Mobiles Intranet als Zugangspunkt zum digitalen Arbeitsplatz: 10 Schlüsselfragen für eine erfolgreiche Strategie in 2018

Immer mehr Unternehmen denken über einen mobilen Kanal für ihre Mitarbeiterkommunikation nach. Dabei sind Themen wie Nutzer-Onboarding, Datensicherheit und Employee Experience zentrale Faktoren, die bei der Auswahl geeigneter Tools berücksichtigt werden. Wie eine mobile Lösung in die Strategie für einen digitalen Arbeitsplatz integriert werden kann, spielt eine entscheidende Rolle bei der Entwicklung einer Digitalisierungs-Roadmap. Wesentliche Voraussetzungen sind oft die Anpassung an das bestehende Intranet sowie die Integration in andere Kanäle der internen Kommunikation.

Die Einführung eines mobilen Intranets sollte deshalb immer mit einer sorgfältigen entwickelten Strategie für den digitalen Arbeitsplatz einhergehenIn diesem Artikel finden Sie zehn Fragen, die Sie sich bei der Planung einer zu Ihrem Unternehmen passenden Strategie stellen sollten.

Intranet als zentraler Zugriffspunkt

1. Warum ist der digitale Arbeitsplatz für die Employee Experience so wichtig?

Wenn es darum geht motiviert, informiert und engagiert zu bleiben, spielen die Berührungspunkte, die Mitarbeiter mit ihrem Arbeitsplatz haben, eine entscheidende Rolle. So wie Technologie zu einem wesentlichen Bestandteil unseres Privatlebens geworden ist, wird sie auch am Arbeitsplatz zum zentralen Faktor einer positiven Mitarbeitererfahrung. In einem transformativen Zeitalter voller hypermoderner Organisationen hängt Wettbewerbsfähigkeit entscheidend von der Kompetenz ab, Veränderung zu bewältigen. Gerade in Unternehmen mit großen, weit verstreuten Belegschaften erfordert schnelle Innovation auch moderne Tools, die alle Mitarbeiter effektiv auf dem Laufenden halten.

Diese Anforderung zusammen mit dem zunehmenden Fokus auf Work-Life-Balance, flexible Arbeitszeiten und der Möglichkeit, an verschiedenen Orten zu arbeiten, stellt Unternehmen vor eine Herausforderung. Sie müssen ihren Angestellten, vor allem den Offline-Mitarbeitern ohne PC-Arbeitsplatz, eine mobile Employee Experience bieten. Im Wettkampf um Talente und die attraktivsten Arbeitsplätze wird es für Unternehmen und ihr Wachstum immer essentieller, allen Mitarbeitern den Austausch mit Kollegen sowie den Zugang zu Unternehmensinformationen zu ermöglichen, wo und wann immer sie das wollen.

Employee Experience Equation

2. Was treibt den Wandel in der Kommunikation am digitalen Arbeitsplatz voran?

Neue Herausforderungen: Mehr Veränderung, Generationen, Offline Mitarbeiter

Einer der wichtigsten Faktoren, der die Kommunikation am digitalen Arbeitsplatz vorantreibt, ist der demografische Wandel. Unternehmen haben Mühe, den vielfältigen Bedürfnissen der heutigen Mehrgenerationenbelegschaft gerecht zu werden, da sich ihre Anforderungen ständig ändern. Die Millennials bilden mittlerweile die größte Gruppe der Erwerbstätigen. Diese Generation einzubinden hat oberste Priorität. Laut einer Microsoft-Studie nutzen 67% der Beschäftigten ihre persönlichen Geräte auf der Arbeit, unabhängig von der offiziellen Unternehmensrichtlinie zu BYOD (bring your own device). Dieser Trend setzt sich fort, da sich Beschäftigte, vor allem Millennials, besser eingebunden fühlen und motivierter sind, wenn sie ihre eigenen Geräte geschäftlich nutzen können.

Worplace Startegie – Alte Instrumente

Wie erreichen Sie alle Ihre Mitarbeiter?

Dann ist da noch das große Thema der Non-Desk-Mitarbeiter. Mehr als 70% der Beschäftigten sitzen nicht am Schreibtisch und haben keinen Zugang zu Kommunikationstools wie E-Mail, Intranet oder andere digitale Angebote. Neue Herausforderungen treffen hier auf alte Instrumente, weshalb die Bereitstellung digitaler Kommunikationswerkzeuge auf den persönlichen Mobilgeräten der Mitarbeiter zunehmend notwendiger wird. Mobile Plattformen sind für die Vernetzung weit verteilter Organisationen heutzutage unerlässlich. Tatsächlich werden bis 2020 ungefähr 639 Millionen zahlende Nutzer von mobilen sozialen Unternehmensnetzwerken erwartet.

3. Was sind die wichtigsten Anwendungsfälle für den digitalen Arbeitsplatz?

Die vier wichtigsten Anwendungsfälle: Wissen, Prozesse, Kommunikation und Zusammenarbeit

Vier zentrale Anwendungsfälle des digitalen Arbeitsplatzes

Bei Betrachtung der wichtigsten Anwendungsfälle einer Strategie für den digitalen Arbeitsplatz kommen die meisten Unternehmen wahrscheinlich zu ähnlichen Schlussfolgerungen: KOMMUNIKATION ist ein essentieller Teil, der die gemeinsame Nutzung verschiedener aktueller Informationen beinhaltet. Darüber hinaus spielt die Komponente WISSEN eine bedeutende Rolle, die sich mit strukturierten Daten befasst. Im Bezug auf Teamwork gibt es einen Bereich ZUSAMMENARBEIT. Dazu kommt der Teil PROZESSE, der in der Regel Themen wie Ressourcenplanung sowie HR- und CRM-Abläufe abdeckt. Dieser breite Blick auf den digitalen Arbeitsplatz ermöglicht eine hilfreiche Zuordnung typischer Anwendungsfälle zu den einzelnen Strategiebereichen.

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Ein detaillierter Blick auf die typischsten Anwendungsfälle einer Strategie für den digitalen Arbeitsplatz 

4. Was sind die Hauptzielgruppen für den digitalen Arbeitsplatz?

Wissensarbeiter werden typischerweise als Hauptnutzer eines digitalen Arbeitsplatzes angesehen. Aktuelle Strategien sind häufig speziell für diese Personen entwickelt worden. In den heutigen Unternehmen gibt es jedoch immer noch Prozessarbeiter, die am Schreibtisch sitzen und Aufgaben in der Buchhaltung, im Personalwesen oder im Einkauf erledigen. Sie arbeiten nicht in Projekten, die eine Zusammenarbeit erfordern, sondern in routinierten Abläufen. Hinzu kommt das große Feld der Non-Desk-Arbeiter, die in vielen Unternehmen den Großteil der Belegschaft ausmachen, aber keinen Zugang zu internen Kanälen haben. Zu dieser dezentralen Nutzergruppe können Sie Zeitarbeiter, externe Partner und andere Personen hinzufügen, die von der Kommunikationsschleife ausgeschlossen sind.

Übersicht Zielgruppen digitaler Arbeitsplatz

Wer benötigt was von einer Strategie für den digitalen Arbeitsplatz?

Bislang waren diese Menschen mit einer typischen Strategie für den digitalen Arbeitsplatz, die nur über Firmengeräte zugänglich war, nicht zu erreichen. Deshalb ist eine der wichtigsten Anforderungen des digitalen Unternehmenszeitalters eine mobile Lösung für die Endgeräte Ihrer Mitarbeiter.

5. Wie stimme ich spezifische Anforderungen an Anwendungsfälle auf meine Zielgruppen ab?

Sobald Sie wissen wer Ihre Zielgruppen sind, können Sie unter den Kategorien Kommunikation, Wissen, Prozesse und Zusammenarbeit Ihre spezifischen Anforderungen an den Anwendungsfall definieren. Non-Desk-Mitarbeiter haben beispielsweise kaum eine Verwendung für Collaboration-Tools, da sie nicht in Projektteams arbeiten und somit die Notwendigkeit, Dokumente und Dateien zu teilen, nicht besteht. Dennoch wollen sie in die interne Kommunikation einbezogen werden und haben bestimmte Anforderungen, wie beispielsweise ein Telefonbuch, klare Sicherheitsrichtlinien oder ein Mitarbeiterhandbuch. Im Bezug auf Prozesse sind ihnen vor allem die selbständige Verwaltung des Jahresurlaubs, der Zugriff auf Lohnzettel sowie andere Mitarbeiter-Self-Services wichtig.

Anwendungsfälle eines Mitarbeiters ohne Schreibtischarbeitsplatz

Typische Anwendungsfälle eines Mitarbeiters ohne Schreibtischarbeitsplatz 

6. Was steht auf meiner Strategie-Roadmap für den digitalen Arbeitsplatz?

Die Definition von Anwendungsfällen und deren Anpassung an die Zielgruppen im Unternehmen ist der erste Schritt bei der Entwicklung Ihrer Strategie für den digitalen Arbeitsplatz. Normalerweise werden Sie diese Einblicke nicht vom ersten Tag an zur Verfügung haben, sondern stattdessen einen schrittweisen Ansatz zur Erarbeitung einer Roadmap für den digitalen Arbeitsplatz verfolgen. Für viele Unternehmen steht die Kommunikation ganz oben auf der Prioritätenliste, da diese für die meisten ein zentrales Bedürfnis ist. Von da aus können sie schließlich Prozesse, Zusammenarbeit, Plattformen usw. aktualisieren. Solch eine stufenweise Strategie zeigt, dass sich das Vorgehen bei der Entwicklung grundlegend gewandelt hat. Noch vor ein paar Jahren haben Unternehmen versucht, alle ihre Anforderungen an den digitalen Arbeitsplatz auf einmal zu erfüllen. Meistens führte dies zu erschöpften Projektteams, die – nach langen Planungs- und Entwurfsphasen – kaum noch über die Ressourcen verfügten, um ihre Projekte umzusetzen und die notwendigen Verbesserungen vorzunehmen, die sich erst nach dem Start bemerkbar machen.

Schritte in einen digitalen Arbeitsplatz

Eine Roadmap für den digitalen Arbeitsplatz besteht aus drei Teilen: Anwendungsfälle, Zielgruppen und zeitlicher Rahmen

Eine Strategie für den digitalen Arbeitsplatz ist ein Programm, kein Projekt. Die Umsetzung muss damit beginnen, die internen und externen Erkenntnisse Ihrer Mitarbeiter zu berücksichtigen, gefolgt von konsequenten Stimmungsumfragen und Feedback in Kombination mit der digitalen Präsenz und Beteiligung des oberen Managements.

7. Welche Möglichkeiten habe ich bei der Auswahl der Technologie für den digitalen Arbeitsplatz?

Single Plattform vs. Best-of-Breed

Es wird immer wieder darüber diskutiert, ob eine einzige Plattform für den digitalen Arbeitsplatz genutzt werden sollte, oder ob es besser ist, einen Best-of-Breed-Ansatz zu wählen, der eine Reihe von Tools für individuelle Anwendungsfälle kombiniert. Bis vor kurzem war dies eine ziemlich offene Frage, aber angesichts der vielen speziellen Cloud-Tools, die jetzt verfügbar sind (wie z.B. Microsoft Teams, SharePoint und Yammer), hat sich Best-of-Breed als die klare Wahl herausgestellt. Mitarbeitern kann so ein besseres Nutzererlebnis geboten werden, als es eine einzelne Plattform jemals könnte. Best-of-Breed bietet außerdem mehr Optionen für BYOD-Ansätze (Bring Your Own Device), da Unternehmen aus einer Vielzahl von Tools auswählen können. Ein solches Vorgehen bietet mittel- und langfristig mehr Flexibilität. Sie können Dinge schnell einrichten und Tools austauschen, um Ihren individuellen Anforderungen gerecht zu werden.

Eine einzige Plattform hingegen wird aufgrund der schlechten oder eingeschränkten Nutzerfreundlichkeit zahlreicher Anwendungsfälle oft enttäuschend sein. Unzufriedene Nutzer werden häufig auf den Kauf eigener Tools zurückgreifen, um speziellen Anforderungen gerecht zu werden. Eine gefährliche Auswirkung dieses Szenarios ist die zunehmende Verbreitung von Schatten-IT und die damit verbundenen Sicherheitsprobleme.

8. Was bedeutet einfache Verfügbarkeit für private Mobilgeräte?

Bei der Auswahl der geeigneten Technologie ist die Employee Experience einer der wichtigsten zu beachtenden Faktoren. Wenn Mitarbeiter mit der gewählten Lösung keine guten Erfahrungen machen, vor allem in Bezug auf den Zugang, werden sie sich an alternative Mittel wenden. Das bedeutet für Sie, dass Sie in Ihrem Unternehmen weiterhin mit Schatten-IT zu tun haben werden. Der zweite zentrale Punkt ist die Frage, welche Möglichkeiten für private und welche nur für firmeneigene Mobilgeräte verfügbar sein sollten. Diese Themen sind entscheidend wenn es um die Wahl der technologischen Mittel geht. Die Unterstützung mobiler Nutzer muss, insbesondere in großen Organisationen, ein wichtiger Teil einer erfolgreichen Strategie für den digitalen Arbeitsplatz sein. Eine bessere Vernetzung bei der Mitarbeiterkommunikation und der Produktivität, einschließlich mobiler Online-Meetings, Online-Schulungen, Video-Workshops und mehr, sollte ermöglicht werden.

Digitaler Arbeitsplatz: Zugang mit privaten und firmeneigenen Mobilgeräten

Um Anwendungsfälle für mobile Endgeräte wirklich nützlich zu machen, braucht es mehr als nur eine schnelle Reaktionsfähigkeit. Der Versuch, Funktionalität mit einem leistungsfähigen Intranet bereitzustellen, wird einfach nicht funktionieren. Voraussetzung ist eine mobile Intranet-App. Nutzer dazu zu bringen, eine URL in einen Webbrowser auf ihrem privaten Mobilgerät einzugeben, während sie sich für den Zugriff auf Informationen außerdem immer wieder aufs Neue anmelden müssen, ist einfach keine geeignete Lösung mehr. Die unproblematische Bereitstellung wichtiger Funktionen und die Erfüllung spezifischer Anforderungen auf mobilen Endgeräten schafft letztendlich nur eine Mitarbeiter-App:

  • Apps sollten nativ, weit verbreitet und einfach zu installieren sein.
  • Ihre native App sollte individuell angepasst sein. Eine App mit persönlichem Branding schafft mehr Vertrauen, bessere Onboarding-Zahlen und ein höhere Nutzerbindung.
  • Nutzer sollten sich nicht jeden Tag anmelden müssen – nach dem ersten Login sollte die App genauso funktionieren wie alle anderen auf ihrem Gerät.
  • Die App sollte Anwendungsfälle beinhalten, die den Nutzern wirklich wichtig sind
  • Inhalte sollten automatisch personalisiert werden, basierend auf dem individuellen Nutzerprofil (Standort, Geschäftsbereich, Jobprofil, etc.).
  • Ihre App sollte Push-Benachrichtigungen enthalten, um Echtzeitkommunikation zu ermöglichen und wirklich alle zu erreichen. “Gepushte” Beiträge werden bis zu drei mal mehr gelesen.

Mobiler Zugang Ihrer Strategie für den digitalen Arbeitsplatz

Wenn Sie wirklich praktische Anwendungsfälle in Ihrer App darstellen wollen, dann müssen diese auf den privaten Geräten Ihrer Mitarbeiter verfügbar sein. Dabei ist es wichtig zu bedenken, dass 90 bis 95 Prozent Ihrer Inhalte weiterhin nur auf Firmengeräten mit Firewall verfügbar sein werden. Eine ausgeglichene Aufteilung zwischen den beiden Varianten wird es sicher nie geben.

9. Wo beginne ich eine Unterhaltung und teile Updates mit anderen?

Unternehmen fragen sich oft, warum sie Tools wie Slack oder Yammer nicht als Instrument für ihre interne Kommunikation einsetzen können. Die Antwort ist einfach: Teams, Communities und unternehmensweite Zielgruppen haben aufgrund ihrer variierenden Größe völlig unterschiedliche Kommunikationsbedürfnisse.

Teams, Communities, unternehmensweite und bestimmte Zielgruppen

Gruppenchat-Tools wie Slack und Yammer sind gute Lösungen für kollaborative Teams und kleinere Gruppen. Community-zentrierte Instrumente wie Facebook Workplace oder Yammer sind wiederum nicht geeignet für eine unternehmensweite und zielgruppenspezifische Kommunikation. Für diese größeren Anwendungsfälle ist oft eine strukturierte Steuerung erforderlich. Täglich zehn Push-Nachrichten an eine große Gruppe Mitarbeiter zu senden ist sicher nicht das, was Sie wollen. Für solche Fälle muss es besondere Richtlinien geben. Ebenso für die Inhalte auf Ihrer Intranet-Startseite, wo wichtige Informationen in der Regel länger sichtbar sein müssen als sie es bei Slack und Yammer sind.

Es ist unrealistisch zu erwarten, dass alle Nutzer aktiv Kommunikationskanäle abonnieren und ihre Benachrichtigungseinstellungen verwalten – bis zu 80% werden dies nie tun. Der wesentliche Punkt ist, viel über Ihre Zielgruppen nachzudenken und schließlich die am besten geeigneten Werkzeuge auszuwählen, um diese auch tatsächlich zu erreichen.

10. Wie stelle ich meine Technologien für den digitalen Arbeitsplatz zusammen?

Angesichts der steigenden Zahl verfügbarer, individueller Tools geht der Trend deutlich hin zur Integration mehrerer spezifischen Best-of-Breed-Lösungen innerhalb eines zentralen Zugriffspunkts. SharePoint war bisher die einzige Option für kollaborative Anwendungsfälle. Mittlerweile gibt es zahlreiche Möglichkeiten, wie etwa Confluence von Atlassian sowie Team-Chats wie Slack, Teams oder Stride. Dann sind da noch die Kommunikations- und Vernetzungsplattformen wie Yammer und Facebook Workplace, aber auch E-Mail bleibt natürlich ein zentraler Faktor.

Technologieübersicht für einen digitalen Arbeitsplatz

Eine gut funktionierende Technologie-Auswahl wird, abhängig von den verwendeten Geräten sowie dem internen Netzwerk, unterschiedliche Anwendungsfälle aufweisen.

Eine gut funktionierende Technologie-Auswahl besteht aus Tools, die für spezifische Anwendungsfälle vorgefertigt sind und lediglich eine einmalige Anmeldung mit automatischer Login-Authentifizierung benötigen. Nutzer können den digitalen Arbeitsplatz über einen zentralen Zugangspunkt betreten und direkt zu dem Service gehen, den sie wirklich nutzen möchten.

Fazit: Die Employee Experience ist das Herzstück des digitalen Arbeitsplatzes

Kommunikation und Zusammenarbeit sind die Top-Themen des heutigen digitalen Arbeitsplatzes, in dem die Bewältigung von Veränderung eine zentrale Rolle spielt. Dies erfordert einen völlig neuen Ansatz, der die Employee Experience berücksichtigt und somit mobil und zielgruppenspezifisch ist. Unternehmensweite und zielgerichtete Kommunikation ist nichts, was Unternehmen mit einem Blog oder einem responsiven Intranet erreichen können. Gerade für Organisationen mit mehreren Standorten und Mitarbeitern, die verschiedene Sprachen sprechen, erfordert eine effektive Kommunikation eine breite und dennoch nahtlose Funktionalität.

Mobile Ansicht und Desktop-Version eines mobilen Intranets kann viele Tools vereinen.

Ihre Intranet-App kann mit verschiedenen Tools ausgestattet werden.

Der zentrale Punkt einer soliden Strategie für den digitalen Arbeitsplatz ist der Aufbau eines effizienten Unternehmens. Eine Mitarbeiter-App ist das beste Tool für diesen Job. Eine App kann eine Kommunikationsplattform und ein Intranet mit integriertem Content-Management-Systemzugleich sein, das mobil ist, aber auch auf dem Desktop hervorragend funktioniert. So sollten alle Einheiten Ihrer Strategie für den digitalen Arbeitsplatz ihren sinnvollen und effektiven Platz im Unternehmen einnehmen.

Kostenlose Slides: Intranet und Mitarbeiter-App – wie passt das zusammen?

Weitere Informationen zu aktuellen Neuigkeiten rund um Ihre Mitarbeiter-App

[Dieser Artikel wurde aus dem Englischen übersetzt von Lisa Mühsig]

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