauschen oder ganz individuelle Lösungen erarbeiten. So gelingt es, dass die Plattform lebendig bleibt und einen bleibenden Mehrwert für die Mitarbeitenden schafft. Dazu gehört natürlich auch, weiterhin im engen Austausch mit der Belegschaft über mögliche Veränderungen in der App zu stehen. Deine Mitarbeiter-App ist das Werkzeug, um den direkten Draht zu deinen Mitarbeitenden aufrecht zu erhalten. Ein erfolgreich gestaltetes App-Erlebnis lässt die Mitarbeiter*innen viele relevante Arbeitsprozesse mit geringem Aufwand abwickeln egal, wo sie sich gerade befinden.
Das Kinderkrankenhaus Franciscan Children’s geht mit gutem Beispiel für eine zukunftsweisende Nutzung der App voran: Der Download von TheFRAN ist mittlerweile zum Kernbestandteil des Onboarding-Prozesses geworden. Jede neue Mitarbeiter*in hat so direkt Zugriff auf alle wichtigen Informationen und fühlt sich sofort als Teil des gesamten Teams.
Solche Maßnahmen sind wichtig, damit die App zu einer interaktiven Kommunikationsplattform heranwachsen kann. Der Kreativität sind keine Grenzen gesetzt, um die Nutzungs- und Interaktionsrate kontinuierlich zu steigern. Eine App, die sich nach den sich wandelnden Bedürfnissen der Mitarbeitenden ausrichten lässt und eine Zwei-Wege-Kommunikation nicht nur anbietet, sondern aktiv fördert wird so zum Vehikel einer ganz individuellen Unternehmenskultur.
