Auf den ersten Blick erscheint die Idee einer App für interne Kommunikation vielleicht einfach und unproblematisch, die Umsetzung erfordert jedoch eine gewissenhafte Planung. Eine App ist mehr als nur ein zusätzlicher Kanal für Intranet-Inhalte, die für eine schnelle Darstellung auf mobilen Bildschirmen optimiert sind.

Dieser Überblick soll Orientierung aus der Praxis geben. Wir haben bei Staffbase seit 2014 Apps für die interne Kommunikation bei mehr als 400 Unternehmen weltweit eingeführt.

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Die folgenden 8 Ideen für einen erfolgreichen Start einer App für interne Kommunikation haben sich immer wieder bewährt:

  1. Nutzung auf freiwilliger Basis
  2. Relevante Inhalte steigern das Engagement
  3. Inhalte einfach verwalten
  4. Eine Kombination aus nativer App und Web-App
  5. Native App oder Web-App?
  6. Einfache Bereitstellung der App
  7. Intranet und App aufeinander abstimmen
  8. Das Management von den Vorteilen einer App überzeugen

1. Nutzung auf freiwilliger Basis

Eines der Grundprinzipien interner Kommunikation ist Freiwilligkeit. Mitarbeiter entscheiden weitestgehend selbst, welche Informationen aus dem Unternehmen sie erhalten möchten. Je relevanter diese Informationen für die eigene Arbeit und die eigenen Interessen sind, desto ansprechender werden sie sein. Die Einführung einer Mitarbeiter-App bedeutet daher, den Zugang zu Informationen freiwillig zu gestalten und interne Zeitschriften sowie Aushänge zu ersetzen.

Es sind jedoch durchaus Anwendungsmöglichkeiten denkbar, in denen auch einfache Kommunikationsprozesse, wie z. B. Dienstpläne oder Handbücher, über die App verfügbar sind. Sobald die Nutzung verbindlicher wird, müssen Mitarbeitern jedoch auch die Voraussetzungen wie Firmengeräte oder Datentarife zur Verfügung gestellt werden.

2. Relevante Inhalte steigern das Engagement

Nach unserer Erfahrung ist der erste Schritt immer die Kommunikation, die an alle Mitarbeiter über eine mobile App gehen soll. Den zweiten Schritt teilen sich dann schon die Information (Handbücher, Telefonbuch, Speiseplan, Kontaktlisten) sowie Prozesse (Umfragen, Urlaubsantrag und Zeitkonto). Der Bereich Zusammenarbeit wird oftmals nur einem kleinen Teil der Mitarbeiter mobil zur Verfügung gestellt und ist insgesamt auch sicherheitskritischer.

Interne Kommunikation in der Krise
Die schnelle Verteilung von Informationen gehört zu den wichtigsten Stärken einer App für interne Kommunikation.

3. Inhalte einfach verwalten

Zunächst einmal ist es wichtig zu erkennen, dass eine App allein nicht ausreicht. Sie brauchen einen einfachen Weg, die App mit Inhalten zu füllen. Das sollte nicht Aufgabe eines einzelnen Administrators sein, sondern ebenso durch Vollzeit­- und Teilzeit-Redakteure abgedeckt werden, die mit minimaler Schulung Inhalte einfach einstellen und kontinuierlich pflegen können.

Dafür braucht es ein sogenanntes Content-Management-System (CMS). CM-Systeme gibt es schon seit vielen Jahren, zunächst nur für Webseiten, später wurden auch Lösungen für Intranets entwickelt. Aufgrund der abweichenden Anforderungen sind Content-Management-Systeme für Intranet und Internet heute sehr unterschiedlich.

Digitale Plattformen wir Mitarbeiter-Apps und Intranets ermöglichen Foren wir CEO Blogs und Feedbackkanäle
Ein modernes Content Management System erlaubt die einfache Erstellung von Inhalten sowohl am Desktop als auch direkt mit dem Mobiltelefon. Damit können auch Teilzeitredakteure ohne Schulungen einfach Beiträge erstellen.

Eine mobile App erfordert die weitere Spezialisierung eines Intranet-CMS. Eines der wichtigsten Merkmale ist die Push-Funktion. Apps können auf dem Home-Bildschirm eines Smartphones eine sogenannte Push-Benachrichtigung anzeigen, die den Nutzer aktiv informiert und direkt zur App führt.

Push-Benachrichtigungen erneut senden mit Statistiken von Staffbase
Moderne Plattformen wie Staffbase bieten nicht nur Push-Nachrichten, sondern erlauben auch diese Benachrichtigungen erneut zu versenden - allerdings nur an Nutzer, die eine wichtige Informationen noch nicht gelesen haben.

Push-Meldungen sind ein mächtiges Instrument und wie immer kommt mit viel Macht auch viel Verantwortung. Nutzer sollten durch Push-Benachrichtigungen nicht belästigt werden, da der gewollte Effekt dadurch schnell nachlassen würde und Mitarbeiter die Funktion deshalb auch vollständig deaktivieren könnten. Ein CMS für eine mobile App sollte demnach die zielgruppengenaue Versendung von Push-Nachrichten unterstützen und nur für einen ausgewähltem Kreis an Redakteuren zugänglich sein.

4. Übersichtliches Nutzermanagement

Zur Zielgruppe einer Mitarbeiter-App gehören natürlich vor allem auch Mitarbeiter ohne Schreibtischarbeitsplatz, die oft in keiner Art von IT-System oder Benutzerverzeichnis erfasst sind. In den meisten Fällen sind diese Mitarbeiter nur im Lohnkonto eines Unternehmens geführt. Daher muss das Content-Management-System der App eine einfache Möglichkeit bieten, Mitarbeiterlisten zu importieren, die neben dem Namen und einem eindeutigen Merkmal  (z.B. Personalnummer) auch noch weitere spezifische Informationen wie Standort und Bereich enthalten.

5. Eine Kombination aus nativer App und Web-App

Native Apps sind aus der privaten Smartphone-Nutzung bekannt: Kleine Programme, die aus einem App Store geladen werden. Diese haben den großen Vorteil, dass nur sie tief in die Funktionen des Gerätes eingreifen können und damit z.B. in der Lage sind, Push-Nachrichten zu aktivieren.

Stafbase Kombination aus nativer App und Web-App

Auch wenn die Entwicklung und Pflege nativer Apps aufwendiger ist, so überwiegen ihre funktionalen Vorteile trotzdem deutlich denen der Web Apps. Eine gute Lösung, die das Beste aus beiden Bereichen vereint, ist eine Hybrid-App. Diese sind native Apps, die ebenso eine Web-Version beinhalten und demzufolge sowohl auf dem Smartphone als auch auf dem Computer genutzt werden können.

6. Einfache Bereitstellung der App

Eine Mitarbeiter-App wird am besten über einen öffentlichen oder unternehmenseigenen App Store verteilt. Mitarbeiter kennen diesen Prozess bereits von der Installation anderer Apps auf ihren persönlichen Geräten. Die Verteilung über einen App Store sorgt auch dafür, dass die App regelmäßig aktualisiert wird. Lediglich registrierte Nutzer mit Login-Daten erhalten Zugriff auf die App. So wird sichergestellt, dass nur eine bestimmte Zielgruppe auf Inhalte zugreifen kann. Allgemeine Informationen werden auf einer öffentlichen Seite in der App angezeigt und helfen, die potentielle Zielgruppe deutlich zu vergrößern.

Branding Mitarbeiter App
Apps im Design des Unternehmens sind nicht nur einfacher für Mitarbeiter im App-Store zu finden. Sie erhöhen auch das Vertrauen in die Glaubhaftigkeit der Inhalte und die Wiedererkennbarkeit des Kanals.

Alternativ ist es auch möglich, die App außerhalb eines App-Stores zu verteilen. Dieses Verfahren schränkt jedoch oft den Zugang und die einfache Installation ein und ist daher nur für eine sehr begrenzte Anzahl von Nutzern geeignet.

7. Intranet und App aufeinander abstimmen

Viele Unternehmen nutzen eine App für interne Kommunikation parallel zu einem bestehenden Intranet. So kann man schnell starten und in kurzer Zeit z.B. auch die gedruckte Mitarbeiterzeitung ablösen.

Intranets und Apps passen in ihren jeweiligen Stärken und Schwächen überraschend gut zusammen und ergänzen sich:

Intranet Vs Mitarbeiter App Vorteile Und Nachteile

Eine Mitarbeiter-App kann sehr gut und komplett parallel zu einem bestehenden Intranet betrieben werden. Es ist jedoch problemlos möglich, die App-Plattform in ein komplettes Intranet zu überführen:

Staffbase Intranet Von Heraeus Gewinnt Inkometa Award Bestes Mobiles Intranet Kategorie Intranet & Digital Workspace
Heraeus ist ein Beispiel für den Start mit einer App für Kommunikation, die im zweiten Schritt zum Intranet erweitert wurde. Dieses Projekt hat 2020 den Inkometa Award für das beste mobile Intranet gewonnen. Mehr Details zu diesem Intranet finden Sie hier.

8. Das Management von den Vorteilen einer App überzeugen

Angesichts der sich ständig beschleunigenden Digitalisierung setzen sich viele Unternehmen mit einer bestimmten Frage auseinander: Wie können wir Entscheidungen schneller treffen und umsetzen?

Eine Mitarbeiter-App ist ein ideales Mittel, schnell einen übersichtlichen und interaktiven Kanal für alle Mitarbeiter aufzubauen. Feedback einholen, Wissen verbreiten und Umfragen durchführen wird damit so einfach wie nie. Dies erleichtert den Prozess der Entscheidungsfindung, bindet alle ein und ermöglicht die Darstellung von wichtigen Kennzahlen. Diese Argumente sind verständlich und werden von vielen Führungskräften unterstützt.

Weitere Informationen zu aktuellen Neuigkeiten rund um Ihre Mitarbeiter-App

Liebe Leser*innen,

wir bei Staffbase verwenden seit November 2020 den Genderstern in unseren deutschsprachigen Blog-Texten. Wenn das bei diesem Artikel noch nicht der Fall ist, handelt es sich dabei um einen älteren Text, der vor der Einführung der gendergerechten Sprache erstellt wurde.

Vielen Dank für Ihr Verständnis!