Die Ziele interner Unternehmenskommunikation sind vielfältig: Von Informationsverbreitung über Wissenstransfer und Feedbackmöglichkeiten bis hin zu Befähigung und Partizipation der Mitarbeiter muss viel abgedeckt werden. Ob die Maßnahmen zur Erreichung dieser Ziele auch wirklich erfolgreich sind, können viele Kommunikatoren jedoch aufgrund fehlender Methoden zur Erfolgsmessung nur schwer feststellen.
Laut Trendmonitor interne Kommunikation messen tatsächlich nur rund 30 Prozent der Befragten, ob die gesetzten Ziele erreicht werden, meist aufgrund mangelnder Ressourcen oder weil es mit zu großem Aufwand verbunden ist. Auch die BayWa AG hatte eben diese Herausforderungen, weshalb sie ihre interne Kommunikation weitestgehend digitalisiert hat, um effektiv messen zu können.
Digitalisierung eröffnet neue Möglichkeiten
Für internationale Unternehmen wie die BayWa AG, einem global tätigen Handels- und Dienstleistungskonzern, war es eine der größten Herausforderungen, die gesamte Belegschaft mit wichtigen Informationen zu erreichen. Vor allem Mitarbeiter ohne festen Arbeitsplatz und Computer kamen meist zu kurz. Darüber hinaus war eine Erfolgsmessung für Schwarze Bretter, Briefe oder das gedruckte Mitarbeitermagazin kaum möglich. Gute Noten für Feedback- und Dialogmöglichkeiten hätten diese Kanäle sicher nicht bekommen.
Die Digitalisierung der Mitarbeiterkommunikation war für die BayWa AG deshalb ein wichtiger Schritt. Oberstes Ziel hierbei war, endlich ALLE Mitarbeiter erreichen und mit Informationen versorgen zu können. Die BayWa AG hat dafür eine digitale und mobile Lösung gefunden: Eine Mitarbeiter-App, die für die gesamte Belegschaft zugänglich und auf die Kommunikationsbedürfnisse jedes einzelnen zugeschnitten ist.
Damit das neue Tool jedoch nicht nur ein Top-down-Kanal wird, haben sich Sandra Bauernfeind, verantwortlich für die digitale interne Kommunikation bei der BayWa AG, und ihr Team von Anfang an entschieden, alle Möglichkeiten für Feedback und Dialog einer digitalen Lösung zu nutzen. So können Mitarbeiter beispielsweise über Kommentare direkt mitreden oder ganz einfach über die Like-Funktion anzeigen, was ihnen gefällt.
Ein großer Vorteil der neuen digitalen Plattform ist somit auch die Möglichkeit der Messbarkeit. Kommentare und Likes sind eine direkte Quelle für die Erfolgsmessung bestimmter Maßnahmen. Darüber hinaus sind vor allem auch Analysen im Hintergrund möglich, zum Beispiel zu Aufrufzahlen oder Nutzeraktivität. Die BayWa AG hat außerdem Umfragen über ihre App durchgeführt. Die Einfachheit und geringen Hürden einer digitalen Mitarbeiterumfrage haben die Teilnehmerzahlen nach oben getrieben. Außerdem konnten die Ergebnisse schneller und einfacher ausgewertet werden.
Nachweislich wirksam
Die Einführung der App war nicht nur ein wichtiger Schritt für das Kommunikationsteam der BayWa AG, sondern für das gesamte Unternehmen. Die neue Plattform wurde für die Mitarbeiter eingeführt und soll ihnen vor allem ihnen dabei helfen, sich besser informieren und austauschen zu können. Deshalb haben Sandra Bauernfeind und ihr Team nach dem ersten halben Jahr mit der neuen Mitarbeiter-App My BayWa ihre Mitarbeiter in einer Umfrage um Feedback gebeten. Damit wollten sie herausfinden, ob die Mitarbeiter mit der App zufrieden sind, ob sie ihnen wirklich hilft und wo es Verbesserungspotenzial gibt.
Verglichen wurde immer mit den Kommunikationsmöglichkeiten über das Intranet im Jahr zuvor. Die Ergebnisse sprechen für sich: Die Mitarbeiter sind mit ihrer neuen App zufrieden. Im Vergleich zu vorher sagen jetzt 84 Prozent der Mitarbeiter, dass der Dialog im Unternehmen gefördert wird. Im Vorjahr waren es nur 42 Prozent. Außerdem fühlen sich 92,5 Prozent gut bis sehr gut informiert. Das sind 20 Prozent mehr als im Vorjahr.
Darüber hinaus hilft die mobile Plattform den Mitarbeitern besser, alle relevanten Anwendungen für ihren Arbeitsalltag zu finden. 69 Prozent sagen, das funktioniert mit der App gut bis sehr gut. Im Vorjahr waren es nur 46 Prozent.
Schließlich wurde noch gefragt, welche Inhalte besonders gut ankommen oder gewünscht sind. Für die meisten Mitarbeiter sind das vor allem Neuigkeiten aus ihrer Region, aus ihrem Geschäftsbereich oder aus den einzelnen Produkt- oder Fachbereichen.
Ein wichtiger Punkt der Umfrage war darüber hinaus die Frage, was den Mitarbeitern noch fehlt oder wo sie Verbesserungspotenzial sehen. Dabei sind viele wichtige Informationen für Sandra Bauernfeind und ihr Team zusammangekommen, mit denen sie die Kommunikation mit allen Mitarbeitern noch besser machen können.
Natürlich hat die Umfrage auch gezeigt, wo es noch Verbesserungspotenzial gibt, sei es durch Themen, die gewünscht werden oder weitere Verknüpfungen mit anderen Anwendungen. Für uns ist dieses Feedback sehr wertvoll: Wir wissen jetzt, was die Mitarbeiter gern wollen und können die App in Zukunft darauf anpassen und sie noch individueller zuschneiden. Wir freuen uns darauf, die App zu DEM Kommunikationsund Arbeitsmittel für unsere Kollegen zu machen.
Sandra Bauernfeind, Digitale Interne Kommunikation bei der BayWa AG
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