Der Zusammenschluss zweier Unternehmen ist aufregend, stellt jedoch das gesamte Unternehmen vor echte Herausforderungen. Dies gilt auch für die Personalabteilung, die IT und die Unternehmenskommunikation, die sich digitalisiert sowie auf neue Strategien und Tools setzt, um den Veränderungsprozess aktiv voranzutreiben.
Bei RHI Magnesita spielt die Mitarbeiter-App „MyRHIMagnesita” auf Basis von Staffbase eine Schlüsselrolle bei der erfolgreichen Zusammenführung der insgesamt 14.000 Kolleginnen und Kollegen. Die App ist einer der wesentlichen Treiber für die kulturelle Transformation.
Ende Oktober 2017 schlossen sich RHI und der Mitbewerber Magnesita zum weltweit führenden Anbieter von Feuerfestprodukten zusammen. Heute hat RHI Magnesita 35 Hauptproduktionsstätten, mehr als 70 Sales Offices, 14.000 Mitarbeiter auf vier Kontinenten, über 120.000 unterschiedliche Produkte, beliefert 180 verschiedene Länder und macht über 2,7 Mrd. Euro Umsatz. Der Zusammenschluss der beiden Feuerfest-Giganten war ein Erfolg, kam aber nicht ohne Herausforderungen.
Globale interne Kommunikation managen
Um bei dem Merger alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter zu involvieren, wurde ein neues Tool eingeführt: „MyRHIMagnesita” heißt die Mitarbeiter-App des Unternehmens, die am Tag 1 der Zusammenlegung live ging. Während die Zusammenführung der beiden Branchenriesen der Auslöser für die Einführung der App war, stehen jedoch noch ganz andere Anforderungen dahinter: Über 60 Prozent der Angestellten arbeiten nicht an einem Schreibtisch mit Computer. Genau diese gilt es zu erreichen, zu aktivieren und mit einer neuen Kultur vertraut zu machen – und das in bis zu acht verschiedenen Sprachen.
Bevor die App eingeführt wurde, liefen interne Nachrichten meistens top-down über das Intranet. Der Großteil der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in den Werken, also die 60 Prozent Non-Desk-Arbeiter, hatte weder Zugang zu diesem Informationskanal noch verfügen sie über eine Firmen-E-Mail Adresse. Es blieb also nur Papier: Ob per Brief, Mitarbeiterzeitung oder per Aushang in den Werken – Kommunikation lief hier bisher weitestgehend analog.
„Kommunikation passierte hauptsächlich in eine Richtung – aber so bekommt man einen Kulturwandel nicht hin. Wir wollten mehr Dynamik, direktere Kommunikation, stärkere Kollaboration und mehr Involvement zu den Themen. Eine Mitarbeiterzeitung konnte diese Anforderungen nicht mehr erfüllen. Ein interaktives Tool war notwendig und wichtig“, bestätigt auch Stefan Rathausky, Senior Vice President Corporate Communications bei RHI Magnesita, in der Zeitschrift HORIZONT.
Das globale Wachstum an Mitarbeitern und Standorten nach dem Merger forderte von der Kommunikationsabteilung neue Strategien und Tools, um den kulturellen Wandel und die Integration voranzutreiben. Die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter müssen Zugang zu Informationen haben, unabhängig davon, wo auf der Welt sie sich befinden. Katharina Skarabela, Team Lead Digital & Online sowie Leiterin des App-Projekts, erklärt: „Wir wollen, dass jeder von Brasilien bis China weiß, was bei uns im Headquarter in Wien passiert und andersherum. Kommunikation in einem Unternehmen unserer Größe muss global und interaktiv laufen. Als Weltmarktführer und ‚driving force of the industry‘ wollen wir auch in Sachen Kommunikation eine Vorreiterrolle übernehmen.”
RHI Magnesita hat ein neues Intranet, in dem die Veränderung auch Monate nach dem Launch noch voll im Gange ist. Das neue Intranet versorgt die Belegschaft mit den Dokumenten, die sie in ihrem täglichen Arbeitsalltag benötigt, aber auch mit News und Richtlinien. Zusätzlich gibt es einen Newsletter, der einmal monatlich alle Informationen komprimiert an die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter mit Firmen-E-Mail liefert. Das Ziel der App ist es, die News sowohl global als auch lokal unabhängig von Intranet und Newsletter auf den Smartphones der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter bereitzustellen. Darüber hinaus fördert die App die Interaktion, also die Möglichkeit der Kolleginnen und Kollegen, Informationen miteinander zu teilen und bindet vor allem die Non-Desk-Worker in den Informationsfluss ein.
„MyRHIMagnesita”: Die App im Detail
Die Mitarbeiter-App des Weltmarktführers wird von Staffbase bereitgestellt. „Wir haben uns für Staffbase entschieden, da wir hier ein Start-up aus Deutschland vor uns hatten. Das war für uns von entscheidendem Vorteil, auch weil wir so sicherstellen können, dass unser Hosting und die persönlichen Daten der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in Europa bleiben. Ein US-Anbieter wäre nicht in Frage gekommen” begründet Frau Skarabela. „Wir unterliegen strengen Richtlinien, denen Staffbase gerecht wird.”
Bereits im Juni 2017 begann bei RHI Magnesita die Konzeption der App. Erste Schritte waren die Logoentwicklung, die Übersetzung in alle Sprachen und der Launch in den App Stores. Ende Juli konnte der Pilot gestartet werden. Zuerst wurden 350 Pilot-User eingeladen. Zusammengesetzt aus allen Bereichen im Unternehmen waren zwei Gruppen für den Piloten besonders ausschlaggebend: Es wurden sowohl der Betriebsrat als auch die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter eines ganzen Produktionswerks, das Werk Veitsch in der Steiermark, eingeladen. Im Werk wurde getestet, wie Non-Desk-Worker die App annehmen und nutzen. Der Betriebsrat sollte ein Gefühl dafür entwickeln, ob die App die Datenschutzbestimmungen erfüllt und den erwünschten Mehrwert für die Belegschaft generiert.
Die Resonanz war positiv. Eine Umfrage im August zeigte, dass das neue Tool gut ankam. Einziges Manko: News-Beiträge wurden zu dem damaligen Zeitpunkt nicht immer in Englisch angezeigt, das lag aber an der überwiegend deutschsprachigen Pilot-Usergruppe. Im September begann dann die heiße Phase des Mergers. Zusätzliche Pilot-User wurden in die App eingeladen, um alle Funktionalitäten, Mehrsprachigkeit und die internationalen App-Stores zu testen. Am Tag des Zusammenschlusses Ende Oktober stand die neue App dann im brandneuen Corporate Design für alle 14.000 MitarbeiterInnen in den Appstores zum Download bereit. 40 Prozent der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter wurden direkt per E-Mail eingeladen. Für Kolleginnen und Kollegen ohne E-Mail-Adresse gingen in den darauffolgenden Wochen weitere 8.000 persönliche Einladungen per Brief an alle Standorte weltweit und wurden vor Ort von den Personalabteilungen verteilt.
Heute, drei Monate nach dem Launch, sind rund 40 Prozent der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in der App angemeldet, 70 Prozent davon sind aktive User. Das Manko aus der Testphase wurde ebenfalls gelöst, alle Corporate News stehen jetzt in Deutsch, Englisch und Portugiesisch bereit. Besonders wichtige Informationen werden zusätzlich in Spanisch, Französisch, Russisch, Türkisch, Chinesisch, Hindi und Italienisch veröffentlicht.
Während die App hauptsächlich globale und lokale News bereitstellt, haben sich auch vielfältige andere Anwendungsfälle ergeben. So hat zum Beispiel der CEO seinen eigenen Nachrichtenkanal, auf dem er über strategische Initiativen informiert und sehr persönlich und informell von seinen Standortbesuchen berichtet. Diese direkte Verbindung, die durch die Einbindung von Videos noch gestärkt wird, trägt maßgeblich dazu bei, die neue Unternehmenskultur weiterzugeben und ein Teamgefühl zu vermitteln.
RHI Magnesita setzt in der Kommunikation generell verstärkt auf Videos, um eine noch direktere Ansprache der jeweiligen Zielgruppen und eine Identifikation mit dem Unternehmen zu forcieren. Auf dem RHI Magnesita Youtube-Kanal zeigt sich das Unternehmen bereits sehr präsent.
Gamification ist ein weiterer Faktor, der durch die App abgedeckt wird und die Nutzung für die Belegschaft außerdem attraktiver macht. Im Dezember gab es so beispielsweise einen Adventskalender gefüllt mit Fragen zum Unternehmen. Katharina Skarabela weiß um die Bedeutung von Gamification in der Unternehmenskommunikation: „Mit der App haben wir bereits zeitnah nach dem Merger einen Weg gefunden, unseren Kolleginnen und Kollegen alle Informationen und Botschaften zum neuen Unternehmen spielerisch zu vermitteln. Der Adventskalender war dabei eine große Hilfe und ein echter Hit.” Diesen Sommer soll das nächste Gewinnspiel laufen: Das Tippspiel zur WM. Besonders die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in Brasilien seien schon voller Vorfreude, berichtet Skarabela.
Besonders beliebt ist auch der Short News Channel, auf dem Kolleginnen und Kollegen aus aller Welt selbst Nachrichten posten können. Einer der beliebtesten Beiträge war dabei eine Überraschung. Ein Mitarbeiter postete ein Foto von seinem kurz zuvor geborenen Enkel mit der Unterschrift “Vielleicht ein neuer RHI Magnesita Mitarbeiter?”. Die Likes gingen durch die Decke. Es zeigt sich: Der emotionale Faktor der App ist nicht zu unterschätzen. Die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter kennen den Effekt von Facebook und Co. Durch das Teilen und Kommentieren persönlicher Informationen entsteht ein Gefühl der Zusammengehörigkeit.
Um die Nutzung der App einfacher zu gestalten, steht außerdem ein App Manual in acht Sprachen zur Verfügung. Neu ist ein zusätzlicher News-Kanal “App Tipps”, der beispielsweise erklärt, wie lokale Nachrichten-Kanäle abonniert werden können, wie man sein Profil personalisiert und wo man Push-Nachrichten abstellen kann.
Zusätzlich finden Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in der App Nützliches wie Speisepläne der lokalen Kantinen, Presseartikel zu RHI Magnesita, Factsheets zum Unternehmen, diverse Broschüren, Formulare für Eventanmeldungen, Feedback und wichtige Richtlinien. Die Chatfunktion wird ebenfalls genutzt. So wurden die Gewinner des Advents-Quizzes teilweise direkt über den Chat der App angeschrieben. Die Veröffentlichung der Schichtpläne ist eine weitere Funktion, welche sich momentan in der Testphase befindet. Ziel ist es, auch hier das Papierformat abzulösen und der Belegschaft den Zugang zu aktuellen Schichtplänen in der App bequem jederzeit und überall zu ermöglichen.
Neben dem Fußball-Tippspiel sind Umfragen, ein ausführlicher Corporate Kalender und ein zusätzlicher Kanal für externe Stakeholder wie Kunden, Investoren und Presse geplant. Letztgenannter, externer Kanal wäre ein Novum, da er die App auch für die externe Kommunikation öffnen würde. Stakeholder könnten so Pressemeldungen des Unternehmens direkt über die App beziehen. „Wir haben mit der App klein angefangen und eine gute Grundlage geschaffen. Jetzt geht es darum, noch mehr Kolleginnen und Kollegen vom Mehrwert zu überzeugen und das Tool vor allem auf lokaler Ebene weiter auszubauen”, führt Skarabela aus.
Anfangs arbeiteten nur zwei Kollegen an der App. Frau Skarabela übernahm die gesamte Organisation und bekam Hilfe von einer zweiten Kollegin, die für das Online-Stellen des Contents im Bereich Corporate News zuständig war. Zusammen mit der App hat sich dieser Prozess weiterentwickelt. Heute sind aus der globalen Kommunikationsabteilung drei Leute in die Redaktion der App involviert. Die Organisation der lokalen Standortkanäle ist individuell gestaltet, manchmal kümmert sich ein festgelegtes Team um den Content, manchmal dürfen alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter des Standorts posten. Genauso vielfältig gestalten sich auch die Themen. In der App werden sowohl interne Ankündigungen als auch Fotos von Messen, Produktions- und Kundenerfolge, Berichte von internen Events und Workshops geteilt. Genau dieser Mix ist Teil des Charmes von „MyRHIMagnesita”.
Damit die App nicht in Vergessenheit gerät, nutzt RHI Magnesita Push-Nachrichten. Aufgrund der Zeitverschiebung keine kleine Herausforderung für ein weltweit agierendes Unternehmen. Um zu vermeiden, dass Kolleginnen und Kollegen am Wochenende oder außerhalb der Arbeitszeit alarmiert werden, wurde ein festgelegter Zeitplan für die Veröffentlichung der News etabliert. Außerdem wurden die Push-Mitteilungen für einzelne Kanäle wieder abgestellt, um die Mitarbeiter nicht zu überlasten.
Auch das Thema Sicherheit und Gesundheit findet in der App einen Platz. „Sicherheit, Gesundheit und Wohlbefinden aller Menschen, die bei uns arbeiten, haben höchste Priorität für uns.“ kann man auf der Webseite des Unternehmens lesen. In der App sind Safety Videos zu finden, die das Bewusstsein für das Thema steigern. 2018 fanden auch erstmals die Anmeldungen zum Wiener City Marathon über Formulare in der App statt. Der Marathon hat sich als jährlicher Fixtermin für viel Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern des Unternehmens etabliert und die Teilnahme wird vom Unternehmen gefördert.
Modernisierung, Digitalisierung und Kulturwandel
Unterm Strich ist die App „MyRHIMagnesita” weit mehr als nur eine App. Mit einer integrierten Desktop-Version ist sie zur zentralen Informations- und Kommunikationsplattform für das neu aufgestellte Unternehmen geworden und agiert damit auch als zentrales Tool zur Förderung des Kulturwandels. Im Mittelpunkt stehen die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, die den Erfolg des Unternehmens weiterhin vorantreiben – und das weltweit.
“Die App ermöglicht es uns und unseren MitarbeiterInnen, News und Informationen jederzeit und überall verfügbar zu machen, und das ganz bequem auf dem Smartphone” schließt Frau Skarabela ab.
Die ganze Infografik zum Launch der RHI Magnesita App erhalten sie hier.
Zusammenfassung:
Für weitere Informationen zu transparenter interner Kommunikation mithilfe digitaler Instrumente können Sie uns gern kontaktieren oder folgende Artikel in unserem Blog lesen:
- Das moderne Intranet – alles Wichtige zu Strategie, Einführung und Management
- Die beste Mitarbeiter-App finden – mit diesen 8 Fragen
- Die interne Kommunikation verbessern: Mit diesen Fragen und Antworten zum Erfolg
Liebe Leser*innen,
wir bei Staffbase verwenden seit November 2020 den Genderstern in unseren deutschsprachigen Blog-Texten. Wenn das bei diesem Artikel noch nicht der Fall ist, handelt es sich dabei um einen älteren Text, der vor der Einführung der gendergerechten Sprache erstellt wurde.
Vielen Dank für Ihr Verständnis!