Interne Kommunikation unterliegt einem ständigen Wandel. Neu aufkeimende Trends und sich ändernde Anforderungen der Belegschaft sind nur zwei Aspekte, die die IK nachhaltig prägen. Hinzu kommen außergewöhnliche Situationen wie Krisen oder Veränderungsprozesse, die es erfordern, den Blick neu zu schärfen und über alternative Wege und Mittel nachzudenken. Neue Content-Formate, authentische Mitarbeitergeschichten und Gamification sind nur einige Ideen, die die interne Kommunikation zunehmend revolutionieren.
Als Grundlage einer erfolgreichen internen Kommunikation betrachten wir eine ausgefeilte Kommunikationsstrategie inklusive passender Kommunikationsziele. Auf deren Basis kannst du deine Maßnahmen mithilfe der folgenden 12 Ideen für die interne Kommunikation verbessern:
- Unternehmenskultur mit Kommunikation gestalten 💬
- Feedback einholen 👍
- Personalisierung 🎯
- Narrative und Storytelling 🗣️
- Interne und externe Kommunikation zusammenführen 🤝
- Kanalmix für maximale Reichweite 🌍
- Bewegtbildformate austesten 🎬
- Inhalte von Mitarbeiter*innen 🙋🏼♀️
- Kurze und prägnante Inhalte 🚀
- Gamification 🎮
- Mit Emojis die Kommunikation auflockern 🥳
- Erfolgsmessung 📈
Werfen wir gemeinsam einen genaueren Blick auf die einzelnen Ideen für die interne Kommunikation.
1. Unternehmenskultur mit Kommunikation gestalten 💬
Startups legen besonders viel Wert auf ihre Unternehmenskultur. Aber warum tun sie das? Weil diese vor allem für junge Menschen einer der wesentlichen Faktoren bei der Wahl des Arbeitgebers ist.
Millenials und Generation Z entscheiden sich eher für Unternehmen, deren Kultur mit ihren Wertvorstellungen und Zielen übereinstimmt. Personalverantwortliche stehen also vor der großen Herausforderung, sich zukünftig noch mehr auf die Themen Unternehmenskultur und Mitarbeiterbindung fokussieren zu müssen.
Demzufolge spielt die interne Kommunikation eine zentrale Rolle bei der Vermittlung der Kultur und Werte in Unternehmen. Es ist enorm wichtig, diese Werte sowohl in die Kommunikationsstrategie zu integrieren als auch Möglichkeiten für die bestmögliche Umsetzung aufzuzeigen. Die Unternehmenskultur sollte mehr sein als ein paar hübsche Worte an der Wand im Eingangsbereich des Büros. Sie sollte umsetzbare Richtlinien beinhalten und ein Gefühl der Zugehörigkeit schaffen.
Eine solche Kultur beginnt mit einem Onboarding, bei dem Persönlichkeit ebenso wichtig ist wie Qualifikation und Erfahrung. Darüber hinaus spielen auch die transparente Kommunikation der Unternehmenswerte sowie die tatsächliche Arbeitsumgebung eine entscheidende Rolle. Es muss eine rundum stimmige Employee Experience geschaffen werden.
2. Feedback einholen 👍
Erfolgreiche interne Kommunikation funktioniert nicht nur in eine Richtung. Sie kann aus deiner eigenen individuellen Sicht noch so gut sein – ohne deine Mitarbeitenden einzubeziehen, wirst du nie erfahren, was sie über deine Kommunikation und die Kultur in eurem Unternehmen denken.
Hinzu kommt, dass Mitarbeiter*innen gehört werden wollen. Feedback gibt ihnen die Möglichkeit zu partizipieren und verleiht ihnen eine Stimme. So können sie Einfluss auf die Entwicklungen innerhalb der Organisation nehmen.
Setze dich mit verschiedenen Umfrageformaten, wie jährlichen Befragungen, Themebefragungen, Puls-Checks, Stimmungsbarometern und Instant-Feedback, auseinander und finde heraus, welche davon nützlich für deine Arbeit sein könnten. Entwickle daraufhin eine Feedbackkultur und binde regelmäßige Mitarbeiterbefragungen in deine interne Kommunikation ein. So kannst du über die Zeit Entwicklungen feststellen, daraus Rückschlüsse ziehen und deine Arbeit ständig verbessern.
Nun fragst du dich vielleicht, wie du deine Mitarbeitenden ohne Büro-Arbeitsplatz mit deinen Umfragen erreichen sollst. Mit der Staffbase Plattform gehört dieses Problem der Vergangenheit an. Plane wiederkehrende oder einmalige Umfragen ganz bequem im Staffbase Studio, teile sie mit deiner Belegschaft per Mitarbeiter-App, Intranet oder E-Mail und werte die Ergebnisse direkt in der Plattform aus. Push-Nachrichten erhöhen die Reichweite zusätzlich und sorgen dafür, dass niemand deine Befragung übersieht.
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3. Personalisierung 🎯
Belegschaften sind heutzutage diverser denn je. Aber fühlen sich alle Mitarbeitenden von ein und derselben Nachricht angesprochen? Sind überhaupt alle Botschaften für alle Mitarbeitenden relevant? Die Frage beantwortet sich fast schon von selbst: natürlich nicht.
Gerade in Unternehmen mit mehreren Standorten, Geschäftsbereichen oder einem Mix aus Desk- und Non-Desk-Mitarbeiter*innen sollte Kommunikation möglichst personalisiert sein, um auf die individuellen Bedürfnisse und Präferenzen der Belegschaft einzugehen – gerade in Hinblick auf das Thema Employee Experience, welches immer mehr an Bedeutung gewinnt. Setze dich mit den wichtigsten Mitarbeiter-Personas im Unternehmen auseinander und stelle dir die Frage, welche Inhalte dabei helfen, diese bei ihrer täglichen Arbeit zu unterstützen.
Im Anschluss an eine solche Segmentierung können technische Plattformen wie das Intranet oder die Mitarbeiter-App entsprechend gestaltet werden, sodass Mitarbeitende nur noch die Seiten und Inhalte sehen, die sie auch wirklich betreffen und interessieren.
Dieses Vorgehen hilft nicht nur deiner Belegschaft, sich im Informationsdschungel zurechtzufinden, sondern verbessert auch Kennzahlen wie Öffnungs- und Interaktionsraten durch die höhere Relevanz für deine Zielgruppe.
4. Narrative und Storytelling 🗣️
Geschichten und Erzählungen inspirieren, unterhalten und treiben uns an. Deswegen solltest du dir die Macht von Narrativen und Storytelling unbedingt für deine Arbeit als interne Kommunikator*in zu Nutze machen.
Sicherlich hast du schon einmal von den beiden Begriffen gehört. Im Storytelling bist du vielleicht schon ein Profi. Doch weißt du auch, was sich hinter dem Begriff Narrativ versteckt und wie er sich von einer Story unterscheidet?
Das ist ganz einfach. Ein Narrativ entsteht erst dann, wenn viele ähnliche Geschichten zu einem bestimmten Thema in Umlauf geraten und sich zu einer weit verbreiteten Sichtweise auf ein Thema, ein Land, ein Unternehmen etc. verbinden. Ist dieser Zustand erst einmal erreicht, vermag ein Narrativ es, unsere Sichtweise auf die Realität zu verändern. Dabei kann ein Narrativ positiv (der American Dream „Vom Tellerwäscher zum Millionär“) oder negativ („Die Deutsche Bahn kommt immer zu spät“) konnotiert sein. Und genau das können sich Kommunikator*innen zu Nutze machen, zum Beispiel um die Unternehmenskultur zu fördern, indem sie einem negativen ein positives Narrativ entgegensetzen, mit dem sich der Großteil der Mitarbeitenden identifizieren kann. Beim Beispiel der Deutschen Bahn könnte das sein: „Wir gestalten die nachhaltige Verkehrswende in Deutschland.“
Narrative und Geschichten können Emotionen ansprechen und eine tiefere Verbindung zwischen den Mitarbeitenden und der Organisation herstellen. Wenn Mitarbeiter*innen sich in einer Geschichte wiederfinden, kann dies ihr Engagement und ihre Identifikation mit dem Unternehmen steigern. Auch zu Zwecken der Motivationssteigerung innerhalb der Belegschaft sind Narrative das perfekte Mittel zur Wahl, indem sie eine Vision oder ein Ziel vermitteln, das die Mitarbeitenden antreibt.
Wenn du mehr über die Macht von Narrativen erfahren möchtest, empfehle ich dir unseren Gastartikel im KOM-Magazin.
5. Interne und externe Kommunikation zusammenführen 🤝
Interne und externe Kommunikation sind mittlerweile untrennbar miteinander verbunden. Deshalb ist es wichtig, dass bei der Planung von Kommunikationsmaßnahmen beide Zielgruppen, sowohl die interne als auch die externe, beachtet werden. Auch wenn der Ton und Fokus der Nachrichten durchaus verschieden sein können, sollten nie komplett gegensätzliche Botschaften an die beiden Zielgruppe kommuniziert werden.
Das erfolgsversprechendste Organisationsmodell für abgestimmte Botschaften in der internen und externen Kommunikation ist der Corporate Newsroom. Dem Modell liegt ein themenzentrierter Ansatz zu Grunde, wodurch ein einheitliches Messaging sichergestellt werden kann. Wir haben uns dem Corporate Newsroom ausführlich in diesem Blogbeitrag gewidmet. Schau gern vorbei, wenn du mehr darüber erfahren möchtest.
6. Kanalmix für maximale Reichweite 🌍
Für den Erfolg deiner Kommunikationsmaßnahmen ist es enorm wichtig, die Bedürfnisse deiner möglicherweise weit verteilten Belegschaft zu erkennen. Unternehmen müssen schnelle, interaktive und zuverlässige Kanäle einrichten, um alle Mitarbeiter*innen zu erreichen, auch wenn sie sich an den abgelegensten Arbeitsorten befinden.
Neben herkömmlichen Kanälen wie schwarzen Brettern, Mitarbeiterzeitungen und Briefen, werden digitale Kanäle immer beliebter und gewinnen angesichts der fortschreitenden Digitalisierung an Bedeutung. Moderne Intranets und E-Mail-Lösungen sorgen dafür, die Belegschaft mit eigenem Büro-Arbeitsplatz zu erreichen. Mitarbeiter-Apps gehen darüber hinaus und ermöglichen es, freiberuflich beschäftigte Menschen, Produktionsarbeiter*innen oder Personen im Außendienst über verschiedene Abteilungen und Standorte hinweg miteinander zu verbinden.
Wie so oft ist ein Mix aus verschiedenen Kanälen das Mittel der Wahl, um wirklich alle zu erreichen. Wenn du mehr über die wichtigsten 8 Kanäle und Formate für die IK erfahren möchtest, empfehle ich dir diesen Blogbeitrag.
7. Bewegtbildformate austesten 🎬
Du kennst es sicherlich von dir selbst – den ganzen Tag nur reine Texte zu lesen, kann irgendwann ziemlich anstrengend werden. Und mal ehrlich – es macht auch nicht so viel Spaß.
So geht es auch deinen Mitarbeitenden. Dass unsere Aufmerksamkeitsspanne mit zunehmender Informationsflut sinkt, haben wir bei der vorherigen Idee bereits festgestellt.
Das heißt aber nicht, dass du als Kommunikator*in den Kopf in den Sand stecken musst. Plattformen wie Instagram, TikTok, Spotify und Co. haben es vorgemacht: Neue Formate wie Videos oder Podcasts können die Aufmerksamkeit wieder auf deine Inhalte lenken.
Gerade bei der Kommunikation wichtiger Botschaften sollten Videos ganz oben auf deiner Liste stehen. Sie sorgen nicht nur dafür, dass Inhalte besser vom Gehirn verarbeitet werden, sondern verfügen zudem über eine hohe Informationsdichte, können Emotionen transportieren und bleiben länger im Gedächtnis. Jackpot! 💪
Auch GIFs kannst du im Rahmen deiner internen Kommunikation ausprobieren. Das Bewegtbildformat eignet sich perfekt, wenn du deinen Inhalten einen „lockeren Anstrich“ verleihen willst. So gewinnst du die Aufmerksamkeit deiner Leserschaft im Handumdrehen.
Tipp: Alle aktuellen Trends für die interne Kommunikation findest du hier!
8. Inhalte von Mitarbeiter*innen 🙋🏼♀️
Die Benchmarking Studie der Universität Leipzig von 2020 hat gezeigt, dass die meisten Inhalte (durchschnittlich 64,2 Prozent) von professionellen Kommunikator*innen, also von Mitarbeiter*innen aus der Kommunikationsabteilung, aus PR oder Marketing, oder von Agenturen und Freelancer*innen produziert werden.
Die eigenen Mitarbeitenden werden jedoch immer mehr zur wichtigsten Stimme eines Unternehmens. Studien zeigen, dass Mitarbeiter*innen ein hohes Bedürfnis nach Authentizität am Arbeitsplatz haben. Zusammen mit der Unternehmenskultur ist dieser Punkt zum Inbegriff für die Arbeitgebermarke eines Unternehmens geworden. Transparenz und Authentizität spiegeln sich am besten anhand von Inhalten wider, die von Mitarbeiter*innen selbst verfasst werden.
Lass Mitarbeiter*innen ihre eigenen Geschichten erzählen und ermögliche damit den Austausch von Gedanken, Ideen und Neuigkeiten. Damit gibst du deiner Belegschaft die Möglichkeit, gehört zu werden.
Von Mitarbeitenden produzierte Inhalte wirken nicht nur authentischer, sondern bekommen unserer Erfahrung nach auch weitaus mehr Feedback. Die Interaktionsrate ist oft um ein vielfaches höher als bei Nachrichten, die von offizieller Seite kommen. So sparen die eigentlich zuständigen Abteilungen Ressourcen ein, die sowieso oft schon knapp sind. Außerdem werden andere Mitarbeiter*innen angeregt, selbst Inhalte zu erstellen.
Mache deine Mitarbeitenden also zu eigenständigen Redakteur*innen. Im lokalen Kontext können sie sich zum Beispiel vor Ort um die Verbreitung relevanter Neuigkeiten kümmern, Fragen beantworten und Feedback aufarbeiten. So förderst du die horizontale Kommunikation im Unternehmen und stärkst außerdem deine Arbeitgebermarke, indem du deine Belegschaft in den Mittelpunkt stellst.
9. Kurze und prägnante Inhalte 🚀
Immer mehr Informationen konkurrieren täglich um unsere Aufmerksamkeit. Viele Content Creator*innen haben bereits erkannt, dass kurze und prägnante Inhalte mehr Menschen erreichen als langatmige. Als Resultat dessen ist unsere Aufmerksamkeitsspanne über die letzten Jahre immer mehr gesunken. Vor allem die Generationen Y und Z übertragen ihre aus dem privaten Medienkonsum gelernte Erwartungshaltung auf die Kommunikationsmaßnahmen ihres Arbeitgebers. Sie sind immer seltener dazu bereit, auf langsam ladende Seiten zu warten oder lange Nachrichten zu lesen.
Um die heutige Arbeitnehmerschaft zu erreichen, die zu einem großen Teil aus Millennials und Generation Z besteht, müssen Nachrichten kurz und prägnant sein. Vor allem bei schriftlichen Beiträgen ist es wichtig, möglichst schnell auf den Punkt zu kommen. Bei längeren Texten könnt ihr diesem Anspruch oft schon durch eine einleitende Zusammenfassung der wichtigsten Informationen gerecht werden.
Wenn du dabei Hilfe benötigst, probier doch mal KI-Tools aus, die deine Texte in Windeseile einkürzen und auf die wichtigsten Informationen reduzieren können. Der Staffbase Companion kann dich dabei unterstützen – von prägnanten Titeln und Teasern bis hin zum Zusammenfassen deiner Texte.
10. Gamification 🎮
Unter Gamification versteht man die Einbindung von spieltypischen Elementen in den Arbeitsalltag. Ziel ist es, Mitarbeitende zu motivieren, sich aktiv an Kommunikationsprozessen zu beteiligen und Informationen besser zu verarbeiten.
Gamification kann einen wesentlichen Beitrag leisten, das Engagement und die Interaktion der Mitarbeitenden zu erhöhen, da spielähnliche Elemente dazu ermutigen, Beiträge zu teilen, sich an Diskussionen zu beteiligen oder Inhalte aufmerksam zu lesen.
Hier ein konkretes Beispiel: Wie wäre es mit einer Schnitzeljagd im Intranet? Fordere deine Mitarbeitenden dazu auf, versteckte Bilder oder GIFs mit Hinweisen in bereits veröffentlichten News-Beiträgen im Intranet zu finden und ein Lösungswort einzureichen. Der oder die Gewinner*in erhält im Anschluss einen Preis.
Gamification kann in jeden Aspekt des täglichen Arbeitslebens eingebunden werden. Ein besonders guter Anwendungsfall ist der Einarbeitungsprozess. Das Onboarding kann einfacher und mit Spaß gestaltet werden, wenn es als interaktive Informationssuche aufgebaut ist. So lernen neue Mitarbeitende beispielsweise ihre Kolleg*innen, wichtige Prozesse oder auch das Firmengelände schneller und besser kennen.
11. Mit Emojis die Kommunikation auflockern 🥳
Wir alle lieben Emojis. Die kleinen Gesichter und Zeichen beleben jede digitale Unterhaltung. Sollten Emojis jedoch auch im Unternehmenskontext eingesetzt werden? Die Diskussion reicht von Begeisterung bis hin zu der Überzeugung, sie seien komplett unprofessionell.
Tatsache ist, dass Emojis in der Regel leicht zu deuten sind. Aber Achtung: Es gibt durchaus kulturelle bzw. regionale Unterschiede in der Deutung mancher Emojis. Sie übermitteln die aktuelle Stimmungslage und schaffen ein Gefühl von Vertrautheit. Der sinnvolle Einsatz von Emojis ist definitiv ein stetig ansteigender Trend.
Darüber hinaus sind Emojis eine großartige Möglichkeit, jüngere Mitarbeiter*innen anzusprechen. Der Einsatz ist ein Beweis dafür, dass du flexibel genug bist, deine Kommunikation an die Anforderungen deiner Zielgruppen anzupassen.
Es gibt durchaus Situationen und Umstände, in denen Emojis nicht angebracht sind. Dennoch stellen sie einen weiteren kreativen Weg dar, um mit all deinen Mitarbeiter*innen weltweit in Kontakt zu treten. Wichtig ist nur, dass du es nicht übertreibst, sonst kann deine Kommunikation auch schnell unprofessionell wirken.
12. Erfolgsmessung 📈
Kommen wir nun zur letzten unserer 12 Ideen für die interne Kommunikation. Laut unserem Trendmonitor interne Kommunikation 2022 messen nur 28,6 Prozent der befragten Kommunikator*innen ihre Erfolge! Ein erschreckend geringer Anteil angesichts der hohen Relevanz des Themas. Schließlich willst du ja wissen, ob du deine Kommunikationsziele erreicht hast oder nicht. Die Wirkung von interner Kommunikation zu messen ist zwar nicht immer so einfach, immer mehr Tools ermöglichen aber mittlerweile die Erfolgskontrolle mittels Analytik-Dashboard.
Die Erkenntnisse aus den Analysen und Messungen geben wichtige Anhaltspunkte für die Steigerung der Effizienz deiner internen Kommunikation.
Wir haben der Wirkungsmessung & Erfolgskontrolle in der internen Kommunikation einen ganzen Blogartikel gewidmet. Diesen findest du hier!
Kommunikationsexpert*innen sind mittlerweile in der Lage, eine ganze Reihe von Themen direkter und präziser zu messen als je zuvor. Wir denken dabei vor allem an eingehende Anfragen, Intranet-Nutzung und Reichweite.
Darüber hinaus können die gemessenen Ergebnisse genutzt werden, um Manager*innen von der Bedeutung eines Themas zu überzeugen und sowohl Vor- als auch Nachteile aufzuzeigen. Andererseits helfen sie, die Interessen der Mitarbeitenden besser zu verstehen. Vor allem ermöglichen konkrete Zahlen aber, den Wert der Vorhaben und Projekte aufzuzeigen, Erfolge nachzuweisen und Budget zu rechtfertigen.
Welche spannenden Ideen für die interne Kommunikation hast du in deinem Unternehmen bereits erfolgreich umgesetzt? Und wie? Wir freuen uns über neue Tipps und sind gespannt auf deine Erfahrungswerte und Ideen, die du gern in unserer LinkedIn Gruppe bestehend aus Expert*innen für interne Kommunikation teilen kannst.