Eine mobile App für die interne Kommunikation – 8 wichtige Themen für einen erfolgreichen Start

Mobile Apps haben einen beneidenswerten Ruf in Unternehmen. Ihre Funktionen werden mittlerweile so entwickelt, dass sie die wichtigsten organisatorischen Anforderungen erfüllen und im Gegensatz zu den großen und schwerfälligen IT-Projekten der Vergangenheit schnell umgesetzt und eingeführt werden können. Angesichts dieser Entwicklungen ist es nicht verwunderlich, dass Mitarbeiter-Apps heute auch unter internen Kommunikationsexperten heiß diskutiert werden.

Was sollte bei der Umsetzung einer Mitarbeiter-App jedoch beachtet werden? Wir zeigen es Ihnen!

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Folgende Themen werden wir uns näher ansehen:

  1. Nutzung auf freiwilliger Basis
  2. Relevante Inhalte steigern das Engagement
  3. Spannende neue Funktionen
  4. Eine Kombination aus nativer App und Web-App
  5. Native App oder Web-App?
  6. Einfache Bereitstellung der App
  7. Intranet und App aufeinander abstimmen
  8. Das Management von den Vorteilen einer App überzeugen

Die Vorteile eines digitalen Kommunikationskanals für Mitarbeiter

Heutzutage hat jedes große Unternehmen ein Intranet, das hauptsächlich für die Verteilung von Dokumenten genutzt wird. In den meisten Fällen sind Intranets nur über den Computer am Schreibtisch erreichbar. Die Zahl der Mitarbeiter ohne direkten Zugang zu einem Computer und somit zum Intranet wächst jedoch stetig. Zwar sind Intranet-Terminals in Lagern und Produktionshallen immer häufiger zu finden, jedoch erfreuen diese sich nicht gerade wachsender Beliebtheit. Die daraus resultierende Kommunikationslücke ist besonders dann problematisch, wenn die Mitarbeiter, die die wenigsten Informationen erhalten, diese eigentlich am dringendsten benötigen.

Als Kanal für die interne Kommunikation ermöglichen mobile Apps die Verbindung zu Mitarbeitern sowohl über ihre dienstlichen als auch privaten Smartphones. Der Zugang zu diesem neuen Kanal hat viele Vorteile gegenüber herkömmlichen Kommunikationskanälen wie Intranet und E-Mail. Die Kommunikation über eine App fördert soziale Interaktionen, da Nutzer über Kommentare, Likes und geteilte Beiträge einfach Feedback geben können. Gleichzeitig erhalten Administratoren die Möglichkeit, den Konsum von Inhalten umfangreich zu analysieren.

Darüber hinaus etablieren diese neuen Kommunikationselemente effektive Austauschmöglichkeiten zwischen der Führungsebene und der operativen Ebene und unterstützen Kommunikationsverantwortliche dabei, wichtige Themen zu identifizieren und effektiv anzugehen. Eine mobile App passt natürlich auch sehr gut zum digitalen Wandel an den meisten modernen Arbeitsplätzen. Inhalte werden automatisch für die mobile Ansicht erstellt und verschiedene Gruppen können zielgerichteter angesprochen werden. So erhalten Mitarbeiter vor allem die für ihre Arbeit wichtigen Informationen wie standort- oder abteilungsspezifische Neuigkeiten.

Die Einführung einer Mitarbeiter-App – 8 wichtige Punkte

Auf den ersten Blick erscheint die Idee einer App für interne Kommunikation vielleicht einfach und unproblematisch, die Umsetzung erfordert jedoch eine gewissenhafte Planung. Eine App ist mehr als nur ein zusätzlicher Kanal für Intranet-Inhalte, die für eine schnelle Darstellung auf mobilen Bildschirmen optimiert sind.

Wir haben acht der grundlegenden Themen zusammengefasst, die beachtet werden müssen.

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1. Nutzung auf freiwillig Basis

Eines der Grundprinzipien interner Kommunikation ist Freiwilligkeit. Mitarbeiter entscheiden weitestgehend selbst, welche Informationen aus dem Unternehmen sie erhalten möchten. Je relevanter diese Informationen für die eigene Arbeit und die eigenen Interessen sind, desto ansprechender werden sie sein. Die Einführung einer Mitarbeiter-App bedeutet daher, den Zugang zu Ihren Informationen freiwillig zu gestalten und interne Zeitschriften sowie Aushänge zu ersetzen.

Es sind jedoch durchaus Anwendungsmöglichkeiten denkbar, in denen einfache Kommunikationsprozesse, wie z.B. Dienstpläne oder Handbücher, auch über die App verfügbar gemacht werden. Sobald die Nutzung verbindlicher wird, müssen Mitarbeitern jedoch auch die Voraussetzungen wie Firmengeräte oder Datentarife zur Verfügung gestellt werden.

2. Relevante Inhalte steigern das Engagement

Moderne Intranets beinhalten eine wachsende Zahl neuer Funktionen, um praktische Anwendungsfälle zu unterstützen. Während Intranets zunächst nur als Ablage für häufig benötigte Dokumente genutzt wurden, kamen bald Nachrichten und Unternehmenskommunikation hinzu. Der nächste Schritt war der Aufbau von Mitarbeiterportalen, die sich insbesondere auf “Selbstbedienungsprozesse”, so genannte Employee Self Services, konzentrieren.

Der aktuellste Schritt ist die Einführung von Communities und Projekträumen, in denen Teams zusammenarbeiten sowie alle wichtigen Dokumente abgelegt werden können. Die vier Hauptanwendungsfälle (Information, Kommunikation, Prozesse und Zusammenarbeit) bilden das Grundgerüst moderner Intranets und bilden den Ausgangspunkt für die folgende Frage: Welche Anwendungsfälle und zugehörigen Inhalte sollten mobil verfügbar gemacht werden?

Nach unserer Erfahrung ist der erste Schritt immer die Kommunikation, die an alle Mitarbeiter über eine mobile App gehen soll. Den zweiten Schritt teilen sich dann schon die Information (Handbücher, Telefonbuch, Speiseplan, Kontaktlisten) sowie Prozesse (Umfragen, Urlaubsantrag und Zeitkonto). Der Bereich Zusammenarbeit soll oftmals nur einem kleinen Teil der Mitarbeiter mobil zur Verfügung gestellt werden und ist insgesamt auch sicherheitskritischer.

3. Spannende neue Funktionen

Zunächst einmal ist es wichtig zu erkennen, dass eine App allein nicht ausreicht. Sie brauchen einen einfachen Weg, die App mit Inhalten zu füllen. Das sollte nicht Aufgabe eines einzelnen Administrators sein, sondern ebenso durch Vollzeit­- und Teilzeit-Redakteure abgedeckt werden, die mit minimaler Schulung Inhalte einfach einstellen und kontinuierlich pflegen können.

Dafür braucht es ein sogenanntes Content-Management-System (CMS). CM-Systeme gibt es schon seit vielen Jahren, zunächst nur für Webseiten, später wurden auch Lösungen für Intranets entwickelt. Aufgrund der abweichenden Anforderungen sind Content-Management-Systeme für Intranet und Internet heute sehr unterschiedlich.

Eine mobile App erfordert die weitere Spezialisierung eines Intranet-CMS. Eines der wichtigsten Merkmale ist die Push-Funktion. Apps können auf dem Home-Bildschirm eines Smartphones eine sogenannte Push-Benachrichtigung anzeigen, die den Nutzer aktiv informiert und direkt zur App führt. Push-Meldungen sind ein mächtiges Instrument und wie immer kommt mit viel Macht auch viel Verantwortung. Nutzer sollten durch Push-Benachrichtigungen nicht belästigt werden, da der gewollte Effekt dadurch schnell nachlassen würde und Mitarbeiter die Funktion deshalb auch vollständig deaktivieren könnten. Ein CMS für eine mobile App sollte demnach die zielgruppengenaue Versendung von Push-Nachrichten unterstützen und nur für einen ausgewähltem Kreis an Redakteuren zugänglich sein.

Interne Kommunikation, die ankommt

4. Übersichtliches Nutzermanagement

Zur Zielgruppe einer Mitarbeiter-App gehören natürlich vor allem auch Mitarbeiter ohne Schreibtischarbeitsplatz, die oft in keiner Art von IT-System oder Benutzerverzeichnis erfasst sind. In den meisten Fällen werden diese Mitarbeiter nur im Lohnkonto eines Unternehmens geführt. Daher muss das Content-Management-System der App eine einfache Möglichkeit bieten, Mitarbeiterlisten zu importieren, die neben dem Namen und einem eindeutigen Merkmal  (z.B. Personalnummer) auch noch weitere spezifische Informationen wie Standort und Bereich enthalten.

5. Eine Kombination aus nativer App und Web-App

Native Apps sind aus der privaten Smartphone-Nutzung bekannt: Kleine Programme, die aus einem App Store geladen werden. Diese haben den großen Vorteil, dass nur sie tief in die Funktionen des Gerätes eingreifen können und damit z.B. in der Lage sind, Push-Nachrichten zu aktivieren. (Lesen Sie mehr dazu in unserem ausführlichen Ratgeber: Eine mobile App für die interne Kommunikation – 8 wichtige Punkte für einen erfolgreichen Start)

6. Einfache Bereitstellung der App

Eine Mitarbeiter-App wird am besten über einen öffentlichen oder unternehmenseigenen App Store verteilt. Mitarbeiter kennen diesen Prozess bereits von der Installation anderer Apps auf ihren persönlichen Geräten. Die Verteilung über einen App Store sorgt auch dafür, dass die App regelmäßig aktualisiert wird. (Lesen Sie mehr dazu in unserem ausführlichen Ratgeber: Eine mobile App für die interne Kommunikation – 8 wichtige Punkte für einen erfolgreichen Start)

7. Intranet und App aufeinander abstimmen

Eine Mitarbeiter-App kann durchaus als ein Kanal betrachtet werden, der die Inhalte des Intranets anzeigt. In diesem Fall ist das bereits erwähnte CMS also nichts anderes als das Intranet selbst. Die meisten Herausforderungen hängen hier jedoch mit der Informationssicherheit und zwei damit verbundenen, aber konkurrierenden Anforderungen zusammen. (Lesen Sie mehr dazu in unserem ausführlichen Ratgeber: Eine mobile App für die interne Kommunikation – 8 wichtige Punkte für einen erfolgreichen Start)

8. Das Management von den Vorteilen einer App überzeugen

Angesichts der sich ständig beschleunigenden Digitalisierung setzen sich viele Unternehmen mit einer bestimmten Frage auseinander: Wie können wir Entscheidungen schneller treffen und umsetzen? (Lesen Sie mehr dazu in unserem ausführlichen Ratgeber: Eine mobile App für die interne Kommunikation – 8 wichtige Punkte für einen erfolgreichen Start)

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