Das volle Potenzial des Intranets ausschöpfen: 27 bewährte Ideen und Best Practices

Viele Experten der internen Kommunikation empfinden ihr Firmen-Intranet als kompliziert, alt und es fehlt an neuen Ideen. Nur wenige Personen im Unternehmen wissen tatsächlich, wie es funktioniert und die meisten Mitarbeiter sind nicht gerade begeistert davon.

Dennoch verlässt sich das gesamte Unternehmen darauf. Ein Büro ohne Intranet ist quasi unvorstellbar.

Während sich dieser glanzlose Ruf mit verbesserter Software und dadurch neu gewonnener Anerkennung verändert hat, steckt im Intranet noch immer ein enormes ungenutztes Potenzial, das zum Vorteil des Unternehmens und aller Mitarbeiter sein kann.

Intranet-Ideen & Beispiele

Ein gut gestaltetes und ansprechendes modernes Intranet kann das Fundament für die interne Kommunikation, die Personalabteilung und die gesamte Strategie des Employee Engagements Ihres Unternehmens sein, auch für Mitarbeiter, die keinen Schreibtischarbeitsplatz mit Computer haben. Moderne Lösungen wie Employee Experience Intranets und Mitarbeiter-Apps machen unternehmensweite Kommunikation und schnellen Informationsaustausch möglich.

Sie wollen endlich das volle Potenzial Ihres Intranets nutzen? Beginnen Sie noch heute mit der Umsetzung folgender Ideen und Beispiele, mit denen Sie Ihr (mobiles) Intranet verbessern können.

Intranet-Anwendungen, mit denen Sie Ihre Mitarbeiter auf dem neuesten Stand halten

Klassischerweise wird das Intranet als ein Zuhause für alle Ressourcen eines Unternehmens verwendet. In unserer Intranet-Studie geben über 70 Prozent der Befragten an, dass Wissen bereitstellen und verbreiten eines der wichtigsten Ziele ihres Intranets ist. Das bedeutet aber nicht, dass Ihre Intranet-Seiten als Abladeplatz für veraltete Informationen dienen müssen. Gestalten Sie die Kommunikation und Bereitstellung von Unternehmensnachrichten und wichtigen Informationen mit den folgenden Ideen modern, relevant und zielgerichtet.

1. Lokale Neuigkeiten & Ankündigungen

Alle Ihre Mitarbeiter auf dem Laufenden zu halten und gleichzeitig zu berücksichtigen, dass in großen Organisationen nicht alle Informationen für alle relevant sind, kann für Kommunikationsteams herausfordernd sein. Eine lokale Nachrichtenseite in Ihrem Intranet ist die perfekte Lösung. Sie können lokale Autoren und Redakteure bestimmen, damit neue Nachrichten immer direkt aus erster Hand kommen. Ein Intranet mit zielgerichteten Inhalten bedeutet, dass Mitarbeiter nur die Inhalte und Seiten sehen, die für sie relevant sind – so werden beispielsweise die Mitarbeiter im Laden in der Innenstadt nicht mit Updates aus dem Büro überflutet.

2. Unternehmensnachrichten bündeln

Wo finden Mitarbeiter Neuigkeiten aus Ihrem Unternehmen? Sind sie über mehrere Kanäle verstreut und werden sie zu verschiedenen Zeiten veröffentlicht? Oder sind sie nur auf einer Pinnwand im Pausenraum angebracht? Mit einer speziellen Seite für wichtige Unternehmensnachrichten können Sie eine vertrauenswürdige und eindeutige Quelle für alle Mitarbeiter schaffen. Stimmen Sie Ihren Nachrichtenverkehr untereinander ab und machen Sie Ihr Intranet zum Anlaufpunkt für wichtige Ankündigungen des Unternehmens.

3. Sicherheitsrichtlinien übersichtlich gestalten

Müssen Ihre Mitarbeiter ein altes Handbuch hervorholen, nur um eine Sicherheitsrichtlinie zu finden, die vielleicht schon längst überholt ist? Machen Sie wichtige Informationen über eine Seite für Sicherheitsrichtlinien interaktiv zugänglich. Vereinheitlichen Sie wichtige Dokumente und Kontakte, heben Sie Richtlinien mit Schulungsvideos und interaktiven Tutorials hervor, und stellen Sie sicher, dass alle Ihre Mitarbeiter die Sicherheitsvorschriften tatsächlich lesen und über Änderungen informiert sind.

4. FAQ-Seite für Mitarbeiter

Diese Intranet-Idee ist ein weiterer klassischer Anwendungsfall, der immer relevanter wird, weil Mitarbeiter immer mehr verstreut arbeiten. Statt sich mit endlosen E-Mails und sich wiederholenden Fragen befassen zu müssen, organisieren und konsolidieren Sie die Antworten auf häufig gestellte Fragen auf einer zentralen Seite. Dies kann ein hervorragender Ausgangspunkt für neue Mitarbeiter oder für Teammitglieder sein, die intern ihre Position gewechselt haben. Für große Unternehmen eignet es sich, die Inhalte der FAQ-Seiten an bestimmte Zielgruppen zu richten, zum Beispiel eine FAQ-Seite speziell für Servicetechniker.

5. Interne Krisenkommunikation einfach aufbauen

Stellen Sie sich Ihr Intranet als eine Art Warnsystem für Mitarbeiter vor. Wenn es auch für die Nutzung auf Mobilgeräten optimiert ist, können Sie alle Mitarbeiter sowohl mit Push-Benachrichtigungen als auch mit E-Mail-Benachrichtigungen sofort erreichen. Das Anfordern von Lesebestätigungen für ausgewählte Nachrichten ermöglicht es Ihnen, Ihre Kommunikation messbar zu machen und sicherzustellen, dass jeder die kritischen Updates erhalten hat. 

Je nach Entwicklung der Situation kann Ihr Intranet als wichtigste Anlaufstelle und Quelle für Nachrichten, Formulare für die Einreichung von Fragen, einem Verzeichnis wichtiger Kontakte und FAQs dienen. 

Intranet-Anwendungen, um Mitarbeiter einzubinden 

Machen Sie Ihr Intranet zu einem Ort, an dem alle Mitarbeiter den Tag beginnen. Praktische Funktionen fördern das Employee Engagement und erhöhen den alltäglichen Mehrwert Ihrer Plattform.

6. Ins Gespräch kommen mit 1:1- und Gruppenchats

Wie kommunizieren die Mitarbeiter in Ihrem Unternehmen ohne E-Mail-Adresse untereinander, wenn sie sich nicht jeden Tag sehen? An wen würden sie sich wenden, wenn sie schnell mit einer Gruppe in Kontakt treten müssen und ein Mitglied keinen E-Mail-Zugang hat? Instant Messaging ist die Antwort! Aber anstatt sich auf Tools von Drittanbietern oder inoffizielle Kanäle zu verlassen, sollten Sie das Instant Messaging direkt in Ihr Intranet integrieren.

7. Veranstaltungen mit einem mobilen Eventkalender für alle bereitstellen

Für Büroangestellte ist es oft kein Problem, in den Kalender ihres Unternehmens zu schauen. Aber für Mitarbeiter, die oft unterwegs sind, gestaltet sich dies oft nicht ganz einfach. Denn erreichen E-Mails und veraltete Schwarze Bretter wirklich jeden? Mit einem zentralisierten Unternehmenskalender kann sich jeder direkt von Ihrem Intranet aus auf den neuesten Stand bringen, Veranstaltungsdetails finden und Änderungen in letzter Minute nachverfolgen.

8. Registrierung für Firmenveranstaltungen leicht gemacht

Haben Ihre Mitarbeiter eine einfache Möglichkeit, zu erfahren, welche Veranstaltungen wann stattfinden? Ist die Planung frustrierend, weil die Anmeldungen zu Workshops und Schulungen oft in endlosem E-Mail-Verkehr enden? Beenden Sie den Ärger und machen Sie die Veranstaltungsregistrierung zu einer Funktion direkt in Ihrem Intranet, entweder mit nativer Funktionalität oder durch die Integration von Tools, die Sie bereits nutzen. Für Experten der internen Kommunikation ist dies auch eine großartige Möglichkeit, die Mitarbeiterbeteiligung zu messen und stets im Blick zu behalten.

9. Kollegen über ein Mitarbeiterverzeichnis leicht finden

Es ist selbstverständlich, dass sich in großen, verteilten Unternehmen nicht alle Mitarbeiter persönlich kennen. Aber im Notfall fragen sich Ihre Kollegen: „Zu wem soll ich gehen?” und „Wie kann ich diese Person kontaktieren?”. Ein einheitliches Mitarbeiterverzeichnis bietet jedem eine einfache Möglichkeit, die Organisationsstruktur zu verstehen, einen Namen zu jedem Gesicht zu bekommen und Kollegen nach Abteilung, Stellenbezeichnung oder Standort zu suchen.

10. Kollegen über Mitarbeiterprofile kennenlernen

Jeder Nutzer Ihres Intranets wird ein Profil haben – aber nur gesichtslose Avatare zu benutzen ist eine verschenkte Chance, alle Mitarbeiterinformationen direkt in Ihrem Intranet zu vereinen. Verwenden Sie Profile, die bearbeitet werden können. Traditionelle Informationen wie Abteilung, Position und Kontaktinformationen sind ein Muss, aber die weiteren Möglichkeiten sind grenzenlos. Versehen Sie die Profile mit Feldern, in denen Mitarbeiter berufliche Zertifizierungen, Sprachkenntnisse oder andere Fähigkeiten auflisten können. Oder erhöhen Sie den Spaßfaktor und fügen Sie Felder für Lieblingszitate, Filme oder Tierfotos hinzu!

11. Informieren Sie Mitarbeiter tagesaktuell über den Speiseplan der Kantine

Alle Ihre Mitarbeiter haben eines gemeinsam: Sie müssen essen! Wenn Sie eine Kantine haben, können Sie das Tagesmenü in Ihrem Intranet anzeigen, indem Sie wöchentlich eine PDF-Datei hochladen oder eine bestehende Website einbinden. Sie haben keine Betriebskantine? Wie wäre es mit einer Liste von nahe gelegenen Orten, an denen man zu Mittag essen kann? Oder der beste Ort zum Kaffeetrinken?

Intranet-Anwendungen, um Echtzeit-Feedback zu ermöglichen und HR-Dienstleistungen zugänglich zu machen

Von Ihrem Intranet profitiert nicht nur Ihr Kommunikationsteam, sondern auch Ihre Personalabteilung! Mit der Digitalisierung von Prozessen und der zunehmenden Selbstbedienung der Mitarbeiter nimmt auch die Überlastung einiger Tools zu. Reduzieren Sie das Chaos und machen Sie mit diesen Intranet-Ideen Ihre HR-Dienstleistungen für Mitarbeiter bequem und an einem Ort zugänglich.

12. Messen Sie die Stimmung Ihrer Belegschaft mit einer Pulsumfrage

Die Kontaktaufnahme mit den Mitarbeitern war schon immer wichtig. Aber das Engagement und die Moral der Mitarbeiter werden heute als entscheidende Faktoren für den Geschäftserfolg angesehen. Zu Recht! Die Messung dieser Faktoren ist eine Herausforderung für jeden Kommunikationsexperten, insbesondere in den Zeiträumen zwischen größeren Feedback-Kampagnen. An dieser Stelle kommen sogenannte „Pulsumfragen” ins Spiel. Aber anstatt in ein weiteres Tool zu investieren, starten Sie eine Pulsumfrage direkt in Ihrem Intranet!

13. Mitarbeiterumfragen schnell und einfach gestalten

Mitarbeiterumfragen sind ein Klassiker, und zwar aus gutem Grund. Umfragen sind nach wie vor sehr beliebt, wenn es darum geht, ausführliches Mitarbeiter-Feedback einzuholen. Das heißt aber nicht, dass Umfragen an sich nicht noch optimiert werden können. Das ist mit einer sofort einsatzbereiten Umfragefunktion oder durch die einfache Integration von Umfrage-Software wie Survey Monkey oder Netigate ganz einfach möglich. Ein großer Vorteil der direkten Einbindung Ihrer Mitarbeiterbefragung in Ihr Intranet ist, dass sie tatsächlich alle Mitarbeiter erreichen können! Keine verpassten E-Mails, verwirrende Logins oder Massen-Mailings mehr. Mit Push-Benachrichtigungen können Sie Mitarbeiter sogar gezielt auf Feedback-Kampagnen aufmerksam machen.

14. Urlaubsanträge und Schichtplanung einfach gestalten

Ist das Koordinieren und Verfolgen von Schichtplänen sowohl für das Personal- als auch für das Teammanagement ein Problem, insbesondere wenn es um Mitarbeiter geht, die nicht im Büro arbeiten? Integrieren Sie Ihr HR-System in Ihr Intranet und machen Sie die Urlaubsplanung der Mitarbeiter zu einem Self-Service. Noch besser ist es, wenn Ihr Intranet native HR-Funktionen unterstützt. Auf diese Weise können alle Mitarbeiter jederzeit auf ihre persönlichen Zeitpläne zugreifen, Urlaub beantragen und Aktualisierungen einsehen – keine verwirrenden Anmeldungen oder Papierkram erforderlich!

15. Krankmeldungen und andere Formulare schnell und mobil einreichen

Das Sammeln von Mitarbeiterinformationen und das Verwalten von HR-Prozessen, wie etwa Krankmeldungen, kann kompliziert sein. Machen Sie diese Prozesse sowohl für die Personalabteilung als auch für die Mitarbeiter schneller und bequemer, indem Sie es Mitarbeitern ermöglichen, Formulare direkt in Ihrem Intranet einzureichen. Verwenden Sie gezielte Benachrichtigungen, wenn ein Formular eingereicht wird, um sicherzustellen, dass die Informationen an die richtigen Personen gelangen, sei es die Personalabteilung, ein Manager oder die Büroassistentin.

16. Unterstützen Sie neue Mitarbeiter während des Onboardings

An wen wenden sich Ihre Mitarbeiter an ihrem ersten Arbeitstag? Die Antwort heißt… Ihr Intranet! Sammeln Sie sämtliche Ressourcen und stellen Sie für alle Mitarbeiter eine Verbindung vom ersten Klick an her – auch für die Mitarbeiter, die oft unterwegs sind. Ein Intranet mit zielgerichteten Inhalten ermöglicht es Ihnen, neue Mitarbeiter mit bereits vorhandenen Inhalten vertraut zu machen und alle Nachrichten zum richtigen Zeitpunkt zu übermitteln.

17. Eine Kultur der Mitarbeiteranerkennung aufbauen

Haben Sie eine Möglichkeit, die Aufmerksamkeit auf hervorragende Leistungen Ihrer Mitarbeiter zu lenken? Wie feiern Sie Arbeitsjubiläen, Geburtstage oder Dienstjahre in Ihrem Unternehmen? Integrieren Sie Ihre Anerkennungsprogramme in Ihr Intranet mit speziellen Kanälen für Auszeichnungen und Nominierungen, wie z. B. Mitarbeiter des Monats oder Spotlight-Storys, die sich auf die Helden des Alltags konzentrieren. Diese öffentlichen Anerkennungen werden ein größeres Publikum erreichen, als wenn sie nur innerhalb eines einzelnen Teams oder an einem Schwarzen Brett verbreitet würden. Damit tragen Sie dazu bei, unternehmensweit eine positive Unternehmenskultur zu schaffen und das Employee Engagement über Ihr Intranet zu fördern.

18. Ihre Unternehmenskultur mit einem mobilen Mitarbeiterhandbuch vorstellen

War der Orientierungstag das letzte Mal, dass sich die Mitarbeiter Ihr Unternehmenshandbuch tatsächlich angeschaut haben? Mit einem Mitarbeiterhandbuch direkt in Ihrem Intranet geben Sie allen Mitarbeitern einfachen Zugang zu Unternehmensrichtlinien. Das Entscheidende dabei ist, dass Unternehmensinformationen leicht zu finden sind und sowohl auf dem Desktop als auch mobil eingesehen werden können. Betrachten Sie es als erste Anlaufstelle für alle unternehmenspolitischen Fragen, als Sprungbrett zu allen HR-Diensten und als einen großartigen Ort, um Ihre Unternehmenskultur und Ihre Werte zu präsentieren.

Intranet-Anwendungen, um transparente Kommunikation und Mitarbeiterbeteiligung zu fördern

Ihre Mitarbeiter erwarten mehr als unpersönliche und trockene Top-down-Kommunikation. Binden Sie sie mit ein! Mit diesen kreativen Intranet-Ideen bauen Sie eine transparente und authentische Unternehmenskultur auf. Immerhin sagen auch 9 von 10 Befragten bei unserer Intranet-Studie, dass Kommunikation das wichtigste Ziel ihres Intranets ist.

19. Führungskräftekommunikation für alle zugänglich machen

Gibt es eine Diskrepanz zwischen der C-Suite und den täglichen Erfahrungen Ihrer Mitarbeiter bei der Arbeit? Bieten Sie Ihren Mitarbeitern einen direkten Draht zur Geschäftsführung: Mit einem Nachrichtenkanal im „Ask Me Anything”-Stil für Ihren CEO oder Ihr Managementteam. In diesem Forum können Mitarbeiter direkt Fragen stellen und das Management kann sich persönlich an Teams und Mitarbeiter wenden und der Gerüchteküche einen Schritt voraus sein. Videobotschaften und Kommentare machen die Erfahrung interaktiv und für jeden zugänglich.

20. Generation Y und Z erreichen und einbinden

Sind Sie auf der Suche nach Möglichkeiten, Ihre Mitarbeiter der Generationen Y und Z zu integrieren? Über einen speziellen Intranet-Kanal können Werkstudenten, Praktikanten, Teilzeit- oder Saisonarbeiter ihre Erfahrungen teilen und während ihrer Zeit in Ihrem Unternehmen Kontakte knüpfen. Durch die Einbindung von sozialen Funktionen wie Videos, Fotogalerien, Likes und Kommentaren sowie Chats wird Ihr Intranet für jüngere Generationen intuitiv nutzbar und vor allem attraktiv.

21. Ideenmanagement einfacher gestalten

Nutzen Sie Ihr Intranet, um von interner Zusammenarbeit und Kreativität zu profitieren. Sammeln Sie neue Ideen und Verbesserungsvorschläge unternehmensweit mit einem Ideen-Kanal im Intranet. Soziale Intranet-Funktionen wie Likes und Kommentare machen es leicht, zu erkennen, welche Ideen bei den Mitarbeitern Anklang finden.

22. Nutzungsrate mit Wettbewerben, Spielen und einem Adventskalender erhöhen

Mit einem Intranet, das Gamification unterstützt, binden Sie Ihre Mitarbeiter über Wettbewerbe, Spiele und Quiz ein. Ein Adventskalender ist außerdem eine großartige Gelegenheit, Mitarbeitern Fragen über das Unternehmen zu stellen, einen freundschaftlichen Wettbewerb zu unterstützen und eine Gelegenheit, kleine Geschenke und Preise zu gewinnen.

Intranet-Anwendungen, um Zusammenarbeit und Kommunikation mit Kollegen zu ermöglichen

Beschränken Sie Ihr Intranet nicht auf Top-down-Kommunikation, sondern beziehen Sie mit diesen Ideen für Zusammenarbeit und Interaktion alle in die Konversation ein.

23. Kollegen nach Hilfe und Feedback fragen

Wie kommen Ihre Mitarbeiter in ähnlichen Positionen miteinander in Kontakt, wenn sie nicht im gleichen Büro arbeiten? Über einen speziellen Kanal „Fragen Sie Ihre Kollegen” können sich Mitarbeiter auch unterwegs gegenseitig beraten und Ideen austauschen. Ganz gleich, ob es sich um einen schnellen Tipp zu einem neuen Tool, Empfehlungen zum Mittagessen oder einfach nur darum handelt, wo das aktualisierte WLAN-Passwort zu finden ist – die Mitarbeiter müssen sich nicht mehr fragen, an wen sie sich wenden sollen oder wie sie schnell und einfach Kontakt aufnehmen können.

24. Das schwarze Brett mobil und digital machen 

Ihre Mitarbeiter sind talentierte, vielfältige Menschen, sowohl bei der Arbeit als auch in ihrem Privatleben. Warum schaffen Sie in Ihrem Intranet nicht einen Raum, in dem Sie ihre Fähigkeiten zeigen, ihre Hilfe anbieten oder ihr Hab und Gut verkaufen können? Ein Marktplatz für Mitarbeiter eignet sich hervorragend, um die Interaktionen zu fördern und soziale Kontakte zu pflegen.

25. Experten im Unternehmen finden

Apropos Fähigkeiten: Möchten Sie wissen, wie Sie die Expertise Ihrer Kollegen interaktiv nutzen und vom Wissensaustausch innerhalb der Organisation profitieren können? Wie wäre es, Ihr Intranet zu nutzen, um Experten hervorzuheben und zu vernetzen? Ganz gleich, ob Sie einen Excel-Profi, jemanden, der Spanisch spricht, oder einen in HLW geschulten Mitarbeiter benötigen – ein durchsuchbarer Talentepool in Ihrem Intranet kann Kollegen verbinden und interne Talente unterstützen.

26. Austausch und Community mit einer Social Wall fördern

Ihr Unternehmen ist eine Gemeinschaft und die Mitarbeiter wollen sich verbinden, austauschen und Momente teilen, so wie sie es auch in ihrem Privatleben tun. Schaffen Sie innerhalb Ihres Intranets einen sozialen Raum, in dem Mitarbeiter wichtige Momente veröffentlichen und ihre Geschichten teilen können. Dies funktioniert am besten, wenn der Kanal so gestaltet ist, dass er wie die von uns bereits verwendeten Social-Media-Feeds aussieht. Das bedeutet, dass Multimedia-, Like-, Kommentar- und Austauschmöglichkeiten ein Muss sind.

27. Im Intranet Fachwissen, Ideen und Tipps sammeln und teilen

Laufen Sie Gefahr, wertvolles Fachwissen zu verlieren, wenn Mitarbeiter in den Ruhestand gehen oder Ihre Organisation verlassen? Wohin wenden sich Mitarbeiter, um die besten Praktiken Ihrer Organisation zu finden oder vorbildliche Arbeit in Action zu sehen? In einem Best-Practice-Kanal in Ihrem Intranet können Sie jegliches Wissen zusammenfassen und bewährte Ansätze problemlos weitergeben. Dieser kann leicht mit anderen Ressourcen, wie der bereits erwähnten FAQ-Seite, kombiniert werden, um ein Lernzentrum zu schaffen, das für alle Mitarbeiter zugänglich ist.

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Wir vereinbaren gerne eine unverbindliche Demonstration und können dabei auch noch etwas individueller auf Ihre Fragen und Anforderungen eingehen.

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wir bei Staffbase verwenden seit November 2020 den Genderstern in unseren deutschsprachigen Blog-Texten. Wenn das bei diesem Artikel noch nicht der Fall ist, handelt es sich dabei um einen älteren Text, der vor der Einführung der gendergerechten Sprache erstellt wurde.

Vielen Dank für Ihr Verständnis!